Antecedentes da denúncia

1. Em 17 de Dezembro de 2003, o autor da denúncia e a Comissão celebraram uma convenção de subvenção («Convenção 1») para efeitos de um projecto. A UE comprometeu-se a contribuir com um montante máximo de 598 000 EUR a título de subvenção.

2. Em 6 de Dezembro de 2006, o autor da denúncia e a Comissão celebraram outra convenção de subvenção («Convenção 2») para efeitos de um projecto. A UE comprometeu-se a contribuir com um montante máximo de 477 060 EUR a título de subvenção.

3. Entre 16 e 19 de março de 2010, a Comissão realizou uma auditoria aos livros do autor da denúncia. Em 22 de outubro de 2010, foi enviado ao autor da denúncia um projeto de relatório de auditoria. Em 19 de novembro de 2010, o autor da denúncia contestou as suas conclusões.

4. Em 16 de dezembro de 2010, a Comissão confirmou as conclusões da auditoria. Os custos elegíveis foram corrigidos em baixa em 382 580,90 EUR. O relatório final de auditoria foi enviado ao autor da denúncia juntamente com a resposta da Comissão às observações do autor da denúncia sobre o projeto de relatório de auditoria. O queixoso foi informado da aplicação das conclusões da auditoria e, em especial, de que as correções podem afetar pagamentos futuros ou resultar na recuperação. A Comissão acrescentou que poderia pedir uma indemnização [1].

5. Em 26 de junho de 2012, a Comissão informou o autor da denúncia de que seriam emitidas em breve duas ordens de cobrança: a primeira, por 168 269 euros. 18, no que diz respeito ao Acordo 1; e a segunda, no montante de 135 456,33 EUR, no que diz respeito ao Acordo 2.

6. Em 3 de agosto de 2012, o autor da denúncia respondeu, insistindo que tinha cumprido fiel e integralmente os objetivos dos contratos dentro do prazo e do orçamento acordados. A recuperação conduziria à falência do autor da denúncia. O autor da denúncia acrescentou que a empresa tinha sido fundada para servir os objetivos e interesses da Comissão e que o tinha feito com êxito durante mais de 10 anos.

7. Em 21 e 23 de janeiro de 2013, a Comissão emitiu duas notas de débito: o primeiro, por 168 269,18 EUR, no que diz respeito ao Acordo 1; e a segunda, no montante de 135 456,33 EUR, no que diz respeito ao Acordo 2.

8. Em 19 de fevereiro de 2013, a Comissão informou o autor da denúncia de que tencionava reclamar 58 790,79 EUR a título de indemnização pelo acordo 1 e 39 033,50 EUR a título de indemnização pelo acordo 2.

9. Em 1 de março de 2013, o autor da denúncia escreveu à Comissão sugerindo uma reunião e solicitando esclarecimentos. O autor da denúncia reiterou o seu desacordo e chamou a atenção para incoerências nos cálculos da Comissão. Em 26 de março de 2013, o autor da denúncia enviou nova correspondência.

10. Em 20 de junho de 2013, a Comissão respondeu ao autor da denúncia. Examinou o processo e confirmou a sua posição. Recordando ao queixoso que ainda não tinha pago os montantes solicitados, a Comissão solicitou o pagamento com juros de mora.

11. Em 2 de agosto de 2013, o autor da denúncia reiterou o seu desacordo e solicitou novamente uma reunião com a Comissão.

12. Em 16 de outubro de 2013, o queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça Europeu.

O inquérito

13. O Provedor de Justiça abriu um inquérito sobre as seguintes alegações e alegações:

A recuperação pela Comissão dos montantes reclamados é injusta. A Comissão deve pôr termo à recuperação.

14. Além de convidar a Comissão a abordar a alegação e a reclamação, o Provedor de Justiça convidou-a a explicar por que razão esperou mais de um ano e meio após a finalização do relatório de auditoria antes de lançar o procedimento de recuperação. O Provedor de Justiça observou que tal atraso parece, à primeira vista, excessivo, tendo em conta os princípios da boa gestão financeira e da segurança jurídica.

15. No decurso do inquérito, o Provedor de Justiça recebeu o parecer da Comissão sobre a queixa e, posteriormente, as observações do queixoso em resposta ao parecer da Comissão. Lamentavelmente, o parecer da Comissão foi adiado mais de três meses após o termo do prazo fixado. Subsequentemente, o queixoso solicitou uma prorrogação de três meses do prazo para a apresentação das suas observações — que foi concedida pelo Provedor de Justiça. Na condução do inquérito, o Provedor de Justiça teve em conta os argumentos e opiniões apresentados pelas partes.

Alegação de cobrança indevida

Argumentos apresentados ao Provedor de Justiça

16. O autor da denúncia alegou que a Comissão tinha fornecido informações incoerentes sobre os montantes a recuperar. Estas incoerências sugeriram que os danos liquidados poderiam ter sido mal calculados. Além disso, o queixoso salientou que a Comissão tinha aprovado o conteúdo e os orçamentos de todos os projectos do queixoso, com base em relatórios periódicos.

17. O autor da denúncia alegou ainda que a Comissão deveria ter em conta que a recuperação poderia resultar na falência do autor da denúncia, uma empresa que tinha realizado com êxito uma série de projetos financiados pela UE no passado e que cooperou de boa-fé com a Comissão durante a execução dos projetos e a auditoria.

18. No seu parecer, a Comissão reconheceu que os seus cálculos continham vários erros e pediu desculpa pela confusão. A Comissão reconheceu ainda um atraso na execução dos resultados da auditoria, mas explicou que tal se devia ao seu esforço para ter em conta «todos os dados e justificações possíveis», antes de executar a auditoria, e tendo em conta o potencial impacto no autor da denúncia. A Comissão tentou encontrar um equilíbrio entre a necessidade de recuperar os fundos públicos a que não havia direito e o esforço para ter em conta a afirmação do autor da denúncia de que a recuperação poderia conduzir à sua falência.

19. A Comissão apresentou um cálculo pormenorizado dos montantes solicitados e corrigiu os erros de cálculo. No que se refere ao Acordo 1, o erro no cálculo inicial da Comissão foi favorável ao autor da denúncia, uma vez que o montante de capital correto a recuperar deveria ter sido de 198 388,04 EUR em vez de 168 269,18 EUR. No que diz respeito ao acordo 2, o cálculo também continha um erro, mas o montante principal a recuperar, ou seja, 135 456,33 EUR, estava correto. A indemnização por perdas e danos relativa à Convenção n.o 1 deveria ter sido de 64 635,50 EUR em vez de 58 790,79 EUR. A Comissão considera que tem direito a recuperar os fundos da UE pagos e aos quais não tinha direito. Emitiria as notas de débito corrigidas correspondentes assim que o autor da denúncia tivesse tido a oportunidade de apresentar observações sobre os montantes corrigidos.

20. Abordando a questão da proporcionalidade, a Comissão declarou que é obrigada a recuperar fundos públicos junto de um contratante que tenha violado os termos de um contrato da UE. O facto de o contratante poder ter sido financiado no passado no âmbito de outros projetos da UE ou de ter agido de boa-fé não significa que deva conservar fundos a que não tem direito. No entanto, tendo em conta as circunstâncias acima referidas e o impacto que a recuperação de indemnizações por perdas e danos pode ter no autor da denúncia, a Comissão decidiu não exigir uma indemnização por perdas e danos no âmbito do Acordo 1. Comprometeu-se igualmente a informar o queixoso de que poderia ser concedido um prazo suplementar para o pagamento.

21. No que diz respeito à aprovação dos relatórios periódicos do queixoso, a Comissão explicou que só em auditorias posteriores é que os custos apresentados são verificados com base nos documentos comprovativos exigidos que os contratantes têm de conservar para provar as suas despesas. Com efeito, a Comissão segue uma abordagem baseada na confiança, o que significa que a sua análise dos relatórios financeiros se baseia nos custos declarados. A fim de facilitar o trabalho e evitar atrasos na execução dos projetos, os pagamentos são efetuados com base nos relatórios periódicos e nas (auto)declarações de custos dos contratantes. Não é necessário enviar sistematicamente os documentos comprovativos. Esta abordagem é contrabalançada por um sistema de auditorias. Nos termos do artigo II.8.4 das condições gerais do contrato: «A aprovação de qualquer relatório não implica a isenção de qualquer auditoria ou revisão, que pode ser realizada em conformidade com o disposto no artigo II.29.»

22. Nas suas observações, o queixoso contestou as condições em que a auditoria tinha sido realizada e os seus resultados. Alegou que a Comissão não explicou as incoerências nos seus cálculos e deveria anular as restantes ordens de cobrança/notas de débito.

Avaliação do Provedor de Justiça

23. O Provedor de Justiça observa que a Comissão corrigiu os erros que identificou no seu cálculo dos montantes a recuperar e pediu desculpa. Aplicando o princípio da proporcionalidade e tendo em conta a confusão que possa ter sido criada, renunciou igualmente ao seu pedido de indemnização por perdas e danos relativamente ao acordo n.o 1 e comprometeu-se a informar o queixoso de que poderia ser concedido um prazo de pagamento adicional. A Comissão forneceu igualmente uma explicação convincente do sistema de apresentação periódica de relatórios (v. n.° 21, supra).

24. Nestas circunstâncias, e tendo em conta o facto de o queixoso não ter apresentado quaisquer argumentos relevantes que ponham em causa o novo cálculo da Comissão, o Provedor de Justiça conclui que não existe má administração em curso por parte da Comissão.

Conclusão

Com base no inquérito relativo a esta queixa, o Provedor de Justiça encerra-a com a seguinte conclusão:

Não está em curso qualquer caso de má administração por parte da Comissão Europeia e não se justifica a realização de mais inquéritos.

O autor da denúncia e a Comissão serão informados desta decisão.

Emily O'Reilly

Estrasburgo, 26/01/2015

Versão final em inglês da decisão sobre a queixa 1962/2013/JN

[1] Em conformidade com as condições gerais, uma indemnização (compensação calculada de acordo com uma fórmula prevista nas condições gerais) pode ser reclamada a um contratante que tenha declarado despesas excessivas e, consequentemente, recebido um pagamento injustificado.