Antecedentes da denúncia

1. As regras da UE em matéria de acesso do público aos documentos ^[1] exigem que as instituições da UE mantenham um registo dos documentos acessíveis ao público ^[2].

2. O queixoso, uma organização sem fins lucrativos, considerou que a Europol não cumpre as obrigações que lhe incumbem por força destas regras. Contactou a Europol, solicitando-lhe que criasse um registo público completo de documentos.

3. A Europol respondeu ao queixoso, remetendo para a sua página Web [3], ^na qual disponibiliza proativamente muitos documentos.

4. O queixoso alegou que o registo de documentos da Europol não estava em conformidade com as regras aplicáveis e, em dezembro de 2019, recorreu ao Provedor de Justiça.

5. No decurso do inquérito, a equipa de inquérito do Provedor de Justiça reuniu-se com representantes da Europol para debater as questões levantadas pelo queixoso. Em seguida, o Provedor de Justiça apresentou uma proposta de solução.

Proposta de solução do Provedor de Justiça

6. A Provedora de Justiça tomou nota dos esforços anteriores da Europol no sentido de criar um registo de documentos, bem como das características distintas da agência. No entanto, considerou que as instituições da UE devem aplicar determinados princípios aos seus registos de documentos, a fim de assegurar boas práticas administrativas e que o seu registo é adequado.

7. Em primeiro lugar, o Provedor de Justiça considerou que o registo deveria ser de fácil utilização. Deve ser tão fácil quanto possível para as pessoas navegarem no registo e identificarem documentos específicos a que possam querer aceder. Tal inclui a existência de uma página Web específica para o registo.

8. Em segundo lugar, o Provedor de Justiça considerou que o registo deve estar completo, o que significa que todos os documentos relativos às atividades principais da instituição devem ser registados individualmente. Além disso, o registo deve, pelo menos, referir a existência de outros tipos de documentos não enumerados. Tal implica igualmente que nenhum documento deve ser automaticamente excluído do registo.

9. Em terceiro lugar, o Provedor de Justiça considerou que o registo deve ser mantido em tempo útil, exigindo atualizações muito regulares.

10. Por conseguinte, o Provedor de Justiça apresentou a seguinte proposta de solução:

11. A Europol deverá actualizar o seu registo de documentos, tendo em conta os princípios de boas práticas administrativas estabelecidos na proposta de solução ^[4].

12. À luz da proposta do Provedor de Justiça, a Europol comprometeu-se a tomar medidas concretas para atualizar o seu registo de documentos a curto e médio prazo, algumas das quais já implementou ^[5].

13. Para tornar o seu registo público mais convivial, a Europol melhorou a acessibilidade do registo e introduziu uma ferramenta de pesquisa.

14. Além disso, a Europol fornecerá uma lista de todos os documentos que regem as suas atividades e publicará proativamente mais documentos no futuro, incluindo os documentos que divulga aos requerentes em resposta a pedidos de acesso público.

15. Os documentos que a Europol divulgou no passado na sequência de pedidos de acesso serão gradualmente acrescentados ao registo, começando pelos documentos mais recentemente divulgados.

16. A Europol espera finalizar a atualização do seu registo de documentos no outono de 2021.

17. O queixoso congratulou-se com a proposta do Provedor de Justiça, bem como com a resposta da Europol, e salientou a importância de um registo completo de documentos, tendo em conta o seu objetivo de facilitar o direito de acesso do público aos documentos.

Avaliação do Provedor de Justiça após a proposta de solução

18. A Provedora de Justiça considera que a Europol seguiu a sua proposta de solução, tomando as medidas acima descritas e definindo novas medidas que tomará para criar um registo exaustivo de documentos.

19. A Provedora de Justiça congratula-se com a resposta positiva da Europol à sua solução e considera que a queixa foi resolvida.

Conclusão

Com base no inquérito, a Provedora de Justiça encerra este caso com a seguinte conclusão:

A Agência da União Europeia para a Cooperação Policial aceitou a proposta do Provedor de Justiça de uma solução para atualizar o seu registo público de documentos.

O queixoso e a Europol serão informados desta decisão.

Emily O'Reilly Provedora
de Justiça Europeia

Estrasburgo, 04/02/2021

[1] Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público ao Parlamento Europeu, ao Conselho e à Comissão

documentos: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN,

aplicável à Europol nos termos do artigo 65.o do Regulamento (UE) 2016/794 relativo à Europol: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0794&from=EN.

[2] Nos termos do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

[3] Ver: https://www.europol.europa.eu/publications-documents (não traduzido para português).

[4] O texto integral da proposta de solução do Provedor de Justiça está disponível em: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/136602.

[5] O texto integral da resposta da Europol à proposta de solução do Provedor de Justiça está disponível em: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/136603.