Antecedentes da denúncia

1. O presente processo diz respeito a um pedido de acesso do público a documentos relativos às despesas e ao orçamento anual do Instituto de Estudos de Segurança da União Europeia («IESUE»).

2. O autor da denúncia (que é uma plataforma para ONG) indicou que enviou várias mensagens de correio eletrónico e fez várias chamadas telefónicas para o IESUE em outubro e novembro de 2011 em relação ao objeto da presente denúncia.

3. Em 9 de janeiro de 2012, o queixoso enviou ao IESUE um pedido de acesso do público aos documentos, nos termos do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 [1]. Em especial, o autor da denúncia solicitou o acesso a documentos relativos i) às despesas do IESUE em 2010 e ii) ao orçamento anual para os anos de 2010 a 2012.

4. Em 3 de fevereiro de 2012, na ausência de resposta do IESUE, o autor da denúncia apresentou um pedido confirmativo. De acordo com o autor da denúncia, o IESUE também não respondeu ao pedido confirmativo.

5. Em 8 de março de 2012, o queixoso apresentou a presente queixa ao Provedor de Justiça.

Objeto do inquérito

6. O Provedor de Justiça abriu um inquérito sobre as seguintes alegações e alegações:

Alegação

O IESUE não respondeu a um pedido de acesso a documentos relativos às suas despesas em 2010 e ao seu orçamento anual para os anos de 2010 a 2012.

Reivindicação

O IESUE deve conceder acesso aos documentos solicitados pelo queixoso ou, em alternativa, justificar a sua recusa.

7. O autor da denúncia alegou igualmente que o IESUE deveria publicar no seu sítio Web os documentos acima referidos. No entanto, o Provedor de Justiça informou o queixoso de que esta nova alegação era inadmissível por falta de abordagens prévias adequadas ao IESUE em relação a esta questão.

O inquérito

8. Em 3 de março de 2012, o Provedor de Justiça solicitou ao IESUE que emitisse um parecer sobre a alegação e o pedido acima referidos.

9. Em 11 de junho de 2012, o IESUE enviou uma resposta ao Provedor de Justiça.

10. Em 19 de junho de 2012, tendo em conta o conteúdo dessa resposta, o Provedor de Justiça escreveu novamente ao IESUE.

11. Em 23 de julho de 2012, o IESUE enviou o seu parecer ao Provedor de Justiça, que foi transmitido ao queixoso para observações.

12. Em 3 de agosto de 2012, o autor da denúncia apresentou as suas observações.

Análise e conclusões do Provedor de Justiça

A. Alegação de falta de resposta a um pedido de acesso a documentos e pedido conexo

Argumentos apresentados ao Provedor de Justiça

13. Na sua resposta inicial, o IESUE apresentou três pontos. Em primeiro lugar, indicou que o autor da denúncia tinha solicitado acesso a documentos relativos ao seu orçamento e despesas anuais várias vezes no passado, mas não indicou o objetivo desses pedidos.

14. Em segundo lugar, o IESUE reconheceu que as suas regras relativas ao domínio em causa ainda não estavam em conformidade com as de outras instituições da UE. Indicou que pode decidir fornecer a terceiros informações agregadas sobre o seu orçamento numa base casuística. No entanto, as suas regras não preveem qualquer obrigação de fornecer informações pormenorizadas.

15. Em terceiro lugar, o IESUE indicou que solicitaria o parecer do seu Conselho de Administração sobre esta questão na sua reunião seguinte de setembro de 2012. Acrescentou que voltaria a contactar o Provedor de Justiça depois de o Conselho de Administração ter tomado uma posição.

16. A Provedora de Justiça informou o IESUE de que a sua resposta não era satisfatória e convidou-o a emitir um parecer para dar uma resposta adequada ao mérito da queixa.

17. Em resposta, o IESUE informou o Provedor de Justiça de que tinha decidido reexaminar o pedido de acesso a documentos e que tinha igualmente decidido conceder acesso. Além disso, o IESUE forneceu ao Provedor de Justiça uma cópia das suas regras em matéria de acesso aos documentos.

18. Nas suas observações, o queixoso informou o Provedor de Justiça de que a questão tinha sido resolvida, uma vez que tinha recebido uma cópia dos documentos solicitados. Além disso, o queixoso agradeceu ao Provedor de Justiça a sua intervenção para resolver o problema subjacente.

Avaliação do Provedor de Justiça

19. Na sua carta em resposta à resposta inicial do IESUE, o Provedor de Justiça observou que, nos termos do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, os requerentes de acesso a documentos não precisam de indicar a finalidade do seu pedido de acesso. Além disso, nos termos do Regulamento n.o 1049/2001, as instituições da UE só podem recusar o acesso a documentos se forem aplicáveis uma ou mais das exceções estabelecidas no referido regulamento.

20. O Provedor de Justiça chamou igualmente a atenção do IESUE para o artigo 18.o da Acção Comum do Conselho relativa à criação de um Instituto de Estudos de Segurança da União Europeia [2], que prevê o seguinte:

"Sob proposta do Director, o Conselho de Administração adoptará, até 30 de Junho de 2002, regras relativas ao acesso do público aos documentos do Instituto, tendo em conta os princípios e limites estabelecidos no Regulamento (CE) n.o 1049/2001."

21. Assim, o Provedor de Justiça convidou o IESUE a indicar se já tinha adotado tais regras e, em caso afirmativo, a fornecer uma cópia das mesmas.

22. Resulta da sua resposta que o IESUE decidiu conceder acesso aos documentos solicitados. Além disso, o IESUE também forneceu ao Provedor de Justiça uma cópia das suas regras em matéria de acesso aos documentos, que parecem ter devidamente em conta o Regulamento n.o 1049/2001.

23. Além disso, o autor da denúncia confirmou ter recebido uma cópia dos documentos solicitados.

24. Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça conclui que o caso foi resolvido pelo IESUE.

25. Além disso, a Provedora de Justiça gostaria de elogiar o IESUE pela sua abordagem construtiva no tratamento da presente queixa, que é a primeira recebida pela Provedora de Justiça contra o IESUE, bem como pelas medidas tomadas para aumentar a transparência no seu funcionamento.

B. Conclusão

Com base no seu inquérito sobre esta queixa, o Provedor de Justiça encerra-a com a seguinte conclusão:

O caso foi resolvido pelo IESUE.

O queixoso e o IESUE serão informados desta decisão.

P. Nikiforos Diamandouros

Feito em Estrasburgo, em 7 de junho de 2013

[1] Regulamento (CE) n.° 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (JO 2001, L 145, p. 43).

[2] Ação Comum 2001/554/PESC do Conselho, de 20 de julho de 2001, relativa à criação de um Instituto de Estudos de Segurança da União Europeia (JO 2001, L 200, p. 1).