voorzitter Europese Commissie

 

Geachte voorzitter,

Ik schrijf u om een oplossing te zoeken voor deze zaak^[1], die is gebaseerd op een klacht die ik op 6 juni 2023 van een Italiaanse onderzoeker heb ontvangen. Klager wacht sinds 16 januari 2023 op een antwoord op haar confirmatief verzoek van de Commissie, wat een vertraging van meer dan een jaar met zich meebrengt.

De klager verzocht om toegang van het publiek tot documenten[2] betreffende financiële informatie, begunstigde autoriteiten en acties die zijn uitgevoerd in het kader van het door de EU gefinancierde project “Steunvoor geïntegreerd grens- en migratiebeheer in Libië”.

De Commissie heeft vastgesteld dat 59 documenten binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen. Zij weigerde de openbaarmaking van 55 documenten in hun geheel, waarbij zij slechts vier documenten openbaar maakte die begeleidende brieven/toezendingsbrieven waren.

Mijn bureau heeft een onderzoek ingesteld naar deze klacht en heeft, in het licht van de aanhoudende vertraging, de Commissie verzocht mijn onderzoeksteam kopieën van de litigieuze documenten te verstrekken.

Na de controle van de documenten ben ik van mening dat de Commissie gedeeltelijke toegang tot deze documenten had moeten verlenen met informatie over de wijze waarop het project werd gefinancierd. Deze delen lijken niet onder een van de door de Commissie aangevoerde uitzonderingen (openbare veiligheid en internationale betrekkingen) te vallen. Ik ben van mening dat burgers het recht hebben om te worden geïnformeerd over de uitvoering van projecten die met overheidsgeld worden gefinancierd.

Een meer gedetailleerde beoordeling is te vinden in een bijlage bij deze brief.

In het licht van het bovenstaande zou ik in dit geval de volgende oplossing willen voorstellen:

De Commissie moet haar standpunt over het verzoek van de klager heroverwegen, teneinde een zo ruim mogelijke toegang te verlenen tot documenten die financiële informatie bevatten, rekening houdend met de argumenten in de bijlage.

Graag ontvang ik uw antwoord op mijn voorstel binnen drie maanden, d.w.z. uiterlijk op 31 mei 2024.

In dit stadium zijn het voorstel voor een oplossing en de bijbehorende bijlage vertrouwelijk. Mijn onderzoeksteam heeft klager echter in kennis gesteld van mijn voornemen om in deze zaak naar een oplossing te zoeken.^[3] Het is gebruikelijk dat wij klager een kopie van het voorstel voor een oplossing sturen voor opmerkingen, samen met een kopie van het antwoord van de instelling daarop, zodra wij dat antwoord hebben ontvangen. Daarom verzoek ik de Commissie ons mee te delen of informatie in het voorstel voor een oplossing of in haar antwoord niet met klager mag worden gedeeld^[4].

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 5 maart 2024

 

Bijlage: Voorstel van de Ombudsman voor een oplossing in zaak 1018/2023/NH[5]

Achtergrond

Op 15 juli 2022 heeft de klager de Commissie verzocht om toegang van het publiek tot de volgende documenten:

"In het kader van het EU-trustfonds voor Afrika is het project "Steun voor geïntegreerd grens- en migratiebeheer in Libië" gefinancierd, met een geraamde financieringswaarde van 57 miljoen euro. Het programma wordt uitgevoerd door het Italiaanse ministerie van Binnenlandse Zaken.

In het kader van het recht op toegang tot documenten in de EU-verdragen, zoals ontwikkeld in Verordening 1049/2001, verzoek ik om documenten die de volgende informatie bevatten:

1) Vermelding van het bedrag van het ingezette bedrag en het bedrag dat op 15 juli 2022 nog niet is ingezet;

2) Begunstigde autoriteiten van de goedgekeurde projecten.

3) Uitgevoerde (of uit te voeren) acties ter verwezenlijking van de in de actiefiche vastgestelde doelstellingen.

En de volgende documenten:

4) Uitgavendecreten van het Italiaanse ministerie van Binnenlandse Zaken met betrekking tot de goedgekeurde acties.”

De Commissie heeft het verzoek geregistreerd onder referentienummer EASE 2022/4242.

Op 7 november 2022 heeft de Commissie haar oorspronkelijke besluit over het verzoek van de klager genomen. Zij stelde vast dat 59 documenten binnen het toepassingsgebied van het verzoek vielen en verstrekte de klager een lijst van documenten in verband met de uitvoering van het project. De Commissie heeft gedeeltelijke toegang verleend tot vier van deze documenten (met bewerkingen van persoonsgegevens); alle vier de documenten zijn omslag-/toezendingsbrieven. Zij weigerde de overige 55 documenten in hun geheel openbaar te maken.

Door openbaarmaking te weigeren, heeft de Commissie drie uitzonderingen^[6] ingeroepen waarin de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten (Verordening 1049/2001) voorziet, met het argument dat openbaarmaking het openbaar belang op het gebied van de openbare veiligheid, de bescherming van het openbaar belang op het gebied van internationale betrekkingen en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu zou ondermijnen. De Commissie voerde aan dat het dossier politiek gevoelig lag, aangezien het betrekking had op het voorkomen en aanpakken van migrantensmokkel en mensenhandel in Libië. De openbaarmaking van de documenten zou “schadelijkzijn voor de betrekkingen van de EU met haar lidstaten en met de Libische autoriteiten”en het vermogen van de EU om steun te verlenen aan kwetsbare migranten in Libië en de onderhandelingscapaciteit van de EU belemmeren. Zij legde ook uit dat de documenten persoonsgegevens bevatten en dat klager geen specifiek doel in het algemeen belang had aangevoerd om de openbaarmaking ervan te rechtvaardigen.

De klager heeft de Commissie op 21 november 2022 verzocht haar besluit te herzien door een confirmatief verzoek in te dienen.

De Commissie verlengde de termijnen voor het beantwoorden van het confirmatief verzoek tot en met 16 januari 2023 en stuurde vervolgens een voorlopig antwoord omdat zij het nodige overleg voerde. De Commissie verzekerde klager dat zo spoedig mogelijk een antwoord zou worden gegeven. Bij gebrek aan een antwoord van de Commissie wendde klager zich, ondanks verschillende herinneringen, op 6 juni 2023 tot de Ombudsman.

De Ombudsman heeft een onderzoek geopend en de Commissie verzocht zo spoedig mogelijk en uiterlijk op 5 juli 2023 een antwoord te geven op het confirmatief verzoek van de klager. Bij gebreke van een dergelijk antwoord heeft het onderzoeksteam de Commissie verzocht de litigieuze documenten op 25 september 2023 ter inspectie over te leggen.

De voorlopige beoordeling die tot een oplossingsvoorstel leidt

Uit een onderzoek van de documenten blijkt dat ze in vijf grote categorieën kunnen worden ingedeeld:

1. Narratieve verslagen: 23 documenten die beschrijvende verslagen zijn over de stand van zaken van het project “Steunvoor geïntegreerd grens- en migratiebeheer in Libië”; zij omvatten 15 “driemaandelijksenarratieve informatienota’s”^[7] en 8 “tussentijdsenarratieve verslagen”^[8] (sommige documenten zijn identiek/dubbel).

2. Toezendingsnota's/coverletters: 13 documenten, waarvan er vier al openbaar zijn gemaakt[9], de overige negen zijn nog niet openbaar gemaakt[10].

3. Financiële verslagen: zes documenten[11], bestaande uit tabellen met een uitsplitsing van de kosten voor het project, hetzij per jaar, hetzij voor een langere periode. Twee documenten zijn identiek.

4. Boekhoudkundige documenten: 11 documenten[12] die rechtstreeks lijken te zijn ontleend aan het boekhoudsysteem van de Commissie, ABAC. Het zijn betalingsopdrachten, betalingsverzoeken, factuurkoppen en krediettransacties.

5. Andere documenten: document 6 (“Programma-update – februari 2022”), document 9 (“Voorlopig verslag aanvangsfase – 25/11/2021”) en document 49 (“Addendumfase II”).

Het standpunt van de Ombudsman luidt als volgt:

Wat categorie 1 (de verhalende verslagen) betreft, heeft de Commissie voor deze documenten een beroep gedaan op de uitzonderingen in verband met openbare veiligheid, internationale betrekkingen en privacy. Zij voerde aan dat het dossier politiek gevoelig ligt.

Het is moeilijk te begrijpen hoe deze uitzonderingen van toepassing kunnen zijn op categorie 2, die bestaat uit 13 toezendingsnota’s of begeleidende brieven zonder inhoudelijke informatie. Vier van deze documenten zijn al openbaar gemaakt met passende bewerkingen van persoonsgegevens. Daarom moet de Commissie de overige negen documenten zo ruim mogelijk toegankelijk maken.

Wat categorie 3 (financiële verslagen) betreft, kan de geaggregeerde financiële informatie in de verslagen openbaar worden gemaakt. Dit is in overeenstemming met het algemene beginsel dat het publiek het recht heeft te weten hoe EU-geld wordt besteed. Gevoelige details in de gedetailleerde uitsplitsing van de kosten kunnen gemakkelijk worden bewerkt. De belangrijkste begrotingsonderdelen voor de werkelijke uitgaven moeten echter openbaar worden gemaakt. Gedeeltelijke toegang tot de financiële verslagen lijkt derhalve op zijn plaats.

De documenten van categorie 4 (boekhoudkundige documenten) hebben betrekking op drie financiële verrichtingen van 5 544 224,36 EUR, 9 783 333,33 EUR en 10 000 000 EUR. Met uitzondering van enkele beperkte persoonsgegevens lijken de documenten niet onder de door de Commissie ingeroepen uitzonderingen op het gebied van openbare veiligheid en internationale betrekkingen te vallen. De Commissie dient derhalve een ruime gedeeltelijke toegang tot de documenten te verlenen.

De overige drie documenten zijn:

Document 6 (“Programma-update– februari 2022”voor het SIBMMIL-project) bevat gedetailleerde informatie over de tot dusver uitgevoerde aanbestedingen en aankopen. Drie regels bevatten echter essentiële informatie als antwoord op het verzoek van de klager: het totale bedrag dat is besteed aan de "uitrustingscomponent" van het project (6 687 283 EUR), het totale geplande bedrag van 16 660 000 EUR en het bedrag dat is besteed aan opleiding (3 672 000 EUR). De Commissie moet daarom gedeeltelijke toegang verlenen tot deze specifieke informatie in het document.

Document 9 (“Voorlopigverslag aanvangsfase – 25/11/2021”)betreft een activiteit van het project in verband met humanitair grensbeheer in het zuiden van Libië dat wordt uitgevoerd door de Internationale Organisatie voor Migratie (IOM). Het document is 58 pagina's lang en bevat een beoordeling van de geopolitieke situatie in Zuid-Libië, een beschrijving van de projectactiviteit en een ontwerpbegroting. Bepaalde delen van het document zijn beschrijvend van aard, met name de inleiding, het algemene overzicht van de context in Zuid-Libië en de ontwerpbegroting. De Commissie zou moeten overwegen gedeeltelijke toegang tot dit document te verlenen.

Document 49 (“Addendum fase II”)is een contract tussen de Commissie en het Italiaanse ministerie van Binnenlandse Zaken tot wijziging van de delegatieovereenkomst voor de tweede fase van het project. Het document bevat geen gevoelige informatie, met uitzondering van enkele persoonsgegevens. De Commissie moet ruime gedeeltelijke toegang tot dit document verlenen.

 

[1] Overeenkomstig artikel 2, lid 10, van het Statuut van de Europese Ombudsman (Verordening (EU) 2021/1163 van 24 juni 2021 tot vaststelling van het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt), beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/statute/en.

[2] Overeenkomstig de regels van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[3] Overeenkomstig artikel 2, lid 10, van het Statuut van de Ombudsman.

[4] Indien u documenten of informatie wenst in te dienen die u als vertrouwelijk beschouwt en die niet aan de klager mogen worden meegedeeld, vermeld dan “Vertrouwelijk”. Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox.

[5] Overeenkomstig artikel 2, lid 10, van het Statuut van de Europese Ombudsman.

[6] Artikel 4, lid 1, onder a), eerste alinea, artikel 4, lid 1, onder a), derde alinea, en artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[7] Documenten 1, 3, 4, 7, 10, 13, 20, 21, 31, 33, 34, 35, 36, 41 en 43.

[8] Documenten 15, 18, 24, 28, 32, 37, 40 en 47.

[9] Documenten 5, 8, 11 en 12.

[10] Documenten 2, 14, 22, 25, 29, 30, 42, 44 en 46. Document 19 is van de lijst uitgesloten. Hoewel het ook een begeleidende brief is, lijkt het aanvullende elementen te bevatten.

[11] Documenten 16, 17, 23, 27, 38 en 39.

[12] Documenten 45 en 50-59.