De drie zaken hadden betrekking op de wijze waarop de Europese Commissie haar regels voor betere regelgeving en andere procedurele vereisten heeft toegepast bij de voorbereiding van wetgevingsvoorstellen inzake passende zorgvuldigheid in het bedrijfsleven op het gebied van duurzaamheid (983/2025/MIK), de bestrijding van migrantensmokkel (2031/2024/VB) en het gemeenschappelijk landbouwbeleid (1379/2024/MIK). De Commissie achtte deze voorstellen dringend en heeft daarom in haar regels voorziene stappen, zoals effectbeoordelingen en openbare raadplegingen, achterwege gelaten. De klagers, die maatschappelijke organisaties zijn, waren van mening dat deze omissies in strijd waren met de regels voor betere regelgeving van de Commissie. In twee gevallen voerden de klagers ook aan dat de Commissie de verenigbaarheid van de wetgevingsvoorstellen met de klimaatdoelstellingen van de EU niet heeft beoordeeld, zoals vereist door de Europese klimaatwet. In één geval was klager verder bezorgd over het feit dat de Commissie haar reglement van orde inzake overleg tussen de diensten had geschonden.

Op basis van haar onderzoeken constateerde de Ombudsman procedurele tekortkomingen in de wijze waarop de Commissie de wetgevingsvoorstellen in kwestie had voorbereid, wat samen neerkwam op wanbeheer. Om deze tekortkomingen aan te pakken, heeft de Ombudsman de Commissie aanbevolen te zorgen voor een voorspelbare, consistente en niet-willekeurige toepassing van haar regels voor betere regelgeving, door “dringende” situaties te definiëren die een afwijking van hun vereisten rechtvaardigen, en door de redenen voor toegestane afwijkingen vast te leggen en toe te lichten. Voorts moet de Commissie, wanneer afwijkingen worden toegestaan, een procedure vaststellen om ervoor te zorgen dat de dringende voorbereiding van wetgevingsvoorstellen nog steeds in overeenstemming is met de beginselen van een transparant, empirisch onderbouwd en inclusief wetgevingsproces. Om de Commissie bij deze taak bij te staan, deed de Ombudsman ook vier suggesties voor verbetering, waaronder: de regels voor de raadpleging van belanghebbenden voor dringende voorstellen te verduidelijken; ervoor te zorgen dat de analytische documenten ter vervanging van effectbeoordelingen en de bewijsstukken ter ondersteuning van haar voorstellen tijdig worden gepubliceerd om een openbaar debat mogelijk te maken voordat de wetgeving wordt aangenomen; richtsnoeren uit te vaardigen voor de uitvoering van klimaatconsistentiebeoordelingen; het verstrekken en registreren van motiveringen bij het verkorten van de periodes van overleg tussen de diensten tot onder de vastgestelde drempels.

In haar antwoord aan de Ombudsman stemde de Commissie ermee in om bij de komende herziening van de regels voor betere regelgeving na te denken over het definiëren van “dringende” situaties, en om de redenen voor het toepassen van afwijkingen van hun vereisten vast te leggen en te publiceren. De Commissie heeft zich er ook toe verbonden om te zorgen voor gerichte raadplegingen over haar “dringende” voorstellen, om de analytische documenten met bewijsmateriaal ter ondersteuning van haar voorstellen binnen drie maanden na de goedkeuring ervan te publiceren, om klimaatconsistentiebeoordelingen op te nemen in zowel analytische documenten als toelichtingen voor toekomstige voorstellen en om kortere raadplegingen tussen de diensten te motiveren.

De klagers waren in hun opmerkingen over het antwoord van de Commissie van mening dat de toezeggingen van de Commissie duidelijk noch concreet genoeg zijn om een transparant, inclusief en empirisch onderbouwd wetgevingsproces te waarborgen.

De Ombudsman was ingenomen met het algemene constructieve antwoord van de Commissie op haar aanbevelingen en suggesties voor verbetering. Desalniettemin biedt het antwoord van de Commissie nog niet voldoende duidelijkheid over de concrete stappen die zij voornemens is te nemen om de aanbevelingen en suggesties voor verbetering van de Ombudsman uit te voeren.

De Ombudsman zal deze kwestie derhalve monitoren op basis van toekomstige klachten en zodra de Commissie de herziening van de regels voor betere regelgeving heeft afgerond. In dit stadium zijn geen verdere onderzoeken gerechtvaardigd en heeft de Ombudsman de drie zaken afgesloten.

De zaak betrof de wijze waarop de Europese Commissie ervoor zorgt dat Roemenië een arrest van het Hof van Justitie van de Europese Unie over de onrechtmatige weigering om identiteitskaarten af te geven aan Roemeense burgers die in andere lidstaten woonachtig zijn, volledig uitvoert.

De Ombudsman constateerde dat de kwestie op nationaal niveau leek te evolueren en dat de Commissie de situatie actief en met redelijke tussenpozen had gevolgd.

De Ombudsman sloot de zaak af met de conclusie dat verder onderzoek in dit stadium niet gerechtvaardigd is. De Ombudsman heeft de Commissie echter verzocht haar binnen zes maanden op de hoogte te houden van haar beoordeling van de naleving van het arrest door Roemenië en van eventuele verdere maatregelen van de Commissie.

De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot documenten die in het bezit zijn van het Agentschap van de Europese Unie voor samenwerking op het gebied van rechtshandhaving (Europol) met betrekking tot zijn samenwerking met de autoriteiten van de lidstaten, het VK en Frontex op het gebied van activiteiten ter bestrijding van smokkel in het Kanaal. Europol heeft vastgesteld dat 197 documenten binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen en heeft de toegang tot al deze documenten geweigerd. Door de toegang te weigeren, voerde Europol aan dat de openbaarmaking van de documenten de bescherming van het openbaar belang op het gebied van de openbare veiligheid en zijn internationale betrekkingen zou ondermijnen. 

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft steekproeven van de betrokken documenten geïnspecteerd en een ontmoeting gehad met vertegenwoordigers van Europol. Op basis hiervan en gezien de ruime beoordelingsmarge waarover de EU-instellingen en -agentschappen beschikken wanneer zij van mening zijn dat de openbare veiligheid en de internationale betrekkingen in gevaar zijn, oordeelde de Ombudsman dat het besluit van Europol om de toegang van het publiek te weigeren niet kennelijk onjuist was.

Aangezien de betrokken openbare belangen niet kunnen worden vervangen door een ander openbaar belang dat belangrijker wordt geacht, heeft de Ombudsman het onderzoek afgesloten en vastgesteld dat er geen sprake was van wanbeheer door Europol.

Klager verzocht de Europese Commissie het publiek toegang te verlenen tot documenten over EU-steun voor migratiebeheer in Cyprus. De Commissie heeft vier documenten geïdentificeerd die binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen: twee vergaderverslagen, een briefing en een Flash Report, maar alleen toegang verleend tot delen van het Flash Report. Door de toegang tot de andere documenten te weigeren, heeft de Commissie zich beroepen op uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, met het argument dat openbaarmaking het openbaar belang op het gebied van openbare veiligheid en internationale betrekkingen, alsook haar besluitvormingsprocessen, zou kunnen ondermijnen. Toen de Commissie het verzoek van klager om een nieuw onderzoek ("bevestigend verzoek") niet binnen de toepasselijke termijn beantwoordde, wendde klager zich tot de Ombudsman.

De Ombudsman heeft een onderzoek geopend naar de impliciete weigering van de Commissie om de gevraagde documenten (volledig) openbaar te maken en het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft de litigieuze documenten geïnspecteerd. Op basis van de inspectie deelde de Ombudsman met de Commissie haar voorlopige standpunt dat ruimere toegang tot de documenten kon worden verleend. Kort nadat de Ombudsman haar voorlopige standpunt had meegedeeld, nam de Commissie haar confirmatief besluit over het verzoek om toegang van klager, waarin zij haar oorspronkelijke standpunt bevestigde en verdere toegang weigerde. De Ombudsman verzocht om een vergadering tussen haar onderzoeksteam en vertegenwoordigers van de Commissie om nadere verduidelijking van het standpunt van de Commissie.

De Ombudsman betreurde het dat de Commissie in de loop van haar onderzoek geen ruimere toegang heeft verleend tot de verslagen van de vergaderingen en de briefing. Aangezien de Commissie haar standpunt in het confirmatief besluit en tijdens de vergadering met het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft bevestigd, was de Ombudsman van mening dat het geen zin zou hebben de zaak in het kader van deze zaak te behandelen. De Ombudsman verwacht echter van de Commissie dat zij haar gedetailleerde beoordeling meeneemt wanneer zij toekomstige verzoeken om toegang van het publiek tot briefings en vergaderverslagen zoals die in kwestie behandelt.