Okoliczności powstania skargi

1. Sprawa ta dotyczy domniemanego nieprzestrzegania przez Komisję Europejską zasady dobrej administracji w sporze finansowym z Instytutem na rzecz Demokracji w Republice Południowej Afryki („IDASA”). IDASA to niezależna organizacja non-profit, charytatywna, działająca w interesie publicznym, która promuje demokrację w Republice Południowej Afryki. W maju 1997 r. IDASA zawarła umowę finansową z Komisją Europejską w celu zrealizowania projektu mającego na celu ustanowienie stabilnego, przejrzystego, elastycznego i odpowiedzialnego rządu miejskiego w Kwazulu Natal w Republice Południowej Afryki. Całkowita kwota zamówienia wyniosła 1 970 000 EUR, a projekt miał trwać 36 miesięcy. Projekt uznano za sukces, a Komisja pochwaliła IDASA za jego pracę. W trakcie realizacji projektu Komisja wypłaciła IDASA łączną kwotę 1 780 200 EUR.

2. Po zakończeniu projektu we wrześniu 2002 r. Komisja zwróciła się o przeprowadzenie niezależnego audytu. Audyt przeprowadzono w latach 2003 i 2004. Zgodnie z ustaleniami kontroli stwierdzono, że Komisja nadpłaciła IDASA. W następstwie przeglądu ustaleń kontroli Komisja przesłała w listopadzie 2005 r. wstępne zawiadomienie informacyjne do IDASA. W styczniu 2006 r. Komisja wydała notę debetową potwierdzającą kwotę wydatków niekwalifikowalnych. Komisja zwróciła się o zwrot różnicy między kwotą już przyznaną IDASA w ramach płatności zaliczkowych a kosztami kwalifikowalnymi określonymi w sprawozdaniu z audytu. Wreszcie w dniu 14 lipca 2008 r. Komisja skierowała do IDASA wezwanie do usunięcia uchybienia, w którym zażądała spłaty długu w terminie 15 dni od otrzymania tego pisma. Komisja dodała, że w przypadku braku płatności w wyznaczonym terminie wszczęłaby postępowanie przed właściwym sądem.

3. IDASA nie zgodziła się z wnioskiem zawartym w sprawozdaniu z audytu. Zgodnie z obliczeniami Komisja była jej winna pieniądze. W związku z tym poleciła firmie księgowej Alix Partners Ltd. zbadanie roszczeń i roszczeń wzajemnych oraz sporządzenie sprawozdania („sprawozdanie”). Zgodnie ze sprawozdaniem wydanym w listopadzie 2008 r. Komisja była winna IDASA: zgodnie z umową w sprawie finansowania Komisja miała wypłacić IDASA kwotę 1 978 000 EUR. W rzeczywistości zapłaciła ona jedynie 1 780 200 EUR. W związku z tym, zgodnie ze sprawozdaniem, Komisja była winna IDASA 197 800 EUR.

4. Następnie IDASA zleciła kancelarii prawnej Morgan Lewis International reprezentowanie jej w sporze finansowym z Komisją. Spór finansowy nie został rozstrzygnięty.

5. W dniu 18 czerwca 2009 r. Morgan Lewis International („skarżący”), działając w imieniu IDASA, zwrócił się z niniejszą skargą do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Przedmiot dochodzenia

6. Rzecznik Praw Obywatelskich postanowił wszcząć dochodzenie w sprawie następujących zarzutów i roszczeń.

Zarzuty:

(1) Komisja nie wypłaciła IDASA pełnej należnej jej kwoty; oraz

(2) W sporze z IDASA Komisja naruszyła zasady dobrej administracji.

Na poparcie drugiego zarzutu skarżący twierdził, że Komisja nie:

(i) ustosunkować się do sprawozdania spółki Alix Partners Ltd., przekazanego jej w dniu 5 listopada 2008 r.;

(ii) wyjaśniła, dlaczego zorganizowała wideokonferencję w styczniu 2009 r., która została następnie odwołana pięć dni przed terminem posiedzenia;

(iii) odpowiada na liczne pisma wysłane do jej służb;

(iv) poinformowała, że powinna była zająć się Wydziałem Prawnym w Brukseli, a nie delegacją w Republice Południowej Afryki; oraz

(v) wyjaśnić podstawę lub uzasadnienie twierdzenia Komisji w odniesieniu do rzekomo należnych środków pieniężnych.

Roszczenia:

(1) Komisja powinna zrezygnować z gróźb wszczęcia postępowania sądowego przeciwko IDASA; oraz

(2) Komisja powinna wypłacić środki pieniężne należne IDASA.

W przedmiocie dochodzenia

7. W dniu 23 lipca 2009 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o przedstawienie opinii w sprawie powyższych zarzutów i roszczeń do dnia 30 listopada 2009 r.

8. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 1 grudnia 2009 r. W swojej opinii Komisja wskazała, że w dniu 22 czerwca 2009 r. wszczęła przed Sądem Pierwszej Instancji w Brukseli postępowanie dotyczące sporu między IDASA a nią samą w przedmiocie umowy o finansowaniu oraz że postępowanie to dotyczyło pierwszego zarzutu i drugiego zarzutu podniesionego w celu przeprowadzenia dochodzenia przez Rzecznika Praw Obywatelskich.

9. Opinia została przekazana skarżącemu, który przedstawił swoje uwagi w dniu 29 stycznia 2010 r. W swoich uwagach skarżący stwierdził, co następuje:

„Równoczesne dokumenty (pisma i e-maile) załączone do naszego pisma w sprawie skargi z dnia 18 czerwca 2009 r. dowodzą nieprzejednanej postawy Komisji Europejskiej w tej sprawie. Fakt, że Komisja Europejska odmówiła odpowiedzi na sprawozdanie Alix Partners, a zamiast tego przystąpiła do wszczęcia postępowania przed sądem w Brukseli, jest dobrym przykładem nieracjonalności i nadużycia władzy przez Komisję Europejską. Ponadto zdecydowanie odrzucamy sugestię Komisji Europejskiej, aby skarga do Rzecznika Praw Obywatelskich została zamknięta ze względu na toczące się postępowanie przed Trybunałem w Brukseli. W dniu 19 czerwca 2009 r. złożyliśmy do Pana skargę IDASA (a także doręczyliśmy jej kopię Komisji Europejskiej). Zamiast czekać, aż sprawa zostanie rozwiązana za pośrednictwem Rzecznika Praw Obywatelskich, Komisja Europejska pospieszyła z wszczęciem postępowania przeciwko IDASA w Trybunale w Brukseli wkrótce potem, w dniu 22 czerwca 2009 r. Była to nieuzasadniona próba Komisji Europejskiej wyparcia procesu Rzecznika Praw Obywatelskich i zmuszenia IDASA, organizacji charytatywnej, do kosztownego postępowania sądowego. Jeżeli tak, postępowanie przed sądem belgijskim powinno zostać zawieszone do czasu wydania decyzji przez Rzecznika Praw Obywatelskich.”

10. W piśmie z dnia 2 lutego 2010 r. Rzecznik Praw Obywatelskich wskazał skarżącemu, że zgodnie z art. 2 ust. 7 jego statutu [1] musi on zakończyć, bez dalszych działań, rozpatrywanie skargi, jeżeli jej przedmiot został wniesiony do sądu. Ponieważ na podstawie informacji zawartych w opinii Komisji wydaje się, że miało to miejsce w przypadku pierwszego zarzutu i drugiego zarzutu, Rzecznik wezwał skarżącego do przedstawienia uwag w tym zakresie do dnia 31 marca 2010 r. Skarżący nie przedstawił żadnych uwag.

11. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził zatem, że na podstawie art. 1 ust. 3 i art. 2 ust. 7 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich [2] pierwszy zarzut skarżącego i drugi zarzut są niedopuszczalne. Ponadto od czasu wszczęcia postępowania sądowego twierdzenie skarżącego, że Komisja powinna zrezygnować z gróźb wszczęcia postępowania sądowego przeciwko IDASA, stało się nieaktualne.

12. W związku z tym badanie Rzecznika dotyczy jedynie zarzutu, że Komisja naruszyła zasady dobrej administracji w trakcie sporu z ADASA.

Analiza i wnioski Rzecznika Praw Obywatelskich

A. W przedmiocie zarzutu, że Komisja naruszyła zasady dobrej administracji

13. Skarżący twierdził, że Komisja nie przestrzegała zasad dobrej administracji w trakcie sporu z IDASA. Skarżący przedstawił szereg argumentów na poparcie swojego zarzutu. W swojej opinii Komisja odpowiedziała na zarzut skarżącego, ustosunkowując się indywidualnie do każdego z jego argumentów. W swoich uwagach skarżący podtrzymał skargę (zob. pkt 9 powyżej), nie ustosunkowując się do argumentów i wyjaśnień przedstawionych przez Komisję w jej opinii.

14. W trosce o spójność i łatwość zrozumienia poniżej przedstawiono argumenty przedstawione przez skarżącego na poparcie jego twierdzenia, a następnie natychmiast przeanalizowano odpowiedzi Komisji.

Argument, że Komisja nie odpowiedziała na sprawozdanie Alix Partners Ltd. („sprawozdanie”)

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

15. Argument skarżącego dotyczył zasadniczo dwóch kwestii. Po pierwsze, czy Komisja w ogóle odpowiedziała na sprawozdanie, które zostało jej przekazane w dniu 5 listopada 2008 r., a po drugie, czy jej ewentualna odpowiedź była terminowa.

16. W swojej opinii Komisja wyjaśniła, że skarżący [3] wysłał e-mail do swojej delegatury w Republice Południowej Afryki ("delegatura") w dniu 5 listopada 2008 r. Do tego e-maila załączono raport. Wiadomość e-mail brzmiała następująco: "Sugerujemy, aby od dzisiaj minęło 14 dni na zapoznanie się z raportem, a następnie skontaktowanie się z nami w celu zorganizowania spotkania, na którym będziemy mogli ostatecznie rozwiązać tę sprawę. "Skarżący nie poprosił jednak wyraźnie o pisemną odpowiedź. Delegacja kilkakrotnie kontaktowała się ze skarżącym w celu zorganizowania spotkania, zgodnie z sugestią skarżącego. Podczas spotkania, które odbyło się w dniu 4 maja 2009 r., omówiono treść każdego punktu sprawozdania. Komisja wyjaśniła, że skarżący będzie musiał przedstawić konkretny wniosek w celu rozstrzygnięcia sprawy w rozsądnym terminie, a jeśli tego nie zrobi, Komisja będzie musiała podjąć działania prawne w celu wyegzekwowania odzyskania należnej kwoty.

17. Komisja przyznała, że między dniem, w którym skarżący przedłożył sprawozdanie, a dniem, w którym delegatura ostatecznie przekazała swoje stanowisko, czyli podczas wyżej wymienionego spotkania, upłynął długi okres czasu. Wyjaśniła, że przyczyną opóźnienia była „złożoność sprawy oraz fakt, że służby Komisji nie mogły przedstawić własnego stanowiska bez konsultacji ze wszystkimi zaangażowanymi służbami”. Komisja stwierdziła, że ponieważ jej „stanowisko w tym względzie jest nadal nierozstrzygnięte w postępowaniu sądowym toczącym się przed belgijskim Trybunałem, Komisja pragnie zastrzec sobie prawo do powstrzymania się od dalszych uwag w tym zakresie”.

18. Komisja wskazała ponadto, że zgodnie z art. 5 umowy w sprawie finansowania (zwanej dalej "umową")[4] podpisanej między IDASA a Komisją sprawozdanie z audytu należało "załączyć do trzeciego sprawozdania okresowego i w okresie objętym sprawozdaniem końcowym". Podkreśliła jednak, że w umowie nie wymaga się od IDASA przedstawienia sprawozdania audytora zewnętrznego oraz że w umowie nie przewidziano, aby IDASA mogła sporządzić takie sprawozdanie z własnej inicjatywy, bez formalnej zgody Komisji. Ponadto, zgodnie z art. 16 [5] warunków szczegółowych umowy, Komisja zleciła już zewnętrznemu audytorowi przeprowadzenie analizy ksiąg rachunkowych projektu. Audyt ten został przeprowadzony w latach 2003–2004 z pomocą IDASA. Zgodnie ze zwyczajową praktyką IDASA miała możliwość przedstawienia uwag do końcowego sprawozdania z audytu, a termin na przedstawienie uwag wyznaczono na 20 listopada 2004 r. IDASA przedstawiła jednak swoje uwagi dopiero w dniu 23 maja 2005 r. Komisja miała trudności ze zrozumieniem, dlaczego IDASA uznała nowe sprawozdanie za konieczne sześć lat po zakończeniu projektu i dlaczego złożyła taki wniosek do Komisji dopiero po wydaniu przez nią noty debetowej.

19. Skarżący nie przedstawił uwag na temat tego aspektu zarzutu.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

20. Rzecznik zauważa przede wszystkim, że zasady dobrego postępowania administracyjnego wymagają, aby instytucje odpowiadały na wnioski obywateli w rozsądnym terminie. To, czy termin na udzielenie odpowiedzi jest rozsądny, należy oceniać w świetle okoliczności każdego indywidualnego przypadku.

21. W niniejszej sprawie skarżący przesłał Komisji sprawozdanie w dniu 5 listopada 2008 r. Komisja zorganizowała spotkanie, mimo że odbyło się ono dopiero w dniu 4 maja 2009 r. W związku z tym Rzecznik zauważa, że Komisja stwierdziła w swojej opinii, że „ustnie przedstawiła swoje stanowisko w sprawie każdego punktu sprawozdania” podczas posiedzenia. Skarżący nie zakwestionował oświadczenia Komisji w tym zakresie. Rzecznik Praw Obywatelskich uważa zatem, że Komisja nie zaniechała udzielenia odpowiedzi na sprawozdanie.

22. Jeśli chodzi o terminowość odpowiedzi Komisji, Rzecznik uważa, że czas, jaki upłynął między przekazaniem sprawozdania (5 listopada 2008 r.) a faktyczną reakcją Komisji na nie podczas spotkania (które odbyło się 4 maja 2009 r.), można uznać za zbyt długi, a zatem niezgodny z ogólnymi zasadami dobrego postępowania administracyjnego, o których mowa powyżej. Rzecznik zauważa jednak, że Komisja przedstawiła powody opóźnienia, wyjaśniając, że było to spowodowane złożonością sprawy oraz faktem, że nie mogła przedstawić swojego stanowiska bez konsultacji ze wszystkimi zaangażowanymi służbami.

23. Rzecznik zauważa również, że pierwsze posiedzenie zaplanowano na 10 grudnia 2008 r. w Pretorii w Republice Południowej Afryki. Ze względu na swoją lokalizację było to nie do przyjęcia dla IDASA. Drugie spotkanie, zaplanowane na dzień 27 stycznia 2009 r., zostało odwołane przez Komisję [6]. Spotkanie odbyło się ostatecznie w dniu 4 maja 2009 r. W tym kontekście Rzecznik zwraca uwagę na czas, jaki IDASA poświęciła na udzielenie odpowiedzi na wstępne sprawozdanie z audytu, które Komisja przesłała jej w dniu 20 listopada 2004 r. IDASA udzieliła odpowiedzi dopiero w dniu 23 maja 2005 r. Był to mniej więcej taki sam czas, jaki Komisja potrzebowała na udzielenie odpowiedzi na sprawozdanie.

24. Wreszcie Rzecznik zauważa, że art. 5 umowy finansowej zawartej między IDASA a Komisją [7], który reguluje terminy składania i treść sprawozdań, stanowi, co następuje:

"…Sprawozdanie z wydatków poddane audytowi musi zostać dołączone do trzeciego sprawozdania okresowego oraz w okresie objętym sprawozdaniem końcowym (zob. art. 5.1 załącznika III - Warunki szczegółowe)."[8]

25. Ponadto art. 16 ust. 6 warunków szczegółowych (załącznik III do umowy) stanowi, że:

„Zleceniobiorca oświadcza niniejszym, zgodnie z art. 24 i 120 rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Komisji, że wyraża zgodę na przeprowadzenie kontroli przez Komisję i Trybunał Obrachunkowy na podstawie dokumentacji oraz, w razie potrzeby, na miejscu, wykorzystania kwoty przyznanego wkładu finansowego i przestrzegania związanych z nim warunków.”(podkreślenie dodane)

26. Na podstawie powyższych artykułów Rzecznik Praw Obywatelskich może jedynie zgodzić się z dokładnością oświadczenia Komisji, że umowa „nie wymagała żadnego sprawozdania sporządzonego przez audytora zewnętrznego z inicjatywy wykonawcy”. Ponadto umowa nie przewidywała możliwości zlecenia takiego sprawozdania. W związku z tym, mimo że zgodnie z warunkami umowy Rzecznik nie ma obowiązku omawiania wyników sprawozdania z audytu zewnętrznego, zauważa, że Komisja odniosła się jednak do ustaleń zawartych w sprawozdaniu.

27. W związku z powyższym Rzecznik nie stwierdza żadnego przypadku niewłaściwego administrowania przez Komisję w odniesieniu do tego aspektu zarzutu.

Argument, że Komisja nie wyjaśniła, dlaczego zorganizowała wideokonferencję w styczniu 2009 r., która została następnie odwołana pięć dni przed spotkaniem

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

28. Skarżący twierdził, że Komisja nie wyjaśniła, dlaczego zorganizowała wideokonferencję w styczniu 2009 r., która następnie została odwołana pięć dni przed spotkaniem.

29. W swojej opinii Komisja odniosła się najpierw do korespondencji dotyczącej omawianego spotkania. Stwierdził, że zawsze chętnie omawiał sprawy ze skarżącym w celu rozstrzygnięcia sporu. W rzeczywistości z własnej inicjatywy, już w dniu 28 marca 2008 r., zaproponowała spotkanie ze skarżącym. Następnie w wiadomości e-mail z dnia 17 listopada 2008 r. delegacja zaproponowała zorganizowanie posiedzenia w Pretorii (Republika Południowej Afryki) w dniu 10 grudnia 2008 r. Tego samego dnia skarżący wystąpił z wnioskiem o zorganizowanie spotkania w Brukseli. W dniu 20 listopada 2008 r. delegacja zaproponowała zmianę terminu posiedzenia ze względu na fakt, że kilka osób, które musiały być obecne, nie było dostępnych w wyznaczonym terminie. W dniu 27 listopada 2008 r. podczas rozmowy telefonicznej między skarżącym a delegacją uzgodniono, że w dniu 27 stycznia 2009 r. odbędzie się wideokonferencja. W wiadomości e-mail z tego samego dnia skarżący potwierdził ustalenia dokonane telefonicznie. W wiadomości e-mail z dnia 13 stycznia 2009 r. skarżący zwrócił się do delegacji o ponowne potwierdzenie spotkania zaplanowanego na dzień 27 stycznia 2009 r. W dniu 22 stycznia 2009 r. delegacja odpowiedziała pocztą elektroniczną, stwierdzając, że posiedzenie będzie musiało zostać przełożone ze względu na konieczność skonsultowania się ze służbą prawną Komisji.

30. W swojej opinii w niniejszej sprawie Komisja wskazała, że powody odroczenia spotkania wideokonferencyjnego zaplanowanego na dzień 27 stycznia 2009 r. są wielorakie. Po pierwsze, ze względów praktycznych zaproponowała spotkanie w Republice Południowej Afryki, a nie wideokonferencję, ponieważ omawiana kwestia musiała zostać zbadana na podstawie obszernej dokumentacji, która była przechowywana w pomieszczeniach delegatury, a urzędnicy musieliby mieć do niej dostęp. Po drugie, Komisja zdała sobie sprawę, że pora roku wybrana na spotkanie, notorycznie zajęta sprawami związanymi z finansami, nie była korzystna ze względów organizacyjnych, a termin spotkania szybko się zbliżał. Komisja zdała sobie również sprawę, że kwestie do dyskusji wymagają dalszej analizy w celu zapewnienia spójności stanowiska Komisji.

31. Komisja przyznała, że termin powiadomienia o odroczeniu wideokonferencji był zbyt krótki. W związku z tym Komisja przeprosiła skarżącego za spowodowane niedogodności.

32. Skarżący nie przedstawił uwag na temat tego aspektu zarzutu.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

33. Zasady dobrego postępowania administracyjnego wymagają, aby każda decyzja instytucji, która może niekorzystnie wpłynąć na jej adresatów, zawierała uzasadnienie, jasno wskazując istotne fakty i podstawę prawną [9]. Ponadto zasady dobrej administracji wymagają, aby instytucje działały uczciwie i uprzejmie [10].

34. Chociaż decyzja delegacji o odroczeniu przedmiotowego posiedzenia nie może być traktowana jako decyzja w rozumieniu podlegającego zaskarżeniu aktu administracyjnego, z pewnością była to decyzja, która, biorąc pod uwagę okoliczności opisane powyżej, musiałaby zostać wyjaśniona skarżącemu. Niedopełnienie tego obowiązku nie byłoby zgodne ze sprawiedliwością i uprzejmością w komunikacji między stronami na tym etapie ich dialogu.

35. W wiadomości e-mail z dnia 22 stycznia 2009 r. delegacja poinformowała skarżącego w następujący sposób:

„Z przykrością informuję, że po starannym rozpatrzeniu sprawy IDASA delegacja jest zdania, że musimy skonsultować się z naszym działem prawnym w Brukseli. Uważamy, że około jednego miesiąca powinien wystarczyć im na zapoznanie się z dokumentacją, a my skontaktujemy się z Państwem, gdy tylko uzyskamy ich opinię w tej sprawie. Następnie możemy przełożyć spotkanie. Ufamy, że znajdziesz to w porządku.

36. Rzecznik uważa, że powody, dla których delegacja odroczyła zaplanowane posiedzenie, można określić jako raczej krótkie i zbyt zwięzłe. Zwraca jednak uwagę, że spotkanie nie zostało odwołane, jak twierdził skarżący, a jedynie przełożone. Składający petycję uważa ponadto, że Komisja przedstawiła powód odroczenia spotkania w sposób uczciwy i uprzejmy, i zauważa, że spotkanie odbyło się następnie w dniu 4 maja 2009 r.

37. Rzecznik stwierdza zatem, że Komisja przestrzegała przepisów i zasad dobrej administracji w zakresie uczciwości i uprzejmości. Rzecznik zauważa również, że opinia Komisji w sprawie niniejszej skargi zawierała dalsze wyjaśnienia dotyczące jej decyzji o przełożeniu posiedzenia zaplanowanego na dzień 27 stycznia 2009 r. Na koniec warto zauważyć, że Komisja przeprosiła skarżącego za wszelkie niedogodności, które mogły być spowodowane nieco gwałtownym odroczeniem.

38. W związku z powyższym Rzecznik stwierdza, że sposób, w jaki Komisja przełożyła posiedzenie, nie naruszył odpowiednich przepisów i zasad dobrego postępowania administracyjnego. Ponadto, biorąc pod uwagę dalsze wyjaśnienia przedstawione przez Komisję w jej opinii, a także przeprosiny złożone skarżącemu, Rzecznik nie stwierdza żadnego przypadku niewłaściwego administrowania w odniesieniu do tego aspektu zarzutu.

W przedmiocie argumentu, zgodnie z którym Komisja nie odpowiedziała na liczne pisma skierowane do jej służb

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

39. Skarżący stwierdził, że Komisja nie odpowiedziała na jego liczne pisma. Na poparcie tego zarzutu Komisja poinformowała, co następuje. W dniu 5 listopada 2008 r. przekazała sprawozdanie delegacji. Delegacja potwierdziła otrzymanie tej korespondencji następnego dnia [11], nie odpowiadając ani na sprawozdanie [12], ani na twierdzenia IDASA. Skarżący stwierdził, że „po uporczywym ściganiu (na przykład za pośrednictwem poczty elektronicznej w dniach 24 i 26 listopada 2008 r.)” delegacja zaproponowała zorganizowanie wideokonferencji w dniu 27 stycznia 2009 r. w celu rozwiązania tej kwestii. Skarżący zapytał „e-mailem z dnia 17 listopada 2008 r.”, dlaczego spotkanie nie mogło się odbyć w Brukseli osobiście. W wiadomości e-mail z dnia 20 listopada 2008 r. delegacja odpowiedziała, że woli zajmować się swoimi partnerami i kwestiami na szczeblu lokalnym, co w tym przypadku oznacza Republikę Południowej Afryki. Następnie delegacja odwołała posiedzenie. Skarżący wyjaśnił, że „[d]mimo wielu pościgów w kolejnych miesiącach (na przykład poprzez liczne rozmowy telefoniczne i e-maile do delegacji w dniach 22, 23, 26, 27 i 29 stycznia 2009 r., 2, 6, 20 i 27 lutego 2009 r. oraz 2 i 17 marca 2009 r.) delegacja nie zaproponowała terminu zaplanowanego spotkania.”[13] W związku z tym w dniu 26 marca 2009 r.[14] skarżący przesłał delegacji pocztą elektroniczną kolejne przypomnienie. Następnego dnia delegacja odpowiedziała, stwierdzając jedynie, że zamierza kontynuować odzyskiwanie rzekomych zaległych środków finansowych od IDASA. Skarżący stwierdził, że „[p]o kilku dalszych frustrujących wymianach (również w dniu 27 marca) (gdzie było oczywiste, że nie zwrócono uwagi na sprawozdanie Alix Partners), delegatura stwierdziła, że sprawa jest »kwestią prawną« i że [skarżący] powinien zwrócić się bezpośrednio do służby prawnej Komisji w Brukseli”.

40. Skarżący wyjaśnił również, że w dniu 6 maja 2009 r. wysłał do Komisji pismo „w którym przedstawił kilka podstawowych kwestii związanych z wnioskiem i zwrócił się o udzielenie odpowiedzi w celu zawężenia tych kwestii”. Wobec braku odpowiedzi w dniu 2 czerwca 2009 r. wysłała e-mail z przypomnieniem. Wreszcie w dniu 11 czerwca 2009 r. Komisja skontaktowała się telefonicznie z Komisją, aby dowiedzieć się, dlaczego nigdy nie udzielono odpowiedzi na jej pismo. Urzędnik Komisji, z którym rozmawiał skarżący, oświadczył, że zwróci się do Komisji o zgodę na udzielenie odpowiedzi. Skarżący nigdy nie otrzymał odpowiedzi.

41. W swojej opinii Komisja wymieniła najpierw, w porządku chronologicznym, korespondencję wymienioną w rozpatrywanym okresie, a mianowicie od dnia 5 listopada 2008 r. do dnia 22 czerwca 2009 r.

42. Pismem z dnia 5 listopada 2008 r. skarżący przekazał kopię sprawozdania przedstawicielstwu. W wiadomości e-mail z dnia 17 listopada 2008 r. delegacja potwierdziła otrzymanie sprawozdania i zaproponowała zorganizowanie posiedzenia w dniu 10 grudnia 2008 r. w Pretorii (Republika Południowej Afryki). Tego samego dnia skarżący wysłał e-mail z prośbą o zorganizowanie spotkania w Brukseli (Belgia).

43. W dniu 20 listopada 2008 r. delegacja poinformowała skarżącego, że planowane spotkanie będzie musiało zostać przełożone. Komisja zaproponowała jego przeprowadzenie w styczniu 2009 r. W kolejnej wiadomości e-mail wysłanej tego samego dnia wyjaśniono, dlaczego spotkanie musiało zostać przełożone.

44. W wiadomości e-mail z dnia 26 listopada 2008 r. zewnętrzny doradca Komisji poinformował skarżącego, że przedstawicielstwo w Republice Południowej Afryki skontaktuje się z nim bezpośrednio w sprawie praktycznych ustaleń dotyczących spotkania. Skarżący rozmawiał telefonicznie z delegacją, a następnie potwierdził pocztą elektroniczną w dniu 27 listopada 2008 r., że będzie mógł uczestniczyć w wideokonferencji w dniu 27 stycznia 2009 r.

45. W wiadomości e-mail z dnia 13 stycznia 2009 r. skarżący zwrócił się do delegacji o ponowne potwierdzenie wideokonferencji zaplanowanej na dzień 27 stycznia 2009 r. W wiadomości e-mail z dnia 22 stycznia 2009 r. delegacja zwróciła się o przełożenie posiedzenia ze względu na konieczność skonsultowania się ze służbą prawną Komisji.

46. W dniu 27 stycznia 2009 r. skarżący zwrócił się do delegacji o podanie dokładnej daty, w której posiedzenie może się odbyć. Tego samego dnia delegacja odpowiedziała, że nie może podać dokładnej daty, ponieważ czeka na wyniki analizy przeprowadzonej przez służbę prawną Komisji w Brukseli.

47. W wiadomości e-mail z dnia 6 lutego 2009 r. skarżący zwrócił się o przedstawienie aktualnych informacji na temat sprawy oraz ewentualnego terminu spotkania. W wiadomości e-mail z dnia 10 lutego 2009 r. delegacja odpowiedziała, że nadal czeka na odpowiedź Służby Prawnej i że poinformuje skarżącego niezwłocznie po otrzymaniu odpowiedzi.

48. W dniu 27 lutego 2009 r. skarżący ponownie zapytał o przebieg sprawy. W odpowiedzi z dnia 2 marca 2009 r. delegatura odpowiedziała, że Służba Prawna Komisji rozważa możliwość przyjęcia dokumentów innych niż oryginały do celów kontroli.

49. W dniu 27 marca 2009 r. skarżący złożył do delegatury skargę dotyczącą opóźnienia w rozpatrywaniu jego wniosków. Oświadczył on, że wszcząłby postępowanie sądowe w celu odzyskania kwoty należnej mu od Komisji. W odpowiedzi z tego samego dnia delegacja przeprosiła za czas trwania procedury. Poradziła ona skarżącemu, aby skontaktował się bezpośrednio ze służbą prawną Komisji, ponieważ przedmiotowa sprawa ma charakter prawny i finansowy.

50. W dniu 1 kwietnia 2009 r. skarżący zwrócił się pisemnie do Służby Prawnej Komisji z prośbą o interwencję w sporze z przedstawicielstwem i zapytaniem, czy możliwe jest zorganizowanie spotkania. W dniu 6 kwietnia 2009 r. służby prawne Komisji udzieliły odpowiedzi, zgadzając się na spotkanie ze skarżącym. Zwróciła się do tego ostatniego o skontaktowanie się ze swoim zewnętrznym doradcą w sprawie praktycznych ustaleń dotyczących posiedzenia.

51. Spotkanie, które zostało zaklasyfikowane jako poufne, odbyło się w dniu 4 maja 2009 r.

52. Pismem z dnia 6 maja 2009 r. skarżący skonsultował się ze służbą prawną Komisji w sprawie niektórych aspektów sporu finansowego i wyraźnie zwrócił się o pisemną odpowiedź, zanim „każda ze stron zdecyduje się na wszczęcie postępowania sądowego”. W dniu 11 maja 2009 r. zewnętrzny doradca Komisji udzielił skarżącemu odpowiedzi. Zwróciła się do skarżącego o wyrażenie zgody na to, aby wszelkie dalsze komunikaty dotyczące kwestii omawianych podczas poufnego spotkania również były traktowane jako poufne. Skarżący przesłał potwierdzenie w dniu 12 maja 2009 r. Zewnętrzny doradca Komisji udzielił skarżącemu odpowiedzi w dniu 27 maja 2009 r. Wskazała, że (i) celem spotkania w dniu 4 maja 2009 r. było znalezienie polubownego rozwiązania; (ii) Komisja wyjaśniła podczas spełniania warunków, na podstawie których została przygotowana do rozważenia polubownego rozwiązania sporu; oraz że (iii) wszelki dalszy krok w kierunku polubownego rozwiązania wymagałby „konkretnego i przyspieszonego wniosku IDASA, który w rozsądny sposób uwzględniałby wnioski Komisji”.

53. W dniu 2 czerwca 2009 r. skarżący wystosował pismo do doradcy zewnętrznego z prośbą o udzielenie odpowiedzi na jego pismo z dnia 6 maja 2009 r. W następstwie rozmowy telefonicznej między skarżącym a doradcą zewnętrznym ten ostatni odpowiedział pismem z dnia 22 czerwca 2009 r. W swojej odpowiedzi zewnętrzny doradca wskazał, że pismo skarżącego z dnia 2 czerwca 2009 r. nie zawierało żadnej konkretnej propozycji polubownego rozwiązania sporu, w związku z czym postanowił on przystąpić do wezwania do stawienia się przed sądem, którego kopię załączono do jego pisma.

54. Komisja podsumowała ten aspekt swojej opinii, wskazując, że kilka służb Komisji (w tym zewnętrzny doradca Komisji) i skarżący wymienili liczne pisma i e-maile. Analiza korespondencji pokazuje, że służby Komisji szybko reagowały za każdym razem, gdy IDASA lub skarżący kontaktowali się z nią. W związku z tym Komisja odrzuciła zarzut skarżącego.

55. Skarżący nie skomentował tego aspektu skargi.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

56. Rzecznik zauważa przede wszystkim, że IDASA, skarżący i różne służby Komisji, w tym delegatura, rzeczywiście wymieniły obszerną korespondencję [15]. Rzecznik zauważa również, że opinia Komisji zawierała szczegółowy opis tej korespondencji. Komisja nie tylko odniosła się do treści pism i e-maili (jak również rozmów telefonicznych), ale także załączyła kopie odpowiednich pism lub e-maili do swojej opinii lub odniosła się do odpowiednich kopii, które zostały załączone do skargi skarżącego do Rzecznika Praw Obywatelskich. Rzecznik zauważa ponadto, że Komisja przedstawiła dokładną i rzeczową relację z tej korespondencji.

57. Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa również, że pkt 4 Kodeksu dobrego postępowania administracyjnego [16] Komisji wymaga, aby odpowiedź na pismo skierowane do Komisji została przesłana w ciągu piętnastu dni roboczych od daty otrzymania pisma przez właściwy departament Komisji [17].

58. Po dokładnej i szczegółowej analizie wyżej wymienionej wymiany korespondencji Rzecznik stwierdza, że Komisja spełniła powyższy wymóg i że jej służby niezwłocznie udzielały odpowiedzi za każdym razem, gdy skarżący kontaktował się z nimi. Ponadto Komisja zawsze udzielała odpowiedzi skarżącemu (lub IDASA) w terminie przewidzianym w kodeksie dobrego postępowania administracyjnego Komisji.

59. Jeśli chodzi o rzeczywistą treść odpowiedzi Komisji, Rzecznik rozumie, że głównym zarzutem skarżącego jest to, że Komisja nie odpowiedziała na jego argumenty i twierdzenia dotyczące sporu finansowego z delegaturą. Ponieważ spór finansowy toczy się obecnie przed właściwym sądem, Rzecznik nie może zbadać adekwatności faktycznej treści odpowiedzi Komisji.

60. W związku z powyższym Rzecznik nie stwierdza żadnego przypadku niewłaściwego administrowania przez Komisję w odniesieniu do tego aspektu zarzutu.

Argument, że Komisja nie poinformowała IDASA, że powinna była zająć się Służbą Prawną w Brukseli, a nie delegaturą w Republice Południowej Afryki

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

61. Skarżący twierdził, że Komisja nie poinformowała go, że powinna była skontaktować się ze Służbą Prawną w Brukseli, a nie z delegaturą w Republice Południowej Afryki, oraz że sugerowanie, że delegatura jest upoważniona do rozwiązania tej sprawy, stanowiło wprowadzenie w błąd.

62. W swojej opinii Komisja wskazała, że kiedy skarżący po raz pierwszy skontaktował się z Komisją w dniu 5 listopada 2008 r. w sprawie swoich przeciwstawnych opinii na temat należnych środków pieniężnych, sprawa została już przekazana Służbie Prawnej. Z pomocą zewnętrznego doradcy Służba Prawna została poinstruowana, aby wyegzekwować odzyskanie długu. Pierwszą informacją otrzymaną od skarżącego była odpowiedź na wezwanie do usunięcia uchybienia z dnia 14 lipca 2008 r., wysłane przez zewnętrznego doradcę Komisji. Skarżący powinien zatem mieć świadomość, że wszelka komunikacja z Komisją ma być prowadzona za pośrednictwem jego zewnętrznego doradcy i działu prawnego.

63. Skarżący nie skomentował tego aspektu skargi.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

64. Rzecznik zauważa, że w styczniu 2006 r. Komisja wystosowała do IDASA notę debetową, w której zażądała zwrotu kwoty 120 964,27 EUR. W dniach 2 lutego, 8 marca i 10 kwietnia 2006 r. Komisja wysłała do IDASA e-maile z przypomnieniem. Zewnętrzny doradca Komisji wystosował do IDASA wezwanie do usunięcia uchybienia z dnia 14 lipca 2008 r., w którym zażądał spłaty długu w terminie 15 dni. W piśmie tym stwierdzono między innymi, co następuje:

„Piszę do Pana niniejsze pismo w charakterze doradcy Wspólnot Europejskich, reprezentowanego przez Komisję Europejską… W związku z brakiem płatności w wyznaczonym terminie otrzymałem polecenie wezwania Pana do sądu właściwego …”

65. Na podstawie powyższego pisma Rzecznik uważa, że dla skarżącego, który jest kancelarią prawną, powinno być jasne, że Komisja podjęła decyzję o podjęciu działań prawnych za pośrednictwem odpowiednich kanałów prawnych. Rzecznik uważa jednak, że dobrym postępowaniem administracyjnym ze strony delegatury byłoby poinformowanie skarżącego na wcześniejszym etapie, że to służba prawna Komisji w Brukseli powinna odpowiadać w odniesieniu do omawianych kwestii prawnych i finansowych. Rzecznik nie uważa jednak, aby pominięcie delegatury w tym zakresie stanowiło przypadek niewłaściwego administrowania.

66. W powyższych okolicznościach Rzecznik nie stwierdza żadnego przypadku niewłaściwego administrowania przez Komisję w odniesieniu do tego aspektu zarzutu.

W przedmiocie argumentu, zgodnie z którym Komisja nie wyjaśniła podstawy ani uzasadnienia swojego twierdzenia w odniesieniu do rzekomo należnych środków pieniężnych

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

67. Skarżący twierdził, że Komisja nie wyjaśniła podstawy ani uzasadnienia swojego twierdzenia w odniesieniu do rzekomo należnych środków pieniężnych.

68. W swojej opinii Komisja wskazała, że zasadność uzasadnienia jej żądania jest rozpatrywana w sprawie zawisłej przed sądem w Brukseli. Podkreśliła jednak, że IDASA została poinformowana o powodach uzasadniających nakaz odzyskania środków i jego wykonanie, gdy otrzymała kopię wstępnego sprawozdania z audytu w listopadzie 2004 r., a tym samym została poinformowana o niekwalifikowalnych kosztach projektu. Ponadto w zawiadomieniu wstępnym przesłanym IDASA w dniu 15 listopada 2005 r. Komisja wyjaśniła powody swojego twierdzenia i wyjaśniła, że IDASA nie przestrzegała warunków umowy w sprawie finansowania, ponieważ nie przedstawiła odpowiednich sprawozdań finansowych i dokumentów potwierdzających w odniesieniu do wydatków kwalifikowalnych.

69. W swoich uwagach skarżący nie skomentował uwag Komisji przedstawionych powyżej.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

70. W świetle oświadczeń Komisji Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że ponieważ przedmiot argumentu skarżącego w niniejszej sprawie stanowi część postępowania sądowego przed właściwym sądem wskazanym w Umowie, musi on zakończyć dalsze badanie tego aspektu skargi.

71. W świetle powyższych ustaleń i rozważań Rzecznik nie stwierdza żadnego przypadku niewłaściwego administrowania odpowiadającego zarzutowi skarżącego.

B. Wnioski

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik zamyka je następującym wnioskiem:

Rzecznik nie stwierdza żadnego przypadku niewłaściwego administrowania odpowiadającego zarzutowi skarżącego.

Skarżący i Komisja zostaną poinformowani o tej decyzji.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Sporządzono w Strasburgu dnia 7 czerwca 2011 r.

---

[1] Artykuł 2 ust. 7 statutu Rzecznika Praw Obywatelskich stanowi: „Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich, z powodu toczącego się lub zakończonego postępowania sądowego dotyczącego przedstawionych faktów, musi uznać skargę za niedopuszczalną lub zakończyć jej rozpatrywanie, wynik wszelkich dochodzeń, które przeprowadził do tej pory, składa się bez dalszych działań.”;

[2] Decyzja Parlamentu Europejskiego w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich:

Artykuł 1 ust. 3: „Rzecznik Praw Obywatelskich nie może interweniować w sprawach toczących się przed sądami ani kwestionować zasadności orzeczenia sądu”.

Artykuł 2.7: „Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich, z powodu toczącego się lub zakończonego postępowania sądowego dotyczącego przedstawionych faktów, musi uznać skargę za niedopuszczalną lub zakończyć jej rozpatrywanie, wynik wszelkich dochodzeń, które przeprowadził do tego momentu, zostaje ostatecznie złożony”.

[3] W wiadomości e-mail z dnia 14 sierpnia 2008 r. skarżący poinformował Komisję, że reprezentuje IDASA w sporze finansowym z Komisją.

[4] W załączeniu do opinii Komisji.

[5] Art. 16 ^[5] warunków szczegółowych umowy stanowi, że „Wykonawca wyraża zgodę na przeprowadzenie audytu przez Komisję i Trybunał Obrachunkowy na podstawie dokumentacji oraz, w razie potrzeby, na miejscu, wykorzystania kwoty przyznanego wkładu finansowego i zgodności z warunkami do niego załączonymi”.

[6] Odwołanie tego posiedzenia omówiono dalej w następnym punkcie poniżej.

[7] Do skargi dołączono kopię Umowy.

[8] Zgodnie z art. 5 ust. 1 warunków szczegółowych: „… W celu weryfikacji wydatków poniesionych w trakcie wykonywania Umowy Wykonawca musi skorzystać z usług firmy biegłych rewidentów akceptowanej przez Komisję.”

[9] Artykuł 18 europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego stanowi: „Każda decyzja instytucji, która może niekorzystnie wpłynąć na prawa lub interesy osoby prywatnej, zawiera uzasadnienie, jasno wskazując istotne fakty i podstawę prawną decyzji.”;

[10] Artykuł 11 Europejskiego kodeksu dobrej praktyki administracyjnej stanowi: „Urzędnik działa bezstronnie, sprawiedliwie i racjonalnie.”

Artykuł 12 europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego stanowi: „Urzędnik jest nastawiony na służbę, poprawny, uprzejmy i dostępny w kontaktach ze społeczeństwem. Odpowiadając na korespondencję, rozmowy telefoniczne i e-maile, urzędnik stara się być jak najbardziej pomocny i odpowiada jak najpełniej i najdokładniej na zadane pytanie. Jeżeli urzędnik nie jest odpowiedzialny za daną sprawę, kieruje obywatela do właściwego urzędnika. W przypadku wystąpienia błędu, który ma negatywny wpływ na prawa lub interesy członka społeczeństwa, urzędnik przeprasza za ten błąd i dąży do jak najkorzystniejszego skorygowania negatywnych skutków wynikających z jego błędu oraz informuje członka społeczeństwa o wszelkich prawach do odwołania się zgodnie z art. 19 kodeksu.”;

[11] Rzecznik zauważa, że na podstawie kopii odnośnej korespondencji, załączonej do opinii Komisji, w dniu 6 listopada 2008 r., jedynym powodem, dla którego delegatura zwróciła się o przekazanie sprawozdania, było to, że załącznik do wiadomości e-mail nie mógł zostać otwarty. Następnie delegacja potwierdziła otrzymanie sprawozdania pocztą elektroniczną w dniu 17 listopada 2008 r.

[12] Zarzucany brak odpowiedzi Komisji na sprawozdanie został omówiony w pkt 21-28 powyżej.

[13] Skarżący nie sprecyzował, czy kontaktował się z Komisją za pośrednictwem poczty elektronicznej czy telefonicznie w tych dniach.

[14] Rzecznik zauważa, że na podstawie kopii wiadomości e-mail załączonej do opinii Komisji wiadomość ta została faktycznie wysłana w dniu 27 marca 2009 r.

[15] Na podstawie dokumentów dostępnych w aktach skargi strony wymieniły co najmniej 32 pisma lub e-maile dotyczące sporu finansowego.

[16] Dostępne pod adresem: http://ec.europa.eu/civil_society/code/_docs/code_en.pdf.

[17] Podobny przepis znajduje się w art. 14 Europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego.