Cara Sra. B.,
Em 23 de Junho e 18 de Agosto de 1997, apresentou uma queixa em nome da sociedade franco-alemã ao Provedor de Justiça Europeu. Alega que a Comissão Europeia não avaliou devidamente a sua candidatura a subvenções no âmbito da Ação D do programa Juventude para a Europa.
Em 4 de Setembro de 1997, transmiti a queixa ao Presidente da Comissão Europeia. A Comissão enviou o seu parecer em 2 de Dezembro de 1997 e eu transmiti-o a V. Exa., convidando-a a apresentar as suas observações, se assim o desejasse. Não recebi quaisquer observações da sua parte.
Escrevo agora para informá-lo dos resultados das investigações que foram feitas.

A QUEIXA

Os antecedentes da queixa são, em resumo, os seguintes: O queixoso é uma associação registada que organiza programas de intercâmbio para jovens. Candidatou-se a subvenções para um programa de intercâmbio no âmbito do programa da Comissão «Juventude para a Europa».
Em Março de 1997, o gabinete alemão da Juventude para a Europa informou oralmente o queixoso de que o seu pedido obteria uma resposta positiva. Tendo em conta que a preparação do programa de intercâmbio de jovens, que deveria ter lugar de 18 a 27 de Julho de 1997, implicou a reserva atempada de voos e alojamento para participantes de 5 países diferentes, incluindo a Rússia, o queixoso não esperou por uma confirmação por escrito e prosseguiu com a organização do intercâmbio. Dois meses mais tarde, em 26 de Maio de 1997, o queixoso recebeu uma carta da Comissão, na qual foi informado de que o seu projecto não podia ser financiado. A razão apresentada foi a seguinte: "o orçamento previsional é incoerente com o programa da sua atividade". O autor da denúncia considerou que esta razão estava errada, uma vez que o seu cálculo foi efetuado com muito cuidado, tendo plenamente em conta as diretivas pertinentes em matéria de subvenções. Uma vez que não estava disponível qualquer outra subvenção para o autor da denúncia, o projeto de intercâmbio de jovens teve de ser cancelado.
Por conseguinte, em 20 de Junho de 1997, a associação apresentou uma denúncia à Comissão. Criticou, em especial, o atraso considerável e a fundamentação da Comissão para o indeferimento do seu pedido, bem como o facto de lhe ter sido dada uma resposta positiva que se revelou não correcta. Na sua resposta, a Comissão admitiu que tinha havido um atraso devido a um procedimento de avaliação moroso. Em segundo lugar, no que diz respeito às razões da recusa, a Comissão alegou que o pedido de subvenção devia estar directamente relacionado com o custo do projecto e que - por razões financeiras - devia tornar mais rigorosas as condições de selecção dos projectos. Em terceiro lugar, indicou que o autor da denúncia nunca deveria ter-se baseado nas informações orais de que o seu projeto devia ser apoiado, uma vez que não se tratava de um compromisso oficial. O autor da denúncia não ficou satisfeito com esta resposta.
Neste contexto, o queixoso apresentou a queixa ao Provedor de Justiça Europeu. Alegou que os seguintes casos constituem casos de má administração:
- o atraso considerável no tratamento do seu pedido de subvenção,
- as razões insatisfatórias para a recusa, e
- o facto de o gabinete alemão da Juventude para a Europa ter dado uma confirmação oral sobre a subvenção, ao passo que, dois meses mais tarde, a Comissão informou o queixoso de que o seu projecto não podia ser apoiado.

O INQUÉRITO

No
seu parecer, a Comissão declarou, no essencial, o seguinte:
A acção D do programa Juventude para a Europa refere-se aos intercâmbios de jovens com países terceiros. As subvenções solicitadas são apresentadas às agências nacionais do programa Juventude para a Europa e enviadas à Comissão com as observações das autoridades nacionais. A Comissão elabora uma lista de projetos pré-selecionados com a ajuda de um painel composto por representantes das agências nacionais e do Fórum da Juventude da União Europeia.
No que se refere ao atraso no tratamento do pedido de subvenção do queixoso, a Comissão admitiu que se tinha verificado um atraso lamentável. Tal deveu-se ao facto de o número de projetos ter sido excecionalmente elevado. Além disso, houve um grande número de projectos muito bons.
No que diz respeito à segunda alegação, a Comissão afirmou que a descrição do processo de candidatura e as datas apresentadas pelo autor da denúncia estavam corretas. Foi informada da decisão final em 16 de Maio de 1997. No entanto, a Comissão salientou duas razões pelas quais a candidatura do projeto acabou por não ser bem-sucedida:

• "Após a avaliação dos projectos, a Comissão considerou que: (...) o orçamento previsional é incoerente com o programa da sua actividade;" e
• "Devido a restrições orçamentais, a Comissão não pôde apoiar os vossos projectos".

A Comissão salientou que, devido ao elevado número de pedidos e à necessidade de responder o mais rapidamente possível, era obrigada a utilizar uma carta de resposta normalizada. Esta carta mencionava igualmente os nomes e os números de telefone das pessoas de contacto na Comissão e no Gabinete de Assistência Técnica para eventuais inquéritos.
No que diz respeito à terceira alegação, a Comissão alegou que, apesar do caráter confidencial do processo de seleção, algumas agências nacionais contactadas pelas partes interessadas forneceram informações provisórias sobre os resultados preliminares da seleção que ainda tinham de ser finalizados. Tal foi interpretado como uma «decisão» positiva do autor da denúncia. As cartas relativas aos pedidos rejeitados só foram enviadas após a decisão final. No entanto, a Comissão enviou uma carta ao autor da denúncia dois meses antes do início efetivo das atividades previstas.
Além disso, a Comissão declarou estar ciente de que algumas deficiências neste processo de seleção no âmbito da ação D do programa Juventude para a Europa criaram dificuldades e frustrações entre os candidatos, o que é lamentável. A fim de resolver as dificuldades, a Comissão declarou que já tinha introduzido medidas para informar imediatamente os requerentes da sua decisão e fornecer informações completas. Além disso, deu novas instruções às agências nacionais.

A DECISÃO

1. No que diz respeito à primeira alegação, a Comissão lamentou o atraso no tratamento do pedido do queixoso. Declarou que tinha tomado medidas para evitar que tal se verificasse no futuro. Por conseguinte, o Provedor de Justiça considera que não há motivos para investigar mais aprofundadamente este aspeto da queixa.
2. No que diz respeito à segunda alegação, afigura-se que a Comissão enviou uma carta-tipo ao autor da denúncia, na qual foi informada de que "o seu orçamento previsional era incoerente com o programa da sua atividade" e que "devido a restrições orçamentais, a Comissão não pôde apoiar o seu projeto".
É um bom comportamento administrativo informar os candidatos sobre os motivos da recusa dos seus projetos. Na sua carta de 18 de Julho de 1997, a Comissão fundamentou pormenorizadamente a recusa. A Comissão afirmou que, em Abril de 1997, se apercebeu de que os custos totais de todos os projectos elegíveis para apoio seriam superiores aos recursos disponíveis. Por conseguinte, teve de reforçar as condições de seleção. Em resultado desta medida, 26 projetos deixaram de poder ser apoiados. Entre eles estava o projecto do queixoso. Além disso, a Comissão forneceu ao queixoso os nomes e números de telefone das pessoas de contacto na Comissão e nos gabinetes das agências nacionais.
Afigura-se, por conseguinte, que a Comissão forneceu ao autor da denúncia uma explicação adequada para a sua decisão de não apoiar o projeto.
3. No que diz respeito à terceira alegação, é incontestável que o serviço competente de Bona forneceu ao queixoso informações sobre o possível resultado do processo de seleção. A Comissão salientou que parte da pré-seleção é realizada pelas agências nacionais. Salientou igualmente que estas agências nacionais não devem fornecer às partes informações sobre o procedimento antes do final da seleção. Por conseguinte, o autor da denúncia não deveria ter recebido informações sobre os resultados preliminares. Afigura-se, no entanto, que a Comissão está ciente de eventuais deficiências no processo de seleção e que introduziu novas medidas para evitar tais incidentes no futuro. Uma das medidas tomadas foi dar novas instruções às agências nacionais sobre esta matéria. Tendo em conta o facto de a Comissão ter tomado medidas para corrigir a deficiência, o Provedor de Justiça considera que não existem motivos para investigar mais aprofundadamente este aspeto da queixa.
Com base nos inquéritos do Provedor de Justiça Europeu sobre esta queixa, não parece ter havido má administração por parte da Comissão Europeia. Por conseguinte, o Provedor de Justiça decidiu encerrar o processo.
O Presidente da Comissão Europeia será igualmente informado desta decisão.
Com os melhores cumprimentos,
Jacob Söderman