Localização: Gabinete do Provedor de Justiça Europeu (rue Froissart 87, Bruxelas)

Presente

Comissão Europeia

• Chefe de Unidade - Estratégia & Campanhas Corporativas (DG COMM.B.1)
• Chefe de Unidade – Aconselhamento Jurídico, Segurança e Gestão de Documentos (DG COMM.D.2)
• Chefe de Unidade - Relações Interinstitucionais, Contratos Institucionais & CCED (DG COMM.B.2)
• Chefe de Setor – Contratos Públicos e Subvenções (DG COMM.D.3.003)
• Responsável jurídico – Ética, boa administração e relações com o Provedor de Justiça Europeu (SG.C.2)
• Chefe de Unidade Adjunto – Transparência, Gestão de Documentos e Acesso a Documentos (SG.C.1)
• Responsável jurídico e político – Transparência, Gestão de Documentos e Acesso a Documentos (SG.C.1)
• Responsável jurídico e político – Transparência, Gestão de Documentos e Acesso a Documentos (SG.C.1)
• Agente Administrativo - Transparência, Gestão de Documentos e Acesso a Documentos (SG.C.1)

Provedor de Justiça Europeu

• Jennifer King, perita jurídica
• Nicholas Hernanz, responsável pelas investigações
• Kilian Frey, estagiário de inquéritos

Antecedentes e finalidade da reunião

A queixa diz respeito à resposta da Comissão Europeia a um pedido de acesso do público a documentos registados com a referência EASE 2024/0393 relacionados com a preparação, execução e avaliação da campanha de relações públicas da Comissão «You are EU». O autor da denúncia alega que a Comissão não identificou todos os documentos abrangidos pelo âmbito do pedido.

O objetivo da reunião era que a equipa de inquérito do Provedor de Justiça obtivesse esclarecimentos sobre a forma como a Comissão procurou e identificou os documentos abrangidos pelo âmbito do pedido de acesso público do queixoso.

Introdução e informações processuais

Os participantes apresentaram-se e a equipa de inquérito do Provedor de Justiça agradeceu aos representantes da Comissão por se terem reunido com eles. Descreveram o quadro jurídico aplicável às reuniões realizadas pelo Provedor de Justiça, em especial o facto de o Provedor de Justiça não divulgar quaisquer informações identificadas pela Comissão como confidenciais, nem ao queixoso nem a qualquer outra pessoa exterior ao Gabinete do Provedor de Justiça, sem o consentimento prévio da Comissão ^[1].

A equipa de inquérito explicou que elaboraria um projeto de relatório sobre a reunião a enviar à Comissão, a fim de garantir que o conteúdo fosse factualmente exato e completo. O relatório da reunião seria então finalizado, incluído no dossiê e fornecido ao queixoso. Nenhuma informação confidencial seria incluída no relatório ou fornecida de outra forma ao autor da denúncia ou a terceiros.

Informações trocadas

Os representantes da Comissão explicaram que o pedido inicial do autor da denúncia dizia respeito à campanha de relações públicas «You are EU» que a Comissão está atualmente a realizar (sublinhado nosso). Uma vez que a campanha está dividida em três vagas diferentes, a Comissão considerou que o pedido inicial dizia apenas respeito aos documentos relacionados com a terceira vaga da campanha (a que está atualmente em curso). Na sequência do pedido confirmativo do autor da denúncia, a Comissão entendeu que o âmbito de aplicação pode ser mais amplo, resultando na identificação de documentos adicionais.

Os representantes da Comissão explicaram que, após ter recebido o pedido confirmativo do queixoso, o Secretariado-Geral da Comissão trabalhou em estreita colaboração com a Direção-Geral da Comunicação (DG COMM), que tratou do pedido inicial. Para além dos 32 documentos identificados na fase inicial, a DG COMM identificou mais 8 documentos. Os representantes da Comissão observaram que um dos documentos adicionais identificados, a «Nota sobre um procedimento por negociação»[2], fornecia informações essenciais sobre o desejo do autor da denúncia de compreender por que razão este procedimento foi escolhido, que base jurídica foi utilizada e como foi realizada a análise preliminar do mercado.

Em resposta a uma pergunta da equipa de inquérito do Provedor de Justiça sobre determinados documentos mencionados nos documentos divulgados, mas não identificados, a Comissão explicou que se tratava de documentos preparatórios, pelo que foram considerados fora do âmbito de aplicação. Os representantes da Comissão afirmaram que o queixoso não solicitou especificamente estes documentos.

Os representantes da Comissão concordaram que, se o Provedor de Justiça concluísse que deveriam ter sido identificados documentos adicionais, a Comissão poderia reavaliar a sua decisão.

Mencionaram igualmente o contexto difícil em abril de 2022, quando a Comissão deu início ao procedimento por negociação COMM/2022/NP/0302 para uma campanha de comunicação sobre a resposta da UE aos efeitos da guerra de agressão russa contra a Ucrânia. Tendo em conta o contexto, a Comissão teve de alterar rapidamente a sua estratégia geral de comunicação, a fim de a tornar mais rápida, mais reativa e mais eficiente para explicar as ações da União em resposta à guerra e às crises energética e económica daí resultantes. Existia, de facto, uma necessidade urgente de comunicar a resposta da UE a um público alargado e as soluções contratuais existentes não permitiam lançar rapidamente uma campanha.

O Regulamento Financeiro [3] permite que as instituições da UE recorram a um procedimento por negociação sem publicação prévia de um anúncio de concurso em casos de extrema urgência. Os representantes da Comissão salientaram que, nesses casos, não existe qualquer obrigação de realizar uma análise preliminar do mercado; no entanto, a Comissão decidiu analisar o mercado e, a partir daí, identificou três empresas de comunicação e entrevistou-as.

As atividades de comunicação que demonstram solidariedade para com a Ucrânia, incluindo a campanha «You are EU», foram mesmo galardoadas com o prémio da Provedora de Justiça Europeia por boa administração em 2023, na categoria «Excelência nas comunicações»[4].

A equipa de inquérito do Provedor de Justiça remeteu para a alegação do queixoso, segundo a qual era difícil acreditar que a Comissão tivesse decidido lançar a campanha «You are EU» «completamente fora do azul». Perguntaram se existem documentos adicionais relativos às fases preparatórias e/ou a qualquer decisão de lançar o procedimento por negociação. Os representantes da Comissão confirmaram a inexistência de tais documentos. A decisão de dar início ao procedimento resultou de uma troca de ideias entre altos funcionários da Comissão na DG COMM. Baseou-se na Comunicação sobre a ação de comunicação institucional em 2021-2023 no âmbito do Quadro Financeiro Plurianual 2021-2027, «Comunicar uma União mais ambiciosa»[5], adotada no final de 2020, que afirma que a DG pode congregar recursos para realizar campanhas de comunicação pan-europeias.

A equipa de inquérito do Provedor de Justiça inquiriu sobre o pedido da queixosa para ter acesso a documentos na posse da Presidente da Comissão e/ou do seu Gabinete. Os representantes da Comissão explicaram que, numa fase inicial, tinham verificado junto do Diretor da Estratégia e Comunicação Institucional da DG COMM se tinham recebido qualquer mensagem de correio eletrónico ou mensagem de texto com o Presidente ou o seu Gabinete, tendo o Diretor confirmado que nenhuma tinha sido trocada. Não verificaram diretamente com o presidente ou com o seu gabinete, uma vez que, se tivessem tido lugar, quaisquer intercâmbios teriam sido com o diretor na qualidade de gestor orçamental competente e, por conseguinte, qualquer documento desse tipo teria estado na posse desse diretor. Na fase confirmativa, o Secretariado-Geral da Comissão responsável pelo tratamento do pedido confirmativo também não contactou o Gabinete do Presidente, com base na mesma confirmação da DG COMM quanto aos documentos de que não existia essa mensagem de correio eletrónico ou mensagem de texto. Além disso, os representantes da Comissão remeteram para o pedido confirmativo do queixoso, no qual este não tinha repetido o seu pedido em relação a mensagens de correio eletrónico ou de texto do Presidente ou do seu Gabinete.

A equipa de inquérito do Provedor de Justiça observou que a decisão confirmativa não continha qualquer fundamentação sobre a forma como a pesquisa dos documentos solicitados foi realizada, não obstante as preocupações do queixoso quanto à não identificação dos documentos pertinentes. Perguntaram se a Comissão poderia considerar, no futuro, explicar mais pormenorizadamente nas suas decisões confirmativas a forma como é efetuada a pesquisa de documentos (mesmo nos casos em que não são identificados documentos). Os representantes da Comissão afirmaram que tomariam esta sugestão em consideração como um exemplo de boas práticas.

Em resposta a uma pergunta da equipa de inquérito do Provedor de Justiça, os representantes da Comissão prestaram alguns esclarecimentos sobre os contratos-quadro em causa no pedido do queixoso. Explicaram que, para a primeira vaga da campanha, tendo em conta a urgência acima referida, a Comissão recorreu a um procedimento por negociação excecional para acelerar o processo de adjudicação (demorou menos de três meses a assinar o contrato, em comparação com nove meses nos contratos-quadro normalizados). O contrato-quadro utilizado para lançar a primeira vaga durou apenas um ano. A segunda e terceira vagas basearam-se subsequentemente em procedimentos abertos normalizados. No total, houve apenas dois procedimentos de concurso: uma para a primeira onda e a outra para a segunda e terceira ondas.

A equipa de inquérito do Provedor de Justiça referiu uma série de exemplos de documentos que tinham sido referidos no texto dos documentos identificados e perguntou se estes também se enquadravam no âmbito do pedido do queixoso. A equipa de inquérito perguntou igualmente se determinados resultados de inquéritos e análises quantitativas mencionados no documento 32, que é um relatório intercalar sobre as campanhas empresariais [6], eram documentos que deveriam ter sido identificados.

Os representantes da Comissão concordaram em realizar uma nova pesquisa de todos os documentos pertinentes abrangidos pelo âmbito do pedido e avaliar os documentos recentemente identificados, se os houver, ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Teriam em conta os documentos referidos pelo Provedor de Justiça [7] ao realizar esta nova pesquisa de documentos e informariam o queixoso sobre a decisão da Comissão. Esclareceram igualmente que o documento 32 abrangia a segunda vaga da campanha «You are EU» e que não existe qualquer relatório intercalar sobre a terceira vaga, uma vez que a campanha ainda está em curso. A Comissão concordou igualmente em verificar se o relatório intercalar que abrange a primeira vaga da campanha deveria ter sido identificado.

Conclusão da reunião

A equipa de inquérito agradeceu aos representantes da Comissão o seu tempo e as explicações fornecidas, e a reunião terminou.

Bruxelas, 5 de setembro de 2024

Jennifer Rei Nicolau Hernanz

Perito Jurídico Responsável pelos inquéritos

[1] Artigo 4.o, n.o 8, das Disposições de Execução do Provedor de Justiça Europeu.

[2] Ref. Ares(2022)3066266 - 19/04/2022

[3] Regulamento (UE, Euratom) 2018/1046 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de julho de 2018, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União, disponível em: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/press-release/en/171613

[5] Disponível em: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2020)9390&lang=en

[6] «Nota à atenção do conselheiro executivo para a comunicação da presidente Ursula von der Leyen», Ref. Ares(2023)5148142, de 25 de julho de 2023.

[7] A equipa de inquérito do Provedor de Justiça elaborou uma lista indicativa e não exaustiva de exemplos de documentos que foram mencionados nos documentos já divulgados, mas não identificados. A lista figura em anexo ao presente relatório da reunião. Os representantes da Comissão pediram que o anexo fosse tratado confidencialmente.