Wydarzenia publiczne Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich

Publiczny rejestr czynności przetwarzania [1]: Obsługa danych osobowych i kontaktowych, zdjęć, nagrań wideo i audio prelegentów i uczestników wydarzeń publicznych, zarówno offline, jak i online, Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich

1. Ostatnia aktualizacja tego wpisu: 12-05-2021

2. Numer referencyjny [2]: 4/2021

3. Nazwa i dane kontaktowe kontrolera [3]: Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Osoba wyznaczona do kontaktów: Dział Komunikacji, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych:

Francesca Pavesi – zastępca inspektora ochrony danych: Nicholas Hernanz

Adres e-mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nazwa i dane kontaktowe przetwórcy [4]: Mogą istnieć podmioty przetwarzające dane w odniesieniu do konkretnych zdarzeń: wykonawcy i podwykonawcy wykorzystywani do ogólnej organizacji, zarządzania i płatności związanych z rejestracją, organizacją podróży itp.

Klauzule umowne gwarantują, że podmioty przetwarzające dane przetwarzają nazwiska oraz dane kontaktowe i bankowe prelegentów i innych uczestników wydarzeń Rzecznika wyłącznie na polecenie Rzecznika. Te same klauzule gwarantują, że fotografowie mogą przekazywać zdjęcia wykonane podczas wydarzenia Rzecznika Praw Obywatelskich wyłącznie do Działu ds. Komunikacji. Wszystkie podmioty przetwarzające dane muszą uzyskać certyfikat od uznanych międzynarodowych specjalistów ds. ochrony danych.

W przypadku wydarzeń transmitowanych online, takich jak webinarium, odpowiednia platforma internetowa (tj. WebEx) działa jako podmiot przetwarzający dane osobowe w celu technicznego zapewnienia wydarzenia online, za pośrednictwem przeglądarki lub aplikacji mobilnej. Stosuje się odpowiednie oświadczenia o ochronie prywatności.

W przypadku korzystania z narzędzi ankietowania i przesłuchiwania dodanych do platformy cyfrowej (tj. Slido) odpowiednie narzędzie działa jako podmiot przetwarzający niektóre dane, takie jak adresy IP uczestników. Obowiązuje odpowiednia polityka dotycząca plików cookie i oświadczenia o ochronie prywatności.

6. Nazwa i dane kontaktowe współadministratora(-ów)[5]:

W przypadku wydarzeń organizowanych w dniach:

• Pomieszczenia Parlamentu Europejskiego (PE): PE jest współadministratorem w zakresie przetwarzania zezwoleń na wstęp do swoich budynków ze względów bezpieczeństwa.
• Siedziba Komisji Europejskiej (KE): WE jest współadministratorem w zakresie przetwarzania zezwoleń na wstęp do swoich budynków ze względów bezpieczeństwa.
• prywatne lokale komercyjne (takie jak hotele): prywatny podmiot gospodarczy jest współadministratorem do celów weryfikacji tożsamości gości wydarzeń.

7. Cel(-e) przetwarzania [6]: Dział ds. Komunikacji koordynuje, organizuje i zarządza różnego rodzaju wydarzeniami publicznymi zgodnie ze strategią Rzecznika Praw Obywatelskich i rocznym planem zarządzania biura. Jego celem jest utrzymanie wysokiej widoczności prac Urzędu w interesie publicznym.

Gromadzi się zatem dane w celu wysyłania zaproszeń i informacji potencjalnym prelegentom i uczestnikom, umożliwienia rejestracji na wydarzenie, monitorowania wydarzenia oraz ułatwienia i usprawnienia wymiany poglądów i przyszłej współpracy z prelegentami i uczestnikami oraz między nimi.

Dane są również gromadzone w celu ułatwienia stosunków finansowych i umownych z prelegentami oraz innymi uczestnikami i dostawcami, organizacji podróży i hoteli oraz spełnienia wymogów bezpieczeństwa.

Obrazy, takie jak zdjęcia oraz nagrania wideo i audio, wykonane podczas wydarzeń są wykorzystywane do informowania o działalności Rzecznika Praw Obywatelskich.

8. Opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych [7]:

Osoby, których dane dotyczą

Wszystkie osoby (wewnętrzne i zewnętrzne) zaproszone na wydarzenia i uczestniczące w nich, tj.:

• członkowie Europejskiej Sieci Rzeczników Praw Obywatelskich;
• przedstawiciele instytucji, organów lub agencji UE;
• przedstawiciele organizacji społeczeństwa obywatelskiego, stowarzyszeń i organizacji pozarządowych;
• pracownicy naukowi/osoby fizyczne, którzy uważnie śledzą pracę Rzecznika Praw Obywatelskich;
• dziennikarze;
• dostawcy zewnętrzni, tacy jak moderatorzy i fotografowie;
• pracownicy biura Rzecznika Praw Obywatelskich;
• każdego uczestnika wydarzenia organizowanego przez Rzecznika Praw Obywatelskich.

Pola danych

• Nazwiska potencjalnych prelegentów, uczestników i dostawców zewnętrznych;
• adresy e-mail i numery telefonów prelegentów, uczestników i dostawców zewnętrznych;
• Tytuły pracy, życiorysy prelegentów;
• Dane konta bankowego prelegentów i dostawców zewnętrznych;
• Nazwiska pracodawców prelegentów (w stosownych przypadkach), uczestników i dostawców zewnętrznych;
• obrazy, takie jak zdjęcia oraz nagrania wideo i audio wykonane podczas wydarzeń;
• Obrazy i nagrania audio i wideo dostarczane przez potencjalnych głośników;
• Pytania zadawane podczas wydarzeń online przez uczestników za pośrednictwem narzędzi do ankietowania i zadawania pytań.

9. Termin przechowywania danych oraz, w miarę możliwości, ich usunięcia [8]: Nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, dane rachunku bankowego, życiorysy i nazwiska pracodawców (w stosownych przypadkach) uczestników są przechowywane przez pięć lat, po czym są usuwane, a nazwiska, dane kontaktowe i zdjęcia mówców są archiwizowane do celów historycznych.

Dane, w szczególności nazwiska, tytuły i zdjęcia prelegentów, są publikowane na stronie internetowej Rzecznika i w kanałach mediów społecznościowych i pozostają tam bezterminowo.

Zdjęcia i nagrania wideo lub audio z wydarzeń publicznych są przechowywane wewnętrznie przez pięć lat, po czym są usuwane. Te, które uznano za istotne dla działalności urzędu, są następnie archiwizowane do celów historycznych.

10. Odbiorcy danych [9]:

Dział ds. Komunikacji, który koordynuje, organizuje i zarządza wydarzeniami publicznymi zgodnie ze strategią Rzecznika Praw Obywatelskich i rocznym planem zarządzania biura.

Sekretariat Generalny oraz Dział ds. Personelu, Administracji i Budżetu, które zajmują się finansowymi i umownymi aspektami wydarzeń publicznych.

Gabinet Rzecznika Praw Obywatelskich, który podaje nazwiska i dane kontaktowe mówców lub uczestników.

Nazwiska, tytuły stanowisk oraz zdjęcia prelegentów i uczestników wydarzeń mogą pojawić się na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich, w ekstranecie sieci oraz w publicznie dostępnym sprawozdaniu rocznym. Dane te mogą również znaleźć się w biuletynie Europejskiej Sieci Rzeczników Praw Obywatelskich Network in Focus, który jest dostępny w ekstranecie sieci i na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich.

Dane mogą również pojawić się na kanałach mediów społecznościowych Rzecznika Praw Obywatelskich, które są publicznie dostępne.

Listy prelegentów i uczestników wydarzenia są przekazywane wszystkim prelegentom i uczestnikom.

Nazwiska, tytuły i zdjęcia prelegentów i uczestników wydarzenia mogą być publikowane w wewnętrznym biuletynie Biura Rzecznika Praw Obywatelskich.

11. Czy dochodzi do przekazywania danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych?[10]: Nie dotyczy

12. Ogólny opis środków bezpieczeństwa [11]: Dane osobowe pracowników Rzecznika Praw Obywatelskich oraz zewnętrznych osób, których dane dotyczą – gromadzone w kontekście organizacji wydarzeń – są chronione środkami bezpieczeństwa ustanowionymi przez sektor technologii informacyjno-komunikacyjnych w celu zachowania integralności i poufności własności elektronicznej instytucji.

13. Informacje o tym, w jaki sposób osoby, których dane dotyczą, mogą korzystać z przysługującego im prawa dostępu do danych i ich sprostowania oraz, w stosownych przypadkach, prawa do usunięcia, ograniczenia i przenoszenia danych [12]:

• Osoba, której dane dotyczą, może skorzystać ze swoich praw, na przykład żądając dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia, wysyłając wiadomość e-mail na adres eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Wniosek jest rozpatrywany bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu miesiąca.
• Podczas rejestracji na wydarzenie potencjalni uczestnicy są informowani, że ich zdjęcia mogą zostać zrobione podczas wydarzenia i wykorzystane przez biuro Rzecznika Praw Obywatelskich do celów komunikacyjnych. W razie jakichkolwiek wątpliwości mogą skontaktować się z Działem ds. Komunikacji pod adresem eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Dział postara się w miarę możliwości uwzględnić ich obawy (na przykład w zależności od konfiguracji sali lub poprzez zaciemnienie/zakrycie ich obrazu na zbiorowych ekranach drukowanych wykonanych podczas seminariów internetowych i konferencji cyfrowych).
• Potencjalni uczestnicy są również pytani, czy chcą, aby ich dane kontaktowe zostały dodane do list kontaktów Rzecznika Praw Obywatelskich, aby byli na bieżąco informowani o przyszłych działaniach. Wszystkie przyszłe komunikaty umożliwiają im wypisanie się z takich list, jeśli sobie tego życzą.

Oświadczenie o ochronie prywatności

dotyczące zbierania nazwisk, danych kontaktowych, zdjęć, nagrań wideo, audio oraz pomocy fotograficznych i audiowizualnych przez Dział Komunikacji Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich

Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe gromadzi Biuro Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, dlaczego i w jaki sposób je gromadzi, przetwarza, wykorzystuje i przechowuje. W oświadczeniu opisano również, w jaki sposób osoby, których dane dotyczą, mogą wykonywać swoje prawa.

Administratorem danych jest Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich.

1. Jakie dane osobowe przetwarza Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich?

• Nazwiska potencjalnych prelegentów, uczestników i dostawców zewnętrznych.
• Adresy e-mail i numery telefonów prelegentów, uczestników i dostawców zewnętrznych.
• Tytuły pracy, CV prelegentów.
• Dane konta bankowego prelegentów i dostawców zewnętrznych.
• Nazwiska pracodawców prelegentów (w stosownych przypadkach), uczestników i dostawców zewnętrznych.
• Obrazy, takie jak zdjęcia oraz nagrania wideo i audio wykonane podczas wydarzeń.
• Obrazy i nagrania audio i wideo dostarczane przez potencjalne głośniki.

2. Dlaczego Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przetwarza te dane osobowe?

Wyłącznie w celu koordynowania, organizowania i zarządzania wydarzeniami publicznymi Rzecznika Praw Obywatelskich.

3. Jakie są podstawy prawne i potrzeby przetwarzania tych danych?

Przetwarzamy dane w ramach wykonywania obowiązków Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w interesie publicznym zgodnie ze statutem Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich i art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2018/1725. Pytamy również potencjalnych uczestników, czy chcą, aby ich dane kontaktowe zostały dodane do naszej bazy danych.

4. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych?

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych przez Dział ds. Personelu, Administracji i Budżetu oraz Dział ds. Komunikacji. Dział Komunikacji może zlecić zewnętrznym specjalistom robienie zdjęć i nagrywanie audio i wideo wydarzeń publicznych Rzecznika Praw Obywatelskich.

5. Kto jest procesorem?

Mogą istnieć podmioty przetwarzające dane w odniesieniu do konkretnych zdarzeń: wykonawcy i podwykonawcy wykorzystywani do ogólnej organizacji, zarządzania i płatności związanych z rejestracją itp.

Klauzule umowne gwarantują, że podmioty przetwarzające dane przetwarzają nazwiska oraz dane kontaktowe i bankowe prelegentów i innych uczestników wydarzeń Rzecznika wyłącznie na polecenie Rzecznika. Te same klauzule gwarantują, że fotografowie mogą przekazywać zdjęcia wykonane podczas wydarzenia Rzecznika Praw Obywatelskich wyłącznie do Działu ds. Komunikacji. Wszystkie podmioty przetwarzające dane muszą uzyskać certyfikat od uznanych międzynarodowych specjalistów ds. ochrony danych.

W przypadku wydarzeń transmitowanych online, takich jak webinarium, odpowiednia platforma internetowa (tj. WebEx) działa jako podmiot przetwarzający dane osobowe w celu technicznego zapewnienia wydarzenia online, za pośrednictwem przeglądarki lub aplikacji mobilnej. Stosuje się odpowiednie oświadczenia o ochronie prywatności.

W przypadku korzystania z narzędzi ankietowania i przesłuchiwania dodanych do platformy cyfrowej (tj. Slido) odpowiednie narzędzie działa jako podmiot przetwarzający niektóre dane, takie jak adresy IP uczestników. Obowiązuje odpowiednia polityka dotycząca plików cookie i oświadczenia o ochronie prywatności.

6. Kto otrzymuje dane?

• Członkowie zespołu Działu ds. Komunikacji, Sekretariatu Generalnego, Działu ds. Personelu, Administracji i Budżetu oraz Gabinetu Rzecznika Praw Obywatelskich, których praca wymaga od nich przetwarzania danych osobowych w związku z organizacją wydarzeń publicznych.
• Strona internetowa Rzecznika Praw Obywatelskich i sprawozdanie roczne, dostępne publicznie. Ekstranet sieci – strona internetowa dostępna wyłącznie dla członków sieci. Dane mogą również pojawić się w biuletynie „Network in Focus” Europejskiej Sieci Rzeczników Praw Obywatelskich, który jest dostępny w ekstranecie sieci i na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich.
• Dane mogą również pojawić się na kanałach mediów społecznościowych Rzecznika Praw Obywatelskich, które są publicznie dostępne.
• Listy prelegentów i uczestników wydarzenia są przekazywane wszystkim prelegentom i uczestnikom.
• Nazwiska i zdjęcia prelegentów i uczestników wydarzenia mogą być publikowane w wewnętrznym biuletynie Biura Rzecznika Praw Obywatelskich.

7. Jak długo dane będą przechowywane?

• Nazwiska i stanowiska prelegentów podczas wydarzeń oraz nazwiska ich pracodawców (w stosownych przypadkach) są publikowane na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich.
• Zdjęcia i nagrania audio/wideo z wydarzeń są publikowane na stronie internetowej Rzecznik, wykorzystywane w jej publikacjach i rozpowszechniane za pośrednictwem oficjalnych kont w mediach społecznościowych. Są one również przechowywane wewnętrznie przez pięć lat, po czym są usuwane. Te, które uznano za istotne dla działalności urzędu, są następnie archiwizowane do celów historycznych.

8. Jak chronimy Twoje dane?

Dane osobowe są chronione za pomocą środków bezpieczeństwa ustanowionych przez sektor technologii informacyjno-komunikacyjnych w biurze Rzecznika Praw Obywatelskich w celu zachowania integralności i poufności własności elektronicznej instytucji.

9. Jakie są Twoje prawa i jak możesz z nich korzystać?

• Osoba, której dane dotyczą, może skorzystać ze swoich praw, na przykład żądając dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia, wysyłając wiadomość e-mail na adres eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Wniosek jest rozpatrywany bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie miesiąca od jego otrzymania.

a) Rejestrując się na wydarzenie, informujemy potencjalnych uczestników, że ich zdjęcia mogą zostać zrobione podczas wydarzenia i wykorzystane przez biuro Rzecznika Praw Obywatelskich do celów komunikacyjnych. W razie jakichkolwiek wątpliwości mogą skontaktować się z Działem ds. Komunikacji pod adresem eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Dział postara się w miarę możliwości uwzględnić ich obawy (na przykład w zależności od konfiguracji sali lub poprzez zaciemnienie ich obrazu na zbiorowych ekranach drukowanych wykonanych podczas seminariów internetowych i konferencji cyfrowych).

• Pytamy również potencjalnych uczestników, czy chcą zostać dodani do naszych list kontaktów, abyśmy mogli poinformować ich o naszych działaniach. Wszystkie przyszłe komunikaty pozwolą im wypisać się z takich list, jeśli sobie tego życzą.

10. Z kim należy się kontaktować w przypadku zapytań lub skarg dotyczących kwestii ochrony danych?

W każdej chwili osoba, której dane dotyczą, może przesłać pytania dotyczące ochrony danych na adres:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Kierownik Działu ds. Personelu, Administracji i Budżetu
Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Można również skontaktować się z inspektorem ochrony danych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

lub złożyć skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych: edps@edps.europa.eu

Strasburg, 12 maja 2021 r.

 

[1] Wypełnia administrator. Zob. art. 31 ust. 1 i 5 rozporządzenia 2018/1725 dotyczący rejestrów czynności przetwarzania: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Do śledzenia. Jeżeli urząd podejmie decyzję o prowadzeniu centralnego rejestru, należy skontaktować się z prowadzącym ten rejestr w celu uzyskania numeru referencyjnego.

[3] W miarę możliwości korzystaj z funkcyjnych skrzynek pocztowych, aby zapewnić ciągłość działania.

[4] W stosownych przypadkach. Jeśli do przetwarzania danych osobowych w Twoim imieniu korzystasz z usług podmiotu przetwarzającego (wykonawcy), zaznacz to (np. oceny 360°, zewnętrzne usługi informatyczne lub badania lekarskie przed zatrudnieniem).

[5] W stosownych przypadkach. Jeżeli odpowiadają Państwo wspólnie z inną instytucją UE, proszę to zaznaczyć w tym miejscu (np. dwie instytucje ze wspólną służbą medyczną). Jeśli tak jest, pamiętaj, aby wspomnieć w opisie, kto jest odpowiedzialny za co i do kogo ludzie mogą się zwracać w przypadku swoich zapytań.

[6] Bardzo zwięzły opis tego, co zamierzasz osiągnąć; jeśli robisz to w oparciu o konkretną podstawę prawną, wspomnij o tym również (np. regulamin pracowniczy dotyczący procedur naboru).

[7] W przypadku gdy kategorie danych różnią się w zależności od kategorii osób, proszę również wyjaśnić (np.: podejrzanych przeciwko świadkom w dochodzeniach administracyjnych)

[8] Wskaż swój administracyjny okres przechowywania, w tym jego początek; w razie potrzeby rozróżniać kategorie osób lub dane (np. w procedurach naboru: kandydatów, którzy weszli na listę rezerwową, w porównaniu z tymi, którzy tego nie zrobili).

[9] Kto będzie miał dostęp do danych w Europejskim Rzeczniku Praw Obywatelskich? Ktoś poza biurem? Nie ma potrzeby wymieniania podmiotów, które mogą mieć dostęp w trakcie konkretnego dochodzenia (np. OLAF, EIOD, Trybunał Obrachunkowy).

[10] Jeśli tak, należy podać nazwę państwa lub organizacji międzynarodowej oraz dokumentację odpowiednich zabezpieczeń (np. podmiot przetwarzający w państwie trzecim stosujący standardowe klauzule umowne, organ publiczny państwa trzeciego, z którym współpracuje się na podstawie traktatu).

[11] Tam, gdzie to możliwe. Załącz ogólny opis środków bezpieczeństwa, które możesz również udostępnić publicznie. Zob. art. 33 rozporządzenia 2018/1725 dotyczący bezpieczeństwa przetwarzania: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Rozważ opublikowanie odpowiedniej części oświadczenia o ochronie prywatności i podanie linku. Zob. art. 15 i 16 rozporządzenia 2018/1725 dotyczące informacji, które należy przekazać osobie lub osobom, których dane dotyczą, oraz art. 17–22 dotyczące praw osób, których dane dotyczą: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725