Antecedentes da denúncia

1. Entre 2006 e 2007, o queixoso trabalhou para uma ONG, à qual foi atribuída uma subvenção para a execução de um projecto financiado pela Comissão Europeia («Projecto»)[1].

2. Em 2007, o queixoso foi despedido pela ONG. Posteriormente, descobriu que o relatório financeiro do seu antigo empregador indicava que lhe tinham sido pagos 11 376 euros pelo seu trabalho como gestora do projeto.

3. Em 15 de Dezembro de 2008, a queixosa escreveu à Comissão e ao OLAF e queixou-se da utilização abusiva do seu nome. Segundo a queixosa, nunca tinha trabalhado como gestora do projeto no projeto em questão e não lhe tinha sido pago o montante acima referido. Além disso, a sua posição junto do seu antigo empregador era de diretora executiva e o seu salário devia ser retirado de uma contribuição financeira concedida ao seu antigo empregador pelo Conselho da Europa. Solicitou ao OLAF e à Comissão que investigassem o assunto e lhe concedessem acesso aos seus dados pessoais tratados pela Comissão para efeitos do projeto acima referido.

4. Insatisfeita com as respostas da Comissão e do OLAF aos seus pedidos, a queixosa dirigiu-se ao Provedor de Justiça [2]. A Provedora de Justiça considerou adequado, uma vez que o caso da queixosa dizia essencialmente respeito à proteção de dados, nos termos do «Memorando de Entendimento entre a Provedora de Justiça Europeia e a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados»[3], transferir o seu caso para a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados («AEPD»).

5. Em 16 de Dezembro de 2010, a AEPD convidou a Comissão a reexaminar o pedido de acesso do queixoso aos dados pessoais em questão. Este reexame deveria ter conduzido quer a conceder à queixosa acesso a todos os seus dados pessoais tratados no contexto da sua alegada participação no projeto financiado pela UE, quer a informá-la dos principais motivos em que se baseia uma restrição a esse acesso.

6. Em 7 de março de 2011, a Comissão enviou à queixosa uma carta na qual declarava que, nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de dezembro de 2000, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados («Regulamento n.o 45/2001»)[4], estava a conceder-lhe acesso ao conteúdo integral de um documento, ,, intitulado «Memorando do Fórum Europeu dos Ciganos e Viajantes»(a seguir designado «Memorando»), que continha os seus dados pessoais. No entanto, não anexou este documento à sua carta.

7. Em 15 de dezembro de 2011, a queixosa, em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão («Regulamento n.o 1049/2001»)[5], apresentou à Comissão um pedido de acesso ao documento acima referido e a outros documentos na posse da Comissão que contenham os seus dados pessoais.

8. Por carta de 22 de fevereiro de 2012, a Comissão indeferiu o pedido de acesso do autor da denúncia.

9. Em primeiro lugar, a Comissão identificou os seguintes documentos como sendo objeto do pedido de acesso:

a. Relatório narrativo final relativo ao projeto n.o VS/2006/0136

b. Relatório financeiro final relativo ao projeto n.o VS/2006/0136

c. Prova relativa ao cargo de «gestor de projeto».

10. Em seguida, a Comissão observou que o autor da denúncia já tinha recebido o documento referido na alínea b) (referido no ponto 9 supra). A Comissão identificou ainda os seguintes documentos como abrangidos pela alínea c) (descritos no ponto 9 supra), a saber: i) o contrato de trabalho do queixoso para o cargo de «diretor executivo»; ii) o seu CV, apresentado para o cargo de 'Gestor de Projecto' do Projecto; iii) o Memorando; iv) o modelo da folha de vencimento da queixosa, indicando o seu salário bruto e os vários custos salariais; e v) a prova do pagamento dos custos salariais relativos ao seu salário. A Comissão observou que o autor da denúncia já estava na posse dos documentos i), ii) e iii). Por conseguinte, não as examinou à luz das disposições do Regulamento n.o 1049/2001.

11. A Comissão recusou-se a divulgar os documentos referidos nas subalíneas iv) e v), bem como o documento referido na alínea a) (descrito no n.o 9 supra), porque estavam abrangidos por duas exceções previstas no Regulamento n.o 1049/2001, a saber, i) a proteção dos interesses comerciais (artigo 4.o, n.o 2, primeiro travessão) e ii) a proteção dos processos judiciais e das consultas jurídicas (artigo 4.o, n.o 2, segundo travessão). A Comissão observou igualmente que o terceiro que tinha fornecido estes documentos à Comissão, ou seja, o antigo empregador do autor da denúncia, se opôs à sua divulgação.

12. Em 28 de fevereiro de 2012, a queixosa apresentou um pedido confirmativo solicitando à Comissão que reconsiderasse a sua recusa em conceder-lhe acesso aos documentos solicitados. A queixosa salientou que o seu pedido de acesso dizia principalmente respeito aos documentos apresentados pelo seu antigo empregador que comprovavam «a afetação do salário que lhe foi pago para o cargo de gestor do projeto» e aos documentos que a mencionavam pelo nome como gestor do projeto. O autor da denúncia remeteu novamente para o memorando.

13. Em 26 de março e 12 de abril de 2012, a Comissão prorrogou o prazo de resposta ao pedido confirmativo do autor da denúncia, uma vez que as «consultas internas entre os serviços em causa ainda estão em curso».

14. Em 10 de maio de 2012, o queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça.

Objeto do inquérito

15. Na sua queixa ao Provedor de Justiça, a queixosa apresentou a seguinte alegação e reclamação.

Alegação

A Comissão não tratou de forma adequada e atempada o pedido de acesso aos documentos apresentado pelo queixoso.

Reivindicação

A Comissão deve conceder acesso aos documentos solicitados.

16. Nas suas observações sobre o relatório de inspeção e sobre o parecer da Comissão, a queixosa apresentou duas novas alegações e uma nova alegação, a saber:

a) A Comissão não investigou a utilização do montante de 11 736 euros para o projecto.

b) A Comissão não investigou a utilização abusiva dos seus dados pessoais no relatório financeiro do Projeto.

c) A Comissão deve apagar os seus dados pessoais do relatório financeiro do projecto.

17. No que diz respeito à nova alegação da queixosa ao abrigo da alínea a), o Provedor de Justiça já a tratou no âmbito da sua anterior queixa que lhe foi apresentada. Por conseguinte, o peticionário considera que não se justifica rever a sua decisão anterior nesta matéria [6]. No que se refere à nova alegação da queixosa ao abrigo da alínea b) e à sua nova alegação ao abrigo da alínea c), o Provedor de Justiça observa que estas questões já foram abordadas pela AEPD no âmbito do seu inquérito sobre o caso da queixosa relativo ao tratamento dos seus dados pessoais pela Comissão [7]. Por conseguinte, e em conformidade com o artigo 228.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, não encontra motivos para realizar um inquérito sobre a mesma matéria que a AEPD.

O inquérito

18. Em 7 de junho de 2012, o Provedor de Justiça abriu um inquérito e solicitou à Comissão que emitisse um parecer sobre a queixa até 31 de agosto de 2012.

19. Em 26 de junho de 2012, a queixosa enviou uma nova carta à Comissão relativa à sua denúncia.

20. Em 27 de junho de 2012, em conformidade com o artigo 3.o, n.o 2, do Estatuto do Provedor de Justiça [8], os serviços do Provedor de Justiça procederam a uma inspeção dos documentos pertinentes constantes do processo da Comissão. Durante a inspeção, a Comissão informou o Provedor de Justiça de que tinha respondido ao pedido confirmativo do queixoso em 18 de junho de 2012 e forneceu aos serviços do Provedor de Justiça uma cópia dessa resposta. No que diz respeito aos restantes documentos inspecionados, a Comissão considerou que alguns eram confidenciais. Tal significava que o público e o autor da denúncia não podiam ter acesso aos mesmos.

21. Foi enviada ao queixoso uma cópia do relatório de inspecção, acompanhada de um convite à apresentação de observações. O autor da denúncia fê-lo em 3 de setembro de 2012.

22. A Comissão enviou o seu parecer em 25 de setembro de 2012. A queixosa enviou as suas observações em 10 de outubro de 2012.

Análise e conclusões do Provedor de Justiça

A. Alegado incumprimento do tratamento adequado e atempado do pedido de acesso e do pedido conexo

Argumentos apresentados ao Provedor de Justiça

23. Na sua queixa, a queixosa alegou que a Comissão não lhe forneceu uma justificação adequada para prorrogar o prazo de resposta ao seu pedido confirmativo.

24. Na sua resposta ao pedido confirmativo da queixosa, cuja cópia foi fornecida durante a inspeção do processo pelos serviços do Provedor de Justiça, a Comissão observou, em primeiro lugar, que, no seu pedido confirmativo, a queixosa clarificou o objeto do seu pedido de acesso, nomeadamente, que solicitou acesso aos «documentos apresentados pelo seu antigo empregador que comprovam a atribuição do salário que lhe foi pago para o cargo de gestor de projeto»[9]. Entretanto, a queixosa tinha obtido acesso aos documentos abrangidos pela alínea c) aos quais a Comissão tinha inicialmente recusado o acesso na resposta ao pedido inicial, ou seja, o modelo da sua folha de vencimento que indicava o seu salário bruto e os diferentes custos salariais, bem como a prova do pagamento dos custos salariais relativos ao seu salário (tal como referido nos n.os 9 a 11 supra)[10].

25. No que respeita ao documento intitulado «Relatório narrativo final relativo ao projeto n.o VS/2006/0136», a Comissão observou que este documento não dizia respeito à afetação do salário que lhe tinha sido pago a título do lugar de gestor do projeto. Por conseguinte, este documento não se enquadrava no âmbito do pedido de acesso da queixosa, tal como clarificado pela queixosa no seu pedido confirmativo.

26. No que se refere ao memorando, a Comissão explicou que tinha decidido divulgar este documento ao queixoso na sequência do inquérito da AEPD. Devia ter sido anexada à carta da Comissão de 7 de março de 2011 que informava o autor da denúncia da decisão sobre a divulgação, mas, devido a um erro administrativo, não o foi. A Comissão anexou o presente documento à sua resposta ao pedido confirmativo do autor da denúncia. Acrescentou igualmente que este documento foi divulgado ao queixoso ao abrigo das disposições do Regulamento (CE) n.o 45/2001 e, por conseguinte, não era um documento público. A este respeito, a Comissão considerou que, apesar de o pedido de acesso do queixoso ter sido agora apresentado com base no Regulamento n.o 1049/2001, a base jurídica objetiva da decisão relativa ao pedido era o Regulamento n.o 45/2001.

27. Nas suas observações sobre o relatório de inspeção, a queixosa observou que a Comissão só lhe concedeu acesso ao memorando após a intervenção do Provedor de Justiça. A queixosa salientou que, devido ao atraso da Comissão em conceder-lhe acesso ao documento acima referido que tencionava utilizar nos tribunais franceses, os prazos previstos para intentar uma ação judicial contra o seu antigo empregador tinham expirado. Além disso, a Comissão divulgou o documento com base no Regulamento n.o 45/2001 e, em todo o caso, não podia utilizá-lo em processos judiciais. Na opinião do autor da denúncia, o argumento da Comissão de que tinha omitido, por erro, anexar o memorando à sua carta de 7 de março de 2011 não é convincente.

28. No seu parecer, a Comissão reconheceu que não respeitou os prazos previstos no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 ao responder ao pedido confirmativo do queixoso. No entanto, na sua resposta de 12 de abril de 2012, a Comissão informou a queixosa de que as consultas internas relativas ao objeto do seu pedido não tinham sido concluídas. Explicou ainda que, tendo em conta o facto de ter havido uma extensa correspondência com a queixosa desde 2009 sobre a questão dos seus dados pessoais, os seus serviços necessitavam de mais tempo do que o habitual para concluir as consultas internas sobre o pedido da queixosa.

29. A Comissão observou ainda que respondeu ao pedido confirmativo do autor da denúncia em 18 de junho de 2012. A Comissão concluiu que a alegação do autor da denúncia foi satisfeita, uma vez que foi concedido acesso ao memorando.

30. Nas suas observações sobre o parecer da Comissão, a queixosa rejeitou a conclusão da Comissão de que a sua alegação tinha sido satisfeita. A Comissão apenas lhe concedeu acesso ao memorando.

Avaliação do Provedor de Justiça

31. A título preliminar, o Provedor de Justiça salienta que, em última análise, o litígio diz respeito a dois documentos, a saber, a) «Relatório narrativo final relativo ao projeto n.o VS/2006/0136»(documento referido no n.o 9, alínea a), supra), ao qual a Comissão recusou o acesso em resposta ao pedido confirmativo, e b) o Memorando, ao qual a Comissão concedeu acesso quando respondeu ao pedido confirmativo, mas, no contexto em causa, tardiamente. No que diz respeito ao acesso aos restantes documentos inicialmente solicitados pela queixosa, o Provedor de Justiça entende que a queixosa não contesta a opinião da Comissão de que, entretanto, teve acesso a esses documentos.

32. No que diz respeito ao documento intitulado «Relatório narrativo final do projeto n.o VS/2006/0136», com base na inspeção dos documentos da Comissão efetuada pelos seus serviços, o Provedor de Justiça concorda com a Comissão quanto ao facto de, uma vez que a queixosa declarou no seu pedido confirmativo que apenas desejava ter acesso a documentos «que comprovassem a afetação do salário que lhe foi pago para o cargo de gestor do projeto e que mencionassem o seu nome como gestor do projeto», o documento em questão não se enquadra claramente no âmbito do seu pedido confirmativo. Se a queixosa solicitar o acesso ao documento acima referido, poderá apresentar um novo pedido de acesso em conformidade com as disposições do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

33. No que se refere ao Memorando, a Comissão divulgou este documento apenas em resposta ao pedido confirmativo apresentado pelo autor da denúncia ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Segundo a Comissão, tinha decidido divulgar este documento mais cedo, no âmbito do procedimento do queixoso ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 45/2001, mas devido a um erro administrativo, o documento não foi enviado e esta falha não foi notada.

34. No entanto, o Provedor de Justiça não vê por que razão, quando a queixosa apresentou o seu pedido inicial ao abrigo do Regulamento n.o 1049/2001 e, por conseguinte, informou a Comissão do seu erro, a Comissão não lhe enviou imediatamente o documento, mas convidou-a a apresentar um pedido confirmativo.

35. Se a razão da Comissão foi o facto de a sua decisão inicial sobre a divulgação do memorando ter sido adotada ao abrigo do Regulamento n.o 45/2001, ao passo que o queixoso lançou um procedimento relativo ao mesmo documento ao abrigo da nova base jurídica do Regulamento n.o 1049/2001, o Provedor de Justiça, tendo em conta o erro da Comissão, não considera esta razão convincente. O Provedor de Justiça é constantemente de opinião que as instituições devem ser viradas para o serviço e úteis. Devem evitar a abertura de um procedimento formal se existir uma forma menos formal de tratar um assunto a contento do cidadão e de o satisfazer. Além disso, é uma boa prática administrativa que uma instituição corrija um erro administrativo em tempo útil. Por conseguinte, a recorrente devia ter recebido esse documento imediatamente após ter informado a Comissão, no seu pedido inicial de acesso, de que não o tinha recebido.

36. Além disso, se a Comissão já tinha "reclassificado" esse documento como parte do novo procedimento ao abrigo do Regulamento n.o 1049/2001, o Provedor de Justiça está perplexo com o facto de, na sua resposta ao pedido confirmativo, a Comissão não ter tomado posição sobre este documento no que diz respeito às disposições do Regulamento n.o 1049/2001. Limitou-se a indicar que concedia acesso a esse documento em conformidade com as disposições do Regulamento n.° 45/2001. No entanto, a Comissão poderia ter declarado que, uma vez que a queixosa já tinha recebido a totalidade do documento em resposta ao seu pedido de acesso a informações que continham os seus dados pessoais nos termos do artigo 13.o, alínea c), do Regulamento (CE) n.o 45/2001 [11], não havia motivos para proceder a um exame ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Esta omissão processual constitui um caso de má administração.

37. Além disso, o Provedor de Justiça não vê por que razão a Comissão teve de prorrogar o prazo de resposta ao pedido confirmativo da queixosa em duas ocasiões, em 26 de março e 12 de abril de 2012, se não tomou posição sobre o memorando no que diz respeito às disposições do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, e não teve de tomar posição sobre nenhum dos outros documentos porque a própria queixosa restringiu o âmbito do seu pedido inicial no pedido confirmativo. Neste contexto, a explicação da Comissão de que era necessário proceder a consultas internas não é convincente.

38. Por conseguinte, o Provedor de Justiça considera que a Comissão não tratou de forma adequada o pedido de acesso aos documentos apresentado pelo queixoso ao abrigo do Regulamento n.o 1049/2001. Tendo em conta que a Comissão forneceu à queixosa uma cópia do memorando, que era o único documento restante abrangido pelo seu pedido de acesso ao abrigo do Regulamento n.o 1049/2001, o Provedor de Justiça considera que não existe qualquer objetivo prático na prossecução da questão.

39. O Provedor de Justiça salienta, no entanto, que, embora o acesso individual privilegiado às informações que contêm dados pessoais deva ser concedido ao abrigo do artigo 13.o do Regulamento (CE) n.o 45/2001, o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 visa assegurar o acesso mais amplo possível do público aos documentos na posse das instituições da UE. Se um requerente apresentar um pedido de acesso, ao abrigo do Regulamento n.o 1049/2001, a um documento que tenha sido anteriormente divulgado ao mesmo requerente nos termos do artigo 13.o do Regulamento n.o 45/2001, a Comissão deve ainda proceder a um exame individual e concreto desse documento ao abrigo do Regulamento n.o 1049/2001, em conformidade com a jurisprudência pertinente do Tribunal de Justiça da União Europeia. No entanto, se o pedido de acesso ao abrigo do artigo 13.o do Regulamento (CE) n.o 45/2001 conduzir à divulgação da totalidade do documento a que é posteriormente solicitado acesso ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a Comissão poderá considerar a possibilidade de explicar que não existe «effet utile» na realização do exame acima referido.

40. O Provedor de Justiça aproveita esta oportunidade para fazer uma observação adicional sobre as raras situações em que um requerente que solicita o acesso a um documento utiliza os dois procedimentos, ou seja, o procedimento previsto no artigo 13.o do Regulamento (CE) n.o 45/2001 e o procedimento previsto no Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Congratular-se-á com a reacção da Comissão à sua observação complementar.

B. Conclusões

Com base no seu inquérito sobre esta queixa, o Provedor de Justiça encerra-a com a seguinte conclusão:

Não se justifica a realização de mais inquéritos.

O autor da denúncia e a Comissão serão informados desta decisão.

Observações adicionais

Embora o acesso individual privilegiado às informações que contenham dados pessoais deva ser concedido ao abrigo do artigo 13.o do Regulamento (CE) n.o 45/2001, o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 visa assegurar o acesso mais amplo possível do público aos documentos na posse das instituições da UE. Se um requerente apresentar um pedido de acesso, ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a um documento que tenha sido anteriormente divulgado ao mesmo requerente nos termos do artigo 13.o do Regulamento (CE) n.o 45/2001, a Comissão deve ainda proceder a um exame individual e concreto desse documento ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. No entanto, se o pedido de acesso ao abrigo do artigo 13.o do Regulamento (CE) n.o 45/2001 tiver conduzido à divulgação da totalidade do documento a que é posteriormente solicitado acesso ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a Comissão poderá considerar a possibilidade de explicar que não existe qualquer «effet utile» na realização do exame acima referido.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Feito em Estrasburgo, em 17 de abril de 2013

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[1] Funcionamento de uma organização a nível europeu/não governamental que representa e defende os direitos dos ciganos (VP/2006/004).

[2] Referências das queixas 872/2010/MF e 1159/2010/MF.

[3] Disponível no sítio Web do Provedor de Justiça no seguinte endereço http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/cooperations.faces

[4] JO 2001, L 8, p. 1.

[5] Regulamento (CE) n.° 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (JO 2001, L 145, p. 43).

[6] Decisão sobre a queixa 868/2011/MF.

[7] Processo C 2010-489.

[8] O artigo 3.o, n.o 2, do Estatuto do Provedor de Justiça Europeu tem a seguinte redação: "As instituições e organismos comunitários são obrigados a fornecer ao Provedor de Justiça todas as informações que este lhes tenha solicitado e a facultar-lhe o acesso aos processos em causa. O acesso a informações ou documentos classificados, em especial a documentos sensíveis na acepção do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, está sujeito ao cumprimento das regras de segurança da instituição ou organismo comunitário em causa."

[9] Em francês: "les justificatifs produits par votre ancien employeur pour l'affectation de votre salaire pour Ie poste de "project manager".

[10] A Comissão não especificou por que meios o autor da denúncia teve acesso aos outros documentos.

[11] O artigo 13.o, alínea c), do Regulamento n.o 45/2001 tem a seguinte redação: «O titular dos dados tem o direito de obter, sem restrições, a qualquer momento, no prazo de três meses a contar da receção do pedido e gratuitamente do responsável pelo tratamento: [...] comunicação, de forma inteligível, dos dados sujeitos a tratamento e de quaisquer informações disponíveis sobre a sua fonte.»