Senhor Presidente,

Recebi uma queixa contra a Comissão Europeia e decidi abrir um inquérito.

A queixa refere-se ao facto de a Comissão não ter elaborado atas de reuniões de alto nível com representantes de interesses. Especificamente, o queixoso receia que a Comissão nem sempre documente o que os comissários (e/ou membros dos seus gabinetes) e os seus diretores-gerais discutem com representantes da indústria ou da sociedade civil quando se reúnem.

O queixoso tomou conhecimento deste facto no contexto de oito pedidos de acesso do público a documentos que apresentou (ver quadro em anexo). Os pedidos de acesso diziam respeito a toda a documentação, incluindo as atas, de uma série de reuniões de alto nível inscritas no Registo de Transparência. Em relação a 15 reuniões, a Comissão não identificou quaisquer atas ou outros registos das discussões. Por conseguinte, o autor da denúncia apresentou pedidos confirmativos nos oito casos, contestando a posição da Comissão de que não existiam atas das reuniões pertinentes. Nos seus pedidos confirmativos, o autor da denúncia alegou que presumia que tinham sido redigidas atas, uma vez que as reuniões pertinentes tinham contado com a participação de «membros de alto nível da Comissão» e que a Comissão tinha de registar esses registos nos seus arquivos.

Nas suas respostas confirmativas, a Comissão considerou que os argumentos do autor da denúncia não eram de molde a ilidir a presunção legal de que não existiam atas (embora tenha voltado a pesquisar os seus arquivos, o que produziu alguns resultados [1]). Confirmou que não existiam atas ou registos semelhantes em relação a 12 reuniões.

O autor da denúncia alega que a falta de registos dos intercâmbios durante as reuniões de alto nível com representantes de interesses torna impossível compreender o que foi debatido e de que forma isso (pode ter) influenciado a tomada de decisões da Comissão. Considera que a falta de ata constitui uma violação dos princípios da boa administração e da política de transparência da Comissão.

Com efeito, embora as decisões da Comissão de 2014 [2] relativas à publicação de informações sobre as reuniões com representantes de interesses não prevejam a obrigação de elaborar atas das reuniões, a Comissão esclareceu entretanto que os seus membros (e respetivos gabinetes) são obrigados a elaborar registos significativos das reuniões com representantes de interesses. Esses registos devem incluir não só a data, o local, os participantes e o assunto de uma reunião, mas também os principais pontos levantados, as possíveis conclusões e as eventuais próximas etapas. Numa nota de 2021 [3] que define a sua política de transparência, a Comissão afirmou:

«Existe um maior interesse público e um maior controlo das relações com os representantes de interesses. Por conseguinte, está em conformidade com o princípio da boa administração pública redigir atas concisas dessas reuniões. A ata deve indicar a data, o local e o objetivo da reunião, bem como as principais questões levantadas, as eventuais conclusões e as próximas etapas, se for caso disso. As atas devem ser registadas no ARES, uma vez que podem ser objeto de pedidos de acesso a documentos.»

Tal como constatei num recente inquérito estratégico [4] relativo às interacções com representantes da indústria do tabaco, “a manutenção de registos minuciosa é uma condição prévia para a transparência. Para que as instituições da UE sejam responsáveis pelas suas ações, devem, em primeiro lugar, manter registos dessas ações. Só assim essas informações poderão ser posteriormente analisadas por pessoas ou organizações que procurem responsabilizar as instituições».

Esta queixa sugere que a Comissão não documenta sistematicamente os intercâmbios de alto nível com representantes de interesses. Embora a Comissão disponha de regras pertinentes que possam resolver este problema, estas não parecem ser aplicadas corretamente, ou pelo menos não em todos os seus serviços, e não é claro se e, em caso afirmativo, de que forma a Comissão controla o cumprimento dessas regras.

Como primeiro passo neste inquérito, considero que seria útil receber uma resposta escrita da Comissão sobre a denúncia.

Ficaria grato se, na sua resposta, a Comissão pudesse também fornecer informações sobre se e, em caso afirmativo, de que forma controla o cumprimento das suas regras internas de transparência e, em especial, a obrigação de elaborar atas pertinentes das reuniões com representantes de interesses.

Chama-se a atenção para o facto de ser provável que envie a sua resposta e os respetivos anexos ao autor da denúncia para observações ^[5]. Podemos igualmente decidir publicar a sua resposta.

Muito agradeceria a V. Ex.a se dignasse receber a resposta da Comissão até 15 de maio de 2024.

A responsável pelos inquéritos é Michaela Gehring.

Com os melhores cumprimentos,

Emily O'Reilly Provedora
de Justiça Europeia

Estrasburgo, 16.2.2024

Anexos:

· Anexo (lista das reuniões pertinentes em causa nos pedidos de acesso do queixoso)

Anexo: Lista das reuniões para as quais não existem actas

[1] A Comissão identificou um «relatório de nota de síntese» (EASE 2023/4861) e um «leitura» (EASE 2023/4992) aos quais concedeu um amplo acesso.

[2] Decisão da Comissão relativa à publicação de informações sobre as reuniões realizadas entre membros da Comissão e organizações ou trabalhadores independentes: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014D0839 e Decisão da Comissão relativa à publicação de informações sobre as reuniões realizadas entre diretores-gerais da Comissão e organizações ou trabalhadores independentes: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014D0838 (Diretores-Gerais).

[3] Nota à atenção dos Chefes de Gabinete: Política de transparência – tratamento dos pedidos de acesso a documentos e outras obrigações relacionadas com a transparência, de 26 de janeiro de 2021.

[4] Inquérito estratégico sobre a transparência das interações da Comissão Europeia com representantes da indústria do tabaco (processo OI/6/2021/KR): https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60425.

[5] Se pretender apresentar documentos ou informações que considere confidenciais e que não devam ser divulgados ao autor da denúncia, assinale-os com a menção «Confidencial». As mensagens de correio eletrónico cifradas podem ser enviadas para a nossa caixa de correio específica.As informações e os documentos deste tipo serão apagados dos processos do Provedor de Justiça Europeu pouco depois de o inquérito ter terminado.