Estrasburgo, 16 de Julho de 2008

Ex.mo Senhor A.,

Em 5 de Agosto de 2005, em nome da CINAR Ltd. (a seguir designada "CINAR"), apresentou uma queixa ao Provedor de Justiça Europeu contra a Comissão Europeia. A sua queixa dizia respeito a uma auditoria externa e às suas fases subsequentes em quatro contratos de investigação (1), celebrados no âmbito do quarto e quinto programas de investigação e desenvolvimento tecnológico (IDT) da Comissão. Esta auditoria foi efetuada nas instalações da CINAR em 20-21 de agosto de 2002.

Em 13 de Setembro de 2005, transmiti a queixa ao presidente da Comissão.

A Comissão enviou o seu parecer em 11 de Janeiro de 2006. Transmiti-lho com um convite à apresentação de observações, que V. Exa. enviou em 4 de Abril de 2006.

Em 29 de Janeiro de 2008, V. Ex.a enviou uma nova comunicação informando-me da conclusão do inquérito do OLAF, que incluía os quatro contratos acima referidos.

Escrevo agora para informá-lo dos resultados das investigações que foram feitas.

Peço desculpa pelo tempo que demorou a concluir o meu inquérito.

A QUEIXA

O autor da denúncia é diretor de uma empresa denominada CINAR Ltd. (a seguir designada «CINAR»), que é uma pequena empresa de alta tecnologia com conhecimentos especializados no domínio da combustão de carvão e biomassa e do controlo das emissões. Tem prestado serviços técnicos e participado em vários projetos de investigação e desenvolvimento patrocinados pela Comissão Europeia. Entre Junho de 1998 e Maio de 2000, a CINAR, na qualidade de contratante, celebrou quatro contratos de investigação (2) com a Comissão relativos a sete projectos de investigação realizados no âmbito do Quarto Programa-Quadro ("PQ4") e do Quinto Programa-Quadro ("PQ5").

Em 20-21 de Agosto de 2002, um representante da Unidade de Auditoria Externa da Direcção-Geral da Investigação ("DG RTD") da Comissão e dois contabilistas visitaram os gabinetes do CINAR a fim de auditar os quatro contratos de investigação acima referidos.

Em 15 de Setembro de 2003, a Comissão aprovou o relatório de auditoria elaborado pelos auditores. Rejeitou as explicações e os elementos de prova, incluindo os comprovativos da folha de vencimento, posteriormente fornecidos pela CINAR, uma vez que não tinham sido apresentados anteriormente. Além disso, excluiu ainda os custos de pessoal e as despesas gerais conexas, que a CINAR tinha declarado como custos elegíveis.

Em 28 de Fevereiro de 2005, o queixoso reuniu-se com o representante da Comissão a fim de esclarecer as conclusões da auditoria, mas não foi bem sucedido.

Na sua queixa ao Provedor de Justiça, o queixoso alegou que a Comissão tinha tratado o CINAR de forma injusta no que diz respeito à auditoria externa de 2002 acima referida e às suas fases subsequentes.

A queixosa, em primeiro lugar, argumentou que os representantes da CINAR "foram levados a sentir-se criminosos perante os auditores, e (...) foi mesmo proferido um comentário racial durante uma das sessões de entrevista" e que "[o] objetivo da auditoria parece limitar-se a uma obsessão por nos fechar ".

Em segundo lugar, o autor da denúncia alegou o desrespeito do direito à privacidade da CINAR, uma vez que foram solicitados dados pessoais e contratuais e informações sobre os salários dos membros do pessoal. De acordo com o autor da denúncia, isso foi "amargamente tolerado".

Em terceiro lugar, o autor da denúncia alegou que a CINAR foi convidada a fornecer informações não relacionadas e injustificáveis, ou seja, informações sobre «todas as propostas pendentes», embora apenas uma fração dessas propostas tenha sido financiada pela Comissão.

Em quarto lugar, o autor da denúncia alegou que, embora apenas faltasse uma parte das informações sobre os salários, os auditores externos fizeram uma declaração injusta de que «não foi obtida qualquer informação sobre os salários junto da CINAR».

O quinto argumento dizia respeito, em substância, ao papel do auditor da Comissão desde a conclusão do relatório de auditoria pela sociedade de auditoria externa até à reunião com os representantes do CINAR em 28 de fevereiro de 2005. Em especial, o queixoso criticou a decisão do auditor da Comissão de aprovar o relatório de auditoria elaborado por auditores externos e de rejeitar todas as explicações e provas do queixoso pelo simples facto de não ter sido apresentado anteriormente.

O INQUÉRITO

Contexto
do parecer da Comissão

O CINAR celebrou quatro contratos de investigação (3) com a Comissão.

Em 6 de Junho de 2002, a DG RTD solicitou uma auditoria financeira nas instalações do CINAR. A fim de obter um relatório de auditoria de uma fonte independente e profissional, a Comissão decidiu subcontratar esta missão de auditoria a uma sociedade de auditoria externa, ou seja, Littlejohn Frasier ("LF")(4). Para o efeito, foi celebrado um acordo específico com a LF em Julho de 2002 e a Comissão designou o seu próprio auditor da Unidade de Auditoria Externa para trabalhar em conjunto com a LF.

Em 6 de Junho de 2002, a Comissão informou o CINAR, por carta registada, de que a auditoria teria início nas suas instalações e descreveu o seu âmbito do seguinte modo:

1. análise da razoabilidade e da responsabilização dos sistemas de cálculo dos custos e de faturação utilizados no CINAR; e
2. Verificar as despesas relativas aos contratos de investigação, a fim de verificar se a Comissão foi facturada em conformidade com as disposições contratuais relativas às despesas efectuadas com a realização do projecto de investigação.

Nessa carta, a Comissão solicitou igualmente à CINAR que fornecesse ao auditor da Comissão, no prazo de um mês a contar da receção da presente carta, os seguintes documentos ou informações:

(1) Uma cópia assinada e datada de todos os contratos de trabalho de todas as pessoas responsáveis pelos contratos acima mencionados, juntamente com uma indicação se essas pessoas ainda estão empregadas pela Cinar Ltd. atualmente.

(2) Um organograma da Cinar Ltd, mencionando o nome e a função da direção e do conselho de administração, se for caso disso. Além disso, uma indicação do número total de trabalhadores que trabalham para a Cinar Ltd.

(3) Uma resposta à seguinte pergunta: as contas da Cinar são mantidas pelos funcionários da Cinar ou por contabilistas externos? Se esta última se aplicar, queira fornecer-nos informações completas.»

Na sua resposta de 8 de Julho de 2002, a CINAR explicou que as suas contas eram mantidas pelos seus contabilistas, que o auditor da Comissão deveria contactar caso fossem necessárias mais informações.

Na sequência de outros acordos entre a LF e o CINAR, foi realizada uma auditoria no local acordada em 20-21 de Agosto de 2002. A Comissão forneceu cópias das atas pormenorizadas da auditoria.

Em 29 de Maio de 2003, a Comissão enviou à CINAR, por carta registada, o projecto de relatório de auditoria elaborado pelos auditores externos para que esta apresentasse as suas observações. A CINAR respondeu pela primeira vez a título provisório por carta de 19 de Junho de 2003. Em 30 de Julho de 2003, foi enviada uma resposta mais definitiva. No entanto, a Comissão não alterou o relatório de auditoria à luz das observações do CINAR e enviou-lhe o relatório final de auditoria inalterado em 15 de Setembro de 2003.

No seu parecer, a Comissão sublinhou os problemas encontrados pelos auditores na obtenção de informações pertinentes junto do CINAR. Segundo a Comissão, resultava da auditoria que, contrariamente ao que a CINAR tinha declarado na sua carta de 8 de Julho de 2002, os contabilistas da CINAR não dispunham de informações de auditoria pertinentes.

A Comissão remeteu para o relatório de auditoria no qual os auditores externos declararam, no essencial, que as informações justificativas do CINAR para declarar os custos dos contratos em causa eram insuficientes, uma vez que:

• não foram apresentadas para auditoria informações sobre os salários;
• as folhas de presença apresentadas para auditoria não correspondiam às horas declaradas nas declarações de custos;
• não foi possível localizar faturas para validar os custos de viagem e consumíveis declarados para a TESSA, ENDASH e VISCON;
• não foram apresentados cálculos para demonstrar a base com base na qual os custos gerais tinham sido declarados; e
• a depreciação permitida para o equipamento ENDASH foi calculada incorretamente.

Além disso, o relatório de auditoria enumerou problemas nos seguintes domínios:

• gestão financeira do projecto;
• descrição dos principais controlos internos;
• testar os controlos internos do sistema de contabilidade;
• folhas de presença, informações sobre a folha de pagamentos, faturas dos fornecedores e despesas gerais;
• criação de um sistema separado de cálculo dos custos dos projectos;
• Separação dos custos associados aos projectos financiados pela CE dos custos incorridos na execução de trabalhos com clientes privados, bem como das funções entre o pessoal do CINAR.

Segundo a Comissão, com base na síntese do relatório de auditoria, a gestão financeira dos contratos não foi realizada de forma aceitável e não estava em conformidade com os requisitos do contrato. Verificou-se que os montantes cobrados em excesso eram de cerca de 300 000 libras esterlinas para os quatro contratos auditados.

A Comissão sustentou que, na resposta da CINAR de 25 de Setembro de 2003, não existiam provas relevantes que pusessem em causa as conclusões globais do relatório de auditoria. A Comissão respondeu à CINAR em 13 de Novembro de 2003, não tendo recebido qualquer outra reacção desta última até ao final de 2004.

A Comissão declarou que, uma vez que os funcionários são obrigados, por força da regulamentação, a comunicar irregularidades e suspeitas de fraude ao OLAF, a DG RTD informou o OLAF sobre o relatório de auditoria do CINAR em 14 de Abril de 2004. O OLAF decidiu dar início a um inquérito (OF/2004/0203) e notificou o CINAR, por carta de 28 de Junho de 2005, das razões dos seus inquéritos.

A Comissão observou que a maior parte dos factos em que se baseou a denúncia estavam relacionados com desenvolvimentos ocorridos durante a execução da auditoria (20-21 de Agosto de 2002) ou antes da comunicação do relatório de auditoria ao autor da denúncia (29 de Maio de 2003). A Comissão alegou que, em ambos os casos, o prazo para apresentar uma queixa ao Provedor de Justiça, com base nesses factos, não foi respeitado. No entanto, num espírito de boa cooperação com o Provedor de Justiça, a Comissão abordou todas as observações do queixoso.

Argumento sobre o comportamento dos auditores

No que se refere ao comportamento dos auditores durante a visita às instalações da CINAR em 20-21 de Agosto de 2002, a Comissão observou que, no relatório de auditoria enviado ao autor da denúncia em 29 de Maio de 2003, se afirmava:

"[o auditor da Comissão] perguntou [ao queixoso] se considerava correto, do seu ponto de vista, o procedimento de auditoria aplicado. [O queixoso] respondeu que considerava que o procedimento de auditoria tinha sido correctamente aplicado durante a visita ao local."

Segundo a Comissão, foi apenas na sua carta de 25 de Setembro de 2003 que, pela primeira vez, a CINAR apresentou o argumento em causa.

No que diz respeito ao alegado «comentário racial», a Comissão sublinhou que o autor da denúncia não especificou que comentário tinha sido feito que pudesse ser classificado como «racial» nem identificou quem o tinha feito. No entanto, o auditor da Comissão negou veementemente que qualquer observação que pudesse ser qualificada como "racial" tivesse sido feita durante a visita no local.

A Comissão sustentou que a formulação de tais observações teria sido inaceitável, mas, dadas as circunstâncias, não foi possível aprofundar este argumento.

Quanto à alegada «obsessão de encerrar o CINAR», a Comissão alegou que tinha simplesmente realizado uma auditoria de acordo com os procedimentos normais utilizados para essas auditorias e tal como previsto nos contratos da CE. Além disso, tinha realizado a auditoria com o devido respeito por todas as garantias potenciais para a empresa auditada, tais como a presença de auditores externos independentes para realizar a auditoria e a apresentação das conclusões provisórias da auditoria ao CINAR para observações. No entanto, a CINAR não apresentou os documentos pertinentes que justificavam os custos e as conclusões finais da auditoria foram estabelecidas nessa base.

Argumento relativo ao desrespeito do direito à privacidade

A Comissão sustentou que os contratos auditados continham as seguintes disposições:

a) Os dois contratos auditados regidos pelo 4.o PQ:

Artigo 24.o do anexo II: 24.1: "A Comissão, ou as pessoas por ela autorizadas, têm o direito de realizar auditorias até dois anos após a data de conclusão ou de rescisão do contrato. Devem ter acesso completo no local, em qualquer momento razoável, ao pessoal envolvido no projeto e a todos os documentos, registos informáticos e equipamento relacionados com o projeto, ou, se necessário, ter o direito de exigir a apresentação dessas provas documentais».

O artigo 22.° do anexo II dispõe: "Cada contratante deve manter, numa base regular e em conformidade com as convenções contabilísticas normais do Estado em que está estabelecido, registos contabilísticos adequados e documentação adequada para apoiar e justificar os custos e as horas declaradas. Estes devem ser disponibilizados para auditorias».

Além disso, o anexo E, os artigos 18.o a 21.o e o modelo de declaração de custos exigem que sejam indicados os nomes das pessoas que trabalham no projeto. Em alguns casos, a CINAR não forneceu as informações necessárias relativas a esses nomes.

b) Os dois contratos auditados regidos pelo 5.o PQ continham disposições semelhantes e ainda mais rigorosas em comparação com o 4.o PQ.

Segundo a Comissão, resultava do que precede que, para que os auditores verificassem se a CINAR tinha declarado corretamente os custos de pessoal, era necessário verificar não só quem trabalhava nesses projetos, mas também o tempo que cada trabalhador tinha dedicado aos projetos, a que salário e se esses salários tinham sido efetivamente pagos pela CINAR a esses trabalhadores.

Argumento relativo a informações não relacionadas e injustificadas

A Comissão sublinhou que tinha solicitado verbalmente, durante a visita no local de 20-21 de Agosto de 2002, dois documentos e tinha dado ao CINAR duas semanas para fornecer essas informações. Este pedido foi registado como parte das conclusões operacionais na ata da reunião com o autor da denúncia de 20 de agosto de 2002. Têm a seguinte redação:

"[o auditor da Comissão] solicitou [ao autor da denúncia] que apresentasse os dois documentos seguintes:

1) Uma explicação (até duas páginas) do motivo pelo qual a CINAR utilizou taxas médias diferentes para os custos de pessoal, para os mesmos períodos, entre diferentes propostas de contrato;

2) O calendário acima descrito mostra todos os projectos financiados pela CE em que o CINAR participou a partir de 1 de Janeiro de 1997, juntamente com uma descrição do pessoal do CINAR que trabalhou em cada projecto.

[O autor da denúncia] concordou em fornecer estes documentos,

[O auditor da Comissão] solicitou então que a equipa de auditoria fosse autorizada a entrevistar funcionários do CINAR que tinham sido encarregados e trabalhavam nos contratos auditados. [O autor da denúncia] não formulou objeções a este pedido.»

Embora o autor da denúncia tivesse concordado, sem formular quaisquer reservas, em fornecer estes documentos, a Comissão confirmou que não tinha recebido nenhum deles.

Os auditores externos reiteraram o seu pedido relativo aos documentos acima referidos (1) e (2) na sua mensagem de correio electrónico de 5 de Setembro de 2002. Além disso, solicitaram uma indicação anual da percentagem do volume de negócios resultante das contribuições da CE; cópias de determinados contratos de trabalho, certificados de diploma, folhas de presença e faturas; bem como uma declaração que explique as diferenças nas taxas médias utilizadas nos diferentes contratos executados em simultâneo.

Em 19 de setembro de 2002, o auditor da Comissão enviou uma mensagem de correio eletrónico na qual pedia declarações relativas a dois trabalhadores do CINAR, a fim de confirmar a existência dos seus contratos de trabalho, que não podiam ser localizados durante a auditoria no local.

Uma vez que nenhuma das informações acima solicitadas tinha sido recebida, foi enviada uma nova mensagem de correio electrónico ao autor da denúncia, em 24 de Setembro de 2002, sobre esta matéria.

Em 25 de Setembro de 2002, os auditores externos receberam algumas informações do queixoso por correio. No entanto, não foram fornecidas as informações sobre os salários de todos os investigadores envolvidos nos projetos.

Em 8 de Outubro de 2002, os auditores externos enviaram novamente uma mensagem de correio electrónico ao autor da denúncia, perguntando quando seriam tratados os restantes elementos, e confirmaram que todas essas informações eram necessárias para fundamentar plenamente os custos declarados à Comissão.

Em 9 de Outubro de 2002, o queixoso respondeu por correio electrónico afirmando que "tem estado muito ocupado após um Verão tranquilo, e ainda assim, vai ser até ao final do mês e tenho dificuldade em encontrar tempo para responder aos seus pedidos. Estarei em Itália na próxima semana, onde estamos a organizar um curso de combustão.» Ele forneceu a percentagem solicitada de informações sobre as contribuições da CE.

Em 14 de Outubro de 2002, o auditor da Comissão enviou novamente a sua mensagem de correio electrónico de 19 de Setembro de 2002.

Em 30 de Outubro de 2002, os auditores externos enviaram uma mensagem de correio electrónico ao queixoso solicitando as informações que já tinham solicitado na sua mensagem de correio electrónico de 5 de Setembro de 2002, mas que ainda não tinham recebido. Os auditores explicaram igualmente que a informação sobre a folha de pagamentos que mostra a remuneração efetiva paga aos investigadores envolvidos nos projetos era a informação mais importante.

Em 8 de Novembro de 2002, os auditores externos enviaram uma mensagem de correio electrónico ao queixoso, impondo o prazo de 30 de Novembro de 2002 para o fornecimento de todas as informações pendentes.

Em 11 de Novembro de 2002, o queixoso respondeu pedindo desculpa pelo atraso, informando-os de que não estaria no seu gabinete durante duas semanas e que tentaria enviar mais informações após esse período.

Em 27 de Novembro de 2002, os auditores externos enviaram uma carta formal ao queixoso confirmando que o prazo de 30 de Novembro de 2002 para a prestação de informações pendentes continuava a ser aplicável. Os auditores explicaram igualmente que, caso estas informações não fossem fornecidas, o relatório de auditoria basear-se-ia nas informações efetivamente fornecidas e os custos não seriam autorizados em conformidade. Esta carta reiterava as informações ainda pendentes.

Em 27 de Novembro de 2002, o auditor da Comissão enviou uma mensagem de correio electrónico ao queixoso reiterando o prazo fixado pela carta dos auditores externos acima referida.

Em 4 de Dezembro de 2002, o queixoso enviou uma mensagem de correio electrónico aos auditores externos, em resposta à carta supracitada, recusando-se basicamente a fornecer os restantes elementos de informação, uma vez que estavam "actualmente para além dos nossos recursos humanos". No que diz respeito às informações sobre a folha de pagamentos em falta, o autor da denúncia declarou que tal estava nas mãos do seu «(...) contabilista anterior, que, infelizmente, não [era] contactável».

Em 13 de Janeiro de 2003, findo o prazo, a empresa de auditoria externa perguntou se um membro do seu pessoal poderia visitar os contabilistas da CINAR para obter as informações exigidas sobre a folha de pagamentos.

Em 14 de Janeiro de 2003, o queixoso declarou ter autorizado a empresa de auditoria externa a contactar os contabilistas da CINAR.

Em 30 de Janeiro de 2003, os auditores externos enviaram uma carta aos contabilistas da CINAR solicitando informações sobre os salários antes de qualquer visita às suas instalações.

Uma vez que não foi recebida qualquer resposta relativa ao fornecimento de informações sobre a folha de pagamentos, os auditores externos telefonaram aos contabilistas em duas ocasiões distintas, sempre a fim de serem informados de que o contabilista em questão estava fora do escritório.

Em 4 de Março de 2003, devido à falta de resposta, foi enviada uma segunda carta aos contabilistas da CINAR. Os auditores externos enviaram uma mensagem de correio eletrónico ao queixoso, solicitando-lhe que assegurasse a receção de uma resposta dos contabilistas da CINAR, a fim de completar o relatório de auditoria. Os auditores externos salientaram que «se esta informação não for recebida, seremos forçados a concluir em conformidade».

Em 5 de março de 2003, os contabilistas da CINAR responderam que a folha de pagamento tinha sido preparada pela CINAR e que não conservavam cópias dos registos da folha de pagamento.

Entre 5 de Março e 28 de Maio de 2003, o autor da denúncia não forneceu quaisquer informações adicionais. Assim, os auditores não tiveram outra alternativa senão completar o relatório com base nas informações disponíveis.

Em 29 de Maio de 2003, foi enviada uma cópia do relatório por correio registado à CINAR para obter as suas observações.

Em 19 de Junho de 2003, o queixoso enviou uma resposta provisória ao relatório.

Em 24 de Julho de 2003, os auditores enviaram uma mensagem de correio electrónico ao queixoso, acusando a recepção da sua resposta provisória e afirmando que a CINAR tinha até 28 de Agosto de 2003 para fornecer uma resposta mais pormenorizada ao relatório ou a documentação necessária.

Em 30 de Julho de 2003, o queixoso respondeu por carta curta, salientando que a auditoria continuava a ser contestada e que a CINAR não podia aceitar a versão enviada pelos auditores. O queixoso anexou 34 cópias das informações da folha de vencimento relativas aos pagamentos efectuados aos investigadores envolvidos em quatro contratos. Afirmou que os auditores tinham recebido cópias dessas folhas de vencimento.

Em 3 de Setembro de 2003, os auditores externos responderam que as informações relativas à folha de vencimento em anexo apenas diziam respeito ao projecto VISCON. Negaram ter recebido cópias das folhas de vencimento durante a visita ou na sequência de vários pedidos de informações. Com efeito, quando foram solicitadas folhas de vencimento, os auditores foram informados de que não era possível aceder a estas informações a partir do sistema de folhas de pagamento e que seria necessário contactar os contabilistas do autor da denúncia. Explicaram igualmente que seria necessário um volume considerável de trabalho adicional no local no CINAR e que, tendo em conta a) a natureza prolongada da correspondência para obter os elementos de prova exigidos; b) O facto de a LF ter concluído o seu relatório até à fase final; e c) que quaisquer elementos de prova adicionais recolhidos conduziriam à reformulação do relatório, ao custo deste trabalho de auditoria adicional e à elaboração do relatório teriam de ser suportados pela CINAR ao custo estimado de cerca de 2 900 libras esterlinas, sem IVA.

No seu parecer, a Comissão alegou que, pelas seguintes razões, os documentos e informações solicitados não eram independentes nem desproporcionados, tal como sugerido na denúncia:

i) A CINAR tinha utilizado, nas suas propostas de contratos, taxas médias diferentes para "engenheiros seniores" e "engenheiros" no mesmo ano e a variação das percentagens das despesas gerais para os contratos do 4o PQ era muito elevada (de 40% para 100%);

ii) Em alguns casos, o CINAR não mencionou os nomes do pessoal-chave que trabalhava para os projetos. Em vez disso, apenas os graus de pessoal eram por vezes indicados. Uma vez que 55% das receitas do CINAR provêm de consultoria privada, foi impossível conciliar o trabalho realizado pelo pessoal do CINAR em projectos financiados pela CE com o realizado noutros trabalhos. Os auditores pretendiam obter uma visão clara da forma como uma empresa relativamente pequena, como a CINAR, conseguiu trabalhar tantas horas para projetos da CE, para além da consultoria não comunitária ou de outros trabalhos. O relatório de auditoria refere o seguinte: «se não tiver sido possível testar a eficácia com que o contratante é capaz de separar os custos associados aos projectos financiados pela CE dos custos incorridos na execução de trabalhos com clientes privados»(5);

iii) Uma vez que o CINAR também tinha contratos com DG da Comissão que não a DG RTD, justificava-se obter uma imagem completa desses contratos. O número de projectos da UE financiados pela DG RTD, no âmbito do 4o PQ e do 5o PQ, foi inferior a 20;

iv) No panorama geral do que tinha sido realmente solicitado durante a visita no local, o CINAR concentrou-se num ponto de menor importância, ou seja, as propostas que estavam pendentes à data da visita de auditoria. A Comissão reconheceu que não tinha observado que o Sr. W., um dos auditores externos, tinha incluído este ponto na sua carta de 29 de Novembro de 2002 e pediu desculpa por isso. No entanto, manteve a opinião de que este pedido específico se justificava no contexto da obtenção de uma imagem global de como e que trabalhadores da CINAR estariam envolvidos em projetos da UE, uma vez que quase todos os trabalhadores da CINAR pareciam já estar envolvidos noutros projetos financiados pela UE.

Argumento de que apenas faltava uma parte das informações sobre a folha de pagamento

No que diz respeito ao argumento da CINAR de que «foram apresentadas informações sucintas sobre a folha de pagamentos», tal foi claramente contrariado pelo relatório de auditoria. A Comissão não viu qualquer razão para os auditores afirmarem que não tinham recebido certas informações se o contrário fosse verdade. Com efeito, se as informações tivessem sido recebidas, teriam sido referidas no relatório de auditoria - positiva ou negativamente. O auditor da Comissão confirmou que não foram recebidas informações sobre os salários durante a visita no local e que os auditores foram remetidos pela própria CINAR diretamente para os contabilistas da CINAR.

No entanto, finalmente descobriu-se que os contadores não mantinham informações sobre a folha de pagamento. O contabilista do CINAR declarou, por carta de 5 de Março de 2003:

"Agradecemos as suas cartas e pedimos desculpa pelo atraso na resposta. A folha de pagamento foi preparada pela CINAR Limited e não por nós próprios e não tirámos cópias dos registos da folha de pagamento quando visitámos os escritórios da empresa para preparar as contas (...)".

Argumento relacionado com o papel do auditor da Comissão

O quinto argumento dizia respeito, em substância, ao papel do auditor da Comissão desde a conclusão do relatório de auditoria pela sociedade de auditoria externa até à reunião com os representantes do CINAR em 28 de fevereiro de 2005.

Tornou-se evidente para a Comissão, em Março de 2003, que os auditores não obteriam as informações exigidas junto dos contabilistas da CINAR. O facto de a Comissão não ter podido obtê-lo junto do CINAR já resultava claramente da auditoria no local realizada nas instalações do CINAR em Agosto de 2002. A Comissão recordou ainda que a CINAR não tinha fornecido informações sobre os seus cálculos das despesas gerais. Nestas circunstâncias, o auditor da Comissão solicitou aos auditores externos que apresentassem o seu projeto de relatório de auditoria ao CINAR, tendo em conta que o procedimento de auditoria tinha sido claramente explicado ao CINAR durante a visita no local e descrito no relatório de auditoria do seguinte modo:

«Por último, [o auditor da Comissão] informou [o autor da denúncia] dos procedimentos a seguir no que diz respeito ao relatório de auditoria elaborado, citando o artigo 26.o, n.o 3, do quinto contrato-quadro: «Com base nos resultados da auditoria financeira, será elaborado um relatório provisório. O relatório deve ser enviado pela Comissão ao contratante em causa, que pode apresentar as suas observações no prazo de um mês a contar da sua receção.».

O relatório final será enviado ao contratante em causa. Este último pode comunicar as suas observações à Comissão no prazo de um mês a contar da sua receção. A Comissão pode decidir não ter em conta as observações transmitidas após esse prazo.

Com base nas conclusões da auditoria, a Comissão tomará todas as medidas adequadas que considere necessárias, incluindo a emissão de uma ordem de cobrança relativamente à totalidade ou a parte dos pagamentos por ela efectuados.»

Assim, o projecto de relatório de auditoria foi apresentado por carta registada de 29 de Maio de 2003, pelo que a CINAR foi plenamente informada dos factos e conclusões nele contidos pouco depois de 29 de Maio de 2003. A CINAR respondeu por carta de 19 de Junho de 2003, cujo último parágrafo tem a seguinte redacção: "Nestas circunstâncias, vimo-nos obrigados a consultar o nosso contabilista, bem como um escritório de advogados, a fim de preparar uma resposta mais definitiva ao seu relatório, que lhe será enviado o mais rapidamente possível".

Por carta de 30 de Julho de 2003, a CINAR forneceu algumas informações. Os auditores externos analisaram-na e transmitiram as suas observações ao CINAR por carta de 3 de Setembro de 2003. Nessa carta, contestaram a afirmação do autor da denúncia de que, durante a sua visita às instalações, lhes tinham sido «fornecidas cópias das folhas de vencimento dos investigadores envolvidos nos quatro projetos auditados».

Segundo a Comissão, a Unidade de Auditoria Externa considerou que a CINAR tinha tido tempo e oportunidades suficientes para apresentar informações pertinentes (também relativas ao cálculo das despesas gerais, sobre as quais a CINAR tinha estado totalmente omissa) e decidiu que, nessa fase, era tempo de a Comissão tomar uma posição. A Comissão fê-lo por carta registada de 15 de Setembro de 2003, recordando o historial geral e respondendo às observações da CINAR contidas nas cartas desta última de 19 de Junho e 30 de Julho de 2003. O último parágrafo da carta da Comissão à CINAR tem a seguinte redação:

"No entanto, a fim de respeitar plenamente o direito de defesa e o direito de ser ouvido, pode (cf. [sic] artigo 26.o, n.o 3, do anexo II dos contratos Viscon e Corrosão) comunicar quaisquer observações sobre o relatório final em anexo no prazo de um mês a contar da data de receção da presente carta. Chama-se a atenção para o facto de a Comissão não ser obrigada a tomar em consideração quaisquer observações recebidas após este prazo. Sob reserva do que precede, o Tribunal considerará a presente auditoria encerrada e os serviços competentes da Comissão aplicarão os resultados da auditoria.»

A CINAR respondeu por carta de 25 de Setembro de 2003 e a Comissão respondeu em 13 de Novembro de 2003, indicando no último parágrafo:

"Em conclusão, constatamos que a sua carta de 25 de Setembro de 2003 não contém qualquer elemento novo ou argumento relevante que ponha em causa a conclusão do relatório de auditoria. Por conseguinte, não nos é possível rever ou modificar qualquer parte do relatório de auditoria ou a nossa posição, tal como consta da nossa carta de 15 de Setembro de 2003. Uma vez que o CINAR dispôs de tempo suficiente para fornecer as informações solicitadas e teve oportunidades adequadas para comunicar observações, o Tribunal considera agora esta auditoria definitivamente encerrada.»

Reunião subsequente de 28 de Fevereiro de 2005

A Comissão sublinhou que a CINAR permaneceu em silêncio entre Novembro de 2003 e Dezembro de 2004. Após algumas trocas de mensagens de correio electrónico, a Comissão aceitou reunir-se com representantes do CINAR em 28 de Fevereiro de 2005, não obstante o facto de o CINAR não ter indicado o assunto exacto da reunião e de ter sido claramente informado (já na carta da Comissão de 15 de Setembro de 2003) de que outros serviços de IDT, para além da Unidade de Auditoria Externa, eram responsáveis pela aplicação dos resultados da auditoria, que eram agora definitivos. Além disso, na sua mensagem de correio eletrónico de 3 de fevereiro de 2005, a CINAR mencionou a seguinte alegação (recusada no dia seguinte pela Comissão):

"Tenho uma pergunta. Os auditores britânicos eram, na nossa opinião, draconianos em todos os aspectos. Diz-se que eles recebem uma comissão sobre os fundos recuperados. Isto parece-me bastante inacreditável. Consegues negar este rumor, por favor?

A ata interna da reunião, redigida por um representante dos auditores da Unidade de Auditoria Externa, contradiz claramente as questões suscitadas no ponto 2 da página 3 da queixa do CINAR ao Provedor de Justiça relativa à aprovação do relatório de auditoria e à rejeição das explicações e provas do queixoso, com o fundamento de que não tinham sido enviadas anteriormente. A referida ata indica, nomeadamente:

"1. [O auditor da Comissão] recordou [ ao auditor da DG RTD] e [ao autor da denúncia] o historial da auditoria, em que:

• A carta que anunciava a auditoria (a realizar pela sociedade de revisores oficiais de contas [LF]) indicava claramente que documentação deveria ser considerada como prova dos custos declarados; colocou igualmente a questão específica de saber onde eram mantidas as contas do CINAR. A resposta dada a isso foi que [a empresa de contabilidade da CINAR] manteve os livros para a CINAR.
• Ao contactar o contabilista da CINAR, os auditores foram informados de que o contabilista não tinha, de facto, nada. Por conseguinte, não foi possível comprovar a existência de informações sobre a folha de pagamento.
• A CINAR não conseguiu produzir a maior parte das folhas de vencimento do pessoal a imputar aos contratos da CE.
• Não foi possível provar que tinham sido pagos.
• As folhas de vencimento não podiam ser mostradas.
• As faturas dos subcontratantes não pareciam ser legítimas devido à falta de número de IVA e, além disso, a CINAR não podia provar que tinham sido pagas.
• Os resultados da auditoria foram comunicados ao CINAR através da carta de conclusão [15 de Setembro de 2003]. As respostas recebidas do CINAR foram muito vagas que [sic] não respondeu a nenhum dos problemas.
• caso reconhecesse que o contrato assinado pela CINAR com a CE exigia que a CINAR provasse os custos despendidos com o contrato e a CINAR não o tivesse feito. Por conseguinte, a auditoria foi encerrada e os resultados transmitidos às direções em causa para execução.

2. [O autor da denúncia] e a LF reconheceram que havia algumas questões relacionadas com a sua administração, uma vez que eram todos técnicos e não financeiros [pessoal]. Por conseguinte, externalizaram a contabilidade, mas verificaram-se problemas de comunicação; [o autor da denúncia] sustenta, no entanto, que as informações sobre os salários foram enviadas à CE para todo o pessoal, com exceção de um. [O auditor da Comissão] não está na posse de tais informações e nunca as viu. [O autor da denúncia] e a FL sustentam que as faturas dos subcontratantes eram legítimas e cumpriam os requisitos da legislação do Reino Unido.

3. [O auditor da Comissão] informou-os da separação muito rigorosa de funções que opera na DG RTD/CE. A unidade de auditoria realiza a auditoria e transmite a conclusão do resultado à direção em causa para execução. A unidade de auditoria não está, de modo algum, autorizada a influenciar a aplicação dos resultados. Só o gestor orçamental da Direção está autorizado a tomar decisões relativas à não execução ou à execução parcial dos resultados da auditoria. O CINAR teria de contactar as direções em causa e convencê-las dos seus argumentos [relacionados, por exemplo, com o trabalho técnico realizado]. [O auditor da Comissão] está disposto a fornecer à CINAR os dados de contacto.

4. [O auditor da Comissão] informou igualmente o CINAR de que, se as direções em causa o solicitassem, a unidade de auditoria externa estava disposta a realizar outra auditoria, mas declarou que, se essa auditoria tivesse lugar, o CINAR teria de assegurar que todos os custos fossem devidamente registados e fundamentados, juntamente com a prova de pagamento, e que não seriam aceites exceções. [O autor da denúncia] concordou com esta afirmação.»

Além disso, a Comissão não pôde negociar com uma empresa auditada a fim de chegar a uma determinada conclusão de auditoria a seu respeito. É apenas com base em informações e documentação claras, substanciais e recíprocas que qualquer constatação de auditoria pode ser tomada em consideração.

Por volta de Junho de 2005, a Unidade de Auditoria Externa tomou conhecimento de uma mensagem de correio electrónico enviada pelo queixoso a um responsável financeiro da Direcção J da DG RTD, declarando que "[o auditor da Comissão] concordou em reconsiderar o resultado da auditoria e prometeu-nos uma resposta ao nosso caso no final da reunião". Em 10 de Junho de 2005, o auditor da Comissão respondeu do seguinte modo:

"Durante esta reunião [28 de Fevereiro de 2005] expliquei claramente que o papel da unidade de auditoria externa (DG RTD R4) estava "esgotado", tendo a auditoria da Comissão ao CINAR sido encerrada em 2003. Além disso, salientei que não era capaz (no sentido de "não ter competência", dada a separação de funções em vigor na Comissão) de analisar os resultados da auditoria e de participar na sua execução, uma vez que esta era da exclusiva responsabilidade dos gestores orçamentais das direcções operacionais relevantes da DG RTD."

Conclusões da Comissão

A Comissão concluiu do que precede que i) tinha exercido corretamente os seus direitos contratuais de realizar uma auditoria a quatro dos seus contratos com a CINAR; ii) considera que os auditores se comportaram corretamente em todos os momentos; iii) o CINAR foi mantido informado sobre as conclusões, foi-lhe oferecido tempo e oportunidades suficientes para se defender e fornecer as informações solicitadas; iv) a natureza dos pedidos de informações era clara; e v) não houve má administração nem tratamento injusto.

Observações do queixoso

O queixoso manteve a sua queixa e alegou que forneceu à Comissão e à LF as informações em falta quando o seu relatório ainda se encontrava na fase de projecto. No entanto, as conclusões da Comissão basearam-se exclusivamente no projeto de relatório, apesar de, nessa altura, ter visto as informações sobre a folha de pagamentos e a folha de horas relacionadas com os custos de pessoal e as despesas gerais.

Uma vez que o CINAR tinha sido visitado por três membros do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) que, na altura, estavam a investigar exaustivamente todos os projetos do CINAR de 1996-2006, incluindo os que já tinham sido auditados, não cabia aos recursos limitados do CINAR dar uma resposta exaustiva e linha a linha ao parecer da Comissão.

Referindo-se às conclusões inconclusivas do projeto de relatório sobre os quatro contratos auditados que estavam, na altura, a ser analisados pelo OLAF, o queixoso sugeriu que o Provedor de Justiça suspendesse quaisquer outras medidas relativas à presente queixa.

Em 29 de Janeiro de 2008, o queixoso enviou uma nova queixa informando o Provedor de Justiça sobre a conclusão do inquérito do OLAF, que incluía os quatro contratos acima referidos.

A DECISÃO

1 Observações preliminares

1.1 O Provedor de Justiça Europeu observa que a Comissão Europeia manifestou as suas preocupações no decurso do inquérito no que respeita à admissibilidade da presente queixa de 5 de Agosto de 2005. Alegou que a condição de admissibilidade do prazo de dois anos para a apresentação de uma queixa ao Provedor de Justiça não tinha sido respeitada, uma vez que os factos em que se baseou a queixa ocorreram em 20-21 de Agosto de 2002 (data da auditoria) e em 29 de Maio de 2003 (data do envio do projecto de relatório de auditoria).

1.2 O Provedor de Justiça não compreende, com base nas declarações acima referidas, que a Comissão tenha pretendido contestar a competência do Provedor de Justiça para tratar do presente caso. Salienta, a este respeito, que a queixa abrangia não só a auditoria, que efetivamente teve lugar mais de dois anos antes de a queixa lhe ter sido apresentada, mas também os acontecimentos que resultaram da auditoria e, por conseguinte, ocorreram após a mesma. Estes acontecimentos incluíram o pedido da Comissão, de 15 de Setembro de 2003, no sentido de o queixoso apresentar observações no prazo de um mês sobre o projecto de relatório de auditoria, a fim de respeitar plenamente os seus direitos de defesa e de ser ouvido.

No entanto, o Provedor de Justiça congratula-se com a declaração da Comissão de que, num espírito de boa cooperação com o Provedor de Justiça, decidiu dar resposta a todas as observações do queixoso.

1.3 Além disso, o Provedor de Justiça observa que o queixoso mencionou nas suas observações o inquérito do OLAF. Salienta, no entanto, que a presente queixa foi inicialmente apresentada contra a Comissão e que, por conseguinte, as questões relacionadas com os inquéritos do OLAF não são tratadas na presente decisão do Provedor de Justiça.

1.4 Por último, o Provedor de Justiça observa que, nas suas observações, o queixoso lhe pediu que aplicasse medidas provisórias e suspendesse a execução das conclusões da auditoria. O Provedor de Justiça esclarece, por conseguinte, que, ao contrário dos tribunais, não tem competência para ordenar medidas provisórias.

2 Alegado tratamento injusto

2.1 A queixosa, uma pequena empresa de consultoria especializada na combustão do carvão e da biomassa e no controlo das emissões, celebrou com a Comissão quatro contratos de investigação no âmbito do Quarto Programa-Quadro ("PQ4") e do Quinto Programa-Quadro ("PQ5") relativos ao programa de investigação e desenvolvimento tecnológico ("IDT"). Estes contratos diziam respeito à investigação nos domínios da biomassa, dos metais tóxicos e de determinadas emissões de compostos clorados, bem como à corrosão e ao controlo optimizado do desempenho dos queimadores e do aumento da vida útil das instalações (projectos/contratos VISCON, TESSA, CORROSION e ENDASH).

Com base nas disposições pertinentes destes contratos, a Comissão decidiu proceder a uma auditoria das contas do queixoso relacionadas com a execução dos referidos contratos. A Comissão atribuiu a auditoria a uma empresa de auditoria externa, mas a sua própria unidade de auditoria também esteve envolvida.

Em 20-21 de Agosto de 2002, os auditores externos verificaram documentos nas instalações do queixoso e entrevistaram os funcionários do queixoso.

Posteriormente, para além das reuniões entre o autor da denúncia e a Comissão, realizou-se uma troca de correspondência entre i) o autor da denúncia e os auditores externos; ii) os auditores externos e os contabilistas do queixoso; e iii) o autor da denúncia e a Comissão.

O queixoso alegou, em substância, um tratamento injusto por parte da Comissão no que diz respeito a uma auditoria externa e às suas fases subsequentes. O autor da denúncia apresentou cinco argumentos específicos em apoio da sua alegação («argumentos i) a v)»).

2.2 A Comissão tomou posição sobre cada um dos argumentos específicos do queixoso separadamente. Em suma, considerou, de um modo geral, que tinha exercido corretamente os seus direitos contratuais de realizar uma auditoria a quatro dos seus contratos com a CINAR. Considerou que os auditores se comportaram corretamente em todos os momentos. O CINAR foi mantido informado sobre as conclusões dos auditores e disponibilizou tempo e oportunidades suficientes para se defender e fornecer as informações solicitadas. A natureza dos pedidos de informações era clara. A Comissão concluiu que os seus auditores externos e ela própria trataram o autor da denúncia de forma justa. A Comissão sustentou igualmente que o queixoso tinha declarado, durante a visita no local às instalações do CINAR, «que considerava que o procedimento de auditoria tinha sido corretamente aplicado ao longo da visita no local».

2.3 O Provedor de Justiça tratará a presente alegação referindo-se a cada um dos argumentos específicos (i)-(v), que o queixoso apresentou em apoio de tal alegação.

Argumento (i) sobre o comportamento dos auditores

2.4 A queixosa argumentou que os representantes do CINAR "foram feitos para se sentirem criminosos na frente dos auditores, e (...) até mesmo um comentário racial foi pronunciado durante uma das sessões de entrevista". Além disso, o autor da denúncia argumentou que «o objetivo da auditoria parece limitar-se a uma obsessão de nos encerrar».

2.5 No que diz respeito à declaração sobre a "obsessão de encerrar o CINAR", a Comissão contra-argumentou que tinha simplesmente realizado uma auditoria de acordo com os procedimentos normais previstos nos contratos da CE e respeitando todas as garantias potenciais para a empresa auditada. Quanto à observação "racial", a Comissão sublinhou que o autor da denúncia não tinha especificado quais as observações que podiam ser classificadas como "raciais" nem identificado quem tinha feito tais observações.

2.6 A este respeito, o Provedor de Justiça salienta que, segundo a Comissão, tinha o direito, com base nas disposições pertinentes do artigo 24.o, n.o 1, do anexo II dos contratos em causa, de realizar a auditoria até dois anos após a conclusão do contrato. Além disso, o procedimento relativo à auditoria estava previsto no artigo 26.o («Auditoria») do anexo II dos contratos.

2.7 Com base nos elementos de prova disponíveis, afigura-se que os auditores externos da Comissão e o auditor da Comissão solicitaram informações ao queixoso em várias ocasiões, por cartas e mensagens de correio electrónico (5 de Setembro, 19 de Setembro, 24 de Setembro, 8 de Outubro, 14 de Outubro, 30 de Outubro, 8 de Novembro e 27 de Novembro de 2002, bem como em 13 de Janeiro e 4 de Março de 2003), a fim de completar a documentação em questão. Além disso, reuniram-se com o autor da denúncia em 28 de Fevereiro de 2005 para ouvir os seus argumentos.

2.8 Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça considera que o queixoso não apresentou quaisquer elementos de prova fundamentados em apoio do seu argumento de que a auditoria se destinava a encerrar o CINAR ou «foi a expressão de um esforço obsessivo».

2.9 Além disso, o Provedor de Justiça observa que i) a Comissão negou veementemente, na sua opinião, que os seus funcionários ou auditores externos tivessem formulado observações "raciais" ou quaisquer outras observações que levassem o pessoal da empresa auditada a sentir-se como se fossem criminosos e ii) o queixoso não desenvolveu este argumento específico nas suas observações subsequentes. Por conseguinte, o Provedor de Justiça não considera útil realizar inquéritos adicionais sobre estes dois argumentos relativos ao comportamento dos auditores.

Argumento ii) relativo ao desrespeito do direito à privacidade

2.10 O autor da denúncia alegou que o direito à privacidade do CINAR não tinha sido respeitado, uma vez que foram solicitados dados pessoais e contratuais, incluindo o montante dos salários pagos a investigadores individuais.

2.11 A Comissão baseou-se nas disposições contidas nos contratos auditados, indicando, em resumo, que o queixoso era obrigado a i) manter livros e disponibilizá-los durante uma auditoria com todas as informações pormenorizadas neles incluídas, em conformidade com a legislação nacional aplicável à contabilidade. Em conformidade com estas disposições, o autor da denúncia foi igualmente convidado a (ii) fornecer os nomes das pessoas que trabalham ao abrigo dos quatro contratos e, adicionalmente, no que diz respeito a dois dos contratos; o tempo dedicado pelos indivíduos específicos aos projectos; para que salário; e se esse salário tinha sido efetivamente pago pela CINAR. A Comissão explicou igualmente que essas informações eram necessárias para verificar se o montante solicitado pela CINAR para os seus custos de pessoal estava correto.

2.12 O Provedor de Justiça considera que a explicação da Comissão é razoável e não considera que haja má administração relativamente ao argumento do queixoso (ii).

Argumento iii) relativo a informações não relacionadas e injustificadas

2.13 O queixoso alegou que a Comissão tinha solicitado informações não relacionadas e injustificáveis, tais como "uma lista completa de todas as propostas, bem como projectos, que (...) devem estar fora do âmbito de uma auditoria, uma vez que apenas uma fracção das propostas [do CINAR] foi aceite e financiada pela Comissão".

2.14 No seu parecer, a Comissão justificou a sua necessidade de consultar estes documentos porque, em resumo, à data da auditoria, o CINAR já tinha estado envolvido em vários outros projectos pendentes financiados pela UE, nos quais quase todos os trabalhadores do CINAR trabalhavam. Por conseguinte, os auditores consideraram que se justificava avaliar se ainda existiam recursos humanos disponíveis cujo trabalho pudesse ser separado de outros projetos realizados pelo CINAR, permitindo-lhes ser contratados para a execução dos contratos em causa. A Comissão declarou igualmente que o CINAR utilizou variações muito elevadas nas percentagens das despesas gerais para os contratos do 4.o PQ (de 40 % a 100 %) e não mencionou os nomes do pessoal-chave que trabalha para os projetos.

2.15 Tendo em conta o que precede, o pedido da Comissão de uma lista completa de todas as propostas, bem como dos projectos, afigura-se razoável. Além disso, como a Comissão apresentou e o autor da denúncia não contestou, o autor da denúncia concordou em fornecer informações sobre todas as propostas durante a visita no local de 20-21 de Agosto de 2002, tendo este acordo sido registado na acta da visita. Por conseguinte, o Provedor de Justiça não deteta qualquer má administração por parte da Comissão relativamente ao argumento do queixoso (iii).

Argumento iv) de que apenas faltava uma parte das informações sobre os salários e argumento v) relativo ao papel do auditor da Comissão

2.16 O queixoso alegou que, no relatório de auditoria (projecto e final), os auditores externos fizeram uma falsa declaração de que «não foi obtida qualquer informação sobre a folha de pagamentos junto da CINAR». Alegou que tinha fornecido parte das informações sobre a folha de pagamento.

2.17 A Comissão sustentou que o seu auditor confirmou que não foram recebidas informações sobre os salários durante a visita no local e que os auditores foram remetidos para os contabilistas da CINAR que, por sua vez, negaram ter esses documentos na sua posse.

2.18 O Provedor de Justiça salienta, no entanto, que, no seu entendimento do argumento do queixoso, este se referiu à informação parcial sobre os salários relativa ao projecto VISCON que foi anexada à sua carta aos auditores externos datada de 30 de Julho de 2003, ou seja, datada após a) a visita no local ter sido efectuada, b) os contabilistas do queixoso terem sido consultados e c) o projecto de relatório de auditoria que lhe foi apresentado em 29 de Maio de 2003.

A este respeito, o queixoso apresentou igualmente o seu argumento (v) de que, apesar de ter efectivamente fornecido essas informações (independentemente da data), o auditor da Comissão agiu injustamente porque não alterou o relatório de auditoria elaborado pelos auditores externos, mas aceitou-o como definitivo.

Por conseguinte, o autor da denúncia centrou-se no papel do auditor da Comissão desde a conclusão do relatório de auditoria pela empresa de auditoria externa até à reunião com os representantes do CINAR em 28 de Fevereiro de 2005. Em especial, o queixoso criticou a decisão do auditor da Comissão de aprovar o relatório de auditoria elaborado pelos auditores externos e de rejeitar todas as explicações e provas do queixoso pelo simples facto de não ter sido apresentado anteriormente.

2.19 Em primeiro lugar, o Provedor de Justiça observa que, na sua resposta de 3 de Setembro de 2003 à carta do queixoso de 30 de Junho de 2003 que continha as informações parciais sobre os salários, os auditores externos explicaram que o relatório de auditoria já tinha sido concluído em 29 de Maio de 2003. Explicou igualmente que, se, com base nas informações sobre os salários parciais agora fornecidas, alterassem o relatório de auditoria, tal exigiria um volume considerável de trabalho adicional e o custo desse trabalho adicional teria de ser suportado pela CINAR. O montante deste trabalho adicional foi de cerca de 2 900 libras esterlinas, sem IVA. Aparentemente, o queixoso não efectuou esse pagamento.

2.20 Sem tomar posição sobre o pedido de pagamento apresentado pelos auditores externos, coloca-se, portanto, a questão de saber se o auditor da Comissão podia tomar medidas para alterar o relatório final de auditoria de 15 de Setembro de 2003 e afastar-se do projecto de relatório de 29 de Maio de 2003, a fim de ter em conta as informações parciais sobre os salários entretanto fornecidas.

2.21 À luz das informações fornecidas por ambas as partes, o Provedor de Justiça observa, por conseguinte, que, através de correspondência (6) da Comissão dirigida tanto ao queixoso como aos contabilistas da CINAR, o queixoso teve várias oportunidades, após a visita no local de 20-21 de Agosto de 2002, para apresentar elementos comprovativos adequados, em especial a totalidade das informações sobre os salários após a auditoria.

O Provedor de Justiça observa igualmente que a Comissão salientou, em muitas ocasiões, nomeadamente na sua mensagem de correio electrónico de 5 de Setembro de 2002, a importância de fornecer informações completas sobre a folha de pagamentos, sublinhando que se tratava da informação pendente mais importante.

Além disso, a Comissão tinha deixado claro ao queixoso que, caso estas informações não fossem recebidas, os auditores seriam forçados a concluir o seu relatório sem elas. Deu ao autor da denúncia um prazo final de 30 de Novembro de 2002 para fornecer todas as informações sobre a folha de pagamentos.

No entanto, afigura-se que o autor da denúncia não facultou as informações completas, mas apenas parciais, sobre os salários, tendo-o feito apenas oito meses após o termo do prazo final acima referido. Além disso, não explicou por que razão não pôde respeitar o prazo.

2.22 Tendo em conta o que precede, não se afigura que o auditor da Comissão tenha agido injustamente em relação ao autor da denúncia ao não alterar o relatório final com base nas informações parciais sobre os salários. No entanto, o Provedor de Justiça observa que a Comissão incluiu no relatório de auditoria cópias da carta do queixoso de 30 de Julho de 2003 e da resposta dos auditores externos de 3 de Setembro de 2003, agradecendo ao queixoso as informações relativas à folha de vencimento parcial (7). Assim, a Comissão parece ter referido com precisão, no seu relatório de auditoria, o fornecimento parcial de informações sobre os salários. Por conseguinte, o Provedor de Justiça não constata um caso de má administração por parte da Comissão relativamente ao argumento do queixoso (iv).

2.23 No que se refere ao papel do auditor da Comissão em geral, o Provedor de Justiça toma nota i) das informações que lhe foram apresentadas no contexto do presente inquérito; ii) em especial, as disposições pertinentes que regem os contratos auditados JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 e ENK5-CT99-0025; iii) as conclusões pertinentes do relatório de auditoria, segundo as quais a gestão financeira destes contratos não foi realizada de forma aceitável e o relatório não estava em conformidade com os requisitos do contrato; e iv) as explicações pormenorizadas dadas pela Comissão no seu parecer. Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça considera que não ficou demonstrado que o auditor da Comissão ou a Comissão tenham tratado injustamente o queixoso no que diz respeito à auditoria externa e às suas fases subsequentes.

A explicação dada pela Comissão no seu parecer indica, pelo contrário, que o seu auditor aplicou as disposições dos contratos relevantes. Além disso, afigura-se que foi dada ao queixoso a possibilidade de defender os seus direitos antes da aprovação da auditoria final.

O Provedor de Justiça considera, por conseguinte, que não houve má administração no que diz respeito ao argumento do queixoso (v).

3 Conclusão

Com base nos inquéritos do Provedor de Justiça sobre esta queixa, não parece ter havido má administração por parte da Comissão no que diz respeito aos argumentos do queixoso em apoio da sua alegação de injustiça. No que diz respeito ao argumento relativo à declaração de alegados comentários "raciais" ou quaisquer outros que levaram o pessoal da empresa auditada a sentir-se como se fossem criminosos ou que a auditoria foi a expressão de um esforço obsessivo para encerrar o CINAR, pelas razões explicadas no ponto 2.9 supra, o Provedor de Justiça considera que não se justificam novos inquéritos.

Por conseguinte, o Provedor de Justiça encerra o processo.

O Presidente da Comissão será igualmente informado desta decisão.

Com os melhores cumprimentos,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) A auditoria incidiu sobre os seguintes contratos de investigação celebrados entre a Comissão e o CINAR na qualidade de contratante: i) JOR3-CT98-0285 sobre a Aplicação da Utilização e Emissões de Resíduos de Biomassa de Combustores Industriais - ENDASH; ii) ENV4-CT97-0597 sobre a quantificação e o controlo de partículas sub-microónicas enriquecidas com metais tóxicos e emissões de compostos clorados selecionadas provenientes de fornos de cimento alimentados a combustíveis alternativos - TESSA; (iii) ENK5-CT99-0002 sobre a Corrosão do Líquido de Fogo em Caldeiras de Utilidade a Carvão - CORROSÃO; e iv) ENK5-CT99-0025 sobre deteção isual V para o controlo otimizado do desempenho do banco de queimadores e melhoria da vida útil da planta - VISCON.

(2) Os períodos de vigência dos contratos foram os seguintes: ENDASH de 1 de Janeiro de 1999 a 31 de Dezembro de 2001; TESSA de 1 de Junho de 1998 a 30 de Novembro de 2000; CORROSÃO de 1 de Maio de 2000 a 30 de Abril de 2003; e VISCON de 1 de Abril a 31 de Março de 2003.

(3) Ver nota de rodapé 1.

(4) A LF era membro da rede internacional de auditoria I/A com a qual a Comissão tinha um contrato-quadro na altura. Em Julho de 2002, foi celebrado com esta empresa um acordo específico para o efeito.

(5) Relatório de auditoria, p. 7 (secção 4.1).

(6) Em especial, as mensagens de correio electrónico de 5 de Setembro, 24 de Setembro, 8 de Outubro e 27 de Novembro de 2002, bem como as cartas de 27 de Novembro de 2002, 13 de Janeiro, 30 de Janeiro e 4 de Março de 2003.

(7) Ver relatório de auditoria, páginas 71-73 (carta do autor da denúncia de 30 de Julho de 2003) e página 74 (resposta de Littlejohn Frasier de 3 de Setembro de 2003).