Antecedentes da denúncia

1. A queixa diz respeito à decisão da Comissão de não aceitar determinados custos declarados por um parceiro para um projecto financiado pela UE no âmbito do 7.o PQ [1]. O projecto envolveu um consórcio de vários parceiros internacionais. O autor da denúncia é um representante da Universidade A, que atuou como coordenador do projeto. O coordenador apresentou atempadamente os resultados esperados, a avaliação intercalar e os relatórios anuais, bem como o relatório final. Os relatórios foram aprovados pela Comissão. No entanto, a Comissão decidiu reduzir o pagamento final ao consórcio em 125 627,97 EUR, equivalente ao pré-financiamento concedido a um dos parceiros do consórcio (parceiro Z), cujos custos a Comissão não aceitou. A Comissão informou o queixoso de que incumbia ao coordenador recuperar os fundos que tinham sido indevidamente pagos ao parceiro Z.

2. Em maio de 2013, o queixoso solicitou à Comissão que fornecesse a base jurídica para a sua conclusão de que era da responsabilidade do coordenador recuperar os fundos pagos incorretamente aos parceiros. O queixoso fez referências específicas às disposições da convenção de subvenção e do Guia das Questões Financeiras, com base nas quais alegou que a responsabilidade pela recuperação dos montantes indevidamente pagos cabe à Comissão.

3. Em janeiro de 2014, a Comissão respondeu que a sua recusa de efetuar qualquer pagamento ao parceiro Z se baseava nas disposições pertinentes da convenção de subvenção.

4. Insatisfeito com a resposta da Comissão, o queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça Europeu em abril de 2014.

O inquérito

5. O Provedor de Justiça decidiu abrir um inquérito sobre as seguintes alegações:

Alegações:

1) A Comissão não respondeu aos argumentos do autor da denúncia, apresentados em maio de 2013, relativos à redução injusta do montante final pago ao consórcio.

2) A Comissão não deu início aos procedimentos de recuperação adequados contra o parceiro Z relativamente ao pré-financiamento indevidamente pago.

3) A Comissão tratou o assunto com grandes atrasos.

Créditos:

1) A Comissão deve responder aos argumentos do queixoso relativos à redução injusta do montante final pago ao consórcio.

2) A Comissão deve iniciar os procedimentos de recuperação adequados contra o Parceiro Z.

3) A Comissão deve tratar do assunto sem demora.

6. No decurso do inquérito, o Provedor de Justiça recebeu o parecer da Comissão sobre a queixa e, posteriormente, as observações do queixoso em resposta ao parecer da Comissão. Na condução do inquérito, o Provedor de Justiça teve em conta os argumentos e opiniões apresentados pelas partes.

Alegações

Argumentos apresentados ao Provedor de Justiça

7. O autor da denúncia alegou que o Guia das Questões Financeiras [2] previa claramente que a Comissão deveria proceder à recuperação e activar o fundo de garantia [3].

8. No seu parecer, a Comissão explicou por que razão os custos declarados pelo parceiro Z não foram aceites:

9. O parceiro Z apresentou uma demonstração financeira (formulário C) para o período de apresentação de relatórios 1 (PR 1) que foi assinada por uma entidade jurídica diferente da que assinou a convenção de subvenção. Para serem elegíveis, os custos devem ser suportados pelo beneficiário [4]. Por conseguinte, a Comissão não podia ter em conta o formulário C sem que a convenção de subvenção fosse alterada para refletir a mudança de nome do parceiro Z. Assim, a Comissão efetuou um pagamento intermédio ao coordenador pelos custos elegíveis do consórcio para o PR 1 (ou seja, excluindo os custos declarados pelo parceiro Z), na pendência da alteração da convenção de subvenção. Depois de a convenção de subvenção ter sido alterada para refletir o novo nome do parceiro Z, este apresentou um formulário C sob o seu novo nome para o período de apresentação de relatórios 2 (PR 2) e um formulário C alterado para o período de apresentação de relatórios 1 (PR 1), declarando custos mais elevados para o PR 1 do que na versão anterior do formulário C para o PR 1. A Comissão solicitou esclarecimentos ao parceiro Z no que diz respeito aos custos mais elevados declarados para o PR1. No entanto, a Comissão considerou insuficiente a resposta da Partner Z. Por conseguinte, a Comissão efetuou um pagamento intermédio para o PR 2 ao coordenador, que excluiu novamente os custos declarados pelo parceiro Z.

10. Para o período de apresentação de relatórios 3 (PR 3), a Comissão solicitou ao parceiro Z e ao coordenador esclarecimentos sobre o formulário C, apresentado pelo parceiro Z. Nenhum deles forneceu as informações solicitadas, pelo que a Comissão não pôde avaliar e verificar a elegibilidade dos custos declarados para esse período de apresentação de relatórios.

11. Tendo em conta a falta de informações sobre os custos declarados pelo parceiro Z, a Comissão continuou a não poder examinar a elegibilidade desses custos e se tinham sido efetivamente incorridos por esse beneficiário. Consequentemente, a Comissão decidiu rejeitar como inelegíveis todos os custos declarados pelo parceiro Z e proceder a um pagamento final ao coordenador do financiamento remanescente com base nos custos elegíveis incorridos pelo Consórcio no seu conjunto.

12. Quanto à alegação do autor da denúncia de que a Comissão deveria ter dado início a um procedimento de recuperação contra o parceiro Z, a Comissão explicou que um procedimento de recuperação só é possível quando existe uma dívida para com a União. Embora os custos declarados pelo parceiro Z não tenham sido tidos em conta no cálculo do montante final devido, os custos totais elegíveis declarados pelos outros parceiros conduzem a um montante final superior ao já pago ao consórcio através dos pagamentos intermédios. Por conseguinte, o consórcio não tinha qualquer dívida para com a União e não era possível qualquer recuperação.

13. Quanto à utilização do fundo de garantia, a Comissão afirmou que o fundo de garantia não pode ser ativado apenas pelo facto de um membro do Consórcio não cumprir as suas obrigações ao abrigo da convenção de subvenção. O objetivo do fundo de garantia é proteger os interesses financeiros da União e não cobrir custos não devidamente justificados pelos beneficiários ou acrescentar fundos adicionais à contribuição da UE estabelecida na convenção de subvenção, caso um beneficiário não cumpra as suas obrigações. A Comissão ativa os procedimentos do fundo de garantia apenas para recuperar uma dívida para com a União.

14. A Comissão declarou que estaria disposta a reavaliar a elegibilidade dos custos declarados pelo parceiro Z se recebesse as informações adicionais solicitadas.

15. Nas suas observações, o autor da denúncia afirmou que é impossível fornecer as informações solicitadas, uma vez que o parceiro Z já não existe. A Comissão ainda não abordou o seu argumento de que o montante do pré-financiamento pago ao parceiro Z correspondia ao trabalho que tinha efetivamente realizado para o projeto e que este trabalho já tinha sido incorporado nos relatórios técnicos e nas prestações concretas que a Comissão já tinha aceite.

Avaliação do Provedor de Justiça

16. Todas as contribuições financeiras da União para um projecto financiado ao abrigo do 7.o PQ são pagas ao coordenador responsável pela sua gestão e repartição entre os beneficiários [5].

17. A convenção de subvenção determina quais os custos declarados pelos parceiros do projeto elegíveis para financiamento. Os custos devem ser reais e incorridos pelo beneficiário durante a duração do projeto, devem ser utilizados exclusivamente para a realização dos objetivos do projeto e devem ser indicados no orçamento previsional global [6]. É dever do consórcio apresentar à Comissão, através do coordenador, um relatório relativo a cada período de apresentação de relatórios, que deve incluir uma panorâmica da evolução dos trabalhos e uma demonstração financeira de cada beneficiário. O consórcio deve igualmente apresentar um relatório financeiro de síntese que consolide a contribuição comunitária solicitada de todos os beneficiários de forma agregada, com base nas informações fornecidas no formulário C (anexo VI da convenção de subvenção) por cada beneficiário [7]. Além disso, o formulário C deve ser assinado pelas pessoas autorizadas na organização do beneficiário [8].

18. Com base nas disposições acima referidas, a Comissão não pôde aceitar os custos declarados pelo parceiro Z para o PR 1, uma vez que o formulário C que forneceu estava em nome de uma entidade que não figurava entre os parceiros iniciais do projeto. Por conseguinte, esse formulário não podia servir de prova de que os custos tinham sido incorridos pelo parceiro Z. Além disso, os beneficiários tinham o dever de informar a Comissão, através do coordenador, de quaisquer alterações relacionadas com o seu estatuto jurídico [9]. As informações relativas à alteração do nome do parceiro Z não foram comunicadas à Comissão antes da apresentação do formulário C para o PR 1.

19. Depois que a questão do nome foi esclarecida, outras questões surgiram. Mais especificamente, o parceiro Z parece não ter explicado a alteração dos custos declarados para o PR 1 no formulário C ajustado. Além disso, o parceiro Z parece não ter explicado por que razão certos custos declarados eram superiores aos custos previstos no orçamento previsional. Embora o coordenador tenha apresentado uma panorâmica do trabalho realizado pelo parceiro Z, a natureza destas informações era muito geral e não se referia aos custos reais incorridos pelo parceiro Z. Por conseguinte, as informações fornecidas pelo coordenador não eram suficientes para provar os custos reais do parceiro Z, mesmo que, como alegado pelo autor da denúncia, os custos declarados correspondessem ao trabalho que o parceiro Z tinha efetivamente realizado.

20. Com base no que precede, nada indica que a recusa da Comissão em aceitar os custos declarados pelo parceiro Z não se justificasse.

21. A decisão da Comissão de não aceitar os custos declarados pelo parceiro Z significava que o pré-financiamento que este parceiro tinha recebido era injustificado. O autor da denúncia considera que a Comissão deveria ter recuperado o pré-financiamento do parceiro Z e ativado o fundo de garantia, em conformidade com o ponto II.21 das condições gerais da convenção de subvenção.

22. A este respeito, o Provedor de Justiça concorda com a posição da Comissão no que diz respeito às suas obrigações de recuperação: O pagamento final ao consórcio é efetuado com base nos custos elegíveis de todos os beneficiários ao longo de toda a duração do projeto. Se o montante já pago pela Comissão a título de pré-financiamento e de pagamentos intermédios for superior à contribuição aceite, a Comissão recupera a diferença. Se, por outro lado, os montantes pagos anteriormente forem inferiores aos custos elegíveis, a Comissão paga a diferença ao consórcio [10]. Note-se que a convenção de subvenção se refere ao pagamento final como abrangendo a contribuição financeira do projeto no seu conjunto.

23. Não existia qualquer dívida do consórcio para com a União no cálculo do pagamento final. Pelo contrário, apesar de os custos do parceiro Z não terem sido aceites, continuava a ser devido um montante ao consórcio.

24. No entanto, a questão da distribuição de fundos entre os parceiros do projeto é distinta da questão de uma eventual dívida para com a União. O Provedor de Justiça não encontra qualquer base na convenção de subvenção para concluir que a Comissão tem a obrigação de intervir nos casos em que os fundos têm de ser redistribuídos entre os parceiros.

25. O fundo de garantia é criado para gerir os riscos associados à não recuperação de montantes devidos à União [11]. Dado que, no caso em apreço, não existiam montantes devidos à União, não havia base para a Comissão ativar o fundo de garantia.

26. Com base no que precede, o Provedor de Justiça não deteta qualquer má administração por parte da Comissão em relação à sua decisão substantiva de reduzir o pagamento final ao consórcio.

27. No que diz respeito aos alegados atrasos da Comissão no tratamento da questão, o Provedor de Justiça observa que tem havido uma troca regular de correspondência entre o coordenador e a Comissão. O único atraso que parece ter ocorrido foi o facto de a resposta da Comissão à carta do autor da denúncia de 29 de maio de 2013 só ter sido enviada em janeiro de 2014, após dois avisos. Embora este atraso tenha sido lamentável, o Provedor de Justiça não encontra motivos para dar seguimento a esta questão.

Conclusão

Com base no inquérito relativo a esta queixa, o Provedor de Justiça encerra-a com a seguinte conclusão:

O Provedor de Justiça não deteta qualquer caso de má administração por parte da Comissão.

O autor da denúncia e a Comissão serão informados desta decisão.

Emily O'Reilly

Estrasburgo, 17/02/2016

[1] O Sétimo Programa-Quadro (7.o PQ) foi um programa que financiou a investigação e o desenvolvimento tecnológico europeus entre 2007 e 2013.

[2] Guia sobre questões financeiras relacionadas com as ações indiretas do 7.o PQ

[3] Quando a Comissão paga o pré-financiamento ao coordenador, transfere uma certa percentagem desse montante para o fundo de garantia (artigo 6.o da convenção de subvenção). O fundo de garantia é criado para gerir o risco associado à não recuperação dos montantes devidos à Comunidade pelos beneficiários (ponto II.20.2 das condições gerais da convenção de subvenção).

Se, na sequência de um pedido da Comissão, um beneficiário numa convenção de subvenção em curso não reembolsar o montante solicitado ao coordenador, a Comissão ativa o fundo. O montante é transferido do fundo diretamente para o coordenador. Quando um montante é devido à Comunidade por um beneficiário após a cessação ou conclusão de uma convenção de subvenção, a Comissão solicita primeiro o pagamento directamente ao beneficiário em causa. Se o beneficiário não efetuar o pagamento, a Comissão recupera o montante do fundo de garantia. Sempre que um montante tenha sido transferido do fundo, o beneficiário em questão tem a obrigação de o reembolsar. A Comissão emite uma ordem de cobrança contra esse beneficiário em benefício do fundo (pontos II.21.1 e II.21.2 das condições gerais da convenção de subvenção).

[4] Ponto II.14.1, alínea b), das condições gerais da convenção de subvenção.

[5] Pontos II.2.2 e II.2.3 das condições gerais da convenção de subvenção

[6] Ponto II.2.14 das condições gerais da convenção de subvenção

[7] Pontos II.4.1 e II.4.4 das condições gerais da convenção de subvenção

[8] Ponto II.4.5 das condições gerais da convenção de subvenção

[9] O ponto II.3, alínea f), das condições gerais da convenção de subvenção tem a seguinte redação: «Cada beneficiário deve informar atempadamente os outros beneficiários e a Comissão, através do coordenador, i) dos nomes das pessoas que devem gerir e acompanhar o seu trabalho, dos seus dados de contacto e de quaisquer alterações a essas informações; ii) qualquer acontecimento que possa afectar a execução do projecto e os direitos da Comunidade; iii) qualquer alteração da sua denominação legal, endereço e dos seus representantes legais, bem como qualquer alteração da sua situação jurídica, financeira, organizacional ou técnica [...]; e iv) qualquer circunstância que afete as condições de participação [...]"

Se o montante da contribuição financeira da Comunidade correspondente for superior a qualquer montante já pago ao consórcio, a Comissão pagará a diferença como pagamento final dentro do limite do disposto no n.o 1 do artigo 5.o e no artigo II.20."

[11] N.o 2 do artigo 38.o das Regras de Participação do 7.o PQ, disponível em http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:391:0001:0018:EN:PDF