Senhor Presidente,

Em 25 de Junho de 2001, informei V. Exa. de um inquérito de iniciativa própria sobre o funcionamento da Direcção de Recursos do Centro Comum de Investigação (CCI) com sede em Ispra, Itália. Em 18 de Setembro de 2001, a Comissão enviou-me o seu parecer.

Escrevo-vos agora para vos dar a conhecer os resultados do inquérito de iniciativa própria relativo à Direcção de Recursos do CCI.

RAZÕES DO INQUÉRITO

Nos termos do artigo 195.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, o Provedor de Justiça Europeu pode proceder, por sua própria iniciativa, a inquéritos sobre eventuais casos de má administração na actuação das instituições e organismos comunitários.

O Centro Comum de Investigação (JRC) é uma Direção-Geral da Comissão. A sua missão declarada é prestar apoio científico e técnico orientado para o cliente para a conceção, o desenvolvimento, a execução e o acompanhamento das políticas da UE: em suma, prestar apoio científico à elaboração de políticas.

As actividades científicas do CCI centram-se em três pilares: i) alimentos, produtos químicos e saúde; ii) ambiente e sustentabilidade; iii) segurança nuclear intrínseca e extrínseca. Estas competências são apoiadas por três competências horizontais complementares: previsão científica e tecnológica; materiais e medições de referência; segurança pública e luta contra a fraude. O CCI dispõe de 2100 efectivos, dos quais 1500 cientistas. O trabalho científico é realizado em sete institutos, localizados em cinco locais diferentes na Europa (1).

A Direção dos Recursos do CCI está sediada em Ispra, Itália. Esta Direção é responsável por assegurar que os Institutos recebem o apoio logístico necessário para o desempenho das suas funções. A missão da Direcção consiste em assegurar uma gestão sã e eficiente dos recursos afectados ao CCI e uma aplicação coerente e consistente dos procedimentos necessários à realização dos objectivos do CCI (2).

O Provedor de Justiça Europeu tratou uma série de queixas contra o CCI em Ispra e estes inquéritos deram origem a seis observações críticas (3). Por conseguinte, o Provedor de Justiça decidiu utilizar os seus poderes para lançar um inquérito de iniciativa própria, a fim de determinar se existe um problema mais geral e, em caso afirmativo, promover uma solução eficaz.

O INQUÉRITO

Por carta de 25 de Junho de 2001, o Provedor de Justiça informou a Comissão do inquérito de iniciativa própria. Solicitou à Comissão que examinasse a necessidade de aconselhamento e orientação mais eficazes para o pessoal ou de alterações ao quadro administrativo, a fim de evitar má administração no futuro.

No seu parecer, a Comissão informou o Provedor de Justiça das medidas tomadas para melhorar a gestão da Direcção de Recursos do CCI em Ispra. De acordo com o parecer, os seis casos encerrados que deram origem a observações críticas foram examinados exaustivamente pelo JRC, que tomou duas medidas corretivas: i) a cláusula relativa à revisão contratual do contrato-tipo do CCI foi alterada; e ii) foram dadas instruções para evitar atrasos abusivos na resposta às candidaturas apresentadas pelos candidatos.

No que diz respeito aos atrasos na resposta, o CCI instalou um sistema informático interno (Adonis) que regista os prazos de resposta à correspondência. Além disso, o pessoal recebeu instruções no sentido de seguir rigorosamente o Código de Boa Conduta adotado pela Comissão e realizar-se-ão seminários internos para o promover. A missão do recém-nomeado Director-Geral, Sr. McSweeney, consiste em adaptar as actividades do CCI às necessidades dos seus utilizadores. Neste contexto, e à luz da reforma do Vice-Presidente Kinnock, o CCI tenciona melhorar os procedimentos administrativos através da aplicação do Código de Boa Conduta da Comissão e da "Charte des ordonnateurs et les nouveaux circuits financiers". Introduziu em 1998 o sistema de qualidade "Gestão da Qualidade Total" (TQM) que tem sido implementado desde então. Realizam-se seminários internos para o pessoal, a fim de aumentar a eficiência das actividades do CCI na prática.

Além disso, o CCI está a criar um procedimento descentralizado de apresentação de queixas, que será lançado no Outono de 2001. Será mantido um registo obrigatório; o diretor responsável por um determinado assunto será informado; serão respeitados prazos rigorosos de resposta; e, por último, o funcionamento do procedimento será regularmente revisto.

Em 27 de Setembro de 2001, dois membros do pessoal dos serviços do Provedor de Justiça, Ian HARDEN e Ida PALUMBO, visitaram as instalações do CCI em Ispra, Itália, em resposta a um convite dirigido ao Provedor de Justiça pelo Director-Geral do CCI, Barry McSWEENEY. Durante a visita, foram informados de alterações de gestão recentes e em curso no CCI por funcionários responsáveis, incluindo o Sr. McSWEENEY; o Director-Geral Adjunto do CCI, Hugh RICHARDSON; e o Chefe da Unidade de Auditoria Interna, F. DEZEURE. Participaram igualmente numa reunião de gestão durante a qual foi apresentada aos chefes de unidade do CCI a introdução de um procedimento interno de reclamação e do sistema informatizado de gestão dos documentos e da correspondência (Adonis).

Uma vez que se verificou que as informações obtidas durante a visita poderiam ser úteis para o inquérito de iniciativa própria, o relatório da missão foi acrescentado ao dossiê.

No final da visita, os serviços do Provedor de Justiça solicitaram, para informação, uma série de documentos internos do CCI, incluindo o relatório intercalar do Director-Geral de 30 de Junho de 2001. Posteriormente, os documentos foram enviados por correio eletrónico. Uma vez que se afigurava que os documentos podiam ser úteis para efeitos do inquérito de iniciativa própria, a direção do CCI confirmou que seriam acrescentados ao processo.

De acordo com as informações fornecidas pelo CCI ao Provedor de Justiça, a unidade de auditoria interna do CCI realizou uma auditoria dos circuitos financeiros com vista a identificar formas de melhorar a gestão dos pagamentos no CCI. Até ao final de Outubro de 2001, o CCI deverá criar um sistema descentralizado de controlo financeiro, incluindo uma estrutura de subdelegações, promovendo assim a capacitação da gestão. Do mesmo modo, o papel da Direção dos Recursos em Ispra está a ser reorientado para o apoio, em especial o estabelecimento de procedimentos escritos claros e o acompanhamento da sua correta aplicação. O CCI efectuará uma auditoria ao sistema financeiro e à sua aplicação imediatamente após a data de 1 de Outubro de 2001. Além disso, procederá à revisão dos circuitos financeiros após seis meses de funcionamento. O CCI realizará uma auditoria ao sistema financeiro e à sua execução após seis meses de funcionamento. Os procedimentos financeiros revistos serão incluídos no Manual de Gestão do CCI (4).

A DECISÃO

1.1 Na sequência de seis casos em que o Provedor de Justiça detetou má administração por parte do Centro Comum de Investigação (JRC) da Comissão, o Provedor de Justiça lançou um inquérito de iniciativa própria no qual solicitou à Comissão que examinasse a necessidade de aconselhamento e orientação mais eficazes para o pessoal ou de alterações ao quadro administrativo, a fim de evitar má administração no futuro.

1.2. No seu parecer, a Comissão informou o Provedor de Justiça de duas medidas corretivas tomadas em resposta às observações críticas do Provedor de Justiça: i) foi alterada uma cláusula relativa à revisão contratual no contrato-tipo do CCI; ii) foram dadas instruções para evitar atrasos abusivos na resposta às candidaturas apresentadas pelos candidatos.

1.3 Além disso, de acordo com o parecer da Comissão e as informações fornecidas ao Provedor de Justiça pelo CCI, este último instalou um sistema informático interno (Adonis) que regista os prazos de resposta à correspondência. O pessoal foi igualmente incumbido de seguir o Código de Boa Conduta adotado pela Comissão. O CCI está também a estabelecer um procedimento descentralizado de apresentação de queixas, que será lançado no Outono de 2001.

1.4 O Provedor de Justiça observa que o procedimento de queixa e o sistema Adonis foram apresentados aos chefes de unidade do CCI numa reunião de gestão do CCI em 27 de Setembro de 2001.

1.5 O CCI informou igualmente o Provedor de Justiça do trabalho da sua unidade de auditoria interna e da sua intenção de criar um sistema descentralizado de controlo financeiro, promovendo a capacitação da gestão. Do mesmo modo, o papel da Direção dos Recursos em Ispra está a ser reorientado para o apoio, em especial o estabelecimento de procedimentos escritos claros e o acompanhamento da sua correta aplicação.

2.1 O Provedor de Justiça congratula-se com as medidas tomadas pela Comissão e pela direcção do CCI e observa que o procedimento de apresentação de queixas do CCI deverá estar operacional no Outono de 2001. O Provedor de Justiça observa igualmente que o sistema Adonis inclui registos de atribuição de correspondência e um sistema automático de alerta de aproximação e ultrapassagem de prazos e tem em conta os prazos estabelecidos no código de boa conduta administrativa da Comissão (5).

2.2 O Provedor de Justiça congratula-se igualmente com o facto de a gestão do CCI considerar a introdução do procedimento de queixa e do sistema Adonis como elementos-chave para conseguir uma mudança na cultura de gestão do CCI. O Provedor de Justiça considera igualmente que a introdução de um sistema descentralizado de controlo financeiro, através da promoção da capacitação da gestão, poderia promover e consolidar mudanças na cultura de gestão do CCI, o que poderia ajudar a prevenir má administração no futuro.

2.3 Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça considera que a gestão da Comissão e do CCI deu uma resposta positiva e construtiva ao inquérito de iniciativa própria e que as medidas que tomaram poderão ajudar a prevenir má administração no futuro.

O inquérito de iniciativa própria do Provedor de Justiça não revelou provas de má administração por parte da Comissão Europeia na sua resposta ao inquérito de iniciativa própria do Provedor de Justiça sobre a gestão da Direção dos Recursos do CCI em Ispra. Por conseguinte, o Provedor de Justiça encerra o processo.

Com os melhores cumprimentos,

Jacob SÖDERMAN

(1) Geel, Bélgica (Instituto de Materiais e Medições de Referência); Ispra, Itália (Instituto de Proteção e Segurança do Cidadão, Instituto do Ambiente e Sustentabilidade e Instituto de Saúde e Defesa do Consumidor); Karlsruhe, Alemanha (Instituto dos Elementos Transurânicos); Petten, Países Baixos (Instituto da Energia); e Sevilha, Espanha (Instituto de Prospetiva Tecnológica).

(2) Ver sítio Web do JCR em europa@cec.eu.int (http://www.jrc.ec.europa.eu/index.asp).

(3) Processo 1479/99/(OV)MM; Processo 878/96/TT/it/PD e 905/96/AGS/it/PD (inquérito conjunto); processo 1057/97/PD; processo 855/97/PD; processo 307/2000/IP; e processo 922/2000/IP.

(4) Relatório intercalar do Director-Geral do CCI, 30.6.2001, p. 8.

(5) Ver JO L 308/32 de 8.12.2000 e http://www.europa.eu/comm/secretariat_general/code/index_en.htm.