Geachte voorzitter,

Ik schrijf u om een oplossing te zoeken voor deze zaak ^[1], die is gebaseerd op een klacht die ik op 29 augustus 2023 heb ontvangen.

De klacht heeft betrekking op een verzoek om toegang van het publiek tot documenten betreffende het besluit van de Commissie van maart 2023 om de namen en contactgegevens van personeelsleden van de Commissie die geen leidinggevende functie hebben, te verwijderen uit het onlinebestand van EU-personeel („Whoiswho”)[2].

Klager is ontevreden over het besluit van de Commissie om slechts gedeeltelijke toegang tot zes documenten te verlenen en de toegang tot één document volledig te weigeren. Hij voert ook aan dat er meer documenten hadden moeten worden geïdentificeerd, met name documenten waaruit blijkt “dat er sprake is van ongepaste druk op het personeel of verzoeken om verwijdering van de namen van het personeel”, zoals de Commissie in het confirmatief besluit heeft opgemerkt.

Op 4 september 2023 heb ik een onderzoek naar de klacht geopend en de Commissie verzocht mijn onderzoeksteam de litigieuze documenten te verstrekken. Na een inspectie van de documenten had mijn onderzoeksteam op 24 november 2023 ook een ontmoeting met vertegenwoordigers van de Commissie om aanvullende verduidelijking te krijgen over de manier waarop de Commissie de documenten heeft geïdentificeerd.

Ik ben van mening dat de Commissie niet overtuigend heeft uitgelegd waarom de openbaarmaking van het document waartoe de toegang is geweigerd (“document 3”) haar besluitvorming ernstig zou ondermijnen. Bovendien ben ik van mening dat klager overtuigende argumenten heeft aangevoerd dat de Commissie niet alle documenten heeft geïdentificeerd die binnen het toepassingsgebied van zijn verzoek vallen. Ik ben van mening dat de Commissie, naast haar documentbeheersysteem ARES, grondiger had moeten zoeken naar documenten.

Een meer gedetailleerde beoordeling is te vinden in de bijlage bij deze brief.

In het licht van het bovenstaande zou ik in dit geval de volgende oplossing willen voorstellen:

De Commissie moet haar standpunt over het verzoek van de klager om toegang van het publiek herzien teneinde een zo ruim mogelijke toegang tot document 3 te verlenen.

De Commissie moet, naast haar documentbeheersysteem ARES, grondiger zoeken naar documenten die verband houden met het verzoek van de klager om toegang van het publiek, om alle relevante ondersteunende documenten te identificeren die ten grondslag lagen aan het besluit van de Commissie om de namen van alle EU-personeelsleden niet langer op de Whoiswho-website te publiceren. Indien nieuwe documenten worden geïdentificeerd, moet de Commissie beoordelen of toegang kan worden verleend, in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Graag ontvang ik uw antwoord op mijn voorstel uiterlijk op 20 juni 2024 binnen drie maanden.

Mocht de Commissie naar aanleiding van de uitvoering van dit voorstel voor een oplossing nieuwe documenten vaststellen, dan zou ik het op prijs stellen als deze vóór dezelfde datum aan mijn onderzoeksteam zouden kunnen worden toegezonden. Informatie of documenten die uw instelling als vertrouwelijk beschouwt, worden niet zonder voorafgaande toestemming van de Commissie aan de klager of een andere persoon bekendgemaakt ^[3].

In dit stadium is het oplossingsvoorstel vertrouwelijk. Mijn onderzoeksteam heeft klager echter in kennis gesteld van mijn voornemen om in deze zaak naar een oplossing te zoeken.^[4] Houd er rekening mee dat het onze gebruikelijke praktijk is om klager een kopie van het voorstel voor een oplossing te sturen voor opmerkingen, samen met een kopie van het antwoord van de instelling daarop, zodra we dat antwoord hebben ontvangen. Daarom verzoek ik de Commissie ons mee te delen of de informatie in het voorstel voor een oplossing of in haar antwoord niet met de klager mag worden gedeeld.

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 25/03/2024

Bijlage: Voorstel van de Ombudsman voor een oplossing in zaak 1647/2023/NH [5]

Gedetailleerde beoordeling die tot een oplossingsvoorstel leidt

Betreffende het niveau van de verleende toegang

In haar antwoord op het confirmatief verzoek van klager verleende de Commissie gedeeltelijke toegang tot vijf documenten (met bewerkingen van persoonsgegevens) en weigerde zij de toegang tot één volledig document (“document 3”).

De Commissie voerde aan dat document 3 niet openbaar kon worden gemaakt omdat het interne uitwisselingen tussen de verschillende diensten van het secretariaat-generaal bevatte met betrekking tot de publicatie van de namen van het personeel op het openbare WhoisWho-portaal van de EU, met inbegrip van de veiligheidskwesties met betrekking tot de publicatie van deze persoonsgegevens. De Commissie zei dat deze uitwisselingen adviezen zijn voor intern gebruik van de diensten in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg, waarvan openbaarmaking haar besluitvormingsproces ernstig zou ondermijnen [6].

Na onderzoek van document 3 is niet duidelijk hoe de openbaarmaking ervan de besluitvorming van de Commissie ernstig zou ondermijnen. Hoewel adviezen voor intern gebruik in het kader van voorafgaande raadplegingen en beraadslagingen ook na het nemen van het besluit kunnen worden beschermd, is in de rechtspraak vastgesteld dat “wanneer het besluit eenmaal is vastgesteld, de vereisten voor de bescherming van het besluitvormingsproces minder acuut zijn”.[7] In elk geval moet een instelling die een document achterhoudt, aantonen dat het risico dat het besluitvormingsproces ernstig wordt ondermijnd, redelijkerwijs voorzienbaar en niet louter hypothetisch is.[8] In dit geval heeft de Commissie in haar bevestigend besluit geen specifieke redenen aangevoerd waarom openbaarmaking van document 3 haar besluitvorming ernstig zou ondermijnen, met name omdat het besluit om de informatie van de Whoiswho-website te verwijderen reeds was genomen. De inhoud van de e-mailuitwisseling lijkt niet overal gevoelig; Het bevat veeleer een nuttig inzicht in het denken en de beweegredenen voor de uiteindelijk genomen beslissing. De Ombudsman is er niet van overtuigd dat de Commissie terecht volledige toegang heeft geweigerd.

Met betrekking tot het aantal geïdentificeerde documenten:

In zijn eerste verzoek vroeg klager: “kan u mij een kopie verstrekken van het besluit waarbij deze wijziging is doorgevoerd en kopieën van alle ondersteunende documenten die van invloed zijn geweest op het besluit?”

Tijdens de vergadering met het onderzoeksteam van de Ombudsman merkten de vertegenwoordigers van de Commissie op dat de Commissie geen enkel document had geïdentificeerd met betrekking tot verzoeken van personeelsleden om hun namen uit de EU Whoiswho te laten verwijderen. De vertegenwoordigers van de Commissie merkten op dat het waarschijnlijk was dat deze verzoeken mondeling werden geuit. De Commissie bevestigde ook dat het zoeken naar documenten die binnen het toepassingsgebied van het verzoek om toegang van het publiek vallen, beperkt was tot het elektronische documentbeheersysteem ARES van de Commissie. Er zijn geen aanvullende stappen ondernomen om relevante documenten te identificeren.

De Ombudsman is zich ervan bewust dat er een vermoeden van wettigheid bestaat wanneer de Commissie stelt dat een bepaald document waartoe om toegang is verzocht, niet bestaat.

In dit geval heeft klager echter geloofwaardige argumenten aangevoerd om te suggereren dat er mogelijk aanvullende documenten zijn die binnen het toepassingsgebied van zijn verzoek vallen. De bijeenkomst in deze zaak en het antwoord van de Commissie in mijn parallelle onderzoek 1983/2023/ET ^[9] betreffende het – inhoudelijk – besluit van de Commissie om de namen van alle personeelsleden van de EU niet langer op de Whoiswho-website te publiceren, hebben deze bezwaren niet weggenomen. In haar antwoord op dat parallelle onderzoek heeft de Commissie namelijk verklaard dat er sprake was van:

• “een aantal incidenten die aan het hoger management zijn gemeld en die gevolgen hebben gehad voor personeelsleden die belast zijn met gevoelige dossiers” en “verzoeken die door verschillende personeelsleden van de Commissie zijn ingediend om hun namen uit het Whoiswho-register van de EU te verwijderen”.
• "Verscheidene gevallen van externe ongepaste beïnvloeding van niet-leidinggevend personeel (telefoongesprekken en elektronische berichten) [...] zijn mondeling gemeld aan de directie van het secretariaat-generaal."
• “In één geval moest een personeelslid om individuele bijstand van de centrale diensten van de Commissie vragen, en in een ander geval, met veel bredere gevolgen, was een interventie nodig om collega’s gerust te stellen die vreesden dat zij individueel het doelwit zouden kunnen zijn van ongepaste externe beïnvloeding. Er waren ook gevallen waarin leden van het Europees Parlement de individuele namen van personeelsleden die aan specifieke dossiers werkten, identificeerden en verzochten om ontslag van de verantwoordelijke collega’s.”

Het lijkt onwaarschijnlijk dat al deze meldingen en verzoeken alleen mondeling zijn gedaan.

In het licht hiervan is de Ombudsman van mening dat de Commissie, naast haar documentbeheersysteem ARES, grondiger moet zoeken naar documenten, gezien het concrete verzoek van de klager om meldingen van ongepaste druk op personeel of verzoeken om personeel dat hun namen wil laten verwijderen. Zoals de Ombudsman herhaaldelijk heeft opgemerkt, is het voor de toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet van belang of een document is geregistreerd in het documentbeheersysteem van de instelling. Waar het om gaat, is de inhoud van het document en of het al dan niet betrekking heeft op het “beleid, de activiteiten en de besluiten” waarvoor de instelling verantwoordelijk is.

[1] Overeenkomstig artikel 2, lid 10, van het Statuut van de Europese Ombudsman (Verordening (EU) 2021/1163 van 24 juni 2021 tot vaststelling van het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt), beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/statute/en.

[2] Deze zaak heeft uitsluitend betrekking op het verzoek om toegang van het publiek tot documenten. Ik behandel ook een andere klacht (1983/2023/ET) in verband met het besluit ten gronde, waarvoor meer informatie te vinden is op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/65044.

[3] Gelieve dergelijk materiaal duidelijk “Vertrouwelijk” te markeren. Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox.

[4] Overeenkomstig artikel 2, lid 10, van het Statuut van de Ombudsman.

[5] Overeenkomstig artikel 2, lid 10, van het Statuut van de Europese Ombudsman.

[6] Overeenkomstig artikel 4, lid 3, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[7] Arrest van het Hof van Justitie van 21 juli 2011 in zaak C-506/08, Koninkrijk Zweden/Europese Commissie en MyTravel Group plc., punt 80, beschikbaar op: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=C-506/08%20P

[8] Ibidem, punt 76.

[9] Het antwoord is beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/180308