The case concerned a request for public access to documents related to the expenses of a university in the context of an EU-funded project. The complainant had submitted his request to the European Commission in July 2025.

The Commission first replied in September 2025. It identified ten documents as falling within the scope of the access request, to which it refused to give public access in their entirety. In doing so, the Commission argued that disclosure could undermine the commercial interests of the university concerned.

The complainant contested the Commission's decision by making a 'confirmatory application' in September 2025. When the Commission failed to provide an explicit reply, the complainant turned to the Ombudsman in October 2025.

The Ombudsman opened an inquiry into the Commission’s implicit refusal to grant public access and, as a first step, asked the Commission to adopt an explicit reply to the complainant’s confirmatory application as soon as possible. In the absence of a reply within the time limit set, the Ombudsman inquiry team inspected the documents in question, along with documentation on the consultation of the university concerned.

The Commission replied to the complainant in May 2026, granting wide partial access to the documents at issue. The complainant, in his comments on the Commission’s confirmatory decision, did not challenge the remaining redactions. The Ombudsman therefore considered that the complaint into the Commission’s implicit refusal of access had been settled by the access now granted. That said, the Ombudsman regretted the delay incurred by the Commission in handling the complainant’s access request, which persisted even after she had opened her inquiry. The Ombudsman continues to closely monitor the matter of delays based on complaints submitted to her.

Sprawa dotyczyła decyzji Europejskiej Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych (REA) o nieprzyznaniu „pieczęci doskonałości” wnioskowi o finansowanie unijne w ramach zaproszenia do składania wniosków na 2023 r. w ramach stypendium podoktoranckiego „Maria Skłodowska-Curie” (MSCA-PF), które jest częścią unijnego programu „Horyzont Europa”. REA odmówiła przyznania tej propozycji znaku doskonałości, ponieważ skarżąca miała siedzibę w Zjednoczonym Królestwie.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że REA przedstawiła racjonalne wyjaśnienie swojej decyzji i działała zgodnie z obowiązującymi przepisami. W związku z tym zamknęła dochodzenie, stwierdzając, że nie doszło do niewłaściwego administrowania. Zaproponowała jednak REA poprawę, którą przekazała skarżącemu i innym wnioskodawcom z siedzibą w Zjednoczonym Królestwie znajdującym się w tej samej sytuacji, notę wyjaśniającą lub wydała publiczne oświadczenie wyjaśniające szczególną sytuację wnioskodawców z siedzibą w Zjednoczonym Królestwie w zaproszeniach do składania wniosków MSCA-PF w 2023 r., w szczególności w odniesieniu do pieczęci doskonałości.

Sprawa dotyczyła tego, w jaki sposób Europejska Agencja Wykonawcza ds. Zdrowia i Cyfryzacji (HaDEA) podjęła działania następcze w związku z ustaleniami dochodzenia Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) dotyczącego podmiotu, który uczestniczył w dwóch projektach finansowanych przez UE w ramach programu „Horyzont 2020”.

Na podstawie ustaleń OLAF-u dotyczących nieprawidłowości HaDEA poinformowała skarżącego o zamiarze zakończenia udziału w projektach, odzyskania kosztów uznanych za niekwalifikowalne i zarejestrowania ich w systemie wczesnego wykrywania i wykluczania Komisji Europejskiej (EDES), który jest bazą danych „niewiarygodnych” osób i podmiotów, które ubiegały się o fundusze UE lub zawarły zobowiązania prawne z organami UE. Skarżący twierdził między innymi, że HaDEA nie dała mu możliwości wyrażenia swojej opinii przed zarejestrowaniem jej w EDES.

Rzecznik stwierdził, że decyzja o zarejestrowaniu skarżącego w EDES niekoniecznie miała wpływ na jego sytuację prawną i że w praktyce skarżący miał możliwość przedstawienia swoich opinii. Rzecznik zamknęła dochodzenie, stwierdzając, że nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Rzecznik zasugerował jednak wprowadzenie ulepszeń, zgodnie z którymi HaDEA, informując podmiot o ustaleniach przeciwko niemu, informuje również dany podmiot, jeżeli takie ustalenia mogą skutkować jego rejestracją w EDES.

Sprawa dotyczyła sposobu rozpatrzenia przez Komisję Europejską wniosku o dokonanie przeglądu decyzji o odrzuceniu wniosku o finansowanie badań naukowych w ramach programu „Horyzont Europa”. Skarżący wyraził w szczególności obawy, że Komisja ustaliła limit znaków w opisie wniosków o dokonanie przeglądu i nie przyjęła dokumentów dostarczonych poza specjalnym formularzem online.

Rzecznik uznał, że Komisja racjonalnie ustaliła limity charakteru. W kontekście dochodzenia Komisja zgodziła się również na zwiększenie limitu charakteru i dostosowanie go do innych podobnych procedur.

Rzecznik zamknęła dochodzenie, stwierdzając, że nie doszło do niewłaściwego administrowania.  

Sprawa dotyczyła wniosku o publiczny dostęp do trzech dokumentów, a mianowicie sprawozdania okresowego i dwóch rezultatów, związanych z finansowanym przez UE projektem dotyczącym badania ryzyka zachorowania na raka mózgu w wyniku narażenia na pola o częstotliwości radiowej w dzieciństwie i okresie dojrzewania. Komisja udzieliła szerokiego częściowego dostępu do sprawozdania okresowego, ale nie udzieliła dostępu do obu rezultatów, powołując się na ochronę danych osobowych i interesów handlowych. Skarżący, niezadowolony z przyznanego dostępu i znacznego opóźnienia w otrzymaniu ostatecznej odpowiedzi, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich zbadał trzy przedmiotowe dokumenty. W odniesieniu do sprawozdania okresowego Rzecznik uznał, że Komisja mogła udzielić szerszego dostępu, ponieważ niektóre informacje były już publicznie dostępne. W odniesieniu do tych dwóch rezultatów Rzecznik stwierdził, że Komisja nie wyjaśniła w odpowiedni sposób, w jaki sposób ujawnienie dokumentów naruszyłoby interesy handlowe stron zaangażowanych w projekt.

Rzecznik podzieliła się wstępnymi ustaleniami z Komisją.

W odpowiedzi udzielonej Rzecznikowi Komisja udzieliła szerokiego dostępu do dokumentów. Utrzymywała ona jedynie utajnienie niektórych danych osobowych oraz nazw marek i modeli telefonów komórkowych wykorzystywanych w badaniu, argumentując, że ujawnienie tych ostatnich zaszkodziłoby interesom handlowym producentów.

Rzecznik z zadowoleniem przyjął pozytywną odpowiedź Komisji i przyznany szeroki dostęp. Uznała, że utajnienie danych osobowych jest uzasadnione, ale zauważyła, że Komisja mogła lepiej wyjaśnić ograniczone utajnienia w celu ochrony interesów handlowych. Jeśli chodzi o znaczne opóźnienie poniesione przez Komisję w rozpatrywaniu wniosku o publiczny dostęp, było to godne ubolewania i stanowiło niewłaściwe administrowanie.