Strasbourg, 2 iulie 2008

Stimate domnule X,

La 3 iunie 2004, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Comisiei Europene cu privire la diurnele plătite consilierilor de preaderare („AAP”) în contextul unui proiect de înfrățire desfășurat în cadrul unui pact de înfrățire într-o țară candidată.

La 21 iunie 2004, am transmis plângerea președintelui Comisiei. Comisia și-a trimis avizul la 1 septembrie 2004. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 13 octombrie 2004.

La 17 decembrie 2004, v-am informat că am primit alte trei plângeri referitoare la decizia Comisiei de a reduce diurnele în cadrul unui proiect de înfrățire.

La 17 mai 2005, am început anchete suplimentare comune cu privire la plângerile de mai sus și cu privire la plângerile dumneavoastră.

La 5 iulie 2005, am primit un răspuns din partea Comisiei la întrebările mele suplimentare din 17 mai 2005.

La 19 octombrie 2005, am decis că sunt necesare informații suplimentare și v-am informat în consecință. Comisia a trimis răspunsul său la 31 ianuarie 2006 și vi l-am transmis împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați transmis-o la 4 aprilie 2006.

La 27 noiembrie 2006, am făcut o propunere pentru o soluție amiabilă comună atât pentru cazul dumneavoastră, cât și pentru cele de mai sus și v-am informat în consecință. La 29 mai 2007 (1), Comisia a răspuns la propunerea menționată, pe care a respins-o. V-am transmis răspunsul Comisiei, invitându-vă să formulați observații. La 10 august 2007, v-ați prezentat observațiile.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Potrivit reclamantului, faptele relevante sunt următoarele:

În perioada 2002-2004, reclamantul a lucrat ca consilier de preaderare („APA”) într-un minister dintr-o țară candidată în contextul unui proiect de înfrățire instituțională. Costurile acestui proiect au fost acoperite de Comisie.

La 11 iulie 2003, Comisia a trimis o notă în atenția tuturor punctelor naționale de contact pentru consolidarea instituțiilor (Twinning) („PCN”) din statele membre și din țările candidate cu privire la reducerea diurnelor convenite pentru experți. În ceea ce privește țara candidată în cauză, diurna pentru AAP a scăzut de la 183,50 EUR la 110,50 EUR pe zi. Ratele modificate au fost aplicabile începând cu 7 iulie 2003, și anume retroactiv.

La 16 iulie 2003, Comisia a trimis o scrisoare suplimentară șefului delegației țării candidate în cauză, clarificând procedurile privind noile diurne.

La 14 octombrie 2003, Comisia a trimis o notă punctelor naționale de contact din statele membre, informându-le că ratele vor fi probabil majorate din nou.

La 1 decembrie 2003, reclamantul și un coleg, ambii înalți funcționari, au trimis o scrisoare Direcției Generale („DG”) Extindere a Comisiei cu privire la diurnele modificate. În primul rând, aceștia au explicat că nivelul veniturilor preconizate a fost unul dintre principalii factori care trebuie luați în considerare atunci când se decide să se convină asupra unei detașări pe termen lung în țara candidată în cauză și au subliniat că și-au luat familiile cu ei în țara candidată în cauză. În al doilea rând, aceștia au susținut că o scădere cu 40 % a diurnelor este imprevizibilă, nejustificată și nerezonabilă. Potrivit reclamantului și colegului său, aceștia se așteptau la acorduri stabile, transparente, previzibile și justificate. Acestea au susținut, de asemenea, că buna gestionare ar trebui să garanteze că deciziile nu sunt retroactive. În al treilea rând, aceștia au criticat recomandarea DG Extindere din 16 iulie 2002 de a se îndepărta de la aplicarea ratelor maxime și au subliniat că liderul lor de proiect a decis să „rămână la nivelul diurnei”, astfel cum este definit în convenții. În al patrulea rând, acestea au susținut că, deși sarcinile proiectului au fost puse în aplicare la timp, Comisia nu a reușit să sprijine punerea în aplicare a proiectului, agravând astfel situația financiară a AAP, precum și atmosfera de lucru. În cele din urmă, aceștia au propus discuții pentru a găsi o soluție satisfăcătoare pentru acordurile de parteneriat economic în țara candidată în cauză.

La 22 decembrie 2003, Comisia a trimis o altă notă în atenția tuturor punctelor naționale de contact din statele membre, statele aderente și țările candidate. În nota respectivă, aceasta prevedea că indemnizația forfetară de ședere nu ar trebui să facă obiectul unor variații pe durata detașării în cadrul înfrățirii, ci ar trebui să fie definită la momentul semnării convenției de înfrățire și să rămână stabilă pe întreaga durată a acesteia. Rata diurnei pentru AAP din țara candidată în cauză a fost majorată de la 110,50 EUR la 135 EUR începând cu 1 noiembrie 2003. Potrivit notei, această creștere nu a avut niciun efect retroactiv. Instrucțiunile furnizate de Comisie în nota sa se refereau la Manualul de înfrățire instituțională.

La 4 aprilie 2004, reclamantul a trimis o scrisoare de atenționare prin care solicita un răspuns din partea Comisiei, întrucât chestiunea în cauză avea o mare importanță personală, iar principiile implicate aveau o importanță mai mare.

Comisia nu a răspuns la aceste scrisori.

Ulterior, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

El a susținut, în primul rând, că Comisia a modificat în mod inechitabil și retroactiv ratele diurnelor pentru AAP care au fost definite la momentul semnării Convenției privind înfrățirea instituțională.

În susținerea afirmației sale, acesta a susținut că ratele au fost ulterior majorate din nou, dar nu retroactiv și nu până la nivelul convenit în convenție și că, în consecință, a pierdut o parte din veniturile pe care se aștepta să le primească. El a susținut, de asemenea, că manualul de înfrățire menționat de Comisie nu făcea parte din acordul de înfrățire sau dintr-o anexă la acesta și nu era menționat în contractul său de muncă.

Reclamantul a susținut, de asemenea, că Comisia nu a răspuns la scrisoarea sa din 1 decembrie 2003 și la o scrisoare de atenționare trimisă la 5 aprilie 2004.

Reclamantul a solicitat plata diferenței dintre diurna convenită la momentul semnării Convenției de înfrățire (și anume 183,50 EUR pe zi) și diurna mai mică care i-a fost plătită efectiv în perioada iulie-decembrie 2003.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia a formulat pe scurt următoarele observații:

Comisia a subliniat mai întâi că prezenta plângere se bazează, în linii mari, pe aceleași fapte și raționamente ca și în cazul altor plângeri adresate Ombudsmanului.

În ceea ce privește contextul cazului, Comisia a explicat că înfrățirea este un instrument de cooperare administrativă specifică pentru a ajuta țările în curs de aderare și țările candidate să își consolideze capacitatea administrativă și judiciară de a pune în aplicare legislația comunitară în calitate de viitoare state membre ale Uniunii Europene. Proiectele de înfrățire cuprind detașarea de experți pe termen lung din statele membre în țările aderente și candidate. Acești experți pe termen lung se numesc AAP. Remunerația AAP include o indemnizație de ședere pentru fiecare zi de detașare, pe baza a 50 % din diurnele care sunt actualizate periodic de către Oficiul de Cooperare pentru Ajutorul European („EuropeAid”).

La 11 iulie 2003, „ca de obicei”, DG Extindere a informat punctele naționale de contact pentru înfrățire din statele membre că noua ajustare periodică a diurnelor a fost publicată de EuropeAid la 7 iulie 2003 și că noua rată va fi aplicată, de la acea dată, în toate proiectele de înfrățire în curs, în conformitate cu norma pertinentă din Manualul privind înfrățirea. Acesta din urmă prevede în secțiunea 5.6.2 că data la care se desfășoară activitățile de înfrățire determină rata diurnelor aplicabile, care poate varia, prin urmare, pe durata de viață a unui proiect de înfrățire.

În urma acestei ajustări, Comisia a primit plângeri din partea mai multor AAP. AAP se refereau la reducerea substanțială a diurnelor publicate la 7 iulie 2003 în comparație cu ratele în vigoare înainte de această dată. Potrivit Comisiei, aceasta a răspuns la aceste plângeri reamintind normele, dar a anunțat că va evalua sistemul actual în ceea ce privește, mai precis, indemnizația forfetară de ședere pentru AAP. Această evaluare a avut loc în toamna anului 2003.

Comisia a susținut că a dat curs plângerilor primite de la mai multe AAP, în principal prin corespondența sa generală cu toate punctele naționale de contact.

La 16 decembrie 2003, EuropeAid a publicat noua listă periodică cu diurnele aplicabile. La 22 decembrie 2003, Comisia a informat punctele naționale de contact din statele membre cu privire la această nouă ajustare periodică. În aceeași scrisoare, Comisia a anunțat, de asemenea, rezultatul evaluării menționate mai sus cu privire la indemnizația forfetară de ședere pentru AAP care lucrează la proiecte de înfrățire. În această scrisoare, Comisia a recunoscut că „angajamentul AAP se află în centrul succesului proiectelor de înfrățire și că acestea trebuie să fie în măsură să încheie acorduri stabile pe întreaga perioadă a detașării lor”. Prin urmare, Comisia a admis că, începând cu 1 ianuarie 2004, cuantumul indemnizației forfetare de subzistență pentru AAP nu ar mai face obiectul unor variații în timpul detașării înfrățirii, ci, dimpotrivă, ar fi definit la momentul semnării pactului de înfrățire și ar fi valabil pe întreaga durată a acestuia. În aceeași scrisoare, Comisia a acceptat, în plus, că, pentru proiectele de înfrățire reglementate de convenții semnate înainte de 1 ianuarie 2004, rezerva pentru ajustarea costurilor estimate, care în mod normal se ridică la 2,5 % din bugetul total al fiecărui proiect de înfrățire, poate fi utilizată, în mod excepțional, pentru a atenua consecințele negative ale ajustărilor diurnelor din 7 iulie și 16 decembrie 2003. Comisia a subliniat că o astfel de cerere, dacă este aprobată, ar putea intra în vigoare numai de la data transmiterii sale. Astfel, AAP care au lucrat cu convenții semnate înainte de 1 ianuarie 2004 au putut solicita asistență din rezerva bugetară pentru înfrățire pentru a atenua consecințele negative ale scăderii diurnelor pentru țara candidată în cauză stabilite începând cu 7 iulie 2003.

În cele din urmă, Comisia a susținut în avizul său că orice modificare a normelor și procedurilor care reglementează proiectele de înfrățire în general și, mai precis, orice modificare a sistemului de retribuție a AAP nu ar trebui să se aplice retroactiv.

Comisia a subliniat că, în conformitate cu această abordare, modificarea diurnelor publicată la 7 iulie 2003 se aplică numai de la acea dată. Ajustarea diurnelor a fost efectuată în conformitate cu normele din manualul de înfrățire, în special cu articolul 5.6.2.

Având în vedere consecințele ajustării ratelor diurnelor în unele cazuri, Comisia a încercat să țină seama de preocupările acelor AAP cele mai afectate de modificările ratelor diurnelor. La 22 decembrie 2003, Comisia a indicat în nota sa adresată punctelor de contact naționale că aceste AAP cele mai afectate ar trebui, în primul rând, să fie compensate prin utilizarea veniturilor din indemnizația forfetară de ședere, care poate ajunge la o parte considerabilă din bugetul total al fiecărui proiect de înfrățire. În plus, Comisia a subliniat că solicitarea, în mod excepțional, a asistenței din rezervă necesită un act adițional care nu poate avea efect retroactiv înainte de prezentarea sa și nu poate, în niciun caz, să conducă la o creștere a ratelor diurnelor peste sumele în vigoare înainte de 7 iulie 2003.

Observațiile reclamantului

Reclamantul și-a menținut plângerea. Acesta a susținut că Comisia a furnizat un răspuns foarte general și nu a prezentat observații cu privire la unele dintre afirmațiile și aspectele aduse în discuție de acesta.

În special, reclamantul a susținut că, prin faptul că a ales să răspundă plângerilor individuale privind AAP numai prin note generale trimise punctelor naționale de contact, Comisia nu a respectat principiile bunei administrări.

În ceea ce privește chestiunea retroactivității, reclamantul a susținut că, în pofida afirmației sale potrivit căreia modificările nu ar trebui aplicate retroactiv, Comisia a informat punctele naționale de contact cu privire la modificările ratelor diurnelor numai prin scrisoarea sa din 11 iulie 2003, deși modificările au fost adoptate la 7 iulie 2003. Aceste informații au ajuns la diferitele AAP în momente diferite. În plus, el a susținut că, atunci când un angajat decide să se mute în străinătate împreună cu familia sa pentru a participa la un proiect al UE, este extrem de important ca orice modificări potențiale ale situației sale financiare să fie previzibile și echitabile.

Reclamantul și-a reiterat argumentul potrivit căruia o scădere cu 40 % a diurnei nu poate fi interpretată ca fiind previzibilă și echitabilă, în special în ceea ce privește mutarea AAP în străinătate împreună cu familia.

În ceea ce privește decizia Comisiei din 22 decembrie 2003 de a permite compensarea prin intermediul rezervei bugetare, reclamantul a susținut că o astfel de măsură nu a avut efectul dorit pentru el, deoarece compensația nu putea fi oferită retroactiv. Misiunea APA a reclamantului s-a încheiat deja la 22 ianuarie 2004 și, prin urmare, acesta nu a considerat compensarea prin intermediul rezervei bugetare începând cu 22 decembrie 2003 ca fiind o opțiune de care dispunea. Cu toate acestea, reclamantul a subliniat că secțiunea sa AAP din bugetul inițial pentru înfrățire ar fi permis plata sumei de 183,50 EUR până la 22 ianuarie 2004. Întrucât bugetul inițial nu a fost niciodată modificat, o parte din diurnele sale înscrise în buget au rămas neutilizate. Potrivit reclamantului, întrucât Comisia a permis compensarea AAP cu o sumă maximă de 183,50 EUR din rezerva bugetară, dar nu și din secțiunea AAP a bugetului inițial pentru înfrățire instituțională, această situație a condus la un tratament inegal al AAP.

Reclamantul a susținut că, de asemenea, Comisia nu a prezentat observații cu privire la motivele pentru care a recomandat modificări ale ratelor diurnelor, cu privire la aspectele contractuale legate de ocuparea forței de muncă și cu privire la rolul Manualului de înfrățire instituțională.

ÎNTREBĂRI SUPLIMENTARE

După o analiză atentă a avizului Comisiei și a observațiilor reclamantului, precum și a avizelor și observațiilor din plângeri similare, s-a constatat că sunt necesare anchete suplimentare.

Alte întrebări (1)

La 17 mai 2005, Ombudsmanul a solicitat Comisiei, în cadrul unei alte plângeri similare, să răspundă la următoarele întrebări:

1. Au existat alte temeiuri juridice în afară de Manualul de înfrățire pentru ajustarea diurnelor?
2. Pe baza căror informații și calcule au avut loc ajustările?
3. Care a fost scopul ajustării diurnelor?

Răspunsurile Comisiei au fost următoarele:

Răspunsurile Comisiei

• răspunsul la întrebarea 1

1. În cadrul proiectelor de înfrățire, DG Extindere respectă diurnele maxime generale aplicabile (și ajustările acestora) stabilite de EuropeAid pentru rambursarea misiunilor experților în țări terțe. Aceste diurne generale sunt ajustate periodic și publicate pe site-ul EuropeAid. Teza introductivă a tabelelor actualizate are următorul conținut: „În cadrul contractelor de ajutor extern și în cazul misiunilor care necesită o ședere peste noapte în afara bazei de operațiuni, ratele aplicabile diurnelor nu trebuie să depășească baremele aprobate de Comisia Europeană”.
2. Acest principiu general de aplicare este reflectat la articolul 14 alineatul (2) din condițiile generale definite pentru acordurile de grant, care prevede următoarele: „Orice rambursare forfetară nu trebuie să depășească baremele aprobate anual de Comisia Europeană”. Contractele de înfrățire pot fi definite ca acorduri de grant.
3. În conformitate cu această politică generală, Comisia a furnizat o copie a Manualului revizuit de înfrățire din 2002, care, în secțiunea 5.6.2, prevede următoarele:

„Experții [statelor membre] au dreptul la o indemnizație (diurnă) atunci când își desfășoară activitatea în [țările candidate]. Acesta este destinat să acopere costurile de funcționare la hotel, alimentare și locale (transfer urban și aeroportuar). Se aplică rata actuală publicată de Oficiul European de Cooperare în Materie de Ajutor pe site-ul său web [referința] la momentul misiunii. Prin urmare, rata poate varia pe durata de viață a proiectului. Baza de calcul a [] numărului de diurne este numărul de nopți petrecute în afara bazei de reședință (fără jumătate din diurne).

[Țara candidată] personalul care călătorește într-un [stat membru] în cadrul unui proiect de înfrățire are dreptul la diurne în conformitate cu aceleași norme.

[] AAP primesc o indemnizație pentru fiecare zi de detașare, pe baza a 50 % din diurnele curente. Indemnizația este adaptată în cazul în care există o modificare a ratelor diurnelor pe parcursul duratei de viață a proiectului.”

• răspunsul la întrebarea 2

Pentru punerea în aplicare a proiectelor de înfrățire, ajustările periodice se efectuează ori de câte ori se ajustează ratele diurnelor definite de EuropeAid. Comisia a furnizat următoarele informații generale privind revizuirea diurnelor:

Diurnele se bazează pe ratele Organizației Națiunilor Unite, care sunt stabilite în conformitate cu misiunile anuale de anchetă de țară efectuate de Comisia Internațională a Funcției Publice („ICSC”). Datele ONU sunt derivate din anchetele privind prețurile hotelurilor comerciale bune și costurile meselor pentru țările terțe respective, care sunt majorate cu 15 % pentru cheltuielile accesorii. Întrucât aceste rate ONU sunt exprimate în dolari americani, ratele maxime ale diurnei sunt rezultatul unei conversii în euro a acestor rate bazate pe dolarul american.

Fluctuațiile cursului de schimb între dolarul SUA și euro în perioada cuprinsă între revizuirea globală din iunie 2001 și revizuirea din iunie 2003 au avut un impact substanțial asupra ratelor diurnelor, ceea ce, de fapt, a condus la ajustări abrupte pentru misiunile experților în unele dintre țările candidate la momentul respectiv.

• răspunsul la întrebarea 3

Ajustările diurnelor sunt, în general, destinate să țină pasul cu fluctuațiile costului vieții în țările în care se desfășoară acțiunile externe finanțate din bugetul comunitar. Acest lucru se reflectă în a doua teză a tezei introductive care însoțește lista diurnelor: „Diurnele acoperă toate cheltuielile de subzistență ale experților, inclusiv cazarea, mesele, cheltuielile de deplasare la fața locului (taxi și/sau transport public) și diverse cheltuieli”.

Anchete suplimentare (2)

La 19 octombrie 2005, Ombudsmanul a efectuat următoarele anchete suplimentare:

(1) Acesta a solicitat Comisiei să furnizeze informații cu privire la natura convenției pentru proiectul vizat de prezenta plângere și de alte plângeri similare. În special, acesta a solicitat informații cu privire la rolurile și relațiile dintre părțile contractante și Comisie, în special în ceea ce privește plata diurnelor. În acest sens, Comisiei i s-a solicitat să furnizeze trimiteri la orice decizie sau legislație comunitară care reglementează în mod specific proiectele de înfrățire, precum și o copie a acordului pe care Comisia l-a aprobat în acest caz.

(2) El a solicitat Comisiei să prezinte un aviz cu privire la afirmația suplimentară a reclamantului într-o altă plângere, potrivit căreia utilizarea unui sistem bazat pe dolarul american al ratei ONU pentru calcularea ratelor diurnelor este nerezonabilă. În acest sens, Comisiei i s-a solicitat să prezinte informații (i) cu privire la scopul sistemului de tarife al ONU și să anexeze copii ale informațiilor scrise relevante ale ONU și (ii) cu privire la măsura în care diurnele plătite propriilor funcționari ai Comisiei din țara candidată în cauză au fost mai mari decât diurnele plătite în cadrul programului de înfrățire în cauză și, în caz afirmativ, pe baza căror date și calcule.

(3) El a solicitat Comisiei să clarifice temeiul juridic pentru aplicarea de către aceasta a sistemului ratei ONU bazate pe dolarul american atunci când calculează ratele diurnelor în acest caz. În acest sens, Ombudsmanul a solicitat informații cu privire la metoda specifică de calculare a diurnelor în cazul de față, precum și cu privire la datele specifice utilizate pentru calcularea ratelor pe baza cărora au fost stabilite diurnele plătite reclamantului.

De asemenea, acesta a solicitat Comisiei să prezinte dovezi cu privire la evoluția costului vieții în țara candidată în cauză pentru perioada proiectului în cauză.

(4) Acesta a solicitat Comisiei să prezinte informații cu privire la aspectul dacă, în speță, convenția conținea o diurnă minimă fixă și, în caz afirmativ, pe ce bază această diurnă ar putea fi redusă prin ajustarea diurnelor.

Răspunsurile Comisiei

• răspunsul la partea 1 a scrisorii de solicitare de informații suplimentare

Convențiile de înfrățire sunt acorduri contractuale între administrația unui stat membru și administrația unei țări candidate. Astfel de acorduri sunt încheiate în vederea informării acesteia din urmă cu privire la expertiza deținută de administrația statului membru, pentru a asigura alinierea corespunzătoare la acquis-ul comunitar în țara candidată. Ambele administrații sunt pe deplin responsabile pentru punerea în aplicare a pactului. Comisia furnizează fondurile prin intermediul memorandumului de finanțare cu țările candidate respective și stabilește normele procedurale prin intermediul Manualului de înfrățire (2). Convențiile de înfrățire au fost reglementate de dispozițiile Manualului de înfrățire din 2002.

În ceea ce privește diurnele, Comisia stabilește și actualizează diurnele aplicabile pentru toate „misiunile din cadrul contractelor de ajutor extern finanțate de CE care necesită o ședere peste noapte departe de baza operațiunilor”(3).

• răspunsul la partea a doua a scrisorii de solicitare de informații suplimentare

Comisia a susținut, în general, că legătura cu diurnele revizuite periodic ale diurnei acordate prin Manualul privind înfrățirea instituțională pentru acordurile de parteneriat în materie de înfrățire instituțională nu este nerezonabilă, ci, dimpotrivă, logică și coerentă cu orientările și politicile standard ale Comisiei, deoarece:

1. Diurnele sunt definite ca fiind valabile pentru toate misiunile de experți desfășurate în cadrul contractelor de asistență externă finanțate din fonduri comunitare. Întrucât contractele de înfrățire instituțională sunt contracte de grant (specifice) pentru asistență acordată țărilor candidate, a fost logic ca manualul de înfrățire instituțională să utilizeze aceste diurne ca punct de referință global pentru definirea și revizuirea periodică a indemnizației de ședere menționate mai sus.
2. Indemnizația de ședere acordată AAP este exact egală cu diurna generală a Comisiei, care a fost concepută pentru a acoperi cheltuielile de subzistență ale consilierilor de înfrățire pe termen lung, suportate în țara relevantă.

În ceea ce privește definirea și revizuirea periodică a ratelor generale ale diurnei, Comisia poate furniza următoarele informații suplimentare privind utilizarea sistemului de rate în dolari SUA/ONU. Diurnele Comisiei se bazează, într-adevăr, pe ratele Organizației Națiunilor Unite, care sunt stabilite în conformitate cu misiunile anuale de anchetă la nivel de țară efectuate de Comisia Internațională a Funcției Publice (ICSC) a ONU. Datele ONU sunt derivate din anchetele privind prețurile hotelurilor comerciale bune și costurile meselor pentru țările terțe respective, care sunt majorate cu 15 % pentru cheltuielile accesorii. Întrucât aceste rate ale Organizației Națiunilor Unite sunt exprimate în dolari americani, ratele maxime ale diurnei Comisiei sunt rezultatul unei conversii în euro a acestor rate bazate pe dolarul american. Fluctuațiile cursului de schimb între dolarul SUA și euro în perioada cuprinsă între revizuirea din iunie 2001 și următoarea revizuire din iunie 2003 au avut un impact substanțial asupra ratelor diurnelor. Intervalul foarte lung dintre revizuirea din 2001 și revizuirea publicată la 7 iulie 2003 a condus, de fapt, la ajustări semnificative pentru misiunile experților în unele dintre țările candidate de atunci.

În principal, combinația acestor doi factori - și anume fluctuațiile cursului de schimb și revizuirea globală întârziată - a afectat în mod substanțial ratele diurnelor Comisiei în unele dintre aceste țări.

De acum înainte, se efectuează o revizuire semestrială a diurnelor Comisiei, care sunt convertite în euro în conformitate cu cursurile de schimb InforEuro aplicabile la aceeași dată. Acest lucru ar trebui, în general, să reducă la minimum efectele negative ale revizuirii cursurilor de schimb în dolari SUA, care, din păcate, a fost amânată între iunie 2001 și iunie 2003. Comisia nu poate fi trasă la răspundere pentru efectul negativ al cursurilor de schimb.

Indemnizațiile de misiune pentru funcționarii Comisiei sunt, pe de altă parte, stabilite în ghidul misiunii. Diurna CE aplicabilă funcționarilor aflați în misiune în țări terțe se calculează pe baza costurilor medii de cazare la hotel. La data faptelor vizate de prezentul motiv, tarifele erau cele aplicabile începând cu 24 ianuarie 2002. Aceste diurne se plătesc la prezentarea documentelor justificative sau pe bază de sumă forfetară. În acest din urmă caz, suma pentru cheltuielile de cazare la hotel este limitată la 30 % din valoarea maximă plătibilă pentru cheltuielile de cazare la hotel. Diurnele pentru țările din afara Uniunii Europene au fost revizuite cel mai recent în urma unei decizii a Comisiei din 24 ianuarie 2002. În ceea ce privește calculul, diurna a fost împărțită între o diurnă și un plafon pentru cheltuielile de cazare la hotel. Diurna s-a bazat pe cifrele ONU care excludeau costurile de cazare la hotel. Plafonul pentru costurile de cazare la hotel s-a bazat pe cheltuielile rambursate de Comisie funcționarilor sau, în cazul în care nu erau disponibile date, pe cifrele ONU pentru țările respective.

• răspunsul la partea 3 a scrisorii de solicitare de informații suplimentare

Comisia a subliniat că nu este parte semnatară a Convenției privind înfrățirea instituțională. Aceasta a afirmat că părțile semnatare au fost statul membru și țara candidată în cauză care au fost de acord să aplice sistemul de referință menționat mai sus pentru definirea diurnelor care urmează să fie atribuite AAP la semnarea contractului (4).

Comisia a observat, de asemenea, că niciuna dintre celelalte (peste 800) AAP nu a pus sub semnul întrebării soliditatea globală a acestui sistem de referință pentru a contesta indemnizațiile care le-au fost plătite.

• răspunsul la partea 4 a scrisorii de solicitare de informații suplimentare

Comisia a susținut că nu a intervenit în mod ilicit în definirea diurnei AAP pentru înfrățire, deoarece s-a limitat la aplicarea diurnelor revizuite ale Comisiei (stabilite pentru toate misiunile de experți întreprinse în cadrul contractelor de asistență externă finanțate din fonduri comunitare) la contractele de înfrățire în curs. Această revizuire a fost, la momentul respectiv, prevăzută în mod clar în Manualul privind înfrățirea instituțională (secțiunea 5.6.2), iar reclamantul nu putea ignora acest lucru. În plus, Comisia a contestat afirmația făcută de reclamant în plângerea sa, potrivit căreia această revizuire ar pune în pericol „diurna minimă fixă”. În primul rând, diurna pe care Manualul de înfrățire o acordă tuturor AAP pentru înfrățire este în mod clar legată de diurna menționată mai sus (valabilă pentru toate contractele de asistență externă ale Comisiei), care este definită ca o indemnizație maximă și nu ca o indemnizație minimă. În al doilea rând, diurna pentru AAP nu a fost niciodată concepută, ca urmare a legăturii sale cu diurnele generale ale Comisiei revizuite în mod regulat, pentru a constitui o indemnizație fixă, ci este, în esență, o indemnizație variabilă. Această variabilitate inerentă a sistemului de diurnă al Comisiei implică faptul că reducerea diurnei pentru acordurile de parteneriat privind înfrățirea nu a fost deloc rezultatul unei intervenții ilicite a Comisiei, ci ar trebui înțeleasă în mod clar ca o consecință normală a revizuirii periodice a diurnei. O astfel de ajustare periodică a implicat, într-adevăr, o potențială reducere, de care acordurile de parteneriat reciproc privind înfrățirea trebuie să fie pe deplin conștiente.

Observațiile suplimentare ale reclamantului

Reclamantul și-a menținut plângerea și a observat că Comisia s-a abținut să facă trimitere la legislația comunitară privind activitățile de înfrățire sau să furnizeze copii ale documentelor relevante ale ONU. Reclamantul a susținut că nu a găsit nicio referire, în acordul de înfrățire inițial sau în anexele la acesta, la necesitatea de a aplica metoda de calcul a ONU.

Reclamantul a susținut, de asemenea, că Comisia nu a furnizat elementele de probă solicitate cu privire la evoluția costurilor de trai în țara candidată în cauză pentru perioada proiectului în cauză.

În plus, el a reiterat faptul că Manualul de înfrățire menționat de Comisie nu face parte nici din Acordul de înfrățire, nici dintr-o anexă la acesta. Manualul de înfrățire este, în cea mai mare parte, un manual tehnic elaborat unilateral de Comisie.

Reclamantul a susținut că pierderea sa financiară în cursul perioadei s-a ridicat la 14 274,51 EUR.

Încercarea ombudsmanului de a găsi o soluție prietenoasă

Ombudsmanul a efectuat o analiză aprofundată și atentă a plângerii, a informațiilor suplimentare și a argumentelor prezentate de reclamant în cazul de față, precum și în cadrul anchetelor privind celelalte trei plângeri similare. În urma acestei analize, în special cu privire la aceste plângeri, el nu a fost convins că Comisia a răspuns în mod adecvat la afirmația similară privind diurnele formulată în toate plângerile similare.

La 27 noiembrie 2006, Ombudsmanul a prezentat următoarea propunere de soluție amiabilă:

Comisia ar putea lua în considerare posibilitatea de a oferi reclamantului o compensație rezonabilă pentru pierderea financiară pe care a suferit-o în urma deciziei Comisiei de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne semnificativ mai mici decât cea specificată în Pactul de înfrățire.

Prezenta propunere s-a bazat pe o analiză aprofundată în cadrul anchetei Ombudsmanului cu privire la o altă plângere, care, în esență, a furnizat următoarele considerații generale, care se aplică prin analogie în cazul de față:

(1) Cazul se referă la finanțarea de către Comisie a unui proiect de înfrățire. După cum a remarcat Comisia, câștigul este un instrument de cooperare administrativă menit să ajute țările în curs de aderare și țările candidate să își consolideze capacitatea administrativă și judiciară de a pune în aplicare legislația comunitară în calitate de viitoare state membre ale Uniunii Europene. Proiectele de înfrățire cuprind detașarea de experți pe termen lung din statele membre în țările în curs de aderare și în țările candidate. Un astfel de expert este numit consilier de preaderare („PAA”).

(2) Proiectul a fost realizat pe baza unui „Convenție de înfrățire” încheiată între un stat membru și o țară candidată și aprobată de Comisie. Articolul 7 din pact prevedea, printre altele, o indemnizație de ședere de 183,50 EUR (50 % din diurnă) pentru fiecare zi de repartizare a reclamantului ca AAP în capitala țării candidate în cauză (5). Comisia s-a angajat să finanțeze proiectul, în conformitate cu bugetul detaliat prevăzut la articolul 7 din Convenție (a se vedea articolul 1 din anexa A la Convenție).

(3) În iulie 2003, Comisia a procedat la o ajustare a diurnelor pentru AAP. În cazul reclamantului, această ajustare a condus la o reducere drastică a indemnizației sale de subzistență prevăzute în Convenție, întrucât suma acesteia a fost stabilită la 183,50 EUR, pentru perioada cuprinsă între 7 iulie 2003 și 16 decembrie 2003, când a început să primească 110,50 EUR. Reclamantul a susținut că această scădere a fost neloială și retroactivă.

(4) În ceea ce privește afirmația reclamantului, Ombudsmanul a făcut următoarele observații, după ce a luat în considerare argumentele și informațiile prezentate de reclamant și de Comisie. Astfel cum reclamantul a subliniat în mod corect în plângerea 756/2004/BB, Pactul de înfrățire nu a afirmat (în mod explicit) că rata diurnei în cauză ar putea fi modificată în cursul punerii în aplicare a proiectului. În plus, pactul nu a făcut referire la „Manualul de înfrățire” relevant (din 2002), care prevedea o astfel de posibilitate. Cu toate acestea, aceste elemente, luate separat sau împreună, nu implică în mod necesar ceea ce susține reclamantul. Este de necontestat faptul că diurnele au fost destinate să acopere cheltuielile de ședere ale reclamantului în capitala țării candidate în cauză (6) (cum ar fi cazarea, mesele și cheltuielile de deplasare la fața locului), pe durata șederii sale acolo. Ca o chestiune de experiență, costurile de trai s-ar putea schimba (chiar considerabil) într-o astfel de perioadă de timp. În consecință, ajustarea diurnelor relevante pare să constituie o măsură rezonabilă și echitabilă din punct de vedere financiar. O astfel de adaptare nu a fost exclusă de Pact. În plus, acest lucru a fost prevăzut în mod explicit în „Manualul de înfrățire”, care conține, cel puțin, informații practice esențiale și orientări privind punerea în aplicare a pactului.

Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a concluzionat că decizia Comisiei de a nu efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003 ) pe baza diurnei definite în Convenție nu a fost, în sine, nejustificată sau contrară obligației Comisiei de a finanța executarea Convenției, în conformitate cu bugetul acesteia.

(5) Cu toate acestea, diurnele în cauză erau destinate să acopere cheltuielile de subzistență ale reclamantului în capitala țării candidate în cauză. În această privință, Comisia a afirmat că ajustările diurnelor sunt, în general, destinate să țină pasul cu fluctuațiile costului vieții în țările în care se desfășoară acțiunile externe finanțate din bugetul comunitar. Prin urmare, decizia Comisiei de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne semnificativ mai mici decât cea definită în convenție ar trebui să reflecte modificările corespunzătoare ale cheltuielilor de subzistență din capitala țării candidate în cauză (7).

În contextul prezentei anchete, Comisia a declarat că diurnele sale s-au bazat pe ratele Organizației Națiunilor Unite, care au fost stabilite în conformitate cu misiunile anuale de anchetă la nivel de țară efectuate de Comisia Internațională a Funcției Publice a ONU („ICSC”). Datele ONU au fost obținute din anchetele privind prețurile hotelurilor comerciale bune și costurile meselor pentru țările terțe respective, majorate cu 15 % pentru cheltuielile accesorii. Diurnele Comisiei au fost rezultatul unei conversii a acestor rate în dolari americani în euro. Fluctuațiile cursului de schimb dintre dolarul american și euro în perioada cuprinsă între revizuirea din iunie 2001 și următoarea revizuire din iunie 2003 (pe baza căreia Comisia a luat decizia menționată anterior privind plățile pentru indemnizația de ședere a reclamantului în cauză) au avut un impact substanțial asupra ratelor diurnei.

În principal, combinația acestor doi factori - și anume fluctuațiile cursului de schimb și revizuirea globală întârziată - a afectat în mod substanțial ratele diurnelor Comisiei pentru anumite țări (8).

În plus, Comisia, care s-a referit la „sistemul de diurnă al Comisiei”, nu și-a susținut argumentul potrivit căruia metoda de mai sus pe care a aplicat-o la revizuirea diurnelor în iunie 2003 a fost convenită de părțile semnatare ale Pactului de înfrățire.

Având în vedere cele de mai sus, se pare că decizia Comisiei de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză [care acoperă perioada iulie-decembrie 2003 ) pe baza unei diurne, definită de Comisie la un nivel semnificativ mai mic decât cel specificat în Convenția de înfrățire], nu a reflectat, în esență, modificările corespunzătoare ale cheltuielilor de subzistență din capitala țării candidate în cauză (9), ci, în principal, fluctuațiile cursului de schimb între dolarul american și euro în perioada iunie 2001-iunie 2003.

Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că decizia menționată mai sus ar putea constitui un caz de administrare defectuoasă și a făcut propunerea de soluție amiabilă menționată mai sus.

Răspunsul Comisiei la propunerea de soluție amiabilă

În răspunsul său, Comisia a prezentat observații care erau comune tuturor plângerilor referitoare la această chestiune și s-a referit separat la situația reclamantului.

Comisia s-a referit mai întâi la propunerea Ombudsmanului pentru o soluție amiabilă, dar a subliniat că acesta a indicat, în același timp, că:

„1. „Decizia Comisiei de a nu efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza diurnei definite în convenție nu a fost, în sine, nejustificată sau contrară obligației Comisiei de a finanța executarea convenției, în conformitate cu bugetul acesteia.”

Comisia a observat, de asemenea, că criticile Ombudsmanului se concentrează asupra faptului că plățile contestate efectuate pe baza diurnelor obligatorii nu reflectă modificările corespunzătoare ale cheltuielilor de subzistență din țara candidată în cauză, ci reflectă, în principal, fluctuațiile cursului de schimb dintre dolarul american și euro în perioada iunie 2001-iunie 2003.

Comisia înțelege că această critică vizează mai degrabă instituirea generală a sistemului de diurnă legat de ONU reținut de Comisie pentru toate contractele sale de asistență externă decât o critică a aplicării concrete (și legale) a acestui sistem în cazul Pactului de înfrățire în cauză.

Cu toate acestea, Comisia susține că serviciile sale, contrar afirmațiilor reclamantului (reclamanților), au depus toate eforturile și au utilizat toate mijloacele disponibile în mod legal în temeiul Manualului de înfrățire din 2002 pentru a atenua consecințele negative ale acestuia pentru consilierii rezidenți în materie de înfrățire (denumiți la momentul respectiv AAP):

În ceea ce privește situația reclamantului, Comisia a formulat, în esență, următoarele observații.

La 30 iulie 2001, rata diurnei în țara candidată în cauză a crescut la niveluri nerezonabil de ridicate (de la 229 EUR la 367 EUR) și era cu mult peste cheltuielile de subzistență din țara candidată în cauză la momentul respectiv. Prin urmare, înainte ca reclamantul să fie detașat ca AAP în țara candidată în cauză, diurna a fost redusă la 270 EUR, în conformitate cu orientările stabilite de EuropeAid. Cu toate acestea, chiar și rata redusă a rămas mai mare decât cea pentru orice altă țară candidată la momentul respectiv.

În urma unei consultări între Comisie și responsabilii de proiect din statul membru al reclamantului, acesta a continuat să primească o diurnă de 183,50 EUR în perioada august 2002-iulie 2003, mai degrabă decât la rata recomandată de 135 EUR.

În iulie 2003, diurna oficială în țara candidată în cauză a fost redusă la 221 EUR. În consecință, indemnizația de ședere a reclamantului a fost redusă la 110,50 EUR. Comisia a observat că reclamantul nu a încercat să se prevaleze de mecanismul de atenuare.

În circumstanțele de mai sus, Comisia a considerat că reclamantul nu a suferit nicio pierdere financiară din cauza fluctuațiilor cursului de schimb al sistemului diurnei. Comisia a susținut că acceptarea unei compensații financiare pentru reclamant ar fi inechitabilă și ar submina principiul transparenței și principiul egalității între toate părțile interesate de înfrățire și, în special, între AAP care erau, de asemenea, angajate de Comisie la momentul respectiv. În această privință, Comisia a explicat că majoritatea acestor părți interesate și AAP nu au contestat aplicarea (la momentul respectiv) normală și preconizată a ratelor fluctuante ale diurnei EuropeAid pentru indemnizația de ședere.

Observațiile suplimentare ale reclamantului

Reclamantul și-a menținut plângerea și a declarat următoarele:

Liderul de proiect al reclamantului a acționat în conformitate cu Convenția în ceea ce privește menținerea indemnizației sale de subzistență la o rată de 183,50 EUR până la 7 iulie 2003.

Utilizarea mecanismului de atenuare nu era nici măcar teoretic posibilă în situația sa, deoarece ar fi necesitat un act adițional la pact care, la rândul său, nu ar fi putut avea efect retroactiv. Reclamantul a susținut că nu ar fi fost posibil să se completeze un astfel de act adițional înainte de sfârșitul lunii ianuarie 2004 pentru ca acesta să fie valabil pentru perioada cuprinsă între 7 iulie 2003 și 22 ianuarie 2004. Reclamantul a susținut că ministerul responsabil din statul membru în cauză nu era obligat să efectueze rambursări pentru a compensa diurnele mai mici adoptate ca urmare a măsurilor Comisiei. Reclamantul și-a exprimat regretul cu privire la faptul că a fost nevoie de aproape o jumătate de an pentru ca Comisia să introducă mecanismul de atenuare. Potrivit reclamantului, Comisia a recunoscut, deși tardiv, dificultățile financiare ale AAP prin crearea unui mecanism de atenuare și prin introducerea, începând cu 1 ianuarie 2004, a unei indemnizații forfetare de subzistență.

Reclamantul a fost de acord că transparența este un principiu important al bunei administrări. Cu toate acestea, el a subliniat că, de exemplu, baza de calcul aplicată de Comisie în ceea ce privește diurnele în proiectele de înfrățire nu a fost transparentă, după cum a demonstrat această anchetă.

Reclamantul a susținut că, făcând referire la principiul egalității de tratament, Comisia a sugerat, de fapt, că, întrucât nicio altă AAP din țara candidată în cauză nu s-a plâns, prin urmare, prezentul reclamant nu a putut avea succes în plângerea sa.

Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să îi plătească o compensație adecvată pentru pierderile sale financiare.

DECIZIA

1 Afirmația potrivit căreia reducerea de către Comisie a diurnelor a fost inechitabilă, retroactivă și relevantă

1.1 Reclamantul a fost un expert detașat pe termen lung dintr-unul dintre statele membre, care a lucrat într-o țară candidată în calitate de consilier pentru preaderare ("AAP"), în perioada 2002-2004, în cadrul unui proiect de înfrățire finanțat de Comisia Europeană.

Proiectul a fost realizat pe baza unui „Convenție de înfrățire” încheiată între două state membre partenere și țara candidată în cauză și aprobată de Comisie. Articolul 7 din pact prevedea, printre altele, o indemnizație de subzistență de 183,50 EUR (50 % din diurnă) pentru fiecare zi de repartizare a reclamantului ca AAP în capitala țării candidate în cauză.

În iulie 2003, Comisia a procedat la ajustarea diurnelor pentru AAP. În cazul reclamantului, această ajustare a dus la o reducere semnificativă a indemnizației sale de subzistență prevăzute în Convenție, și anume de la suma de 183,50 EUR menționată mai sus la 110,50 EUR. Ulterior, în decembrie 2003, Comisia a majorat ratele până la suma finală de 133,50 euro.

Reclamantul a susținut că această scădere a fost (i) neloială și (ii) retroactivă.

1.2 În ceea ce privește retroactivitatea, Ombudsmanul înțelege că reclamantul a intenționat să se refere la faptul că, la un an după ce a început să lucreze la proiect în condițiile financiare concrete stabilite în contractul său de detașare cu autoritățile statelor membre, aceste condiții au fost modificate de Comisie. Astfel, Ombudsmanul înțelege că reclamantul contestă faptul că Comisia a modificat termenii contractului său cu autoritățile statelor membre la 7 iulie 2003. Prin urmare, anchetele suplimentare ale Ombudsmanului și propunerea sa ulterioară de soluție amiabilă au vizat în realitate afirmația privind caracterul abuziv.

1.3 La 27 noiembrie 2006, pe baza constatărilor sale de mai sus, Ombudsmanul a făcut următoarea propunere de soluție amiabilă, în conformitate cu articolul 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului European:

Comisia ar putea lua în considerare posibilitatea de a oferi reclamantului o compensație rezonabilă pentru pierderea financiară pe care a suferit-o în urma deciziei Comisiei de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne semnificativ mai mici decât cea specificată în Pactul de înfrățire.

1.4 În răspunsul său la propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă, Comisia nu a prezentat argumente noi și convingătoare, respingând constatările Ombudsmanului de mai sus. Comisia s-a limitat să ia act de prima parte a raționamentului Ombudsmanului, în care Ombudsmanul a recunoscut că plata ajustată de către Comisie a indemnizației de subzistență a reclamantului, efectuată în conformitate cu ratele diurnelor redefinite periodic, nu a fost în sine nejustificată sau nu a încălcat obligațiile de finanțare ale Comisiei.

1.5 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că Comisia nu a furnizat justificări valabile și adecvate pentru decizia sa de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne definite de Comisie la un nivel semnificativ mai mic decât cel specificat în Pactul de înfrățire. După cum a considerat anterior în cazuri similare, Ombudsmanul consideră că decizia Comisiei în acest caz constituie, de asemenea, un caz de administrare defectuoasă.

1.6 Cu toate acestea, Ombudsmanul ia notă de declarația Comisiei, făcută în răspunsul său la propunerea sa de soluție amiabilă, potrivit căreia, de la 1 ianuarie 2004, valoarea indemnizației forfetare de subzistență pentru AAP nu mai este supusă fluctuațiilor pe durata detașării în cadrul programului de înfrățire, ci este stabilită la momentul semnării Pactului de înfrățire și rămâne neschimbată pe întreaga durată a acestuia. Prin urmare, se pare că acest caz de administrare defectuoasă nu are implicații generale care să afecteze un public mai larg.

Prin urmare, Ombudsmanul va face referire la observația critică pe care a făcut-o în cazurile similare menționate mai sus.

Afirmația reclamantului

1.7 În ceea ce privește implicațiile unui astfel de caz de administrare defectuoasă asupra reclamantului, Ombudsmanul subliniază că reclamantul a solicitat plata diferenței dintre diurna convenită la momentul semnării Convenției de înfrățire (și anume 183,50 EUR pe zi) și diurna mai mică care i-a fost plătită efectiv în perioada iulie-decembrie 2003.

1.8 În răspunsul său la propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă, Comisia a prezentat acțiunile pe care le-a întreprins în urma stabilirii unor diurne mai mici în 2003, în vederea atenuării efectelor economice negative ale acestor rate asupra AAP. Acesta a descris, de asemenea, așa-numitul mecanism de atenuare. Comisia a observat că reclamantul nu a utilizat un astfel de mecanism de atenuare, dar a subliniat, de asemenea, că, în perioada august 2002-iulie 2003, reclamantul a primit din partea statului membru în cauză diurna maximă de 183,50 EUR (jumătate din 367 EUR), mai degrabă decât suma recomandată de 135 EUR (adică jumătate din 270 EUR). Prin urmare, ar fi inechitabil, potrivit Comisiei, să se compare reclamantul cu alte AAP care au primit deja, în perioada august 2002-iulie 2003, diurne la suma recomandată la momentul respectiv, mai mică. În plus, majoritatea AAP nu au contestat aplicarea ratelor fluctuante ale diurnei EuropeAid pentru indemnizația de ședere.

Comisia a concluzionat că acordarea de compensații financiare reclamantului ar submina principiul transparenței și principiul egalității între toate părțile interesate de înfrățire.

1.9 Ombudsmanul consideră că argumentele Comisiei de mai sus nu sunt pe deplin convingătoare.

În ceea ce privește argumentul referitor la principiul transparenței, este suficient să se constate că Comisia nu a demonstrat că aplicarea de către aceasta a sistemului ONU bazat pe USD pentru stabilirea diurnelor în cauză era prevăzută în Manualul de înfrățire și în cadrul juridic relevante.

În ceea ce privește argumentul referitor la principiul egalității între AAP, este suficient să se constate că acest principiu nu poate fi considerat ca implicând faptul că administrația comunitară nu poate lua măsurile adecvate pentru a remedia un caz de administrare defectuoasă în modul în care a tratat un reclamant, deoarece alte persoane, care ar fi putut fi tratate în mod similar, nu au depus o plângere la administrație sau la Ombudsman. Este destul de evident că acceptarea unui astfel de argument ar conduce la rezultate nerezonabile în ceea ce privește îndeplinirea obligației administrației comunitare de a lua măsuri de remediere adecvate în ceea ce privește cazurile de administrare defectuoasă în activitățile sale.

În plus, Ombudsmanul nu înțelege motivul pentru care Comisia, făcând referire la principiul egalității între AAP, s-a referit la faptul că, în perioada august 2002-iulie 2003, reclamantul a continuat să primească diurna la rata de 183,50 EUR, mai degrabă decât la rata recomandată de 135 EUR. Ombudsmanul subliniază, în primul rând, că reclamantul își revendică pierderile pentru perioada iulie 2003-ianuarie 2004, perioadă în care a primit mai mult suma de 183,50 EUR pe zi. În al doilea rând, Ombudsmanul subliniază că decizia de plată a sumei de 183,50 euro a fost luată de liderul de proiect în statul membru în cauză și, în opinia Ombudsmanului, nu este exclus ca și alte AAP din acest stat membru să fi putut beneficia de aceeași rată.

1.10 Comisia a susținut, de asemenea, în cazul acestui reclamant, că, în conformitate cu Manualul de înfrățire instituțională, statul membru dispunea de o taxă forfetară de compensare ("mecanismul de reducere"), care ar fi putut fi utilizată în scopul plății sumei solicitate de AAP implicate în convențiile de înfrățire instituțională, în care era prevăzută inițial o rată a diurnei mai mare.

Cu toate acestea, în ceea ce privește cazul de față și spre deosebire de alte cazuri similare, Ombudsmanul observă că reclamantul a susținut că nu putea profita de mecanismul de atenuare din 22 decembrie 2003, deoarece, pe scurt, (i) acesta nu era aplicabil retroactiv și (ii) contractul său din capitala țării candidate în cauză s-a încheiat în ianuarie 2004. În acest sens, Ombudsmanul ia act de declarațiile Comisiei cuprinse în avizul său privind plângerea și în nota Comisiei către punctele naționale de contact (PCN) din 22 decembrie 2003 (10). Din avizul și nota de mai sus reiese că cererile AAP, dacă sunt aprobate, „[ar putea] intra în vigoare numai de la [] prezentarea lor”, care, în mod logic, ar putea avea loc numai după data anunțării mecanismului de atenuare (22 decembrie 2003). Prin urmare, se pare că astfel de cereri ar putea viza doar pierderile potențiale care rezultă din diferența dintre rata diurnei, astfel cum a fost anunțată în pactul relevant semnat înainte de 1 ianuarie 2004, și diurna efectivă, astfel cum a fost primită începând, înțelege Ombudsmanul, de la 22 decembrie 2003 (11).

Prin urmare, este clar că reclamantul susține în mod întemeiat că mecanismul de reducere a pierderilor suferite de AAP ca urmare a diferenței dintre diurna acestora convenită inițial în cadrul convenției și diurna plătită efectiv în perioada iulie-decembrie 2003 nu se putea aplica situației sale. De fapt, mecanismul de atenuare a fost anunțat abia la 22 decembrie 2003, iar contractul reclamantului a expirat în ianuarie 2004. Prin urmare, Ombudsmanul nu poate înțelege argumentul Comisiei potrivit căruia reclamantul nu a suferit pierderi financiare.

1.11 Cu toate acestea, Ombudsmanul reamintește, în conformitate cu constatările sale privind celelalte plângeri referitoare la același subiect, că:

1. reclamantul nu a avut un raport contractual/de muncă cu Comunitatea, ci mai degrabă cu statul membru în cauză, care a semnat convenția de înfrățire în cauză. Acest pact a fost aprobat de Comisie.
2. reclamantul nu a prezentat Ombudsmanului, în observațiile sale, niciun argument specific, justificat în mod corespunzător, în sensul că statul său membru nu i-ar putea plăti, fără permisiunea Comisiei sau în urma unei alte acțiuni, suma de bani pe care a solicitat-o ca indemnizație de subzistență sau chiar că acest stat membru a prezentat Comisiei cereri de plată relevante, în conformitate cu Pactul lor de înfrățire instituțională.

Prin urmare, (iii) Ombudsmanul constată că legătura de cauzalitate dintre cazul de administrare defectuoasă, identificat la punctul 1.5 din prezenta decizie, și prejudiciul financiar suferit de reclamant în acest caz, ca urmare a deciziei contestate a Comisiei, pare a fi prea atenuată pentru a atrage răspunderea extracontractuală a Comunității.

1.12 Având în vedere cele de mai sus și dat fiind că, în prezenta plângere și în alte plângeri similare referitoare la aceeași chestiune, Comisia a adoptat, în esență, aceeași poziție și nu a răspuns pozitiv la propunerea Ombudsmanului de a găsi o soluție amiabilă sub formă de despăgubiri, Ombudsmanul nu consideră justificată continuarea acțiunii reclamantului.

Prin urmare, Ombudsmanul va închide prezentul aspect al cazului făcând trimitere la observația sa critică în alte cazuri similare.

2 Lipsa unui răspuns la scrisoarea reclamantului din 1 decembrie 2003 și la o scrisoare de atenționare trimisă la 5 aprilie 2004

2.1 După ce a primit, la 14 octombrie 2003, nota Direcției Generale (DG) Extindere a Comisiei privind diurnele modificate pentru proiectele de înfrățire Phare, reclamantul a reacționat trimițând, la 1 decembrie 2003, o scrisoare către DG Extindere cu privire la diurnele plătite AAP din țara candidată în cauză. La 5 aprilie 2004, reclamantul a trimis o scurtă scrisoare directorului general al DG Extindere pentru a solicita un răspuns la scrisoarea sa din 1 decembrie 2003.

Reclamantul a susținut că Comisia nu a răspuns la scrisoarea sa din 1 decembrie 2003, deși a trimis o scrisoare de atenționare la 5 aprilie 2004.

2.2 În primul său aviz, Comisia a susținut că a dat curs plângerilor primite de la mai multe AAP, în principal prin corespondența sa generală cu toate punctele naționale de contact.

2.3 În observațiile sale, reclamantul a susținut că, alegând să răspundă plângerilor individuale ale AAP numai prin note generale trimise punctelor naționale de contact, Comisia nu a respectat principiile bunei administrări.

2.4 Ombudsmanul observă că Comisia nu a răspuns la scrisoarea reclamantului din 1 decembrie 2003, în ciuda unei atenționări trimise la 5 aprilie 2003. Comisia a recunoscut că a tratat plângerile majorității AAP printr-o notă generală din 22 decembrie 2003 adresată tuturor punctelor naționale de contact. Ombudsmanul observă, de asemenea, că Comisia nu a copiat nota sa adresată reclamantului. Cu toate acestea, înainte de a depune plângerea la Ombudsman, reclamantul a obținut o copie a notei menționate mai sus prin intermediul NCP și a luat cunoștință de poziția Comisiei cu privire la această chestiune.

2.5 Este o bună practică administrativă ca administrația să răspundă la scrisorile primite într-un termen rezonabil și într-un mod adecvat. În opinia Ombudsmanului, acest standard nu a fost îndeplinit în mod adecvat în cazul de față, având în vedere că Comisia nu a răspuns direct reclamantului. Pe de altă parte, Comisia nu și‐a cerut scuze reclamantului pentru că nu a răspuns la scrisoarea sa din 1 decembrie 2003 și nici la memoriul său din 5 aprilie 2003. Prin urmare, Comisia nu a tratat în mod corespunzător scrisoarea reclamantului. Acesta constituie un caz de administrare defectuoasă . Având în vedere că prezentul aspect al cazului se referă la fapte care au avut loc în trecut, Ombudsmanul închide acest aspect cu o observație critică.

3 Concluzie

În ceea ce privește prima afirmație a reclamantului, din motivele explicate la punctul 1.12 de mai sus, Ombudsmanul face trimitere la observația sa critică formulată în cazuri similare.

Decizia Comisiei de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne semnificativ mai mici decât cea definită în convenție nu a reflectat, așa cum ar trebui, modificările corespunzătoare ale cheltuielilor de subzistență din capitala țării candidate în cauză, ci mai degrabă fluctuațiile cursului de schimb între dolarul american și euro în perioada iunie 2001-iunie 2003. Prin urmare, această decizie a constituit un caz de administrare defectuoasă.

În ceea ce privește a doua afirmație a reclamantului, Ombudsmanul face următoarea observație critică:

Este o bună practică administrativă ca administrația să răspundă la scrisorile pe care le primește într-un termen rezonabil și într-un mod adecvat. În opinia Ombudsmanului, acest standard nu a fost îndeplinit în mod adecvat în cazul de față, având în vedere că Comisia nu a răspuns direct reclamantului. Pe de altă parte, Comisia nu și‐a cerut scuze reclamantului pentru că nu a răspuns la scrisoarea sa din 1 decembrie 2003 și nici la memoriul său din 5 aprilie 2004. Prin urmare, Comisia nu a tratat în mod corespunzător scrisoarea reclamantului. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Traducerea răspunsului Comisiei a fost trimisă Ombudsmanului la 11 iunie 2007.

(2) În acest sens, răspunsul Comisiei conținea următoarea notă de subsol: „La momentul proiectelor de înfrățire aflate în curs de examinare, anexa standard 2 la Memorandumul de finanțare cu țările beneficiare respective prevedea că „Sumele alocate proiectelor de înfrățire vor acoperi costurile eligibile (astfel cum sunt stabilite în instrucțiunile DIS) pentru punerea în aplicare a planului de lucru convenit între statul membru și țara solicitantă. Costurile eligibile pot include costurile suportate de statul membru selectat în timpul pregătirii acordului de înfrățire instituțională în perioada cuprinsă între semnarea memorandumului de finanțare și notificarea finală a aprobării acordului de finanțare”.

(3) Diurnele actualizate sunt disponibile pe site-ul internet al Comisiei EuropeAid (http://ec.europa.eu/comm/europeaid/perdiem/index_en.htm).

(4) În conformitate cu Pactul de înfrățire, Comisia „a aprobat Pactul de înfrățire” semnat de statele membre și de țările candidate.

(5) Una dintre plângerile similare viza același oraș și alte trei capitale ale unei alte țări candidate.

(6) A se vedea nota de subsol 5.

(7) A se vedea nota de subsol 5.

(8) Aparent, având în vedere aceste informații, Comisia nu a răspuns solicitărilor Ombudsmanului (i) privind datele specifice utilizate pentru a defini ratele pe baza cărora au fost calculate diurnele plătite pentru reclamant; sau (ii) pentru dovezi privind evoluția costului vieții în capitala țării candidate în cauză pe perioada proiectului în cauză.

(9) A se vedea nota de subsol 5.

(10) O copie a acestui document a fost prezentată de reclamant în plângerea sa și a fost menționată de Comisie în răspunsul său la propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă.

(11) În această notă, Comisia a arătat: "(…) o astfel de cerere, dacă este aprobată, poate intra în vigoare numai de la depunerea sa."