Antecedentes da denúncia

1. Entre 16 e 27 de junho de 2019, o autor da denúncia enviou 34 mensagens de correio eletrónico ao Parlamento Europeu. Solicitou o acesso a documentos relativos a deslocações em serviço no estrangeiro de deputados ao Parlamento Europeu durante a legislatura de 2014-2019. Esses documentos incluíam i) os pedidos de viagem individual e de delegação e a sua aprovação pelo Presidente; ii) o dossiê de referência da delegação/dos membros; e iii) a faturação das despesas de viagem. Os pedidos do queixoso abrangiam 13 missões específicas das comissões, bem como qualquer deslocação individual de um deputado ou de uma delegação a 112 países. Nos seus pedidos, o queixoso sugeriu que o Parlamento lhe enviasse inicialmente uma síntese com informações sobre as pessoas que viajam (deputados ao Parlamento, delegações ou comissões), sobre a data do pedido e da aprovação e sobre as despesas (repartidas em custos de transporte, alojamento e custos diversos).

2. O queixoso já tinha solicitado anteriormente o acesso a um número substancial de documentos semelhantes. i) Em fevereiro de 2019, enviou 17 mensagens de correio eletrónico ao Parlamento, cada uma das quais solicitando acesso a documentos relacionados com delegações parlamentares ou missões de informação. Devido ao número muito elevado de documentos e páginas a rever, o Parlamento envidou esforços para chegar a acordo com o queixoso sobre a redução do âmbito dos seus pedidos.^[1] O queixoso recusou.^[2] ii) Em março de 2019, o queixoso solicitou acesso a todos os pedidos de visitas de delegações, a todas as aprovações do Presidente, aos pormenores das viagens e aos participantes. Solicitou documentos relativos às deslocações de todas as comissões, presidentes, delegações e órgãos do Parlamento Europeu durante a legislatura de 2014-2019 a países fora da União Europeia. Devido ao número muito elevado de documentos, o Parlamento procurou chegar a acordo com o queixoso para restringir o âmbito do pedido a duas missões. No entanto, o queixoso não concordou com a proposta do Parlamento ^[3].

3. Em 28 de junho de 2019, o Parlamento informou o queixoso de que considerava que todas as suas mensagens de correio eletrónico faziam parte de um único pedido. Além disso, declarou que não trataria o pedido por o considerar abusivo na aceção do artigo 14.o, n.o 3, do Código de Boa Conduta Administrativa ^[4], uma vez que as mensagens de correio eletrónico i) são repetitivas e ii) dizem respeito a um grande número de documentos, alguns dos quais são muito longos (mais de 200 páginas). No que diz respeito ao caráter repetitivo do pedido do queixoso, o Parlamento declarou que o queixoso já tinha apresentado pedidos de acesso do público a alguns dos mesmos documentos que agora solicitava em fevereiro e março de 2019 e que já tinha tratado esses pedidos.

4. O Parlamento informou igualmente o queixoso de que só trataria futuros pedidos do queixoso se não dessem origem a encargos administrativos excessivos. Esclareceu que o autor da denúncia era bem-vindo a solicitar o acesso a um número proporcionado de documentos relativos a uma missão específica.

5. Em 29 de junho de 2019, o autor da denúncia apresentou pedidos confirmativos relativos, pelo menos, aos 11 pedidos de acesso do público objeto da presente denúncia.

6. Não tendo recebido resposta após 15 dias úteis, o queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça em 22 de julho de 2019.

O inquérito

7. A Provedora de Justiça abriu um inquérito sobre a recusa do Parlamento Europeu em tratar pedidos de acesso do público a documentos relativos a missões parlamentares a países terceiros.

8. No decurso do inquérito, a Provedora de Justiça consultou o Parlamento Europeu sobre as razões pelas quais considerava que o pedido do queixoso era repetitivo e sobre as razões pelas quais considerava que o tratamento dos pedidos de acesso não seria viável. O Parlamento forneceu elementos explicativos que resumem essencialmente a sua resposta ao queixoso de 28 de junho de 2019.

Argumentos apresentados ao Provedor de Justiça

9. O queixoso gostaria que o Parlamento Europeu tratasse o seu pedido e lhe concedesse acesso a todos os documentos solicitados.

10. Na sua resposta à recusa do Parlamento Europeu em tratar os pedidos apresentados entre 16 e 27 de junho de 2019, alegou que juntar-se aos seus pedidos e considerá-los como um único pedido era juridicamente errado.

11. Alegou que a sugestão constante das suas mensagens de correio eletrónico de que o Parlamento lhe possa inicialmente enviar sínteses com informações sobre as pessoas que viajam, sobre a data do pedido e da aprovação e sobre as despesas visava reduzir os encargos administrativos.

12. O Parlamento considerou que as mensagens de correio eletrónico enviadas em lotes entre 16 e 27 de junho de 2019 eram repetitivas. O Parlamento declarou que o seu âmbito de aplicação se sobrepunha parcialmente aos pedidos apresentados em fevereiro e março de 2019. Além disso, foi a terceira vez em alguns meses que o queixoso solicitou o acesso a uma grande quantidade de documentos relacionados com missões parlamentares. Segundo o Parlamento, em resultado dos seus anteriores pedidos de acesso a documentos, o queixoso sabia que um único dossiê de referência da missão poderia conter centenas de páginas e que a administração só poderia avaliar um número limitado desses documentos dentro do prazo previsto no Regulamento n.o 1049/2001. No entanto, alargou sempre o âmbito dos seus pedidos.

13. O Parlamento alegou que o tratamento das mensagens de correio eletrónico enviadas em lotes entre 16 e 27 de junho de 2019 não seria possível dentro dos prazos impostos pelo Regulamento (CE) n.o 1049/2001 e constituiria um encargo administrativo excessivo. Explicou que os dossiês de base da missão contêm cerca de 200 páginas e podem potencialmente ser abrangidos por uma exceção ao direito de acesso aos documentos. O Parlamento considerou que, por conseguinte, teria de os avaliar antes de tomar uma decisão sobre a sua eventual divulgação. Além disso, o Parlamento explicou que, para cada missão, existe geralmente um grande número de projetos de lei subjacentes que contêm normalmente dados pessoais, cuja divulgação é suscetível de ser restringida devido à necessidade de proteger os dados pessoais. Considerou que, por esta razão, também o tratamento dos pedidos do autor da denúncia teria constituído um encargo administrativo excessivo.

Avaliação do Provedor de Justiça

14. As regras da UE em matéria de acesso aos documentos estabelecem que, se um pedido de acesso disser respeito a um documento muito extenso ou a um grande número de documentos, a instituição em causa pode concertar-se informalmente com o requerente, a fim de encontrar uma solução equitativa [5].

15. De acordo com a jurisprudência constante, este direito de procurar uma solução equitativa «reflete a possibilidade de ter em conta, embora de forma particularmente limitada, a necessidade, se for caso disso, de conciliar os interesses do requerente com os da boa administração»^[6]. Por conseguinte, uma instituição deve «conservar o direito, em casos especiais em que o exame concreto e individual dos documentos implicaria um volume excessivo de trabalho administrativo, de equilibrar o interesse do acesso do público aos documentos com o ónus do trabalho assim causado, a fim de salvaguardar, nesses casos específicos, o interesse de uma boa administração»^[7] Assim, « uma instituição pode, em circunstâncias excecionais, recusar o acesso a determinados documentos com o fundamento de que o volume de trabalho relacionado com a sua divulgação seria desproporcionado (...).»^[8] Por outras palavras, excecionalmente, uma instituição pode recusar o acesso aos documentos com o fundamento de que o tratamento de um pedido implicaria um encargo administrativo excessivo.

16. O autor da denúncia apresentou vários pedidos de acesso durante um curto período. O Provedor de Justiça considera que era razoável que o Parlamento considerasse os seus pedidos como um único pedido relativo a um grande número de documentos. Caso contrário, os requerentes poderiam facilmente contornar as regras aplicáveis quando é solicitado o acesso a um documento muito extenso ou a um grande número de documentos, dividindo esses pedidos em vários pedidos de menor dimensão.

17. Entre 16 e 27 de junho de 2019, o autor da denúncia solicitou o acesso a vários documentos relacionados com missões de deputados ao Parlamento Europeu a 112 países e com 13 missões específicas das comissões. O Parlamento explicou que cada dossiê de referência para cada missão tem cerca de 200 páginas. Além disso, o Parlamento indicou que os documentos que contêm a liquidação das despesas de viagem para cada deslocação em serviço incluem grandes quantidades de faturas, que podem conter dados pessoais. Os serviços do Parlamento teriam de percorrer todas as páginas para verificar se se aplicam eventuais exceções ^[9] antes de concederem acesso a esses documentos. Por conseguinte, teria de verificar um grande número de documentos volumosos antes de conceder o acesso público solicitado. O Provedor de Justiça observa que tal tarefa exigiria recursos consideráveis. Tal seria desproporcionado, tanto mais que grande parte do conteúdo dos documentos poderia ser constituído por dados pessoais que não poderiam ser divulgados. O tratamento do pedido constituiria, por conseguinte, um encargo administrativo excessivo para os serviços do Parlamento. Por conseguinte, a recusa do Parlamento em tratar os pedidos do queixoso enviados por correio eletrónico em lotes entre 16 e 27 de junho de 2019 não constitui má administração.

18. O Provedor de Justiça observa que o Parlamento sugeriu que o queixoso pudesse apresentar um novo pedido de acesso a um número proporcionado de documentos relacionados com uma missão específica. O Provedor de Justiça considera razoável que o Parlamento procure soluções justas, como a proposta, em casos excecionais, a fim de poder tratar adequadamente todos os pedidos de acesso do público aos documentos que recebe.

19. Por último, a Provedora de Justiça observa que as regras da UE em matéria de acesso aos documentos não obrigavam o Parlamento a concordar com a sugestão do queixoso de que o Parlamento deveria inicialmente criar uma panorâmica de todas as missões pertinentes. O Provedor de Justiça considera razoável, nas circunstâncias do caso em apreço, que o Parlamento considere que tal não seria proporcionado.

Conclusão

Com base no inquérito, a Provedora de Justiça encerra este caso com a seguinte conclusão:

Não houve má administração por parte do Parlamento Europeu.

O queixoso e o Parlamento Europeu serão informados desta decisão.

Fergal Ó Regan

Chefe dos Inquéritos - Unidade 2

Estrasburgo, 28/11/2019

[1] Ver artigo 6.o, n.o 3, do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

[2] O Parlamento acabou por conceder acesso a uma série de documentos abrangidos pelo âmbito dos seus pedidos.

[3] O Parlamento acabou por fornecer ao queixoso o máximo de informações que lhe era razoavelmente possível.

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/3510

[5] Artigo 6.o, n.o 3, do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

[6] Ver acórdãos do Tribunal de Primeira Instância de 13 de Abril de 2005, VKI/Comissão, T-2/03, n.o 101, e de 10 de Setembro de 2008, Williams/Comissão, T-42/05, n.o 85-F.

[7] VKI, n.o 102.

[8] Acórdão do Tribunal de Justiça de 2 de outubro de 2014, Strack/Comissão, C-127/13 P, n.o 28.

[9] Nos termos do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.