Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził niewłaściwe administrowanie w sposobie, w jaki Komisja Europejska rozpatrywała wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów dotyczących przygotowania spotkania jej przewodniczącego, premierów Włoch i Niderlandów oraz prezydenta Tunezji.

W szczególności skrytykowała Komisję za to, że nie zidentyfikowała żadnych dokumentów dotyczących wymiany informacji z państwami członkowskimi, a także wymiany wewnętrznej przed posiedzeniem.

Spotkanie odbyło się w Tunisie 11 czerwca 2023 r., na krótko przed podpisaniem przez UE i Tunezję szeroko zakrojonego protokołu ustaleń obejmującego takie tematy jak migracja, rozwój gospodarczy, handel i zielona energia.

Komisja początkowo nie zidentyfikowała żadnych dokumentów jako wchodzących w zakres wniosku o udzielenie dostępu, ale następnie zidentyfikowała 13 dokumentów, w tym wewnętrzne briefingi, gdy została poproszona o dokonanie przeglądu swojej decyzji.

Rzecznik zauważyła, że zorganizowanie takiego posiedzenia na wysokim szczeblu wymagałoby wcześniejszej wymiany informacji między różnymi departamentami Komisji, a także z państwami członkowskimi. Co najmniej musiała mieć miejsce wymiana poglądów z Włochami i Niderlandami, w której uczestniczyli premierzy.

Mimo to żaden z 13 dokumentów zidentyfikowanych przez Komisję nie dotyczył tego rodzaju wymiany informacji przed czerwcowym posiedzeniem. Komisja nie przedstawiła również żadnego racjonalnego wyjaśnienia braku tych dodatkowych dokumentów.

Rzecznik skrytykowała ponadto brak poczucia pilności w rozpatrywaniu wniosku o udzielenie dostępu. Zauważyła, że Komisja potrzebowała prawie 12 miesięcy na dokonanie przeglądu swojej pierwotnej decyzji o dostępie, mimo że przeglądy te powinny trwać maksymalnie 30 dni roboczych zgodnie z rozporządzeniem UE w sprawie dostępu do dokumentów. Zaapelowała do Komisji, by w trybie priorytetowym usprawniła rozpatrywanie wniosków o dostęp do dokumentów.