Antecedentes da denúncia

1. A queixosa tinha tomado conhecimento de que pelo menos um jornalista tinha recebido uma mensagem de correio eletrónico [1] da Agência Europeia das Fronteiras e Costeira (Frontex), na qual lhe pedia que efetuasse correções nas suas informações sobre o trabalho da Frontex. Por conseguinte, em janeiro de 2020, o queixoso apresentou [2] um pedido de acesso do público a documentos [3] à Frontex, solicitando-lhe que apresentasse:

«Uma lista de mensagens de correio eletrónico que foram enviadas a partir da conta de correio eletrónico press@frontex.europa.eu a jornalistas e nas quais a Frontex criticou a sua comunicação ou lhes pediu que efetuassem correções, bem como todos os documentos internos que mostram como essas mensagens de correio eletrónico foram criadas, concebidas, enviadas e avaliadas.»

2. Em janeiro de 2020, a Frontex enviou uma mensagem de correio eletrónico na qual indicou que tinha registado o pedido do queixoso através do portal em linha de que dispõe para aceder aos pedidos de documentos. Forneceu-lhe um link e dados de login para acessar isso. Em 6 de fevereiro de 2020, a Frontex respondeu ao pedido do queixoso através do portal.

3. O queixoso respondeu, solicitando à Frontex que fornecesse uma resposta por correio eletrónico em vez de a carregar para o portal. Informou igualmente a Frontex de que a ligação que tinha fornecido não estava acessível. A Frontex respondeu que já tinha enviado a sua resposta ao pedido do queixoso através do portal.

4. Em outubro de 2020, o queixoso solicitou à Frontex, por correio eletrónico, informações atualizadas sobre o seu pedido. A Frontex reenvia a sua resposta inicial no portal e fornece ao queixoso uma ligação e dados de início de sessão. O queixoso acedeu ao portal e consultou a resposta, que afirmava que a Frontex não possuía qualquer documento abrangido pelo âmbito do pedido do queixoso.

5. Em 29 de outubro de 2020, o queixoso solicitou à Frontex que revisse a sua decisão (através do chamado «pedido confirmativo»). Especificou que o seu pedido dizia respeito a todas as mensagens de correio eletrónico enviadas a jornalistas que tinham expressado pontos de vista críticos sobre o trabalho da Frontex. Alegou que pelo menos uma dessas mensagens de correio eletrónico estava disponível ao público e solicitou à Frontex que pesquisasse nos seus registos outras mensagens de correio eletrónico deste tipo.

6. A Frontex informou o queixoso de que não trataria o seu pedido confirmativo, uma vez que este não tinha sido apresentado no prazo de 15 dias úteis a contar da sua decisão inicial sobre o seu pedido ^[4].

7. Insatisfeito com a resposta da Frontex, o queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça em novembro de 2020.

Inquérito

8. A Provedora de Justiça abriu um inquérito e realizou uma reunião com representantes da Frontex.

9. O inquérito da Provedora de Justiça examinou se a forma como a Frontex notificou o queixoso da sua resposta inicial era adequada e se detém documentos abrangidos pelo âmbito do pedido do queixoso. Avaliou igualmente a forma como a Frontex assegura a identificação de todos os documentos pertinentes para um pedido de acesso do público aos documentos.

10. O Provedor de Justiça está a realizar um inquérito separado sobre se a Frontex deve responder por correio eletrónico, e não através do portal, se tal lhe for solicitado [5]. Assim, este aspeto da queixa não fazia parte do presente inquérito.

Âmbito do pedido de acesso

11. No decurso do inquérito, a Provedora de Justiça examinou a forma como a Frontex assegura que identifica todos os documentos pertinentes para um pedido de acesso do público.

12. A Frontex declarou que tinha criado uma ferramenta melhorada de pesquisa de documentos na sequência da proposta da Provedora de Justiça para uma solução no processo 1616/2016/MDC [6]. Confirmou que o seu pessoal que trata dos pedidos de acesso a documentos recebe formação exaustiva sobre o âmbito e a aplicação das regras relativas ao acesso do público aos documentos.

13. No que diz respeito ao pedido de acesso do queixoso, a Frontex explicou que não dispunha de «uma lista de mensagens de correio eletrónico», tal como solicitado pelo queixoso. No entanto, confirmou que possui cópias de mensagens de correio eletrónico relacionadas com o objeto do pedido do autor da denúncia.

14.  Com base no pedido confirmativo do autor da denúncia, no qual esclareceu que o seu pedido dizia respeito a «toda a correspondência (...) enviada a jornalistas (...)», tornou-se claro que o autor da denúncia estava a solicitar o acesso às mensagens de correio eletrónico, em vez de uma lista das mesmas.

Proposta de solução do Provedor de Justiça

15. O Provedor de Justiça apresentou uma proposta de solução [7], solicitando à Frontex que registasse o pedido confirmativo do queixoso como um novo pedido de acesso e que o tratasse de acordo com as regras da UE em matéria de acesso do público aos documentos.

16. A Frontex aceitou a solução proposta pelo Provedor de Justiça e concordou em tratar o pedido do queixoso de acesso do público às mensagens de correio eletrónico em questão [8]. Uma vez que o queixoso tinha, entretanto, apresentado um novo pedido de acesso, a Frontex procurou também clarificar o âmbito do pedido do queixoso.

17. O queixoso congratulou-se com a proposta de solução do Provedor de Justiça e clarificou com a Frontex o âmbito do seu novo pedido de acesso.

Avaliação do Provedor de Justiça após a proposta de solução

18. A Provedora de Justiça congratula-se com o facto de a Frontex ter aceite a sua proposta de solução e ter agora começado a tratar o pedido de acesso da queixosa.

19. A peticionária aproveita esta oportunidade para recordar que as regras da UE em matéria de acesso do público aos documentos ^[9] estabelecem que, se um pedido de acesso não for suficientemente preciso, a instituição deve solicitar ao requerente que clarifique o pedido e ajudá-lo a fazê-lo. De acordo com a jurisprudência da UE [10], uma instituição tem o dever de indicar os documentos na sua posse que sejam semelhantes aos referidos no pedido de acesso ou que sejam suscetíveis de conter algumas ou todas as informações solicitadas pelo requerente.  

20. Tendo em conta o que precede, a Provedora de Justiça lamenta que a sua intervenção tenha sido necessária antes de se encontrar uma solução. Para ajudar a evitar esta situação no futuro, o Provedor de Justiça incentiva a Frontex a melhorar a forma como comunica com as pessoas que procuram acesso público aos seus documentos, solicitando-lhes que clarifiquem os seus pedidos e ajudando-as a fazê-lo.

Conclusão

Com base no inquérito, a Provedora de Justiça encerra este caso com a seguinte conclusão:

A Frontex aceitou a proposta de solução do Provedor de Justiça e começou a tratar o pedido de acesso do queixoso.

O queixoso e a Frontex serão informados desta decisão.

Emily O'Reilly

Provedor de Justiça Europeu

Estrasburgo, 14/07/2021

[1] Uma cópia dessa mensagem de correio eletrónico pode ser consultada aqui: https://correctiv.org/aktuelles/2019/08/15/frontex-hat-uns-geschrieben-wir-haben-geantwortet/.

[2] O pedido de acesso do autor da denúncia foi apresentado através da FragDenStaat.de, uma plataforma da sociedade civil para o acesso do público aos documentos. O pedido pode ser consultado no seguinte endereço: https://fragdenstaat.de/anfrage/e-mails-der-pressestelle-von-frontex/.

[3] Nos termos do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão: http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj, aplicável à Frontex nos termos do artigo 114.o, n.o 1, do Regulamento (UE) 2019/1896 relativo à Guarda Europeia de Fronteiras e Costeira: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2019/1896/oj.

[4] Artigo 7.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

[5] Ver processos conjuntos 1261/2020/PB e 1361/2020/PB: https://europa.eu/!TH36DK

[6] Proposta de solução do Provedor de Justiça no processo 1616/2016/MDC: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/86210

[7] O texto integral da proposta de solução do Provedor de Justiça está disponível em: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/144220

[8] O texto integral da resposta da Frontex à proposta de solução do Provedor de Justiça está disponível em: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/144221

[9] Em conformidade com o artigo 6.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

[10] Acórdão do Tribunal Geral de 26 de outubro de 2011, Dufour/BCE, T-436/09, n.os 30-31: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=111823&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=58831.