Antecedentes da denúncia

1. O queixoso participou no concurso geral EPSO/AST/111/10. O Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO) organizou este concurso a fim de elaborar uma lista de reserva para o recrutamento de assistentes no domínio do secretariado.

2. Fez com êxito os testes de admissão (testes por computador) e foi convidada a participar nos exercícios do centro de avaliação. Os exercícios de avaliação consistiram em quatro testes, a saber: uma entrevista estruturada; b) Um exercício no tabuleiro; c) Um teste prático que envolva a preparação e/ou o tratamento de um documento MS Word; e d) um teste prático para avaliar as competências de redação (em especial, ortografia, sintaxe e gramática). Enquanto as provas a) e b) se destinavam a avaliar as competências gerais dos candidatos neste domínio, as provas c) e d) visavam avaliar os conhecimentos específicos dos candidatos.

3. Em 8 de agosto de 2011, o EPSO informou a queixosa de que não tinha obtido a pontuação mínima exigida nas provas c) e d). Assim, o EPSO não podia inscrever o seu nome na lista de reserva dos candidatos aprovados. O EPSO forneceu igualmente à queixosa um «passaporte de competências», que indicava as notas globais que obtinha para os exercícios do centro de avaliação, bem como uma repartição das notas relativas às provas destinadas a avaliar os conhecimentos gerais e específicos [1].

4. Em 11 de agosto de 2011, a queixosa solicitou ao EPSO que revisse a avaliação dos seus exercícios de avaliação. Solicitou igualmente cópias das provas indicadas nas alíneas c) e d) e das fichas de avaliação das referidas provas. A queixosa contestou, em especial, a pontuação que obteve na prova d), que se destinava a avaliar as competências de redação dos candidatos (nomeadamente, ortografia, sintaxe e gramática).

5. O EPSO respondeu em 28 de setembro de 2011 e forneceu-lhe cópias não marcadas das suas provas c) e d). O EPSO manteve a sua avaliação no que diz respeito às duas provas do queixoso. Explicou igualmente que os critérios de correção e as correções efetuadas pelos marcadores/avaliadores fazem parte dos procedimentos confidenciais do júri e, por conseguinte, não são acessíveis aos candidatos. O EPSO observou que os critérios de classificação para a prova c) «estão relacionados com as instruções dadas no momento da prova, nomeadamente a dactilografia (preparação e/ou processamento) de um texto que contém instruções e notas manuscritas. O júri avaliou a capacidade dos candidatos para datilografar com precisão, utilizar corretamente o Word e as suas funções, compreender as instruções dadas e apresentar o texto datilografado em conformidade, bem como gerir o tempo concedido para a realização da prova. No que diz respeito à prova d), os candidatos tiveram de responder a «uma pergunta em, pelo menos, 20 linhas, a fim de demonstrar as suas competências de redação na sua língua principal».

6. Em 29 de setembro de 2011, a queixosa reiterou o seu pedido de acesso aos critérios de classificação, às instruções dadas aos candidatos aquando das provas e às fichas de avaliação das suas provas c) e d).

7. Em 30 de setembro de 2011, o EPSO indeferiu o pedido do queixoso. Salientou que o autor da denúncia não cumpriu o requisito relativo ao número de linhas (pelo menos 20) que tinham de ser preenchidas ao responder à pergunta colocada no âmbito do teste d).

8. Em 7 de outubro de 2011, o queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça Europeu.

Objeto do inquérito

9. Na sua queixa ao Provedor de Justiça, a queixosa apresentou a seguinte alegação e reclamação.

Alegação

O EPSO recusou erradamente à queixosa o acesso i) às fichas de avaliação do seu teste c) e d); e ii) as instruções dadas aos candidatos no momento das provas c) e d).

Reivindicação

O EPSO deve conceder acesso aos documentos solicitados.

O inquérito

10. Em 19 de outubro de 2011, o Provedor de Justiça abriu um inquérito e solicitou ao EPSO que apresentasse um parecer sobre a alegação e o pedido do queixoso até 31 de janeiro de 2012. Além disso, solicitou ao EPSO que clarificasse alguns aspetos do caso [2].

11. Em 31 de janeiro de 2012, os serviços do EPSO informaram os serviços do Provedor de Justiça de que a queixosa tinha apresentado uma queixa ao abrigo do artigo 90.o, n.o 2, relativa às mesmas questões que as suscitadas na sua queixa. O EPSO explicou que iria dar resposta às preocupações do queixoso em conformidade com os procedimentos estabelecidos no artigo 90.o do Estatuto dos Funcionários no final de fevereiro de 2012.

12. Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça decidiu prorrogar o prazo para a apresentação do parecer sobre a queixa até 31 de março de 2012.

13. Em 13 de abril de 2012, o EPSO enviou o parecer, que foi redigido em inglês. Em 26 de abril de 2012, apresentou uma tradução do seu parecer para francês. Este parecer foi transmitido ao queixoso, convidando-o a apresentar as suas observações até ao mês seguinte. O queixoso não enviou observações.

14. Em 14 de setembro de 2012, em conformidade com o artigo 3.o, n.o 2, do Estatuto do Provedor de Justiça [3], os serviços do Provedor de Justiça procederam a uma inspeção dos documentos pertinentes do processo do EPSO. O EPSO considerou que os documentos inspecionados eram confidenciais [4]. Tal significava que o público e o autor da denúncia não podiam ter acesso aos mesmos.

15. O Provedor de Justiça transmitiu à queixosa uma cópia do relatório de inspeção e convidou-a a apresentar observações sobre o mesmo. Em 14 de fevereiro de 2013, a queixosa enviou uma nova carta ao Provedor de Justiça relativa à sua queixa.

Análise e conclusões do Provedor de Justiça

A. Alegada falta de comunicação à queixosa i) das fichas de avaliação das suas provas escritas e ii) das instruções dadas aos candidatos a essas provas

Argumentos apresentados ao Provedor de Justiça

16. Na sua queixa ao Provedor de Justiça, a queixosa salientou que, com base na cópia não marcada das suas provas c) e d), não podia apurar os erros que tinha cometido.

17. No seu parecer, o EPSO observou, em primeiro lugar, o amplo poder de apreciação do júri no que respeita à escolha dos métodos de correção e ao estabelecimento dos critérios de pontuação antes das provas. Em seguida, afirmou que o EPSO não pode interferir no trabalho dos júris devido à sua independência.

18. Em segundo lugar, o EPSO sublinhou que já passaram mais de três anos desde que assumiu determinados compromissos no âmbito do inquérito de iniciativa própria OII/05/2005/PB do Provedor de Justiça. Desde então, o EPSO introduziu novos procedimentos de concurso. Tem vindo a utilizar um modelo normalizado de «Centro de Avaliação», baseado nas competências, em todos os concursos lançados desde 2010.

19. Em terceiro lugar, a reforma dos procedimentos de concurso foi acompanhada da introdução i) de um novo modelo melhorado para os anúncios de concurso e ii) de um Guia dos Concursos Abertos («Guia»), que contém as regras comuns aplicáveis a todos os procedimentos de concurso. Estes documentos fornecem aos candidatos informações pormenorizadas sobre a natureza das diferentes provas e exercícios que compõem um concurso. Cada anúncio de concurso indica também claramente que competências (que podem ser equiparadas a critérios de avaliação) são avaliadas em que provas e exercícios e de que forma são classificadas. As competências exigidas aos candidatos são definidas em pormenor no Guia.

20. Em quarto lugar, os anúncios de concurso e o guia preveem um novo formato de documento para a comunicação dos resultados das provas do centro de avaliação dos candidatos, a saber, o passaporte de competências. Este contém: a) Uma descrição geral do quadro de competências; b) A pontuação total obtida pelo candidato, juntamente com uma panorâmica dos principais pontos fortes e fracos do candidato, sob a forma gráfica; c) Para cada competência avaliada, as notas parciais atribuídas pelo júri e uma descrição das principais conclusões do júri sobre o desempenho do candidato.

21. O EPSO forneceu à queixosa o seu passaporte de competências com uma avaliação pormenorizada do seu desempenho no centro de avaliação. Este documento incluía o seu «perfil de competências», uma «visão geral das competências» e os seus «pontos fortes e fracos relativos» nas sete competências avaliadas. Além disso, as observações do júri relativas às sete competências gerais foram incluídas na secção «pontos fortes e fracos relativos» do seu passaporte de competências, juntamente com as suas notas totais e parciais.

22. No que diz respeito aos testes práticos dos queixosos (c) e (d), estes foram marcados utilizando uma grelha pormenorizada e exaustiva validada pelo júri e aplicada de forma igual a todos os candidatos. Os marcadores foram devidamente informados do procedimento e dos critérios de classificação, a fim de garantir a sua correta aplicação a todos os candidatos. Além disso, o EPSO informou a queixosa sobre os critérios de classificação das provas c) e d) e recebeu cópias dessas provas.

23. Além disso, dada a natureza técnica das provas c) e d) – respetivamente, uma prova prática que envolve a preparação e/ou o tratamento de um documento MS Word e uma prova prática para avaliar as competências de redação dos candidatos (em especial, ortografia, sintaxe e gramática) – o júri decidiu não incluir quaisquer observações sobre as competências específicas dos candidatos nos seus passaportes de competências.

24. O EPSO explicou que, relativamente às quatro provas do centro de avaliação, o júri utilizou critérios objetivos de classificação elaborados antes das provas. No entanto, a avaliação comparativa dos méritos dos candidatos faz parte dos trabalhos do júri, que estão abrangidos pelo sigilo que envolve esses trabalhos. Segundo jurisprudência constante, a comunicação das notas obtidas constitui uma fundamentação suficiente das decisões dos júris.

25. O EPSO concluiu que o queixoso recebeu: i) as suas marcas totais; ii) as suas notas parciais para todas as competências avaliadas; iii) as observações do júri sobre as sete competências gerais avaliadas; iv) informações sobre os critérios de marcação para os ensaios c) e d); e v) uma cópia dos ensaios c) e d).

26. Tendo em conta o que precede, o EPSO considerou que forneceu ao queixoso mais informações do que as exigidas pela legislação aplicável.

27. Na sua carta de 14 de fevereiro de 2013, a queixosa observou que, no que diz respeito à prova d), de acordo com os critérios de classificação e as instruções dadas aos candidatos no momento da prova, os candidatos tinham de responder a uma pergunta em, pelo menos, 20 linhas. Este teste destinava-se a avaliar as competências de redação dos candidatos na sua língua principal. Ela expressou o seu espanto pelo facto de ter perdido 8 pontos por uma linha em falta, uma vez que tinha respondido em 19 linhas em vez de 20. Além disso, este teste visava, nomeadamente, avaliar a ortografia, a sintaxe e a gramática dos candidatos na sua língua principal. A este respeito, não identificou qualquer erro gramatical ou ortográfico no seu documento de exame. A queixosa reiterou que gostaria de compreender as razões da sua exclusão do concurso, nomeadamente através do acesso às fichas de avaliação das suas provas escritas e às instruções dadas aos candidatos a essas provas.

Avaliação do Provedor de Justiça

Quanto à alegada falta de acesso às fichas de avaliação

28. Em primeiro lugar, o Provedor de Justiça salienta que, em conformidade com a jurisprudência da UE [5], o júri cumpriu, no caso em apreço, a sua obrigação legal de justificar a sua decisão, fornecendo à queixosa as notas obtidas nas provas escritas e os seus documentos de exame não marcados.

29. No entanto, o facto de o júri ter cumprido as suas obrigações jurídicas estritas não dispensa o EPSO de respeitar os seus próprios compromissos públicos de agir em conformidade com os princípios da boa administração, assumidos no âmbito do inquérito de iniciativa própria OII/05/2005/PB [6] do Provedor de Justiça. Em resposta ao inquérito de iniciativa própria do Provedor de Justiça acima referido, o EPSO comprometeu-se a utilizar no futuro um modelo de ficha de avaliação que contém, por um lado, a) os critérios de avaliação estabelecidos nos anúncios de concurso publicados (incluindo os vários elementos eventualmente avaliados pelo júri para cada critério) e o nível de desempenho alcançado (que varia entre excelente e insuficiente) e, por outro, b) além da nota global, as notas parciais atribuídas pelo júri para cada critério especificado no anúncio de concurso.

30. De acordo com o parecer do EPSO, o Provedor de Justiça entende que, no que diz respeito aos concursos de «novo estilo» organizados pelo EPSO a partir de 2010, o passaporte de competências que cada candidato que participa nas provas do centro de avaliação recebe agora substitui as fichas de avaliação utilizadas anteriormente. Os «critérios de avaliação» referidos anteriormente na ficha de avaliação parecem agora ser incluídos no passaporte de competências como «competências». Além da classificação global, o passaporte de competências deve também incluir classificações parciais para cada competência avaliada. Além disso, o passaporte de competências deve conter as principais conclusões do júri sobre o desempenho do candidato.

31. O Provedor de Justiça congratula-se com a iniciativa do EPSO de fornecer aos candidatos um documento estruturado e completo, nomeadamente o passaporte de competências, que contém informações sobre o desempenho dos candidatos em todas as provas do centro de avaliação.

32. No entanto, no caso em apreço, embora o passaporte de competências da queixosa incluísse a avaliação pormenorizada pelo júri das suas competências gerais, incluindo as notas parciais atribuídas por cada critério geral/competência avaliada, apenas a nota final foi atribuída no que diz respeito às provas práticas c) e d). Não foram mencionadas «competências» específicas avaliadas nestas provas e não foram incluídas pontuações parciais correspondentes às competências específicas avaliadas nas provas c) e d).

33. Por conseguinte, o Provedor de Justiça considera que as informações fornecidas no passaporte de competências do queixoso no que diz respeito aos testes c) e d) não podem razoavelmente ser consideradas como substituindo a ficha de avaliação que o EPSO aceitou fornecer aos candidatos no contexto do inquérito de iniciativa própria do Provedor de Justiça. Além disso, apesar do argumento do EPSO de que, em resposta ao pedido do queixoso de revisão dos critérios de classificação para os testes c) e d) ,, forneceu informações suficientes, o Provedor de Justiça não considera essas informações adequadas.

34. O EPSO explicou no seu parecer que o júri decidiu não incluir quaisquer observações sobre os conhecimentos específicos dos candidatos nos seus passaportes de competências devido à «natureza técnica» destas provas. O EPSO referiu igualmente o segredo dos trabalhos do júri.

35. Se o EPSO pretender alegar que não é responsável pelo incumprimento do seu próprio compromisso, uma vez que não pode opor-se ao parecer do júri, que é independente, o Provedor de Justiça salienta que os júris são efetivamente nomeados pelo EPSO e devem respeitar as regras e/ou orientações processuais que o EPSO declara serem vinculativas para eles. A ampla margem de apreciação dos júris de concurso não vai ao ponto de permitir erros manifestos de apreciação ou o desrespeito do quadro jurídico ou regulamentar que os júris devem respeitar e aplicar. O princípio da independência dos júris de concurso não exclui, na opinião do Provedor de Justiça, que o EPSO possa, e deva, fornecer aos júris de concurso que nomeia orientações processuais. De facto, é assim que o EPSO deve proceder, se pretender respeitar e implementar de forma adequada o seu compromisso público para com o Provedor de Justiça Europeu e, por conseguinte, para com os candidatos.

36. Além disso, durante a inspeção do processo, os serviços do Provedor de Justiça observaram que as fichas de avaliação dos marcadores relativas aos testes práticos do queixoso (c) e (d) mencionam em pormenor os critérios/competências de avaliação que foram avaliados e indicam as pontuações parciais atribuídas a cada critério/competência. Por conseguinte, se fossem utilizados critérios de avaliação e notas parciais, o Provedor de Justiça não vê por que razão a «natureza técnica dos testes» poderia impedir a sua inclusão no passaporte de competências e, por conseguinte, a sua divulgação aos candidatos. O Provedor de Justiça não pode deixar de notar que os concursos «antigo» do EPSO para assistentes (organizados antes de 2010) também incluíam «conhecimentos específicos» ou testes práticos destinados a avaliar as competências de redação dos candidatos e a sua capacidade para preparar/processar um documento MS Word. A própria «natureza técnica» destas provas não impediu o EPSO de, nessa altura, se comprometer a fornecer uma ficha de avaliação pormenorizada com os critérios de avaliação, bem como a repartição das notas dos candidatos, para além da sua pontuação global. Por conseguinte, o Provedor de Justiça está totalmente perplexo com o argumento apresentado pelo EPSO, que considera totalmente pouco convincente.

37. Por último, não é claro por que razão a divulgação dos critérios/competências de avaliação e das pontuações parciais relativas aos «testes de competências gerais» não interfere com o sigilo dos trabalhos do júri, ao passo que a divulgação dos critérios/competências de avaliação e das pontuações parciais em relação aos «testes técnicos» poderia.

38. Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça considera que, ao não indicar no passaporte de competências os critérios de avaliação/competências avaliados em relação aos testes práticos e as notas parciais para esses critérios/competências, o EPSO não respeitou o compromisso que assumiu no âmbito do inquérito de iniciativa própria OII/05/2005/PB do Provedor de Justiça. Trata-se de um caso de má administração. Em tais situações, o Estatuto do Provedor de Justiça exige que o Provedor de Justiça procure uma solução amigável para o caso, a fim de satisfazer o pedido do queixoso. No entanto, no caso em apreço, tal não se justifica pelas seguintes razões.

39. Durante a inspeção do processo, os serviços do Provedor de Justiça foram informados de que existe atualmente uma base de dados geral [7], que é a ferramenta eletrónica que gera o passaporte de competências para cada candidato no final da avaliação. Com exceção das notas globais, o júri não incluiu nessa base de dados quaisquer observações relativas ao desempenho do queixoso nas provas práticas c) e d). Além disso, a inspeção revelou que o EPSO não dispunha (i) de quaisquer registos escritos das comunicações entre os seus serviços e o júri do concurso e (ii) de quaisquer documentos internos/avaliação escrita elaborados pelo júri relativos às provas práticas do queixoso (c) e (d). Tendo em conta o que precede, a Provedora de Justiça considera que a apresentação de uma proposta de solução amigável que sugira que o EPSO conceda à queixosa acesso às fichas de avaliação do júri das suas provas c) e d) é desprovida de objeto, uma vez que estes documentos não existem. Por conseguinte, encerrará o processo com uma observação crítica. Além disso, o Provedor de Justiça analisará a forma adequada de lidar com a recusa do EPSO em agir em conformidade com os seus compromissos públicos para com o Provedor de Justiça e os candidatos no que diz respeito à extensão das informações que fornecerá aos candidatos que não tenham sido aprovados nos concursos que organiza.

Alegada não concessão de acesso às instruções dadas aos candidatos aquando das provas c) e d)

40. Durante a consulta do processo pelo Provedor de Justiça, o EPSO explicou que são dadas instruções gerais aos candidatos no momento das provas, tanto oralmente como por escrito, mas que, além disso, podem ser dadas instruções específicas sobre a forma de tratar uma questão no âmbito dessa mesma questão. Tais instruções constituem documentos confidenciais, tal como a própria questão. Estas instruções são confidenciais porque podem ser reutilizadas noutros concursos. Os candidatos são estritamente proibidos de retirar testes ou documentos de perguntas da sala de exames no final de suas provas. No caso em apreço, apenas foram fornecidas instruções específicas sobre a forma de tratar as questões. O queixoso não apresentou observações para contestar a explicação acima apresentada pelo EPSO.

41. Uma vez que as instruções fazem parte das perguntas, devem ser tratadas da mesma forma que as perguntas. De acordo com a jurisprudência do Tribunal de Justiça, o EPSO não está vinculado por qualquer obrigação legal de divulgar as perguntas e respostas, a menos que os candidatos contestem especificamente a pertinência de determinadas perguntas ou a validade da resposta considerada correta e que a diferença entre os seus resultados e o limiar de aprovação seja tal que, admitindo que a objeção seja fundamentada, possam figurar entre os candidatos que obtiveram êxito nas provas em questão [8]. O autor da denúncia não contestou a validade de qualquer questão específica.

42. Por conseguinte, o Provedor de Justiça considera que não se justificam novos inquéritos sobre este aspeto do caso.

B. Conclusão

Com base no seu inquérito sobre esta queixa, o Provedor de Justiça encerra-a com a seguinte observação crítica:

Ao não registar e indicar, nas fichas de avaliação adequadas ou no passaporte de competências, a) os critérios/competências de avaliação avaliados no âmbito das provas práticas e b) as pontuações parciais atribuídas a esses critérios/competências, o EPSO não respeitou o compromisso que assumiu no âmbito do inquérito de iniciativa própria OII/05/2005/PB do Provedor de Justiça e, por conseguinte, cometeu um caso de má administração.

O queixoso e o EPSO serão informados desta decisão.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Feito em Estrasburgo, em 29 de abril de 2013

[1] De acordo com o «passaporte de competências», o queixoso obteve 11 pontos em 20 no teste c) e apenas 2 pontos em 10 no teste d). Assim, a sua pontuação total nos testes práticos c) e d) foi de 13 pontos em 30, enquanto a pontuação mínima exigida foi de 15 em 30.

[2] O Provedor de Justiça solicitou ao EPSO que se referisse especificamente aos compromissos que assumiu no âmbito do seu inquérito de iniciativa OII/05/2005/PB de que utilizaria um modelo de ficha de avaliação que contém a) tanto os critérios de avaliação estabelecidos nos anúncios de concurso publicados (incluindo os vários elementos eventualmente avaliados pelo júri para cada critério) como o nível de desempenho alcançado (que varia entre excelente e insuficiente), e b) além da nota global, as notas parciais atribuídas pelo júri para cada critério especificado no anúncio de concurso.

[3] O artigo 3.o, n.o 2, do Estatuto do Provedor de Justiça tem a seguinte redação: "As instituições e organismos comunitários são obrigados a fornecer ao Provedor de Justiça todas as informações que este lhes tenha solicitado e a facultar-lhe o acesso aos processos em causa. O acesso a informações ou documentos classificados, em especial a documentos sensíveis na acepção do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, está sujeito ao cumprimento das regras de segurança da instituição ou organismo comunitário em causa."

[4] Os documentos inspecionados foram os seguintes: 1. Cópia da avaliação do júri da candidatura do queixoso; 2. Cópia da prova prática (c); 3. Cópia da prova prática (d); 4. Cópia da ficha de avaliação dos marcadores do teste do queixoso (c); 5. Cópia da ficha de avaliação dos marcadores do teste do queixoso (d); 6. Cópia das instruções gerais dadas aos candidatos no concurso EPSO/AST/111/10 para as provas práticas c) e d); 7. Cópia da avaliação do júri da entrevista baseada nas competências do queixoso; 8. Cópia do teste prático não corrigido do queixoso (c) (este documento não era confidencial); 9. Cópia do teste prático não corrigido do queixoso (d) (este documento não era confidencial).

[5] Ver processos F-73/06, Van Neyghem/Comissão, ColetFP, pp. I-A-1-441 e II-A-1-2515, n.o 77, e T-19/03, Konstantopoulou/Tribunal de Justiça, ColetFP, pp. I-A-25 e II-107, n.o 22, segundo os quais, fornecer aos candidatos uma cópia do guião do teste tal como o redigiram, embora sem correções, juntamente com a comunicação das notas, constitui uma fundamentação suficiente das decisões dos júris de concurso e permite aos órgãos jurisdicionais da União exercer uma fiscalização jurisdicional adequada a esse tipo de litígios. Não é necessário clarificar as respostas dos candidatos considerados insuficientes nem explicar por que razão essas respostas foram consideradas insuficientes.

[6] Ver decisão sobre a queixa 2050/2011/RT, disponível em: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/home.faces

[7] Segundo o EPSO, os dados relativos à participação de um candidato na fase do centro de avaliação de um determinado concurso EPSO (para assistentes, administradores ou outros domínios) são registados numa base de dados intitulada «gestor de avaliação».

[8] Processo F-7/07, Marie-Thérèse Angioi/Comissão Europeia, acórdão de 29 de junho de 2011, ainda não publicado na Coletânea.