Szanowny Panie K.,
W dniu 4 czerwca 1999 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w imieniu Josupek Oy, StarSoft Oy i TAO-produktio Oy dotyczącą obsługi ofert przetargowych w ramach projektu T-4/ES9612.02.01 Zakup oprogramowania do zarządzania bazami danych dla estońskiego systemu administracji szkolnej.
W dniu 23 czerwca 1999 r. przesłał Pan Rzecznikowi kopię pisma wysłanego w dniu 22 czerwca 1999 r. przez Dział ds. Zarządzania Programem, w którym poinformował Pan, że Pana oferta przetargowa została odrzucona, ponieważ zwycięska oferta była bardziej skuteczna w obszarze partnerstwa lokalnego.
W dniu 30 lipca 1999 r. przekazałem skargę dyrektorowi Europejskiej Fundacji Kształcenia. Europejska Fundacja Kształcenia przesłała swoją opinię w dniu 22 listopada 1999 r., a ja przekazałem ją Panu wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 16 grudnia 1999 r.
W dniu 21 lipca 2000 r. zwróciłem się do Europejskiej Fundacji Kształcenia z kolejnym wnioskiem o udzielenie informacji. Europejska Fundacja Kształcenia przesłała swoją odpowiedź w dniu 29 września 2000 r., a ja przekazałem ją Panu wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 26 października 2000 r.
Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Termin składania ofert przetargowych w ramach projektu T-4/ES9612.02.01 Zamówienia na oprogramowanie do zarządzania bazami danych dla estońskiego systemu administracji szkolnej został ustalony na dzień 8 lutego 1999 r. Skarżący twierdził, że w połowie marca 1999 r. dowiedział się od innego oferenta, że wybór został już przeprowadzony. Skarżący natychmiast skontaktował się z organizatorami, prosząc o informacje na temat postępowania z ofertami przetargowymi. Skarżący został poinformowany, że rozpatrywanie ofert przetargowych zostało przeniesione do Turynu i że otrzyma pisemne informacje na temat wyników po zakończeniu procesu oceny ofert. W dniu 6 kwietnia 1999 r. skarżący wystosował pismo do zarządzającego programem. W dniu 8 kwietnia 1999 r. otrzymał on odpowiedź potwierdzającą wcześniejsze informacje. Kierownik programu stwierdził również, że nie rozumie, na jakiej podstawie skarżący składa do nich skargę, ponieważ cała dokumentacja i informacje związane z oceną oferty były nadal poufne. Skarżąca twierdzi, że niektórzy oferenci byli w korzystniejszej sytuacji pod względem przepływu informacji i że w związku z tym doszło do dyskryminacji.
Zgodnie z informacjami przekazanymi skarżącemu jego oferta przetargowa została wykluczona ze względu na to, że skarżący nie posiadał estońskiego partnerstwa lokalnego (pkt 4.2.5 specyfikacji istotnych warunków zamówienia). Skarżący twierdzi, że w swoim piśmie z dnia 6 lutego 1999 r. wskazał, że zawarto wstępne porozumienie o współpracy z Unikko Software z Tallina. Skarżący jest zdania, że wymóg zawarty w dokumentacji przetargowej nie może oznaczać, że przedsiębiorstwo powinno mieć siedzibę w innym kraju już na tak wczesnym etapie procedury przetargowej. Skarżący zwraca uwagę, że tekst w pkt 4.2.5 zakresu wymagań i obowiązków odnosi się do „wykonawców”, a nie do „oferentów”. Skarżący sugeruje, że jego oferta przetargowa została wykluczona z arbitralnego powodu.
Skarżący podnosi następujące zarzuty dotyczące niewłaściwego administrowania:
1) brak informacji i dyskryminacja w prowadzeniu postępowania przetargowego;
2) brak właściwego rozsądku;
3) nieuzasadnioną zwłokę w przeprowadzeniu postępowania przetargowego.
Skarżący podnosi następujące zarzuty:
1) roszczenie odszkodowawcze;
2) odpowiedzialność urzędnika prowadzącego postępowanie przetargowe.

WNIOSEK

Europejska Fundacja Kształcenia wyjaśniła,
że jest agencją Unii Europejskiej utworzoną w celu promowania współpracy i koordynacji pomocy w zakresie reformy kształcenia zawodowego w Europie Środkowej i Wschodniej oraz w Nowych Niepodległych Państwach i Mongolii, a także w krajach kwalifikujących się do wsparcia z programu MEDA. Fundacja i Komisja Europejska podpisały w Brukseli szereg konwencji dotyczących zarządzania konkretnymi programami w drodze konwencji uzgodnionych między Fundacją a Komisją Europejską. Praktycznym zarządzaniem procedurą przetargową zajmował się kraj beneficjent za pośrednictwem Działu ds. Zarządzania Programem (PMU) w imieniu właściwego ministerstwa.
W tym kontekście i w pełnej zgodności z przepisami PHARE w dniu 17 listopada 1998 r. estońskie Ministerstwo Edukacji ogłosiło zaproszenie do składania ofert nr T-4 ES9612.02/ES/9622.02.01 na dostawę „Oprogramowania do zarządzania bazami danych dla estońskiego systemu administracji szkolnej”.
Fundacja przedstawiła szczegółowy opis poszczególnych etapów postępowania o udzielenie zamówienia. Do udziału w konkursie zaproszono łącznie siedem z ośmiu przedsiębiorstw. Wszystkie otrzymały, zgodnie z przepisami PHARE, ten sam zestaw dokumentów przetargowych (w tym zaproszenie do składania ofert, instrukcje dla oferentów, ogólne rozporządzenie dla oferentów dotyczące udzielania zamówień na usługi PHARE, projekt umowy wraz z załącznikami zawierający szczegółowy zakres wymagań i obowiązków, a także różne informacje).
Oferty techniczne zostały przeanalizowane pod kątem ich zgodności z kryteriami wyszczególnionymi w dokumentacji przetargowej. W wyniku tej analizy w ofercie skarżącego brakowało odpowiednio parafowanego zakresu zadań, opisu partnerów obecnych w Estonii, życiorysów i oświadczeń o dostępności estońskich ekspertów, opisu profilu spółki partnerskiej i dokumentacji użytkownika. W dniu 8 lutego 1999 r. Komitet ds. Oceny zwrócił się do przedsiębiorstwa o skorygowanie tych braków do godz. 14.00 w dniu 9 lutego 1999 r. Firma nie przedstawiła jednak życiorysów ekspertów ani deklaracji dostępności, ani podpisanej umowy o partnerstwie i opisu profilu firmy partnerskiej. Komisja postanowiła na tej podstawie odrzucić jego ofertę.
Jeżeli chodzi o analizę przeprowadzoną przez Europejską Fundację Kształcenia, zastrzeżenia zgłoszone przez skarżącego dotyczą głównie podstaw wykluczenia, procedury oceny i dostarczania informacji. Ponieważ postępowanie zostało przeprowadzone w ramach rozporządzeń PHARE, skarga musi zostać rozpatrzona w świetle zasad Phare.
(i) Podstawy wykluczenia
Na podstawie Instrukcji dla oferentów pkt A (7) i sekcji C 1.2 akapit pierwszy "Struktura wsparcia i usługi wsparcia » oraz pkt 4.2.5 specyfikacji istotnych warunków zamówienia zasadnicze znaczenie dla tego projektu ma posiadanie lokalnego partnera. Skarżące przedsiębiorstwo nie przedstawiło żadnej podpisanej umowy wykazującej prawne istnienie partnerstwa z estońskim przedsiębiorstwem ani żadnego opisu związanego z profilem lokalnego partnera. Na wniosek komisji oceniającej o wyjaśnienie tych kwestii skarżący odpowiedział na piśmie, że „ich estoński partner lub jego przedsiębiorstwo w Estonii, jeżeli zostanie utworzone, zorganizuje działania opisane w zakresie zadań ».
Ponadto art. 1 ust. 3 pkt 2 instrukcji dla oferentów zobowiązuje przedsiębiorstwa do dostarczenia życiorysów lokalnych ekspertów. Pomimo wyraźnego pisemnego wniosku skarżący nie przedstawił tych życiorysów.
(ii) Procedura oceny
Ocena ofert została przeprowadzona w pełnej zgodności z przepisami PHARE przy użyciu standardowych formularzy i wytycznych przewidzianych dla ograniczonego zaproszenia do składania ofert. Ścisłe stosowanie tych formularzy nie pozostawia miejsca na interpretację lub odstępstwo od przepisów PHARE. Ponadto standardowe formularze zawierają tabele, których celem jest jasne i przejrzyste porównanie ofert. System punktacji z predefiniowaną wagą nie pozostawia miejsca na interpretację lub manipulację. Po wypełnieniu tabeli przez członków komisji ocena złożona jest obliczana automatycznie.
(iii) Udzielanie informacji Prawo
skarżącego do otrzymania pełnych i szczegółowych informacji było w pełni przestrzegane na wszystkich etapach procedury przetargowej z punktu widzenia treści i harmonogramu. Zgodnie z art. 3, 9 i 23 rozporządzenia PHARE komunikacja między Europejską Fundacją Kształcenia a skarżącym została przeprowadzona na piśmie i w rozsądnym terminie. Wniosek o udzielenie informacji wysłany przez skarżącego w dniu 6 kwietnia 1999 r. otrzymał pisemną odpowiedź Europejskiej Fundacji Kształcenia w dniu 8 kwietnia 1999 r. Zgodnie z przepisami skarżący został poinformowany, że jego oferta nie została wybrana. Informacje te zostały przekazane skarżącemu za pośrednictwem standardowego formularza PHARE dla odrzuconych oferentów.
W świetle faktów wskazanych powyżej oraz w odniesieniu do zasad należytego zarządzania środkami publicznymi i poszanowania ogólnych zasad przejrzystości i niedyskryminacji Europejska Fundacja Kształcenia, pełniąc rolę organu zatwierdzającego wyżej wymienione zaproszenie do składania ofert, uważa, że zasady i przepisy PHARE zostały w pełni przestrzegane przy ocenie przedmiotowej procedury przetargowej, a w szczególności przy rozpatrywaniu oferty złożonej przez skarżącego.
Uwagi skarżącego
Skarżący podtrzymał skargę. W swoich uwagach skarżący wyjaśnił, że jest gotów przesłać życiorysy, ale ze względu na krótki termin skarżący postanowił zapytać dyrektora Działu Zarządzania Programem Tönisa Eelmę, w jaki sposób wolałby, aby życiorysy zostały przesłane. W dniu 10 lutego 1999 r. o godz. 13.11 p.m. dyrektor Tönis Eelma wysłał e-mail, w którym stwierdził, że: « Nie ma potrzeby wysyłania CV ». W związku z tym skarżący nie przesłał życiorysów.

NASTĘPUJĄCE PYTANIA

Po dokładnym rozważeniu opinii Fundacji i uwag skarżącego okazało się, że konieczne są dalsze dochodzenia. W związku z tym w dniu 21 lipca 2000 r. Rzecznik Praw Obywatelskich skierował do Fundacji wniosek o udzielenie informacji uzupełniających. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Fundacji o opinię na temat tego, czy skarżący miał prawo powołać się na e-mail dyrektora PMU Tönisa Eelmy wysłany w dniu 10 lutego 1999 r. o godz. 13:11.
Odpowiedź Europejskiej Fundacji Kształcenia W
odniesieniu do wymiany wiadomości e-mail między skarżącym a Działem ds. Zarządzania Programem (PMU) w związku z wyżej wymienionym zaproszeniem do składania ofert Europejska Fundacja Kształcenia przedstawiła następujące uwagi:
Komisja oceniająca jest uprawniona do odrzucenia każdej oferty, która nie spełnia wymogów określonych w dokumentacji przetargowej przedstawionej przez oferentów. Komitet ma jednak możliwość zwrócenia się do oferentów o wyjaśnienie elementów ich ofert lub o dostarczenie brakujących dokumentów, które stanowią integralną część złożonej oferty. Nie może to jednak zaszkodzić pozostałym oferentom. Należy zatem przestrzegać zasad równego traktowania i niedyskryminacji oferentów. Czas przeznaczony na dostarczenie brakujących dokumentów lub informacji powinien być zwykle ograniczony, aby uniknąć opóźnień w zakończeniu procedury oceny, które mogłyby spowodować szkodę dla innych oferentów.
Według Europejskiej Fundacji Kształcenia, kiedy skarżący wysłał e-mail do pana Tönisa Eelmy, dyrektora PMU, termin wyznaczony przez Komitet na wypełnienie dokumentacji przetargowej w dniu 9 lutego 1999 r. o godz. 14.00 już upłynął.
Skarżący wysłał dwie wiadomości e-mail w dniu 9 lutego 1999 r. o godz. 12.28 i w dniu 10 lutego o godz. 11.43. W obu wiadomościach e-mail nie przekazał jednak komisji oceniającej wymaganej dokumentacji, a w szczególności życiorysów. Ponieważ ocena była nadal w toku, komisja oceniająca musiała zachować poufność postępowania. W związku z tym pan Eelma nie był w stanie poinformować skarżącego na tym etapie, że jego nieprzedłożenie żądanych dokumentów w odpowiednim czasie doprowadziło do odrzucenia jego oferty.
W świetle powyższych rozważań Europejska Fundacja Kształcenia potwierdziła, że wiadomość e-mail wysłana przez pana Eelmę do skarżącego była prawidłowa i zgodna z rozporządzeniem PHARE mającym zastosowanie do przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia.
Uwagi uzupełniające skarżącego
W swoich uwagach dotyczących informacji uzupełniających skarżący podtrzymał swoją skargę. Skarżący uważa, że wniosek Europejskiej Fundacji Kształcenia o uzyskanie kopii życiorysów ekspertów był zbędny, ponieważ nie wynikał z dokumentacji przetargowej.

DECYZJA

1 Brak informacji i dyskryminacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia 1.1
Skarżący zarzuca brak informacji i dyskryminację w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Według skarżącego wydaje się, że niektórzy uczestnicy byli w korzystniejszej sytuacji pod względem przepływu informacji i że w związku z tym doszło do dyskryminacji.
1.2 Europejska Fundacja Kształcenia stwierdziła w swojej opinii, że prawo skarżącego do otrzymania pełnych i szczegółowych informacji było w pełni przestrzegane na wszystkich etapach procedury przetargowej z punktu widzenia treści i harmonogramu. Wniosek o udzielenie informacji wysłany przez skarżącego w dniu 6 kwietnia 1999 r. otrzymał pisemną odpowiedź Europejskiej Fundacji Kształcenia w dniu 8 kwietnia 1999 r. Zgodnie z przepisami skarżący został poinformowany, że jego oferta nie została wybrana. Informacje te zostały przekazane skarżącemu za pośrednictwem standardowego formularza PHARE dla odrzuconych oferentów. Według Europejskiej Fundacji Kształcenia przestrzegano ogólnych zasad przejrzystości i niedyskryminacji w traktowaniu oferty złożonej przez skarżącego.
1.3 Biorąc pod uwagę informacje przekazane przez Europejską Fundację Kształcenia na temat zarzutu skarżącego, Rzecznik jest zdania, że w odniesieniu do tego aspektu sprawy nie zachodzi przypadek niewłaściwego administrowania.
2 Brak uzasadnionego powodu
2.1 Skarżący twierdzi, że jego oferta przetargowa została wykluczona bez uzasadnionego powodu, ponieważ skarżący nie posiadał estońskiego partnerstwa lokalnego. Według skarżącego w piśmie z dnia 6 lutego 1999 r. wskazał on, że została zawarta wstępna umowa o współpracy z Unikko Software z Tallina. Skarżący uważa, że wniosek o uzyskanie kopii życiorysów ekspertów był zbędny, ponieważ nie wynikał z dokumentacji przetargowej. Ponadto skarżący twierdzi, że w dniu 10 lutego 1999 r. o godz. 13:11 dyrektor PMU, pan Tönis Eelma wysłał e-mail, w którym stwierdził, że: « Nie ma potrzeby wysyłania CV ». W związku z tym skarżący nie przesłał wymaganych życiorysów.
2.2 Według Europejskiej Fundacji Kształcenia instrukcja przetargowa, pkt A (7) i sekcja C 1.2 akapit pierwszy "Struktura wsparcia i usługi wsparcia" oraz pkt 4.2.5 specyfikacji istotnych warunków zamówienia stanowią, że partner lokalny ma zasadnicze znaczenie dla tego projektu. Skarżące przedsiębiorstwo nie przedstawiło żadnej podpisanej umowy wykazującej prawne istnienie partnerstwa z estońskim przedsiębiorstwem ani żadnego opisu związanego z profilem lokalnego partnera. Na wniosek komisji oceniającej o wyjaśnienie tych kwestii skarżący odpowiedział na piśmie, że „jego estoński partner lub przedsiębiorstwo w Estonii, jeżeli zostanie utworzone, zorganizuje działania opisane w zakresie zadań ». Ponadto art. 1 ust. 3 pkt 2 instrukcji dla oferentów zobowiązuje przedsiębiorstwa do dostarczenia życiorysów lokalnych ekspertów. Skarżący nie dostarczył tych życiorysów pomimo wyraźnego pisemnego wniosku komisji oceniającej. Według Europejskiej Fundacji Kształcenia, kiedy skarżący wysłał e-mail do pana Tönisa Eelmy, dyrektora PMU, termin wyznaczony przez Komitet na wypełnienie dokumentacji przetargowej w dniu 9 lutego 1999 r. o godz. 14.00 już upłynął.
2.3 Rzecznik zauważa, że pkt 4.2.5 specyfikacji istotnych warunków zamówienia stanowi, że "Wykonawca musi mieć odpowiedniego partnera w Estonii lub jasno wykazać, w jaki sposób takie partnerstwo zostanie utworzone". Ponadto art. 1 ust. 3 pkt 2 instrukcji dla oferentów zobowiązuje oferentów do przedstawienia „znormalizowanego życiorysu dla każdego członka zespołu”. W tym przypadku komisja oceniająca umożliwiła skarżącemu przekazanie wymaganych dokumentów po upływie terminu. Ponieważ skarżący tego nie uczynił, Europejska Fundacja Kształcenia stwierdziła, że skarżący nie przedstawił informacji na temat estońskiego partnerstwa lokalnego.
2.4 Na podstawie informacji dostępnych Rzecznikowi Praw Obywatelskich wydaje się, że Europejska Fundacja Kształcenia w piśmie z dnia 22 czerwca 1999 r. skierowanym do skarżącego oraz w swojej opinii należycie uzasadniła wykluczenie oferty przetargowej skarżącego. W związku z tym wydaje się, że w odniesieniu do tego zarzutu nie doszło do niewłaściwego administrowania.
3 Nieuzasadnione opóźnienie w postępowaniu przetargowym 3.1
Skarżący twierdzi, że doszło do nieuzasadnionego opóźnienia w postępowaniu przetargowym. Termin składania ofert przetargowych upłynął dnia 8 lutego 1999 r. W dniu 22 czerwca 1999 r. Dział ds. Zarządzania Programem poinformował skarżącego, że jego oferta przetargowa nie została przyjęta.
3.2 Europejska Fundacja Kształcenia stwierdziła w swojej opinii, że zgodnie z art. 3, 9 i 23 rozporządzenia PHARE komunikacja między Europejską Fundacją Kształcenia a skarżącym została przeprowadzona na piśmie i w rozsądnym terminie.
3.3 Rzecznik zauważa, że Europejska Fundacja Kształcenia potrzebowała czterech i pół miesiąca na zakończenie procedury przetargowej w ramach projektu T-4/ES9612.02.01 Zamówienia na oprogramowanie do zarządzania bazami danych dla estońskiego systemu administracji szkolnej. Rzecznik Praw Obywatelskich jest zdania, że biorąc pod uwagę charakter procedury, upływ czasu nie może być uznany za nadmierny. W związku z tym nie wydaje się, aby doszło do niewłaściwego administrowania w odniesieniu do tego aspektu sprawy.
4 Roszczenie odszkodowawcze i odpowiedzialność odpowiedzialnego urzędnika
Na podstawie powyższych ustaleń dotyczących braku niewłaściwego administrowania wydaje się, że roszczenie skarżącego o odszkodowanie i odpowiedzialność odpowiedzialnego urzędnika nie powstaje.
3 Wnioski Na
podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że nie doszło do niewłaściwego administrowania przez Europejską Fundację Kształcenia. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.
Dyrektor Europejskiej Fundacji Kształcenia również zostanie poinformowany o tej decyzji.
Z poważaniem,
Jacobie SÖDERMANIE