Kontekst skargi

1. Skarżący reprezentuje konsorcjum, które wzięło udział w projekcie finansowanym przez UE, którego celem było opracowanie konkretnej technologii. Po zakończeniu projektu Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych („REA”) była niezadowolona ze sposobu, w jaki konsorcjum zrealizowało projekt, i postanowiła odzyskać część wkładu UE ^[1].

2. W kontekście wymiany korespondencji między REA a skarżącym dotyczącej odzyskania pomocy skarżący zwrócił się do REA o ujawnienie niektórych dokumentów stanowiących część powiązanych akt REA. Dokumenty te obejmowały w szczególności sprawozdania z przeglądu sporządzone przez dwóch ekspertów zewnętrznych, związaną z nimi korespondencję oraz umowy z ekspertami.

3. Ponieważ REA ujawniła skarżącemu jedynie utajnioną wersję dokumentów, skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich, twierdząc, że REA powinna ujawnić pełne brzmienie.

W przedmiocie dochodzenia

4. Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie w celu ustalenia, czy REA prawidłowo rozpatrzyła wniosek skarżącego o udzielenie dostępu.

5. W trakcie dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich przeprowadził spotkanie i kontrolę dokumentów w REA.

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

6. REA stwierdziła, że:

•  W kontekście odpowiedniego programu finansowania ^[2] praktyką REA było nieprzekazywanie sprawozdań z przeglądu ekspertów zainteresowanym stronom. Praktyka ta odpowiadała praktyce Komisji Europejskiej i innych agencji. Przedstawiciele REA stwierdzili, że podejście to zmieniło się jednak niedawno i że ekspertyzy kontrolne zostaną ujawnione zainteresowanym stronom w kontekście nowego programu finansowania ^[3].
•  REA wykazała gotowość do ujawnienia dokumentów, konsultując się z ekspertami, proponując skarżącemu ponowne zakwalifikowanie wniosku jako wniosku o dostęp do akt lub udzielenie zgody konsorcjum na publiczne udostępnienie dokumentów, a ostatecznie ujawniając dokumenty z utajnieniami. REA przyjęła wyważone podejście i ujawniła wszystkie informacje, które mogła uwzględnić, mając na uwadze interes skarżącego w uzyskaniu dokumentów oraz konkurencyjne uzasadnione interesy w zakresie nieujawniania.
•  Utajnienia dokonane przez REA w dokumentach ujawnionych skarżącemu były uzasadnione głównie potrzebą ochrony danych osobowych, w tym danych osobowych i informacji handlowych. REA starała się chronić ekspertów, uniemożliwiając skarżącemu ich zidentyfikowanie, a także określenie, które opinie należały do którego eksperta.

7. Rzecznik dał skarżącemu możliwość przesłania uwag do oświadczeń REA, ale skarżący nie przesłał żadnych uwag.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

Procedura rozpatrywania przez REA wniosków skarżącego o dostęp do dokumentów

8. Rzecznik zauważa po pierwsze, że wnioski o dostęp do dokumentów zostały złożone w kontekście dyskusji między REA a skarżącym na temat kwoty kosztów kwalifikowalnych związanych z projektem. W listopadzie 2017 r. REA przesłała konsorcjum sprawozdanie oceniające, które opierało się na ustaleniach ekspertów. REA nie przesłała sprawozdań biegłych.

9. Po poinformowaniu skarżącego przez REA, że nie może ujawnić sprawozdań biegłych, w dniu 8 grudnia 2017 r. skarżący złożył formalny wniosek o udzielenie dostępu na podstawie rozporządzenia 1049/2001 ^[4]. W dniu 15 grudnia 2017 r. REA potwierdziła odbiór i poinformowała skarżącego, że rozpatrzy wniosek jako wniosek o dostęp do akt na podstawie art. 41 ust. 2 lit. b) ^[5] Karty praw podstawowych Unii Europejskiej („Karta”). Skarżący nalegał, aby REA rozpatrzyła wniosek o dostęp zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001.

10. W dniu 10 stycznia 2018 r. REA wystosowała pismo do skarżącego, w którym stwierdziła, że gdyby miała ujawnić dokumenty na podstawie rozporządzenia 1049/2001, musiałaby uznać dokumenty za nadające się do publicznego ujawnienia jakiejkolwiek osobie trzeciej. Zasadniczo jednak sprawozdania z przeglądu technicznego odnoszą się do szczegółów realizacji projektu, które nie nadają się do podania do wiadomości publicznej. W związku z tym REA zaproponowała rozpatrzenie wniosku jako wniosku o dostęp do własnych akt, co umożliwiłoby jej ujawnienie dokumentów wyłącznie skarżącemu. W tym kontekście REA zaproponowała dwie opcje: REA może udzielić skarżącemu dostępu do dokumentów na mocy rozporządzenia 1049/2001 po otrzymaniu wyraźnej zgody konsorcjum kwalifikującej te sprawozdania z przeglądu do publicznego ujawnienia. Skarżący może też ponownie zakwalifikować swój wniosek jako wniosek o dostęp do akt go dotyczących w rozumieniu Karty.

11. Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że takie postępowanie jest uzasadnione. REA wyraźnie dążyła do ochrony interesów konsorcjum, nie udostępniając ogółowi społeczeństwa dokumentów zawierających szczególnie chronione informacje handlowe na podstawie rozporządzenia 1049/2001. Z korespondencji przekazanej Rzecznikowi wynika, że REA była skłonna udzielić konsorcjum dostępu do żądanych dokumentów ze względu na jego uprzywilejowany status jako zainteresowanej strony posiadającej szczególne prawa dostępu zgodnie z Kartą. REA była również skłonna do formalnego ujawnienia dokumentów zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001, pod warunkiem że konsorcjum zgodzi się udostępnić je potencjalnym przyszłym wnioskodawcom z szerszej publiczności ^[6]. Szkoda, że skarżący nie zdecydował się na jedną z tych dwóch opcji na wczesnym etapie.

12. Z korespondencji przesłanej przez REA wynika, że skarżący mógł uzyskać dostęp już w styczniu 2018 r. Zamiast tego, ze względu na reakcję skarżącego, strony kontynuowały wymianę korespondencji do dnia 16 marca 2018 r., kiedy to skarżący ostatecznie przekwalifikował swój wniosek jako wniosek o dostęp do akt. REA zgodziła się na częściowe ujawnienie informacji w dniu 23 marca 2018 r.

13. Rzecznik zauważa ponadto, że w dniu 20 kwietnia 2018 r. skarżący sprzeciwił się utajnieniu danych przez REA. W szczególności zwrócił się do REA o ponowne rozpatrzenie jego wniosku na podstawie rozporządzenia 1049/2001 i złożył nowy wniosek o dostęp do innej kategorii dokumentów. REA udzieliła odpowiedzi w dniu 17 maja 2018 r. i ujawniła dalsze dokumenty na podstawie rozporządzenia 1049/2001. W dniu 27 maja 2018 r. skarżący odwołał się od decyzji REA. W dniu 18 czerwca 2018 r. REA potwierdziła swoją decyzję.

14. Rzecznik zauważa, że w dniu 27 maja 2018 r. skarżący złożył kolejny wniosek o dostęp na podstawie rozporządzenia 1049/2001. REA odpowiedziała w dniu 18 czerwca 2018 r., że nie posiada żądanych dokumentów.

15. Rzecznik uważa, że opóźnienia w ujawnieniu dokumentów nie można przypisać REA, która starała się być jak najbardziej pomocna. Z korespondencji przekazanej Rzecznikowi wynika również, że REA starała się uwzględnić różne wchodzące w grę interesy. Zwróciła ona szczególną uwagę na interesy konsorcjum, na które może mieć negatywny wpływ ewentualne ujawnienie opinii publicznej na mocy rozporządzenia 1049/2001.

16.  Rzecznik zauważa ponadto, że REA szybko odpowiedziała na korespondencję skarżącego ^[7], przeprosiła za pewne opóźnienia (nawet niewielkie) w odpowiedzi na skargę ^[8], a nawet wysłała przypomnienie do skarżącego, który nie zawsze reagował ^[9]. Ponadto skarżący wyraźnie przyczynił się do opóźnienia, w szczególności składając kolejne powiązane wnioski ^[10] i rozszerzając zakres swojego pierwotnego wniosku o udzielenie dostępu ^[11]. Rzecznik zauważa również, że strony jednocześnie kontynuowały wymianę argumentów dotyczących rzetelności decyzji REA o odzyskaniu pomocy.

17. W związku z tym nie doszło do niewłaściwego administrowania w odniesieniu do sposobu, w jaki REA proceduralnie rozpatrywała wnioski skarżącego o dostęp do dokumentów.

Ocena merytoryczna REA dotycząca tego, czy dokumenty mogą zostać ujawnione skarżącemu

18. Rzecznik zauważa, że REA uznała, że musi utajnić niektóre informacje w celu ochrony prywatności (danych osobowych) i uzasadnionych interesów handlowych. Przedstawiła ona szczegółowe powody. REA wyraźnie poinformowała również Rzecznika Praw Obywatelskich, że stara się chronić ekspertów, uniemożliwiając skarżącemu ich zidentyfikowanie, a także ustalenie, które poglądy należały do którego eksperta.

19. Rzecznik dokonał przeglądu przedmiotowych dokumentów i utajnień i uważa, że były one uzasadnione, rozsądne i adekwatne w okolicznościach niniejszej sprawy, zarówno z punktu widzenia rozporządzenia 1049/2001, jak i Karty.

20. W związku z tym Rzecznik podkreśla, że ze względu na sprawiedliwość proceduralną strony, których dotyczy ekspertyza, powinny mieć jak najszerszy dostęp do informacji zawartych w sprawozdaniach ekspertów z przeglądu. Rzecznik nie ma wątpliwości, że tak było w tym przypadku i że konsorcjum uzyskało wszystkie informacje potrzebne do ochrony swoich interesów. W związku z tym nie doszło również do niewłaściwego administrowania w tym aspekcie sprawy.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem:

Nie doszło do niewłaściwego administrowania w odniesieniu do rozpatrywania przez REA wniosków skarżącego o dostęp do dokumentów.

Skarżący i Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych zostaną poinformowani o niniejszej decyzji.

Emily O'Reilly

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 14 sierpnia 2019 r.

[1] Skarżący złożył dwie kolejne skargi (1512/2018/JN i 1533/2018/JN) dotyczące uczciwości decyzji Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych o odzyskaniu środków od konsorcjum reprezentowanego przez skarżącego. Decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tych dwóch skarg jest dostępna pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/112437

[2] Program 7PR.

[3] „Horyzont 2020”.

[4] Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1551977327808&uri=CELEX:32001R1049

[5] Artykuł 41 ust. 2 lit. b) Karty gwarantuje „prawo każdej osoby do dostępu do jej akt, przy jednoczesnym poszanowaniu uzasadnionych interesów poufności oraz tajemnicy zawodowej i handlowej”.

[6] Wiadomości elektroniczne REA z dnia 10, 11, 12, 15 i 22 stycznia, 9 i 21 lutego 2018 r. oraz pismo REA z dnia 2 marca 2018 r.

[7] W szczególności wiadomości e-mail REA z dni 11, 12, 15 stycznia, 9, 21 i 22 lutego 2018 r.

[8] E-mail REA z dnia 11 stycznia 2018 r.

[9] E-mail REA z dnia 22 stycznia 2018 r.

[10] W szczególności wiadomości e-mail skarżącego z dnia 11, 12 i 26 stycznia 2018 r.

[11] Wiadomości e-mail skarżącego z dnia 26 stycznia 2018 r. i 20 kwietnia 2018 r.