De zaak betrof de wijze waarop de Europese Commissie ervoor zorgt dat Roemenië een arrest van het Hof van Justitie van de Europese Unie over de onrechtmatige weigering om identiteitskaarten af te geven aan Roemeense burgers die in andere lidstaten woonachtig zijn, volledig uitvoert.

De Ombudsman constateerde dat de kwestie op nationaal niveau leek te evolueren en dat de Commissie de situatie actief en met redelijke tussenpozen had gevolgd.

De Ombudsman sloot de zaak af met de conclusie dat verder onderzoek in dit stadium niet gerechtvaardigd is. De Ombudsman heeft de Commissie echter verzocht haar binnen zes maanden op de hoogte te houden van haar beoordeling van de naleving van het arrest door Roemenië en van eventuele verdere maatregelen van de Commissie.

De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot documenten die in het bezit zijn van het Agentschap van de Europese Unie voor samenwerking op het gebied van rechtshandhaving (Europol) met betrekking tot zijn samenwerking met de autoriteiten van de lidstaten, het VK en Frontex op het gebied van activiteiten ter bestrijding van smokkel in het Kanaal. Europol heeft vastgesteld dat 197 documenten binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen en heeft de toegang tot al deze documenten geweigerd. Door de toegang te weigeren, voerde Europol aan dat de openbaarmaking van de documenten de bescherming van het openbaar belang op het gebied van de openbare veiligheid en zijn internationale betrekkingen zou ondermijnen. 

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft steekproeven van de betrokken documenten geïnspecteerd en een ontmoeting gehad met vertegenwoordigers van Europol. Op basis hiervan en gezien de ruime beoordelingsmarge waarover de EU-instellingen en -agentschappen beschikken wanneer zij van mening zijn dat de openbare veiligheid en de internationale betrekkingen in gevaar zijn, oordeelde de Ombudsman dat het besluit van Europol om de toegang van het publiek te weigeren niet kennelijk onjuist was.

Aangezien de betrokken openbare belangen niet kunnen worden vervangen door een ander openbaar belang dat belangrijker wordt geacht, heeft de Ombudsman het onderzoek afgesloten en vastgesteld dat er geen sprake was van wanbeheer door Europol.

Klager verzocht de Europese Commissie het publiek toegang te verlenen tot documenten over EU-steun voor migratiebeheer in Cyprus. De Commissie heeft vier documenten geïdentificeerd die binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen: twee vergaderverslagen, een briefing en een Flash Report, maar alleen toegang verleend tot delen van het Flash Report. Door de toegang tot de andere documenten te weigeren, heeft de Commissie zich beroepen op uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, met het argument dat openbaarmaking het openbaar belang op het gebied van openbare veiligheid en internationale betrekkingen, alsook haar besluitvormingsprocessen, zou kunnen ondermijnen. Toen de Commissie het verzoek van klager om een nieuw onderzoek ("bevestigend verzoek") niet binnen de toepasselijke termijn beantwoordde, wendde klager zich tot de Ombudsman.

De Ombudsman heeft een onderzoek geopend naar de impliciete weigering van de Commissie om de gevraagde documenten (volledig) openbaar te maken en het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft de litigieuze documenten geïnspecteerd. Op basis van de inspectie deelde de Ombudsman met de Commissie haar voorlopige standpunt dat ruimere toegang tot de documenten kon worden verleend. Kort nadat de Ombudsman haar voorlopige standpunt had meegedeeld, nam de Commissie haar confirmatief besluit over het verzoek om toegang van klager, waarin zij haar oorspronkelijke standpunt bevestigde en verdere toegang weigerde. De Ombudsman verzocht om een vergadering tussen haar onderzoeksteam en vertegenwoordigers van de Commissie om nadere verduidelijking van het standpunt van de Commissie.

De Ombudsman betreurde het dat de Commissie in de loop van haar onderzoek geen ruimere toegang heeft verleend tot de verslagen van de vergaderingen en de briefing. Aangezien de Commissie haar standpunt in het confirmatief besluit en tijdens de vergadering met het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft bevestigd, was de Ombudsman van mening dat het geen zin zou hebben de zaak in het kader van deze zaak te behandelen. De Ombudsman verwacht echter van de Commissie dat zij haar gedetailleerde beoordeling meeneemt wanneer zij toekomstige verzoeken om toegang van het publiek tot briefings en vergaderverslagen zoals die in kwestie behandelt.

De drie zaken hebben betrekking op de wijze waarop de Europese Commissie haar regels voor betere regelgeving en andere procedurele vereisten heeft toegepast bij de voorbereiding van wetgevingsvoorstellen inzake passende zorgvuldigheid in het bedrijfsleven op het gebied van duurzaamheid (983/2025/MAS), de bestrijding van migrantensmokkel (2031/2024/VB) en het gemeenschappelijk landbouwbeleid (1379/2024/MIK). De Commissie achtte deze voorstellen dringend en heeft daarom in haar regels voorziene stappen, zoals effectbeoordelingen en openbare raadplegingen, achterwege gelaten. De klagers, die maatschappelijke organisaties zijn, waren van mening dat deze omissies in strijd waren met de regels voor betere regelgeving van de Commissie. In twee gevallen voerden de klagers ook aan dat de Commissie de verenigbaarheid van de wetgevingsvoorstellen met de klimaatdoelstellingen van de EU niet heeft gecontroleerd, zoals vereist door de Europese klimaatwet. In één geval was klager verder bezorgd over het feit dat de Commissie haar reglement van orde inzake overleg tussen de diensten had geschonden.   

De Ombudsman opende een onderzoek naar de drie zaken. Zij ontving het schriftelijke antwoord van de Commissie in alle drie de zaken, inspecteerde de relevante dossiers van de Commissie en haar onderzoeksteams ontmoetten vertegenwoordigers van de Commissie in het kader van twee onderzoeken.

De Commissie antwoordde dat de regels voor betere regelgeving geen bindend recht zijn, maar een reeks beleidsinstrumenten voor het verzamelen van relevante informatie die op evenredige wijze moet worden toegepast. Zij voerde ook aan dat zij al het relevante bewijsmateriaal had verzameld voordat zij de wetgevingsvoorstellen in kwestie goedkeurde, belanghebbenden had geraadpleegd en de klimaatconsistentiebeoordelingen en de interdepartementale raadpleging had uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke regels.

Op basis van haar onderzoeken constateerde de Ombudsman een aantal procedurele tekortkomingen in de wijze waarop de Commissie de wetgevingsvoorstellen heeft voorbereid, die samen neerkomen op wanbeheer.

De Ombudsman constateerde met name dat de Commissie een ruime interpretatie van “urgentie” heeft gegeven en de “urgentie” van de wetgevingsvoorstellen jegens het publiek niet voldoende heeft gerechtvaardigd en de afwijkingen van de toepasselijke regels voor betere regelgeving niet heeft gedocumenteerd. De Ombudsman constateerde ook dat de Commissie geen procedure heeft ingevoerd die, zoals vereist door de Verdragen en de jurisprudentie, zou zorgen voor een transparante, empirisch onderbouwde en inclusieve voorbereiding van “dringende” wetgevingsvoorstellen. De Ombudsman constateerde voorts dat de Commissie, door geen behoorlijke registers bij te houden van verplichte controles van de consistentie van haar voorstellen met de klimaatdoelstellingen van de EU, heeft nagelaten verantwoording af te leggen.

Om deze tekortkomingen aan te pakken, deed de Ombudsman twee aanbevelingen. De Ombudsman heeft de Commissie aanbevolen te zorgen voor een voorspelbare, consistente en niet-willekeurige toepassing van haar regels voor betere regelgeving, door “dringende” situaties te definiëren die een afwijking van de in de regels vastgestelde vereisten rechtvaardigen. Voorts moet de Commissie, wanneer afwijkingen worden toegestaan, een procedure vaststellen om ervoor te zorgen dat de dringende voorbereiding van wetgevingsvoorstellen nog steeds in overeenstemming is met de beginselen van een transparant, empirisch onderbouwd en inclusief wetgevingsproces. Om de Commissie bij deze taak bij te staan, heeft de Ombudsman vier suggesties gedaan, waaronder het verduidelijken van de regels voor de raadpleging van belanghebbenden voor dringende voorstellen en ervoor zorgen dat het bewijsmateriaal ter ondersteuning van haar voorstellen tijdig wordt gepubliceerd om een openbaar debat mogelijk te maken voordat wetgeving wordt aangenomen.