A presente declaração de confidencialidade explica o motivo do tratamento, a forma como o Provedor de Justiça Europeu recolhe, trata e assegura a proteção de todos os dados pessoais fornecidos, a forma como essas informações são utilizadas e os direitos que os titulares dos dados podem exercer em relação aos seus dados.

O responsável pelo tratamento é o Provedor de Justiça Europeu. O responsável conjunto pelo tratamento é a Comissão Europeia (para o ABAC, uma aplicação financeira e contabilística criada pela Comissão para acompanhar a execução do seu orçamento e elaborar as suas contas).

1. Que dados pessoais serão tratados pelo Provedor de Justiça Europeu?

Dados pessoais dos proponentes, contratantes e candidatos, do seu pessoal ou subcontratantes, que podem incluir:

• Dados de identificação: Nome, apelido, número do passaporte ou número do bilhete de identidade;
• Função;
• Dados de contacto (endereço de correio eletrónico, número de telefone profissional, número de telemóvel, número de fax, endereço postal, empresa e departamento, país de residência, endereço do sítio Web);
• Certificados de contribuições para a segurança social e impostos pagos, extrato do registo criminal;
• Dados financeiros: Referência da conta bancária (códigos IBAN e BIC), número de IVA;
• Declaração sob compromisso de honra de que os proponentes não se encontram numa das situações de exclusão referidas nos artigos 136.o e 141.o do Regulamento Financeiro
• Formulário relativo à ausência de conflitos de interesses para os membros do pessoal das instituições ou organismos da UE, bem como para os peritos envolvidos no processo de seleção.

2. Porque é que o Provedor de Justiça Europeu trata estes dados pessoais?

Os dados pessoais são recolhidos e posteriormente tratados pelo Provedor de Justiça Europeu para efeitos de gestão e administração dos procedimentos de adjudicação de contratos.

3. Quais são as bases jurídicas e a necessidade do tratamento destes dados?

A base jurídica das operações de tratamento de dados pessoais é o Regulamento (UE, Euratom) 2018/1046 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de julho de 2018, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União [1], nomeadamente os artigos 160.o a 179.o.

O tratamento é necessário com base no artigo 5.o, n.o 1, alíneas a), b) e c), do Regulamento (UE) n.o 1725/2018.

4. Quem é responsável pelo tratamento dos dados?

O Provedor de Justiça Europeu é responsável pelo tratamento dos dados. Os dados são tratados mais especificamente pela Unidade Pessoal, Administração e Orçamento (PAB).

5. Quem serão os destinatários dos dados?

O Provedor de Justiça Europeu, o Secretário-Geral e os membros da comissão de avaliação (se aplicável); Pessoal responsável pela gestão dos contratos na unidade em causa; pessoal responsável pela gestão de concursos e contratos na unidade PAB. A transferência de dados pessoais é possível para países terceiros ou para organizações internacionais.

6. Durante quanto tempo serão conservados os dados?

Os processos relativos aos procedimentos de concurso, incluindo os dados pessoais, são conservados no serviço responsável pelo procedimento até à sua conclusão e na unidade PAB durante um período de sete anos após a assinatura do contrato. Os extratos dos registos judiciais são conservados durante dois anos após o termo do processo em causa. No entanto, as propostas dos proponentes preteridos são conservadas durante cinco anos após a assinatura do contrato.

7. Como protegemos os dados do titular dos dados?

Os ficheiros em papel são armazenados num armário fechado pelas unidades responsáveis. Os ficheiros eletrónicos são armazenados em servidores com direitos de acesso limitados aos membros do pessoal pertinentes das unidades envolvidas no procedimento (ou seja, a unidade PAB e a unidade que utilizará efetivamente o contrato).

Os membros da comissão de avaliação têm acesso aos processos para efeitos da avaliação e são informados de que não devem conservar cópias após a conclusão do processo de avaliação.

As cláusulas contratuais garantem que o contratante trata os dados pessoais do pessoal do Provedor de Justiça apenas por instruções do Provedor de Justiça (cláusulas de proteção de dados acrescentadas ao contrato de prestação de serviços/mobiliário e às condições gerais do contacto).

Em caso de transferência de dados pessoais para países terceiros ou organizações internacionais, o contrato assinado entre o Provedor de Justiça e o proponente selecionado prevê cláusulas contratuais-tipo que garantem que os dados pessoais são tratados em conformidade com as regras vinculativas para as instituições da UE.

8. Quais são os seus direitos e como pode exercê-los?

Tem o direito de solicitar o acesso aos seus próprios dados pessoais. Tem também o direito de solicitar, sem demora, a retificação de quaisquer dados incompletos ou inexatos que lhe digam respeito. O direito de retificar dados só se pode aplicar aos dados factuais tratados no âmbito do procedimento de contratação em causa. Este direito só pode ser exercido até à data-limite para a apresentação das propostas. No entanto, os dados de identificação inexatos podem ser retificados em qualquer momento durante e após o procedimento de contratação, enviando uma mensagem de correio eletrónico para eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

O Provedor de Justiça Europeu responderá aos seus pedidos o mais rapidamente possível e, o mais tardar, no prazo de um mês.

9. Quem contactar em caso de dúvidas ou queixas relativas a questões de proteção de dados?

Em qualquer momento, pode enviar perguntas relacionadas com a proteção de dados relativas aos procedimentos de contratação pública ao Provedor de Justiça Europeu, para o seguinte endereço: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Provedor de Justiça Europeu
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Estrasburgo Cedex

Pode igualmente contactar o responsável pela proteção de dados do Provedor de Justiça Europeu no seguinte endereço: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pode apresentar uma reclamação à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, em qualquer momento, no seguinte endereço: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] JO L 193 de 30.7.2018, p. 1.