O CONTEXTO DA QUEIXA

1. O queixoso é o presidente de uma associação intitulada X. Todos os anos, X organiza um programa de formação sobre assuntos europeus.

2. Até 2008, realizaram-se sessões de formação numa das salas de conferência do Parlamento (EAS 300). Em 2008, o Parlamento recusou renovar a autorização concedida a X para utilizar esta sala de conferências ou qualquer sala de conferências nos edifícios do Parlamento. Também retirou os cartões de acesso aos membros do X.

3. Em seguida, o queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça.

O OBJETO DO INQUÉRITO

4. O queixoso alegou que o Parlamento recusou erradamente deferir o seu pedido de utilização dos seus quartos e retirou indevidamente os cartões de acesso aos membros da X.

Em apoio desta alegação, o autor da denúncia alegou que:

a) as decisões do Parlamento eram inadequadas porque não estavam fundamentadas;

b) o Parlamento não indicou uma base jurídica para essa ação nem identificou possibilidades de recurso;

c) as decisões do Parlamento foram desproporcionadas;

d) O Parlamento não solicitou esclarecimentos adicionais ao queixoso e nunca respondeu ao seu pedido de reunião;

e) o Parlamento abusou do seu poder, nomeadamente através de acusações incorretas contra ele; e

f) O Parlamento violou as suas expectativas legítimas, uma vez que X utilizou as salas do Parlamento sem quaisquer problemas durante vários anos.

5. O queixoso alegou que o Parlamento deveria apresentar as suas desculpas e que X deveria ser autorizado a utilizar os quartos do Parlamento e a obter cartões de acesso aos edifícios do Parlamento.

O INQUÉRITO

6. Em 5 de Fevereiro de 2009, o queixoso comunicou as suas preocupações ao Provedor de Justiça. Em 17 de Março de 2009, o Provedor de Justiça abriu um inquérito e transmitiu a queixa ao Parlamento, que transmitiu o seu parecer ao Provedor de Justiça. O parecer foi transmitido ao queixoso, que apresentou as suas observações.

ANÁLISE E CONCLUSÕES DO OMBUDSMAN

A. Alegação de recusa indevida de deferimento do pedido do queixoso de utilização das salas do Parlamento e retirada dos cartões de acesso dos membros da X

Argumentos apresentados ao Provedor de Justiça

7. Em Fevereiro de 2008, o Parlamento informou o queixoso de que X deixaria de poder utilizar a sala de conferências EAS 300. Baseou a sua decisão no facto de X cobrar taxas de admissão aos participantes nos seus cursos, ao passo que a utilização do quarto é gratuita. Acordou em que X poderia, a título excecional, utilizar a sala para todas as atividades já previstas para o ano letivo de 2007-2008. Em julho de 2008, X solicitou a renovação da autorização de utilização da sala de conferências EAS 300 para o ano letivo de 2008-2009. O Parlamento não alterou a sua posição. Em novembro de 2008, em resposta aos pedidos do queixoso, o Parlamento acrescentou que, apesar da sua recusa em conceder a X um quarto nos seus edifícios, o queixoso ignorou as regras aplicáveis e reservou quartos nos edifícios do Parlamento em novembro de 2008. O Parlamento observa que X continua a cobrar taxas aos participantes nas suas conferências e que tal é contrário às regras do Parlamento. Por conseguinte, o Parlamento retirou todos os cartões de acesso aos membros da X.

8. O queixoso considerou que a decisão do Parlamento de não deferir o seu pedido foi tomada demasiado rapidamente e não foi fundamentada. Se o Parlamento tivesse solicitado esclarecimentos ao queixoso e concordado em reunir-se com ele, a sua decisão não teria sido incorreta. Explicou que todas as conferências organizadas por X eram públicas e gratuitas. Com efeito, dois terços dos participantes participam gratuitamente. O terço restante é composto por membros registados. A gestão dos seus processos é parcialmente coberta por uma taxa de inscrição e estes membros recebem um diploma no final da formação. Esclareceu igualmente que as salas para as conferências de novembro de 2008 foram reservadas em conformidade com as regras aplicáveis e com o apoio de dois deputados ao Parlamento Europeu.

9. O Parlamento não cumpriu o disposto no artigo 4.o do Código de Boa Conduta Administrativa («Código»), uma vez que não se referiu a uma base jurídica para as suas decisões. Segundo o peticionário, o Parlamento reagiu de forma desproporcionada, violando o artigo 6.o do Código. Além disso, o Parlamento abusou do seu poder (artigo 7.o do Código) ao impedir a realização de uma formação conforme com o interesse público. Também fez acusações incorretas de que o queixoso tinha ignorado as regras. Além disso, o queixoso alegou que o Parlamento não estava em conformidade com o artigo 10.o do Código, uma vez que X utilizou as salas do Parlamento durante vários anos sem quaisquer problemas. Por último, alegou que o Parlamento não fundamentou as suas decisões (artigo 18.o do Código) apresentando apenas uma fundamentação sucinta e incorreta. Também não mencionou as possibilidades de recurso (artigo 19.o). O queixoso considerou que o Parlamento deveria apresentar as suas desculpas e solicitou que X fosse autorizado a utilizar os quartos do Parlamento e que lhe fossem concedidos cartões de acesso aos edifícios do Parlamento.

10. No seu parecer, o Parlamento explicou que a utilização das suas instalações por organismos externos é regida pela regulamentação relativa à utilização das instalações do Parlamento por organismos externos [1] («regulamentação»). A sala de conferências EAS 300 é gerida pelo Gabinete de Informação. O chefe do Gabinete de Informação informou X de que o Parlamento deixaria de o autorizar a utilizar a sala de conferências EAS 300. Esta decisão foi tomada para pôr termo a qualquer diferença de tratamento no que se refere às condições de utilização dos quartos e para respeitar a regulamentação, nomeadamente a alínea e) do artigo 4.o [2]. O Parlamento explicou ainda que X solicita taxas a quem pretenda participar no seu programa de formação e obter um diploma. Por conseguinte, não preenchia a condição prevista no artigo 4.°, alínea e), do regulamento. Esta decisão foi posteriormente confirmada pelo Secretário-Geral do Parlamento. O Parlamento autorizou X a utilizar a sala de conferências EAS 300 até ao final do ano letivo de 2007-2008. No entanto, apesar da recusa do Parlamento, X anunciou o seu próximo programa de formação nos painéis informativos do Parlamento e convidou o Secretário-Geral a assistir à cerimónia de abertura nas instalações do Parlamento. Tendo em conta o desrespeito do queixoso pela decisão do Secretário-Geral e pelo Regimento, o Secretário-Geral decidiu retirar os cartões de acesso de X membros.

11. O Parlamento declarou ainda que a regulamentação deve assegurar o bom funcionamento das instalações do Parlamento e a igualdade de tratamento entre os organismos externos. Nos termos do artigo 1.o da presente regulamentação, as instalações do Parlamento são reservadas aos trabalhos parlamentares e eventos conexos organizados pelo Parlamento. Os terceiros não têm o direito de utilizar as instalações do Parlamento para atividades profissionais ou comerciais de natureza privada, especialmente atividades com fins lucrativos. É evidente que a possibilidade, concedida a X, de utilizar gratuitamente a sala EAS 300 não está em conformidade com o artigo 4.°, alínea e), do regulamento, uma vez que só o pagamento de taxas pode conduzir à emissão de um diploma no final do ano letivo. O desrespeito de X pelo Parlamento e a utilização abusiva dos seus cartões de acesso constituíram uma quebra de confiança e levaram o Secretário-Geral a retirar os cartões de acesso de X.

12. Nas suas observações, o queixoso explicou que os deputados já não utilizam a sala de conferências EAS 300 e que o procedimento para solicitar a utilização dessa sala é mais flexível do que o procedimento para utilizar outras salas no Parlamento (declarou que a utilização de outras salas requer o apoio de, pelo menos, um deputado). Afirmou que as conferências organizadas por X na sala EAS 300 estavam abertas a todos e eram gratuitas. Em contrapartida, quaisquer taxas solicitadas por X cobriam os custos administrativos e educativos, nomeadamente os custos de logística, educação e equipamento informático. Estas taxas nunca estiveram ligadas à utilização de quartos. Segundo o queixoso, o Parlamento interpretou erradamente os artigos 1.o e 4.o, alínea e), do Regimento. Confundiu, por um lado, as taxas de conferência pagas pelo acesso às salas de conferência com as taxas de inscrição relativas ao ano letivo, por outro (o autor da denúncia alegou que não cobrava qualquer taxa pelo acesso às salas de conferência). O queixoso fez referência à difícil situação financeira de X, que deveria ter levado as instituições a ajudá-lo.

13. No que diz respeito à conferência organizada em Novembro de 2008 e à presença de cartazes publicitando-a no Parlamento, o queixoso declarou que esta conferência tinha sido organizada com o apoio de um deputado ao Parlamento Europeu, em conformidade com o Regimento. A retirada dos cartões de acesso aos membros de X impediu-os de participar nos trabalhos das comissões e de acompanhar o diálogo interinstitucional, que é a «razão de ser» institucional de X.

14. Em 22 de Outubro de 2009, o queixoso informou o Provedor de Justiça de que o Parlamento tinha novamente recusado o acesso às suas instalações para realizar uma conferência, organizada pelo queixoso e por dois dos seus parceiros. O Parlamento informou os parceiros do queixoso de que não estava disponível qualquer sala de reuniões na data em questão e que tinha havido uma série de problemas com X em Novembro de 2008. Segundo o autor da denúncia, tal estava a prejudicar a sua reputação.

Avaliação do Provedor de Justiça

15. O Provedor de Justiça recorda, em primeiro lugar, que, segundo jurisprudência constante, o Parlamento Europeu, tal como as outras instituições comunitárias, dispõe de amplos poderes discricionários para organizar os seus assuntos internos [3]. Considera que o acesso às instalações do Parlamento e, em especial, a atribuição e utilização das suas salas de conferência são da competência do Parlamento em matéria de organização interna [4].

16. A utilização das instalações do Parlamento por organismos externos é regida pela Decisão da Mesa de 14 de março de 2000. A decisão da Mesa constitui, assim, a base jurídica adequada para a decisão do Parlamento relativa à utilização das suas salas por X.

17. O artigo 1.o da Decisão da Mesa estabelece que as instalações do Parlamento são reservadas aos assuntos parlamentares e eventos conexos organizados pelo Parlamento. A decisão da Mesa estabelece igualmente uma série de condições para a utilização destas instalações. Uma destas condições é que:

«Todas as entidades organizadoras se comprometem formalmente a não cobrar quaisquer taxas de inscrição por eventos realizados nas instalações do Parlamento». (sublinhado nosso)

18. O Provedor de Justiça observa que a sala de conferências EAS 300 é gerida pelo Gabinete de Informação do Parlamento e que a intenção do Parlamento era pôr termo às diferenças de tratamento no que diz respeito às condições de utilização das suas salas. Ele concorda que esta política é razoável.

19. O queixoso organizou anualmente um programa de formação, que incluiu uma série de conferências nas instalações do Parlamento. Mesmo que alguns dos participantes destas conferências possam não ter pago taxas, os estudantes que desejaram obter um diploma após a participação neste programa de formação pagaram taxas de inscrição. Neste contexto, o Provedor de Justiça conclui que o Parlamento tinha todo o direito de recusar a X o acesso às suas salas. Além disso, forneceu explicações coerentes e razoáveis sobre as razões pelas quais retirou a X a sua autorização para utilizar as salas dos seus edifícios. Por conseguinte, não considera que tenha havido má administração relativamente a este aspeto da queixa.

20. O Provedor de Justiça observa que, apesar da recusa do Parlamento em autorizar o queixoso a utilizar uma das suas salas, este colocou cartazes no Parlamento sobre a inauguração do programa de formação 2008-2009, que indicava que o evento teria lugar no Parlamento. Enviou igualmente um convite ao Secretário-Geral do Parlamento, que, consequentemente, tomou conhecimento deste evento.

21. O Provedor de Justiça observa que, de acordo com as regras de segurança aprovadas pela Mesa em 3 de Maio de 2004, sempre que os interesses do Parlamento o exijam, o Presidente ou o Secretário-Geral podem recusar o acesso de pessoas aos edifícios do Parlamento. No caso em apreço, o Parlamento considerou que o queixoso ignorou a sua decisão e, por conseguinte, violou a sua confiança. Consequentemente, decidiu retirar os cartões de acesso ao queixoso e aos seus colaboradores. O Provedor de Justiça compreende perfeitamente a reacção do Parlamento. Considera que a decisão do Parlamento foi coerente e razoável e que foram fornecidas explicações suficientes para a sua decisão de retirar os cartões de acesso aos deputados X. O peticionário não considera que tenha havido má administração no que diz respeito a este aspeto da queixa.

22. No que diz respeito à alegada falta de fundamentação das decisões do Parlamento e à falta de referência a uma base jurídica, o Provedor de Justiça observa que, nas suas mensagens de correio eletrónico de 27 e 28 de fevereiro de 2008, 27 e 29 de setembro de 2008 e nas suas cartas de 24 de setembro de 2008 e 6 de novembro de 2008, o Parlamento forneceu explicações ao queixoso sobre a sua decisão. Foi feita referência ao Regimento, nomeadamente na sua mensagem de correio eletrónico de 27 de setembro de 2008 e na sua carta de 6 de novembro de 2008 (embora o texto do Regimento não tenha sido anexado nem citado). O Provedor de Justiça considera que o Parlamento fundamentou as suas decisões de forma adequada. Observa igualmente que o Parlamento anexou o Regimento ao seu parecer. Por conseguinte, considera que não se justifica a realização de mais inquéritos sobre este aspeto da queixa.

23. No que diz respeito à alegada falta de proporcionalidade, o Provedor de Justiça não concorda com o queixoso quanto ao facto de o Parlamento ter reagido de forma desproporcionada, uma vez que o autorizou a utilizar a sala para as atividades já previstas para 2007-2008. Salienta que, nos termos do artigo 4.o, alínea j), do Regimento, o Parlamento tem o direito de cancelar uma reserva a qualquer momento, caso o evento não cumpra uma ou mais das condições estabelecidas no Regimento.

24. No que diz respeito ao alegado facto de o Parlamento não ter solicitado esclarecimentos adicionais nem concordado em reunir-se com o queixoso, o Provedor de Justiça observa que o queixoso escreveu várias vezes ao Parlamento, nomeadamente em 9 de Julho de 2008, 28 de Agosto de 2008, 18, 25, 27, 29 e 30 de Setembro de 2008 e 6 de Novembro de 2008. Nesta correspondência, o queixoso teve a oportunidade de prestar esclarecimentos ao Parlamento, o que pode explicar por que razão não foi organizada qualquer reunião.

25. No que diz respeito ao argumento do queixoso de que o Parlamento abusou do seu poder ao impedir a realização de um curso de interesse público, o Provedor de Justiça salienta que, de acordo com o Regimento do Parlamento, qualquer iniciativa que tenha lugar no Parlamento deve ter uma dimensão europeia, estar relacionada com as actividades da União Europeia e ter um interesse directo para a instituição. Mesmo que o programa de formação do queixoso preenchesse esta condição (que não foi demonstrada), não preenche a condição relativa à ausência de taxas de inscrição [artigo 4.o, alínea e), do regulamento].

26. O queixoso considera que o Parlamento não respeitou as expectativas legítimas de X, uma vez que a utilização da sala EAS 300 tinha sido concedida a X durante vários anos. O Provedor de Justiça recorda que, de acordo com a jurisprudência constante do Tribunal de Primeira Instância, devem estar preenchidos três requisitos para se poder invocar o direito à protecção da confiança legítima. Em primeiro lugar, as autoridades comunitárias devem fornecer ao interessado garantias precisas, incondicionais e concordantes, provenientes de fontes autorizadas e fiáveis. Por outro lado, essas garantias devem ser suscetíveis de criar uma confiança legítima no destinatário. Em terceiro lugar, as garantias dadas devem respeitar as regras aplicáveis [5]. No caso em apreço, e sem que seja necessário examinar as duas primeiras condições, é evidente que a terceira condição não está preenchida.

27. No que diz respeito à alegada falta de indicação de um mecanismo de recurso ao queixoso, o artigo 19.o do Código Europeu de Boa Conduta Administrativa estabelece o seguinte:

"Uma decisão da instituição que possa prejudicar os direitos ou interesses de uma pessoa singular deve conter uma indicação das possibilidades de recurso disponíveis para impugnar a decisão. Deve indicar, em especial, a natureza das vias de recurso, os órgãos perante os quais podem ser exercidas, bem como os prazos para o seu exercício.

As decisões referir-se-ão, em especial, à possibilidade de recurso judicial e de apresentação de queixa ao Provedor de Justiça Europeu nas condições especificadas, respectivamente, nos artigos 230.o e 195.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia."

28. Na sua mensagem de correio electrónico de 27 de Setembro de 2008, o Chefe de Gabinete do Secretário-Geral declarou que não era possível recorrer da decisão de recusa de utilização das salas do Parlamento. Nos termos do artigo 3.o do Regimento, os recursos podem ser interpostos junto da Mesa, que decide sob proposta do Secretário-Geral. O Provedor de Justiça observa que o queixoso nunca foi informado deste procedimento. Observa igualmente que, por sua própria iniciativa, o queixoso dirigiu o seu pedido ao Secretário-Geral e, mais tarde, decidiu recorrer ao Provedor de Justiça. Isto mostra que ele tinha algum conhecimento das possibilidades de recurso. À luz do que precede, o Provedor de Justiça fará, neste contexto, uma observação crítica a seguir.

B. Conclusões

Com base no seu inquérito sobre esta queixa, o Provedor de Justiça encerra-a com as seguintes conclusões:

O Provedor de Justiça não detetou qualquer má administração no que diz respeito à decisão do Parlamento de retirar a X a sua autorização para utilizar as salas dos seus edifícios e retirar os cartões de acesso dos membros X.

O Provedor de Justiça formulou a seguinte observação crítica relativamente ao facto de o Parlamento não ter identificado possibilidades de recurso:

O Parlamento deveria ter informado o queixoso das possibilidades de recurso previstas no artigo 3.o da sua regulamentação relativa à utilização das instalações do Parlamento por organismos externos.

O queixoso e o Parlamento serão informados desta decisão.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Feito em Estrasburgo, em 22 de Dezembro de 2009

[1] Decisão da Mesa de 14 de Março de 2000.

[2] O artigo 4.o, alínea e), estabelece que «todas as entidades organizadoras se comprometem formalmente a não cobrar quaisquer taxas de inscrição em eventos realizados nas instalações do Parlamento».

[3] Processo C-58/94, Países Baixos/Conselho, Coletânea 1996, p. I-2169, n.o 37; Processo C-301/02 P, Tralli/BCE, n.o 58, Coletânea 2005, p. I-4071.

[4] Ver decisão sobre a queixa 1250/2000/(JSA)IJH.

[5] Ver processo T-203/97, Forvass/Comissão, ColetFP, pp. I-A-129 e II-705, n.o 70; Processo T-199/01, G/Comissão, n.o 38, ColetFP, pp. I-A-217 e II-1085; e processo T-347/03, Branco/Comissão, n.o 102, Coletânea 2005, p. II-2555.