Onderzoeken doorzoeken

The case concerned a request for public access to documents held by the European Border and Coast Guard Agency (Frontex) concerning return operations. The complainant specifically asked to receive the requested documents in a machine-readable format. Frontex disclosed the requested documents, but in a different format.

The Ombudsman asked Frontex to explain in more detail its reasons for providing the complainant with a non-machine readable format. In reply, Frontex disclosed the documents in a machine-readable file format.

Since Frontex settled the problem, the Ombudsman closed the inquiry.

De klachtindiener, een journalist, verzocht om toegang tot alle documenten die Frontex naar aanleiding van verzoeken om publieke toegang openbaar had gemaakt in de periode van 2016 tot en met 2018, en vanaf november 2020 tot de dag van zijn verzoek in december 2021. Hij verzocht ook om toegang tot de ingediende verzoeken.

Frontex achtte het verzoek omvangrijk en stelde voor om het op te splitsen in verschillende afzonderlijke verzoeken, die achtereenvolgens zouden worden behandeld. De klachtindiener weigerde dit en wendde zich tot de Ombudsman.

In de loop van het onderzoek heeft de klachtindiener zijn verzoek beperkt tot de reeds openbaar gemaakte documenten, die hem door Frontex werden toegezonden, zij het met enige vertraging. Daarom heeft de Ombudsman besloten te zaak te sluiten, zonder er evenwel van overtuigd te zijn dat de behandeling van het verzoek door Frontex in overeenstemming was met de normen die burgers mogen verwachten van EU-autoriteiten. De Ombudsman heeft Frontex echter verzocht mee te delen hoe het in de toekomst documenten die naar aanleiding van verzoeken om toegang van het publiek openbaar zijn gemaakt, in zijn openbaar register zal opnemen.

De zaak betrof een verzoek van twee onderzoekers om het publiek toegang te verlenen tot documenten met betrekking tot informele overeenkomsten inzake de terugkeer en overname van illegale migranten die de EU met zes niet-EU-landen heeft gesloten. De Raad van de EU weigerde de toegang met het argument dat openbaarmaking de internationale betrekkingen zou kunnen ondermijnen.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft de documenten in kwestie bestudeerd en heeft aanvullende toelichtingen van de Raad ontvangen, waaronder vertrouwelijke informatie. Op basis hiervan en rekening houdend met de ruime beoordelingsmarge waarover de EU-instellingen beschikken wanneer zij van mening zijn dat het openbaar belang wat betreft internationale betrekkingen in gevaar is, heeft de Ombudsman vastgesteld dat het besluit van de Raad om toegang te weigeren niet kennelijk onjuist was. Aangezien het algemeen belang in kwestie niet kan worden vervangen door een ander openbaar belang dat belangrijker wordt geacht, sloot de Ombudsman het onderzoek met de bevinding dat er in deze zaak geen sprake was van wanbeheer. Niettemin moet alles in het werk worden gesteld om het publiek ervan te overtuigen dat de grondrechten van migranten worden geëerbiedigd en dat er in dit proces adequate waarborgen voorhanden zijn.

De zaak betrof een verzoek om het publiek toegang te verlenen tot documenten in verband met een informele overeenkomst inzake de terugkeer en overname van illegale migranten die de EU met Gambia had gesloten. De Commissie weigerde de toegang met het argument dat openbaarmaking de internationale betrekkingen zou kunnen ondermijnen.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft het document in kwestie bestudeerd, evenals – in het kader van een parallel onderzoek – vijf soortgelijke overeenkomsten met andere niet-EU landen en daarmee verband houdende documenten. Op basis hiervan en rekening houdend met de ruime beoordelingsmarge waarover de EU-instellingen beschikken wanneer zij van mening zijn dat het openbaar belang wat betreft internationale betrekkingen in gevaar is, heeft de Ombudsman vastgesteld dat het besluit van de Commissie om toegang te weigeren niet kennelijk onjuist was. Aangezien het algemeen belang in kwestie niet kan worden vervangen door een ander openbaar belang dat belangrijker wordt geacht, sloot de Ombudsman het onderzoek met de bevinding dat er in deze zaak geen sprake was van wanbeheer. Evenwel moet opgemerkt worden dat alles in het werk moet worden gesteld om het publiek ervan te overtuigen dat de grondrechten van migranten voldoende worden beschermd en dat er in dit proces adequate waarborgen voorhanden zijn.

De indiener van de klacht verzocht de Europese Commissie om toegang tot e-mails van haar in Griekenland gevestigde vertegenwoordigers betreffende de migratiesituatie in twee hotspots. Op basis van deze e-mails en andere informatie stelt de Commissie “dagelijkse verslagen” en “migratiebeheersverslagen” op. In antwoord op het verzoek van de indiener van de klacht verleende de Commissie ruime toegang tot de dagelijkse verslagen en migratiebeheersverslagen, maar verzuimde zij de e-mails van haar vertegenwoordigers ter plaatse aan te wijzen als vallend onder het toepassingsgebied van het verzoek.

Tijdens het onderzoek heeft de Commissie verduidelijkt dat zij de e-mails in kwestie niet beschouwt als “documenten” in de zin van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten. De Commissie was evenmin van mening dat de e-mails voldeden aan de criteria voor registratie in haar documentbeheersysteem. De Commissie bevestigde tevens dat de door de indiener van de klacht gevraagde e-mails niet meer bestaan, aangezien ze overeenkomstig het geldende bewaringsbeleid zijn verwijderd.

Aangezien de door de indiener van de klacht gevraagde e-mails “documenten” waren in de zin van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, had de Commissie moeten vaststellen en beoordelen of het publiek al dan niet toegang kon worden verleend tot de documenten die op het moment van het verzoek om toegang nog bestonden. Het feit dat de Commissie dit niet heeft gedaan, komt neer op wanbeheer.

Aangezien de Commissie de Ombudsman heeft meegedeeld dat de documenten in kwestie niet meer bestaan, zou een aanbeveling waarin de Commissie wordt verzocht ze nu op te sporen en te beoordelen geen nuttig doel dienen en is verder onderzoek in deze zaak niet gerechtvaardigd.

De Ombudsman roept de Commissie op om alle documenten die onder het bereik van enig toekomstig verzoek vallen op te sporen en te beoordelen in overeenstemming met de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten en in het licht van de bevindingen van de Ombudsman in deze zaak.