Kontekst skargi

1. Skarżący, organizacja pozarządowa, zrealizowała na Białorusi cztery projekty finansowane przez UE. Projekty finansowane w ramach Europejskiego Instrumentu na rzecz Wspierania Demokracji i Praw Człowieka koncentrowały się na wolności słowa i niezależnym dziennikarstwie ^[1].

2. Komisja skontrolowała księgi skarżącego i postanowiła, że skarżący powinien zwrócić kwotę 8 620 EUR. W dniu 8 sierpnia 2017 r. skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich o zakwestionowanie tej decyzji.  

W przedmiocie dochodzenia

3. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie rzetelności decyzji Komisji o odzyskaniu środków.

4. W trakcie dochodzenia Rzecznik otrzymał odpowiedź Komisji na skargę, a następnie uwagi skarżącego w odpowiedzi na odpowiedź Komisji.

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

5. Komisja uznała, że jej decyzja o odzyskaniu środków była w pełni uzasadniona i zgodna z prawem. Przedstawiła szczegółowe wyjaśnienia, dlaczego uznała różne pozycje kosztów za niekwalifikowalne. W szczególności Komisja stwierdziła, że:

•   Jeżeli chodzi o premie, skarżący nie udowodnił, że zostały one przyznane w sposób zapewniający równe traktowanie personelu w ramach jakiegokolwiek projektu wymagającego podobnej wiedzy fachowej, niezależnie od źródła finansowania. Ponadto premie nie zostały uwzględnione w budżetach projektów, co sugeruje, że były one przyznawane na zasadzie uznaniowej pracownikom pracującym nad projektami UE.
•   Jeżeli chodzi o podwójną rezerwację czasu na różne projekty, Komisja stwierdziła, że w opisie działania nie przewidziano działania prowadzonego przez odpowiedni personel w państwie trzecim. Ponadto projekt miał być realizowany na Białorusi, a nie w innym kraju.
•   Jeżeli chodzi o wydatki na paliwo, Komisja stwierdziła, że skarżący przedstawił jedynie wpływy ze stacji benzynowych, ale nie przedstawił wykazu przebytych odległości, średniego zużycia używanych pojazdów oraz sposobu obliczenia kwoty niezbędnej do realizacji projektu. Skarżący twierdził, że jego działalność na Białorusi jest nielegalna, ale nie wyjaśnił, w jaki sposób powiązane ryzyko dla bezpieczeństwa jest istotne w tym względzie.
•   Jeżeli chodzi o kursy walutowe, Komisja stwierdziła, że w odpowiednim czasie zwróciła uwagę skarżącego na obowiązujące przepisy oraz że skarżący stosował kursy walutowe w sposób niespójny w odniesieniu do różnych umów.

6. Komisja przyznała, że skarżący działał w dobrej wierze. Niemniej jednak niektóre koszty zgłoszone przez skarżącego były niekwalifikowalne zgodnie z odpowiednimi przepisami. W związku z tym Komisja była prawnie zobowiązana do odzyskania tych kosztów. Komisja uznała, że z prawnego punktu widzenia nie ma znaczenia, że projekty zostały pomyślnie zrealizowane w bardzo trudnym środowisku oraz że niedociągnięcia finansowe mogły być niewielkie. Umowa jest jasna, a Komisja ma obowiązek działać zgodnie z prawem.

7. Skarżący zakwestionował ocenę Komisji. Uznała ona, że odpowiedź Komisji była zbyt sztywna i że jej wniosek o odzyskanie pomocy był nieproporcjonalny. Audyty przeprowadzono w sposób, który nie pozwolił audytorom na przeprowadzenie audytów w sposób zadowalający. Zdaniem skarżącego Komisja zastosowała „politykę zerowego ryzyka błędu finansowego”. Komisja nie powinna dążyć do odzyskania tak małych kwot, jeżeli dana organizacja działała w dobrej wierze i kwestionuje ustalenia. Skarżący twierdził ponadto, że wytyczne i komunikaty UE nie zawsze były w pełni jasne. Skarżący zauważył ponadto, że środki zainwestowane w odzyskanie środków były nieproporcjonalne, biorąc pod uwagę odnośne kwoty. Cała procedura, obejmująca cztery audyty, nałożyła na skarżącego nieproporcjonalne obciążenie administracyjne i budżetowe.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

8. Rzecznik docenia fakt, że realizacja tych projektów musiała być trudna, biorąc pod uwagę kontekst polityczny. Wydaje się również, że Komisja jest zadowolona z wyniku. Fakt, że niektóre błędy księgowe zostały faktycznie popełnione na korzyść Komisji, sugeruje, że skarżący działał w dobrej wierze przez cały czas. Wydaje się również, że zidentyfikowane błędy miały w sumie stosunkowo niewielki charakter.

9.  Rzecznik Praw Obywatelskich jest świadomy faktu, że skarżący jest organizacją pozarządową o ograniczonych zasobach. Organizacje pozarządowe mierzą się z różnymi szczególnymi wyzwaniami podczas wdrażania projektów finansowanych przez UE i poddawania się późniejszym audytom. Cztery audyty przeprowadzone kilka lat po zakończeniu projektów niewątpliwie stanowiły znaczne obciążenie administracyjne dla skarżącego.

10. Podejmując decyzje, instytucje UE muszą zapewnić, aby podejmowane środki były proporcjonalne do zamierzonego celu. W przedmiotowej sprawie celem Komisji było zagwarantowanie należytego zarządzania finansami w zakresie zasobów UE. Jest całkiem możliwe, że w tym przypadku koszty tych audytów i następczej procedury administracyjnej dla UE przekroczyły kwotę ostatecznie odzyskaną. Jednak w momencie rozpoczęcia audytów ich wynik był oczywiście nieznany, a audyt dotyczył całkowitych wydatków, które w tym przypadku wyniosły 3 307 380 EUR ^[2]. W związku z tym działania Komisji w tej sprawie były zgodne z zasadą proporcjonalności.

11. Rzecznik zauważa ponadto, że nie wystarczy wykazać, że projekt został zrealizowany, aby uzasadnić wypłatę dotacji. Osoby korzystające z dotacji UE muszą przedstawić dowody na to, że wnioskowane kwoty są w rzeczywistości w pełni zgodne z faktycznie poniesionymi kosztami oraz że są one zgodne ze wszystkimi obowiązującymi przepisami. Jest to niezbędne, aby obywatele mieli zaufanie do sposobu, w jaki instytucje UE radzą sobie z pieniędzmi podatników.

12. Skarżący twierdził, że nawet jeśli popełniono błędy i wystąpiły nieścisłości, nie powinno to skutkować odzyskaniem części dotacji.

13. Rzecznik dokonał gruntownego przeglądu wszystkich materiałów dostarczonych przez strony i nie był w stanie stwierdzić żadnych oczywistych niedociągnięć w przeprowadzonej przez Komisję ocenie poszczególnych pozycji kosztów uznanych za niekwalifikowalne. Rzecznik uważa, że wyjaśnienia Komisji streszczone w pkt 5 powyżej są przekonujące i rozsądne.

14. Rzecznik uważa zatem, że w przedmiotowej sprawie Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującym wnioskiem:

Nie doszło do niewłaściwego administrowania.

Skarżący i Komisja zostaną poinformowani o niniejszej decyzji.

Emily O'Reilly
Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, dnia 21.06.2019 r.

[1] Umowy o udzielenie dotacji EIDHR/2010/214-845 Edukacja medialna na rzecz demokracji na Białorusi, EIDHR/2010/227-079 Wsparcie wolności wypowiedzi za pośrednictwem nadawania i nowych mediów na Białorusi, EIDHR/2011/246-869 Wsparcie niezależnych mediów drukowanych na Białorusi, EIDHR/2012/294-176 Wsparcie wolności wypowiedzi za pośrednictwem nadawania i nowych mediów na Białorusi.

[2] Komisja odzyskała 8 620 EUR, czyli około 0,26 % całkowitego wkładu UE.