W niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności wyjaśniono powód gromadzenia i przetwarzania danych wnioskodawców; sposób, w jaki Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich gromadzi, przetwarza i zapewnia ochronę przekazywanych danych; sposób wykorzystania tych informacji; oraz jakie prawa kandydaci mogą wykonywać w odniesieniu do swoich danych.

Administratorem danych jest Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich.

1. Jakie dane osobowe będą przetwarzane przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich?

Wnioskodawcy podają swoje dane za pośrednictwem internetowego (strony internetowej) narzędzia aplikacyjnego. W celu przeprowadzenia procedury wyboru dane są importowane do narzędzia informatycznego mającego na celu wsparcie i ułatwienie procedury.

Dane te zasadniczo obejmują, ale nie ograniczają się do: podstawowe dane osobowe (imię, nazwisko, obywatelstwo, numer telefonu); informacje zawarte w życiorysie (kształcenie, doświadczenie zawodowe, znajomość języka itp.); kopie dokumentu potwierdzającego obywatelstwo wnioskodawcy; w razie potrzeby oświadczenie o jakiejkolwiek niepełnosprawności, aby zapewnić wprowadzenie niezbędnych środków w zakresie dostępności; w przypadku kandydatów będących pracownikami UE – status administracyjny (tj. ustanowiony urzędnik, pracownik zatrudniony na czas określony itp.), instytucja, w której pracują, tytuł ich obecnego stanowiska, ich aktualna grupa zaszeregowania; informacje zawarte w każdym liście motywacyjnym; kopie dyplomów wnioskodawców; kopie sprawozdań z oceny kandydatów, w stosownych przypadkach; kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe, w stosownych przypadkach; odpowiedzi na studia przypadków przesłane przez kandydatów.

Pracownicy działu PAB-HR odpowiedzialni za procedury naboru przetwarzają również dane przechowywane w folderze udostępnionym na serwerze TE, takie jak: decyzje w sprawie mianowania doradczych komisji selekcyjnych, dokumenty potwierdzające kwalifikowalność podpisane przez doradczą komisję selekcyjną i zatwierdzone przez Rzecznika Praw Obywatelskich; siatki oceny kandydatów; noty dotyczące wstępnej selekcji przedłożone EO. Wnioski o weryfikację/informacje przesłane przez kandydatów pocztą elektroniczną oraz odpowiednie odpowiedzi są przechowywane w funkcyjnej skrzynce pocztowej „Kariera”.

2. Dlaczego Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przetwarza te dane osobowe?

Celem przetwarzania danych jest identyfikacja kandydatów do obsadzenia wakatów w Urzędzie EO oraz przeprowadzenie odpowiedniej procedury naboru.

3. Jaka jest podstawa prawna i konieczność przetwarzania tych danych?

Podstawą prawną procedury wyboru urzędników i innych pracowników jest regulamin pracowniczy (a w szczególności art. 27–34), warunki zatrudnienia innych pracowników UE oraz decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 1 grudnia 2014 r. w sprawie przyjęcia ogólnych przepisów wykonawczych dotyczących zatrudniania i korzystania z personelu kontraktowego.

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2018/1725).

4. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych?

Sektor technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zarządza danymi przekazanymi na stronie internetowej. Narzędziem wyboru zarządza Dział ds. Personelu, Administracji i Budżetu (Sektor Zasobów Ludzkich) oraz sektor ICT.

5. Kto będzie odbiorcą danych?

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich, sekretarz generalny, pracownicy sektora ICT odpowiedzialni za administrowanie danymi przekazywanymi online, pracownicy działu PAB odpowiedzialni za procedury naboru (sektor zasobów ludzkich) oraz członkowie doradczej komisji selekcyjnej. Na wniosek skierowany do sektora zasobów ludzkich zespół sekretarza generalnego może zapoznać się z życiorysem, listami motywacyjnymi i odpowiedziami na studia przypadków laureatów.

6. Jak długo będą przechowywane dane?

Dane kandydatów przesłane na stronę internetową są przechowywane na ich osobistym koncie online przez dwa lata, w przypadku gdy kandydaci chcą ubiegać się o przyszłe wolne stanowiska. Jeżeli wnioskodawcy nie połączą się ze swoim kontem w ciągu dwóch lat, konto i zawarte w nim dane zostaną automatycznie usunięte po wysłaniu do wnioskodawcy wiadomości e-mail z powiadomieniem.

Dane niewybranych kandydatów są usuwane z narzędzia wyboru, z folderu udostępnionego na serwerze TE oraz z funkcyjnej skrzynki pocztowej „Kariera” dwa lata po zakończeniu procedury wyboru.

Dane rekrutowanych kandydatów są przechowywane przez okres 10 lat od zakończenia zatrudnienia lub od ostatniej wypłaty emerytury, po którym to okresie są one niszczone.

Część danych (obywatelstwo, płeć, kraj zamieszkania, daty złożenia wniosku, numer rejestracji wniosku, numer referencyjny procedury naboru, rok urodzenia i języki, w których mówiono) jest zanonimizowana i przechowywana wyłącznie do celów statystycznych.

7. W jaki sposób chronimy dane osoby, której dane dotyczą?

Dane są gromadzone online w trybie bezpiecznym. Dostęp do danych na stronie internetowej jest chroniony hasłem wybranym przez wnioskodawcę.

Dane elektroniczne są przechowywane na stronie internetowej i na serwerach Rzecznika Praw Obywatelskich (narzędzie wyboru i folder udostępniony). Dane są chronione licznymi środkami bezpieczeństwa ustanowionymi przez sektor technologii informacyjno-komunikacyjnych w celu ochrony integralności i poufności własności elektronicznej instytucji.

Dostęp do danych osobowych jest chroniony poprzez zarządzanie prawami dostępu, które są ściśle ograniczone, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu, do kompetencji użytkownika.

8. Jakie są Twoje prawa i jak możesz z nich skorzystać?

Przysługuje Państwu prawo dostępu do własnych danych osobowych oraz do istotnych informacji dotyczących sposobu, w jaki je wykorzystujemy.

Masz również prawo zażądać sprostowania wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych, które Cię dotyczą, pod warunkiem że zachowana jest poufność obrad i procesu decyzyjnego komitetu doradczego ds. wyboru, a także prawa innych kandydatów. Wnioskodawcy mogą skorygować dane identyfikacyjne w dowolnym momencie procedury. Jeżeli chodzi o dane dotyczące kryteriów dopuszczalności lub oceny, prawo do sprostowania może być wykonywane do ostatecznego terminu składania wniosków.

W każdej chwili mają Państwo prawo sprzeciwić się wykorzystywaniu Państwa danych przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.

Pod pewnymi warunkami masz prawo zażądać, abyśmy usunęli Twoje dane osobowe lub ograniczyli ich wykorzystanie.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich odpowie na Państwa wnioski tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca.

9. Z kim należy się kontaktować w przypadku pytań lub skarg dotyczących kwestii ochrony danych?

Pytania związane z ochroną danych dotyczące procedury naboru urzędników i innych pracowników Urzędu można w każdej chwili kierować do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich na następujący adres: career@ombudsman.europa.eu

Kierownik Działu Kadr, Administracji i Budżetu
Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Mogą Państwo również skontaktować się z inspektorem ochrony danych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich pod następującym adresem: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych można złożyć w dowolnym momencie na następujący adres: EDPS@edps.europa.eu