Szanowny Panie,

Złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przeciwko Komisji Europejskiej w sprawie sposobu rozpatrzenia Pańskiego wniosku o publiczny dostęp do dokumentów związanych z aktami konkursowymi z lat 1985–1986.

W swoim wniosku napisał Pan do Komisji, że „w pewnym momencie w latach 1985/86 jeden lub kilku unijnych producentów samochodów ciężarowych (tj. Daimler, MAN, IVECO, DAF, Volvo, Renault lub Scania) (rzekomo) przedłożyło DG ds. Konkurencji zgłoszenie zgodnie z art. 4 lub 5 rozporządzenia 17/63 w odniesieniu do platformy wymiany informacji rynkowych (platforma TDDB)”. Wnioskował Pan o publiczny dostęp do tych dokumentów.

W swojej odpowiedzi Komisja stwierdziła, że na podstawie dostarczonych przez Pana informacji nie może zidentyfikować ani zlokalizować żadnych dokumentów objętych zakresem wniosku. Wynikało to z faktu, że dokumenty te powstały przed cyfryzacją baz danych Komisji. Według Komisji takie stare dokumenty można było zidentyfikować jedynie na podstawie numeru sprawy i dokładnej daty, której Pan nie podał.

Nie zgodził się Pan z decyzją Komisji. Twierdził Pan, że Komisja powinna dysponować zdigitalizowanym archiwum lub przynajmniej zdigitalizowanym systemem przeszukiwania jego fizycznych archiwów. Uznał Pan, że powinna istnieć możliwość przeszukiwania nie tylko na podstawie numeru sprawy, ale także na podstawie przedmiotu sprawy, zaangażowanego przedsiębiorstwa lub określonego okresu. Zasugerował Pan, że Komisja powinna przeznaczyć zasoby na zlokalizowanie żądanych dokumentów lub ewentualnie udzielić Panu dostępu do archiwów w celu wyszukiwania dokumentów.

Trybunał wszczął dochodzenie i starał się wyjaśnić stanowisko Komisji. W trakcie dochodzenia zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich spotkał się z przedstawicielami Komisji.

Rzecznik przekazał Panu kopię sprawozdania ze spotkania i poprosił o przedstawienie ewentualnych uwag. Nie otrzymaliśmy od Państwa odpowiedzi.

Podczas spotkania z zespołem dochodzeniowym Rzecznika Praw Obywatelskich przedstawiciele Komisji wyjaśnili, że zarówno Dyrekcja Generalna ds. Konkurencji, jak i dział odpowiedzialny za archiwa historyczne Komisji, który stanowi część Urzędu Infrastruktury i Logistyki w Brukseli, próbowały zidentyfikować wszelkie dokumenty, które mogłyby wchodzić w zakres Pańskiego wniosku. Na przykład Komisja próbowała zidentyfikować wszelkie potencjalne pliki na podstawie wyszukiwania słów kluczowych, takich jak nazwy przedsiębiorstw, o których mowa we wniosku. Wyszukiwania te nie przyniosły jednak żadnych rezultatów. Możliwe, że dokumenty, do których ubiegałeś się o dostęp, nie istnieją.

Na podstawie informacji przedstawionych podczas spotkania uważamy, że Komisja rozpatrzyła Pana wniosek w rozsądny sposób. Z przeprowadzonego przez Trybunał dochodzenia wynika, że pomimo ograniczonych informacji Komisja dokładnie przeszukała swoje fizyczne archiwa.

W związku z powyższym postanowiliśmy zamknąć postępowanie [1] następującym wnioskiem:

Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania.

Niemniej jednak uważamy, że wstępne i potwierdzające decyzje Komisji w sprawie Pańskiego wniosku o udzielenie dostępu nie odzwierciedlają wysiłków podjętych przez Komisję w celu przeszukania archiwów i zlokalizowania żądanych przez Pana dokumentów. W istocie decyzje sprawiają wrażenie, że Komisja nie szukała żądanych dokumentów, ponieważ nie podał Pan numeru sprawy i dokładnej daty. To godne pożałowania. Bardziej szczegółowe wyjaśnienie sposobu, w jaki Komisja rozpatrzyła Pana wniosek, mogło zapobiec konieczności zaangażowania Rzecznika Praw Obywatelskich.

Wysyłamy Ci tę decyzję w języku angielskim, aby uniknąć opóźnień w rozpatrywaniu Twojej skargi. Niemiecka wersja decyzji zostanie Państwu jednak przekazana, gdy tylko będzie dostępna.

Z poważaniem,

Rosita Hickey
Dyrektor ds. zapytań

Strasburg, 19 kwietnia 2023 r.

[1] [1] Pełne informacje na temat procedury i praw związanych ze skargami można znaleźć na stronie:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707.