De zaak betrof de weigering van het Agentschap van de Europese Unie voor justitiële samenwerking in strafzaken (Eurojust) om het publiek toegang te verlenen tot zeven documenten betreffende de extractie van informatie uit communicatieapparatuur van migranten. Eurojust heeft de toegang van het publiek tot delen van de documenten geweigerd op basis van twee uitzonderingen in de Uniewetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, namelijk de noodzaak om het openbaar belang op het gebied van de openbare veiligheid te beschermen en de noodzaak om persoonsgegevens te beschermen.

Op basis van de inspectie van de litigieuze documenten was de Ombudsman niet overtuigd door de argumenten van Eurojust dat een ruimere openbaarmaking van de documenten de bescherming van het openbaar belang op het gebied van de openbare veiligheid zou ondermijnen. De Ombudsman deed een voorstel voor een oplossing, waarin zij Eurojust verzocht zijn standpunt over het verzoek te heroverwegen, teneinde het publiek ruimere toegang tot de betrokken documenten te verlenen. Zij verzoekt Eurojust zich daarbij te concentreren op drie van de betrokken documenten, met follow-upaanpassingen van twee aanvullende documenten.

Eurojust aanvaardde het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing en gaf klager ruimere toegang tot bijna alle documenten. De Ombudsman was ingenomen met de positieve reactie van Eurojust op haar voorstel voor een oplossing en sloot het onderzoek af.

De zaak betrof de manier waarop het Asielagentschap van de Europese Unie (EUAA) beschuldigingen van schendingen van de grondrechten bij zijn activiteiten op het Griekse eiland Samos heeft aangepakt. De klagers waren bezorgd dat de manier waarop de in de asielondersteuningsteams van het EUAA ingezette caseworkers gesprekken voerden met kwetsbare asielzoekers in strijd was met het EU-recht, en dat het EUAA dit niet had aangepakt. Daarnaast maakten de klagers zich zorgen over de manier waarop het EUAA omging met de meldingen van pushbacks van asielzoekers.

De Ombudsman constateerde dat het EUAA er ten tijde van de klacht niet voor had gezorgd dat de in zijn asielondersteuningsteams ingezette caseworkers bereid waren om naar behoren gesprekken te voeren met kwetsbare asielzoekers, onder meer over de wijze waarop rekening kan worden gehouden met indicatoren van kwetsbaarheden wanneer deze zich voor het eerst tijdens het asielgesprek voordoen. De Ombudsman constateerde voorts dat het EUAA kwetsbare asielzoekers geen passende procedure had geboden om tijdens interviews gemaakte fouten te melden en dergelijke verslagen door het EUAA te laten beoordelen. De Ombudsman stelde vast dat dit wanbeheer vormde en deed vier aanbevelingen aan het EUAA om de tekortkomingen aan te pakken.

De Ombudsman zond deze aanbevelingen ook naar haar tegenhangers van het Europees netwerk van ombudsmannen (ENO), waarin zij hun mening vroeg over de wijze waarop de naleving van de grondrechten wordt gewaarborgd in de samenwerking tussen EUAA-casewerkers en nationale asielambtenaren.

Daarnaast stelde de Ombudsman belangrijke tekortkomingen vast met betrekking tot de wijze waarop het EUAA omging met de openbaarmaking door asielzoekers van ervaringen met pushbacks tijdens interviews. Toen het EUAA tijdens het onderzoek van de Ombudsman begon met de uitvoering van maatregelen om deze tekortkomingen te verhelpen, constateerde zij geen wanbeheer, maar deed zij in plaats daarvan twee suggesties voor verbetering.

De zaak betrof een impliciete weigering van de Europese Commissie om het publiek toegang te verlenen tot documenten in verband met een mededeling over de instrumentalisering van migratie door derde landen voor politieke doeleinden en over de wijze waarop dergelijke “hybride aanvallen” moeten worden aangepakt.

Na tussenkomst van de Europese Ombudsman heeft de Commissie een expliciet confirmatief besluit vastgesteld. Het gaf ruime gedeeltelijke toegang tot verschillende nota’s en een ontwerpversie van de mededeling, waarbij alleen persoonsgegevens werden achtergehouden. De Commissie weigerde echter de samenvatting openbaar te maken van een versnelde interdepartementale raadpleging tijdens welke de uitvaardiging van de mededeling was besproken. Om de toegang tot de „snelle samenvatting” te weigeren, heeft de Commissie zich gebaseerd op de noodzaak om het openbaar belang op het gebied van internationale betrekkingen te beschermen en op de noodzaak om haar toekomstige besluitvorming met betrekking tot soortgelijke situaties te beschermen.

Op basis van de inspectie van de versnelde samenvatting en rekening houdend met de ruime beoordelingsmarge waarover de instellingen van de Unie beschikken om te bepalen of het openbaar belang op het gebied van internationale betrekkingen in gevaar is, heeft de Ombudsman vastgesteld dat het besluit van de Commissie om toegang te weigeren niet kennelijk onjuist was. Het algemeen belang dat op het spel staat, kan niet worden vervangen door een ander algemeen belang dat belangrijker wordt geacht. Aangezien de uitzondering inzake internationale betrekkingen rechtsgeldig was ingeroepen, hoefde de Ombudsman de gegrondheid van de argumenten van de Commissie met betrekking tot de bescherming van haar toekomstige besluitvorming niet te beoordelen. De Ombudsman sloot daarom het onderzoek af en stelde vast dat er geen sprake was van wanbeheer.

Klager verzocht de Europese Commissie het publiek toegang te verlenen tot documenten over EU-steun voor migratiebeheer in Cyprus. De Commissie heeft vier documenten geïdentificeerd die binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen: twee vergaderverslagen, een briefing en een Flash Report, maar alleen toegang verleend tot delen van het Flash Report. Door de toegang tot de andere documenten te weigeren, heeft de Commissie zich beroepen op uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, met het argument dat openbaarmaking het openbaar belang op het gebied van openbare veiligheid en internationale betrekkingen, alsook haar besluitvormingsprocessen, zou kunnen ondermijnen. Toen de Commissie het verzoek van klager om een nieuw onderzoek ("bevestigend verzoek") niet binnen de toepasselijke termijn beantwoordde, wendde klager zich tot de Ombudsman.

De Ombudsman heeft een onderzoek geopend naar de impliciete weigering van de Commissie om de gevraagde documenten (volledig) openbaar te maken en het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft de litigieuze documenten geïnspecteerd. Op basis van de inspectie deelde de Ombudsman met de Commissie haar voorlopige standpunt dat ruimere toegang tot de documenten kon worden verleend. Kort nadat de Ombudsman haar voorlopige standpunt had meegedeeld, nam de Commissie haar confirmatief besluit over het verzoek om toegang van klager, waarin zij haar oorspronkelijke standpunt bevestigde en verdere toegang weigerde. De Ombudsman verzocht om een vergadering tussen haar onderzoeksteam en vertegenwoordigers van de Commissie om nadere verduidelijking van het standpunt van de Commissie.

De Ombudsman betreurde het dat de Commissie in de loop van haar onderzoek geen ruimere toegang heeft verleend tot de verslagen van de vergaderingen en de briefing. Aangezien de Commissie haar standpunt in het confirmatief besluit en tijdens de vergadering met het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft bevestigd, was de Ombudsman van mening dat het geen zin zou hebben de zaak in het kader van deze zaak te behandelen. De Ombudsman verwacht echter van de Commissie dat zij haar gedetailleerde beoordeling meeneemt wanneer zij toekomstige verzoeken om toegang van het publiek tot briefings en vergaderverslagen zoals die in kwestie behandelt.

De zaak ging over de wijze waarop de Europese Commissie de naleving van de grondrechten waarborgt in het kader van EU-middelen die aan Griekenland worden toegekend voor grensbeheer. De klagers, verschillende niet-gouvernementele organisaties, uitten hun bezorgdheid over het feit dat de Commissie er niet in was geslaagd door de EU gefinancierde grensbeheeractiviteiten doeltreffend te monitoren en te evalueren, tegen de achtergrond van aanhoudende beschuldigingen van ernstige mensenrechtenschendingen door de Griekse autoriteiten.

In het onderzoek zijn gebieden vastgesteld die de Commissie moet aanpakken om de wijze waarop zij toeziet op en toeziet op de naleving van de grondrechten op dit gebied, te verbeteren. Aangezien de Commissie momenteel echter wacht op een eindverslag van de Griekse autoriteiten in een van de individuele gevallen van vermeende schendingen van de grondrechten die in dit onderzoek aan de orde worden gesteld, en zij nu ook de uitgaven van Griekenland in het kader van het desbetreffende programma zal beoordelen, heeft de Ombudsman de zaak gesloten en vastgesteld dat geen verder onderzoek gerechtvaardigd was. Desalniettemin heeft zij de Commissie enkele suggesties gedaan om de in de loop van het onderzoek vastgestelde problemen aan te pakken.

De Ombudsman drong er met name bij de Commissie op aan richtsnoeren op te stellen voor de beoordeling van de naleving van de grondrechten tijdens de uitvoering van het programma, met name wat betreft de daarmee verband houdende “machtigingsvoorwaarde” voor toegang tot middelen. Als onderdeel van deze richtsnoeren moet de Commissie criteria vaststellen om te bepalen onder welke omstandigheden zij EU-middelen zal inhouden of opschorten wegens niet-naleving van de grondrechten en de daarmee verband houdende financieringsvoorwaarde, en deze criteria publiceren. Bij haar beoordeling van geloofwaardige klachten over schendingen van de grondrechten en van het algemene Griekse programma moet de Commissie nagaan of Griekenland nog steeds voldoet aan de voorwaarde inzake de grondrechten met betrekking tot de betrokken middelen. De Ombudsman deed ook suggesties over de transparantie van het monitoringproces en maatregelen om de betrokkenheid van het maatschappelijk middenveld te versterken.