Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności wyjaśnia przyczynę przetwarzania, sposób, w jaki Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich gromadzi, przetwarza i zapewnia ochronę wszystkich przekazanych danych osobowych, sposób wykorzystywania tych informacji oraz prawa osób, których dane dotyczą, w odniesieniu do ich danych.

Administratorem danych jest Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich. Współadministratorem jest Komisja Europejska (w przypadku ABAC – aplikacja finansowo-księgowa utworzona przez Komisję w celu monitorowania wykonania budżetu i przygotowania sprawozdania finansowego).

1. Jakie dane osobowe będą przetwarzane przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich?

Dane osobowe oferentów, wykonawców i kandydatów, ich pracowników lub podwykonawców, które mogą obejmować:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, numer paszportu lub numer dowodu osobistego;
• funkcja;
• Dane kontaktowe (adres e-mail, służbowy numer telefonu, numer telefonu komórkowego, numer faksu, adres pocztowy, firma i departament, kraj zamieszkania, adres strony internetowej);
• zaświadczenia o zapłaconych składkach na ubezpieczenie społeczne i podatkach, wyciągi z rejestrów sądowych;
• Dane finansowe: numer rachunku bankowego (kody IBAN i BIC), numer VAT;
• Oświadczenie, że oferenci nie znajdują się w żadnej z sytuacji wykluczenia, o których mowa w art. 136 i 141 rozporządzenia finansowego
• Formularz dotyczący braku konfliktu interesów pracowników instytucji lub organów UE, a także ekspertów zaangażowanych w proces selekcji.

2. Dlaczego Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przetwarza te dane osobowe?

Dane osobowe są gromadzone i dalej przetwarzane do celów zarządzania i administrowania postępowaniami o udzielenie zamówienia przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

3. Jakie są podstawy prawne i konieczność przetwarzania tych danych?

Podstawą prawną operacji przetwarzania danych osobowych jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii [1], w szczególności jego art. 160–179.

Przetwarzanie jest niezbędne na podstawie art. 5 ust. 1 lit. a), b) i c) rozporządzenia (UE) nr 1725/2018.

4. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych?

Za przetwarzanie danych odpowiada Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich. Dane są przetwarzane w szczególności przez Dział ds. Personelu, Administracji i Budżetu (PAB).

5. Kto będzie odbiorcą danych?

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich, sekretarz generalny, członkowie komisji oceniającej (w stosownych przypadkach); personel odpowiedzialny za zarządzanie umowami w ramach odpowiedniego działu; personel odpowiedzialny za zarządzanie przetargami i zamówieniami w Dziale PAB. Przekazywanie danych osobowych jest możliwe do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.

6. Jak długo będą przechowywane dane?

Akta dotyczące procedur przetargowych, w tym dane osobowe, są przechowywane w służbie odpowiedzialnej za procedurę do czasu jej zakończenia oraz w Dziale PAB przez okres 7 lat od podpisania umowy. Wyciągi z rejestrów sądowych przechowuje się przez 2 lata po zakończeniu odpowiedniej procedury. Oferty odrzuconych oferentów są jednak przechowywane przez 5 lat od podpisania umowy.

7. W jaki sposób chronimy dane osoby, której dane dotyczą?

Pliki papierowe są przechowywane w zamkniętej szafce przez odpowiedzialne jednostki. Pliki elektroniczne są przechowywane na serwerach z prawami dostępu ograniczonymi do odpowiednich pracowników działów zaangażowanych w procedurę (tj. działu PAB i działu, który faktycznie skorzysta z umowy).

Członkowie komisji oceniającej mają dostęp do akt na potrzeby oceny i są informowani, że nie powinni przechowywać kopii po zakończeniu procesu oceny.

Klauzule umowne gwarantują, że wykonawca przetwarza dane osobowe pracowników EO wyłącznie na polecenie Rzecznika Praw Obywatelskich (klauzule ochrony danych dodane do umowy o świadczenie usług/mebli oraz do ogólnych warunków kontaktu).

W przypadku przekazywania danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych umowa podpisana między Rzecznikiem Praw Obywatelskich a wybranym oferentem przewiduje standardowe klauzule umowne zapewniające przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami wiążącymi instytucje UE.

8. Jakie są Twoje prawa i jak możesz z nich skorzystać?

Masz prawo zażądać dostępu do swoich danych osobowych. Mają Państwo również prawo do żądania niezwłocznego sprostowania wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych dotyczących Państwa. Prawo do sprostowania danych może mieć zastosowanie wyłącznie do danych faktycznych przetwarzanych w ramach odpowiedniego postępowania o udzielenie zamówienia. Prawo to może być wykonywane wyłącznie do ostatecznego terminu składania ofert. Nieprawidłowe dane identyfikacyjne można jednak skorygować w dowolnym momencie w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia i po jego zakończeniu, wysyłając wiadomość e-mail na adres eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich odpowie na Państwa wnioski tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca.

9. Z kim należy się kontaktować w przypadku pytań lub skarg dotyczących kwestii ochrony danych?

W każdej chwili mogą Państwo przesłać pytania związane z ochroną danych dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich na poniższy adres: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Mogą Państwo również skontaktować się z inspektorem ochrony danych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich pod następującym adresem: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych można złożyć w dowolnym momencie na następujący adres: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1.