Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman [1]

Achtergrond van de klacht

1. In artikel 45 bis van het Statuut wordt verwezen naar een zogenaamde "certificeringsprocedure". Het bepaalt dat, onder bepaalde voorwaarden, EU-ambtenaren in functiegroep AST kunnen worden benoemd in een functie in functiegroep AD. Daartoe moet de betrokken ambtenaar door het tot aanstelling bevoegde gezag worden geselecteerd om deel te nemen aan een door dat gezag vastgesteld verplicht opleidingsprogramma, het opleidingsprogramma af te ronden en vervolgens een mondeling en schriftelijk examen af te leggen waaruit blijkt dat hij/zij met succes heeft deelgenomen [2].

2. Alvorens een certificeringsoefening te starten, bepaalt het tot aanstelling bevoegde gezag het aantal kandidaten dat in het volgende jaar aan het opleidingsprogramma mag deelnemen. De opstelling en organisatie van het interinstitutionele opleidingsprogramma wordt gedelegeerd aan de Europese Bestuursschool (EAS)[3]. De mondelinge en schriftelijke examens worden bepaald en georganiseerd door de EAS en het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO).

3. In 2009 nam de klager, die een AST-positie bekleedde bij de Europese Commissie, deel aan certificeringsoefening [...] (de "certificeringsoefening"), die door de Commissie voor het jaar [...] werd gestart. Hij voltooide het trainingsprogramma en zat voor de vereiste vier examens.

4. Op [...] deelde EPSO klager mee dat hij een "PASS" had behaald voor twee examens en een "FAIL" voor de andere twee (te weten de examens [...] en [...]). Zijn naam stond dus niet op de lijst van ambtenaren die geslaagd waren voor de examens.

5. Op [verschillende data in 2009 en 2010] heeft klager contact opgenomen met EPSO om "feedback" te vragen over de redenering achter de "FAIL"-resultaten. Hij voerde in detail aan dat deze resultaten volgens hem te wijten waren aan een beoordelingsfout en mogelijk aan discriminatie van hem.

6. EPSO heeft op [verschillende data] 2010 op de bezwaren van klager geantwoord. Het verwierp de vermoedens van discriminatie en beoordelingsfouten van klager en verstrekte hem i) het beoordelingsformulier van zijn certificeringsexamen, ii) een kopie van zijn script voor schriftelijk examen [...] en iii) de uitsplitsing van zijn resultaten in examens [...] en [...], waarin de algemene cijfers en de cijfers zijn weergegeven die de examencommissie voor elk beoordelingscriterium heeft toegekend. EPSO heeft hem de beraadslagingen van de examencommissie en de gedetailleerde redenering achter zijn negatieve resultaten niet verstrekt en verklaard dat "dergelijke informatie integraal deel uitmaakt van de interne beraadslagingen van de examencommissie"en vertrouwelijk is.

7. Op 12 [MONTH] 2010 heeft klager bij het directoraat-generaal Personele Middelen van de Commissie ("DG Personele Middelen") een klacht ingediend op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut ("de klacht op grond van artikel 90, lid 2").

8. Op 13 [MONTH+6] 2010 nam klager contact op met DG Personele Middelen om te informeren naar de uitkomst van zijn klacht en verklaarde hij dat "de antwoordtermijn grotendeels was verstreken". DG Personele Middelen antwoordde op 15 [MONTH+6] 2010 en deelde klager mee dat het, aangezien het niet bevoegd was om zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, te behandelen, deze op 12 [MONTH] 2010 aan EPSO had doorgestuurd. DG Personele Middelen adviseerde klager in dit verband contact op te nemen met EPSO.

9. Klager nam op 15 [MONTH+6] 2010 contact op met EPSO. De volgende dag deelt EPSO hem mee dat het zo spoedig mogelijk contact met hem zal opnemen.

10. Op 27 [MONTH+6] 2010 heeft EPSO klager meegedeeld dat het de brief van DG Personele Middelen waarin zijn klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, aan hem werd toegezonden, niet had kunnen vinden. EPSO ontving de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, pas op 15 [MONTH+6] 2010, en vermeldde als datum van registratie de datum van de eerste indiening van de klacht bij DG Personele Middelen, namelijk 12 [MONTH] 2010. Daarom was EPSO van mening dat de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, vanaf 13 [MONTH+4] 2010 stilzwijgend moest worden afgewezen, omdat de termijn van vier maanden om op zijn klacht te antwoorden op het moment waarop EPSO deze daadwerkelijk ontving, was verstreken.

11. EPSO heeft klager erop gewezen dat de termijn om tegen deze stilzwijgende afwijzing beroep in te stellen bij het Gerecht voor ambtenarenzaken bijgevolg was ingegaan op 13 [MONTH+4] 2010 en dat deze termijn pertinent was. Om die reden kon een uitdrukkelijk, laattijdig besluit van EPSO, dat het in ieder geval aan klager wilde toezenden, deze termijn niet verlengen zodra klager deze had laten verstrijken.

12. Op 16 december 2010 schreef EPSO een brief aan klager waarin het het standpunt handhaafde dat het in zijn eerdere correspondentie had ingenomen met betrekking tot de grieven van klager. EPSO verklaarde dat, zoals aangekondigd in zijn brief van 27 [MONTH+6] 2010, zijn verzuim om binnen de wettelijke termijn te antwoorden op de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, betekende dat de klacht vanaf 13 [MONTH+4] 2010 stilzwijgend was afgewezen. Haar brief van 16 december 2010 was dus slechts een bevestiging van het besluit tot stilzwijgende afwijzing van zijn klacht, waartegen geen beroep bij het Gerecht voor ambtenarenzaken kon worden ingesteld. Evenmin kon zij de termijn voor het instellen van een gerechtelijke procedure tegen de stilzwijgende afwijzing verlengen. EPSO antwoordde klager alleen "omwille van goed bestuur".

13. Op 4 maart 2011 diende klager een klacht in bij de Europese Ombudsman [4].

Onderwerp van het onderzoek

14. De Ombudsman heeft een onderzoek ingesteld naar de volgende beweringen en beweringen [5].

Bewering:

EPSO heeft de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, onjuist behandeld.

Vordering:

EPSO moet ervan uitgaan dat de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, is ingediend op de datum waarop EPSO deze daadwerkelijk heeft ontvangen.

15. In zijn opmerkingen van 31 augustus 2011 voerde klager aan dat het nuttig zou zijn om EPSO om een advies te vragen over de grond van zijn zaak, namelijk het besluit van de examencommissie om klager in het kader van de certificeringsprocedure niet succesvol te verklaren. Voorts verwees hij naar de vermeende discriminatie jegens hem en naar andere inhoudelijke aspecten van de certificeringsexercitie. Aangezien de Ombudsman geen redenen heeft gevonden om deze aspecten in zijn onderzoek op te nemen [6], kan niet aan de wens van klager worden voldaan. Bovendien zullen zijn argumenten met betrekking tot andere kwesties dan de procedurele behandeling van zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, in het onderhavige besluit niet worden behandeld.

Het onderzoek

16. Op 13 mei 2011 heeft de Ombudsman de klacht doorgestuurd naar de directeur van EPSO en dit orgaan verzocht een advies uit te brengen over de bovengenoemde bewering en bewering. De Ombudsman heeft EPSO met name verzocht meer in detail uit te leggen (i) waarom het DG Personele Middelen van de Commissie zo lang heeft geduurd om de klacht aan EPSO over te dragen, en (ii) waarom EPSO van mening was dat de klacht van klager was ingediend op de datum waarop deze naar het genoemde directoraat-generaal van de Commissie werd verzonden, en niet op de datum waarop deze daadwerkelijk bij EPSO terechtkwam.

17. Diezelfde dag heeft de Ombudsman de Commissie in kennis gesteld van zijn onderzoek en haar verzocht te verduidelijken i) wanneer zij de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, aan EPSO heeft overgedragen, en of er gegevens over deze overdracht beschikbaar waren, ii) of zij klager op de hoogte heeft gesteld van de overdracht en, zo ja, wanneer, en iii) of zij in het verleden klachten op grond van artikel 90, lid 2, tegen EPSO heeft behandeld en, zo ja, wanneer dat is gebeurd. De Ombudsman deelde de Commissie specifiek mee dat klager alleen een klacht had ingediend tegen EPSO en dat zijn klacht geen betrekking had op de behandeling van zijn zaak door de personeelsbemiddelaar. Hij heeft ook de personeelsbemiddelaar hiervan op de hoogte gebracht.

18. EPSO heeft zijn advies op 22 juni 2011 aan de Ombudsman toegezonden. De Commissie heeft de vragen van de Ombudsman op 26 juli 2011 beantwoord. Beide documenten werden aan klager toegezonden, met een uitnodiging om zijn opmerkingen aan de Ombudsman voor te leggen. Klager deed dit op 31 augustus 2011.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Beschuldiging betreffende de onjuiste behandeling door EPSO van de klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, van het EG-Verdrag en de daarmee verband houdende vordering

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

Argumenten van klager

19. Samen met zijn klacht van 4 maart 2011 diende klager bij de Ombudsman een kopie in van een brief aan EPSO met dezelfde datum. In die brief benadrukte klager dat zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, die op 12 [MONTH] 2010 bij het DG Personele Middelen van de Commissie was ingediend en diezelfde dag door dat DG aan EPSO was toegezonden, "tot 15 [MONTH+6] [2010] verloren was gegaan", en uiteindelijk op 15 [MONTH+6] 2010 werd geregistreerd met de datum van indiening bij de Commissie, namelijk 12 [MONTH] 2010.

20. Klager was het niet eens met het standpunt van EPSO in zijn brief van 27 [MONTH+6] 2010 dat een eventueel uitdrukkelijk besluit van EPSO met betrekking tot zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, de termijn voor het instellen van beroep niet zou verlengen. Klager verwees naar artikel 91, lid 3, van het Statuut, waarin is bepaald dat een uitdrukkelijk besluit tot afwijzing van een klacht dat is genomen na een stilzwijgende afwijzing, maar nog steeds binnen de termijn voor het instellen van beroep, de termijn opnieuw doet ingaan. Tussen 27 [MONTH+6] 2010, de datum waarop EPSO klager heeft aangeschreven, en medio [MONTH+7], toen de termijn om beroep in te stellen bij het Gerecht verstreek, zou een uitdrukkelijk besluit van EPSO hebben geleid tot een nieuwe termijn en zou het klager in staat hebben gesteld een aanvraag naar behoren voor te bereiden. De verklaring van EPSO was daarom bedrieglijk en resulteerde erin dat hij een van de drie kansen miste die hem ter beschikking stonden om de mislukte examens te halen [7]. Klager voerde aan dat EPSO, door buiten de termijn voor het instellen van het beroep te antwoorden, zijn vertrouwen heeft geschonden.

Verduidelijkingen van de Commissie

21. De Commissie erkende dat zij de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, op 12 [MONTH] 2010 had ontvangen en stuurde hem diezelfde dag nog een automatische ontvangstbevestiging. Aangezien de Commissie niet bevoegd was om de klacht te behandelen, heeft zij deze langs elektronische weg aan EPSO doorgestuurd. Het "hield helaas geen spoor"van de overdracht en het "maakte zich geen zorgen" over de daaropvolgende behandeling van de klacht door EPSO.

22. De Commissie was van mening dat EPSO klager een ontvangstbevestiging zou sturen. Het betreurt dat hij tot 15 [MONTH+6] 2010 geen nieuws over zijn zaak heeft ontvangen.

23. Na de oprichting van EPSO als onafhankelijk bureau van de Commissie heeft de Commissie klachten uit hoofde van artikel 90, lid 2, tegen besluiten van EPSO enige tijd behandeld. Dit gebeurde in samenwerking met de directeur van EPSO, het tot aanstelling bevoegde gezag, aan wie de diensten van de Commissie ontwerpantwoorden ter ondertekening hebben voorgelegd. Op basis van een overeenkomst tussen de directeur van EPSO en de directeur-generaal Personeelszaken van de Commissie is EPSO echter zelf op 15 oktober 2009 begonnen met de behandeling van dit soort klachten. Tot 11 december 2009 bleef de Commissie logistieke steun verlenen, met name wat betreft de registratie van klachten op grond van artikel 90, lid 2. Op die datum werd EPSO volledig onafhankelijk in de behandeling van dergelijke klachten.

24. De Commissie bood klager haar excuses aan omdat zij hem niet onmiddellijk had meegedeeld dat zij enerzijds niet bevoegd was om zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, te behandelen en anderzijds zijn klacht had overgedragen aan EPSO, dat bevoegd was om deze te behandelen.

Advies van EPSO

25. In zijn advies aan de Ombudsman stelde EPSO dat het, ondanks zijn zoekopdrachten, geen spoor kon vinden van de klacht van klager uit hoofde van artikel 90, lid 2, die door DG Personele Middelen aan hem was overgedragen. EPSO heeft de Commissie (DG Personele Middelen) verzocht haar een kopie van het zendblad te verstrekken, maar deze laatste kon er geen verstrekken. Daarom bereikte de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, EPSO pas op 15 [MONTH+6] 2010, toen DG Personele Middelen contact opnam met EPSO om te informeren naar het resultaat ervan en het een kopie van de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, verstrekte.

26. Wat de datum van registratie van de klacht op grond van artikel 90, lid 2, betreft, heeft EPSO de bepalingen van artikel 90, lid 2, aangehaald [8] en benadrukt dat een dergelijke klacht volgens die bepalingen slechts ontvankelijk is indien zij wordt ingediend binnen drie maanden na het besluit dat negatieve gevolgen heeft voor de klager. EPSO voerde aan dat zij, indien zij had geoordeeld dat de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, was ingediend toen zij deze daadwerkelijk ontving, deze op 15 [MONTH+6] 2010 niet-ontvankelijk had moeten verklaren, aangezien de termijn van drie maanden grotendeels was verstreken.

27. Bovendien was EPSO van mening dat indien zij de klacht op 15 [MONTH+6] 2010 had geregistreerd, klager had kunnen aannemen dat de beroepstermijn pas zou zijn ingegaan nadat EPSO hierover een besluit had genomen. De in de artikelen 90 en 91 van het Statuut vastgestelde termijnen zijn aangelegenheden van openbare orde die onafhankelijk zijn van de wil van de partijen en die ambtshalve door de rechter moeten worden opgeworpen [9]. In een dergelijk geval zou het beroep van klager bij het Gerecht voor ambtenarenzaken derhalve niet-ontvankelijk zijn verklaard, aangezien zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, van 12 [MONTH] 2010 wordt geacht stilzwijgend te zijn afgewezen met ingang van 13 [MONTH+4] 2010, omdat het tot aanstelling bevoegde gezag er niet binnen de wettelijke grenzen een besluit over had genomen.

28. Gezien de omstandigheden van de zaak van klager achtte EPSO het passender hem te waarschuwen dat: i) het uitblijven van een antwoord op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, betekende dat deze stilzwijgend was afgewezen; ii) de termijn voor het instellen van een gerechtelijke procedure in de zin van artikel 91 van het Statuut niet is onderbroken of geschorst; en iii) hij zich tot het Gerecht voor ambtenarenzaken kan wenden. Hiermee heeft EPSO getracht de rechtmatige belangen van klager te beschermen. Bovendien heeft EPSO, met het oog op behoorlijk bestuur, uiteindelijk op 16 december 2010 geantwoord op alle kwesties die klager in zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, aan de orde had gesteld en hem uitgelegd waarom het het impliciete afwijzingsbesluit niet kon wijzigen. In dit verband heeft EPSO erop gewezen dat een antwoord dat na het verstrijken van de termijn wordt verzonden, volgens de rechtspraak slechts een bevestiging is van de eerdere impliciete afwijzing, waartegen geen beroep meer mogelijk is [10].

29. Tot slot was EPSO van mening dat het, zodra het kennis had van de klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, die klager ten onrechte tot DG Personele Middelen had gericht, deze naar behoren heeft behandeld en heeft gehandeld in overeenstemming met de relevante wettelijke bepalingen en jurisprudentie.

Opmerkingen van klager

30. In zijn opmerkingen van 31 augustus 2011 merkte klager op dat de redenen waarom zijn klacht EPSO zo laat bereikte, niet waren opgehelderd.

31. Hij verklaarde dat het standpunt van EPSO dat zijn e-mail van 27 [MONTH+6] 2010 hem in staat stelde om binnen de gestelde termijn beroep in te stellen bij het Gerecht, in tegenspraak is met de verklaring van EPSO in diezelfde e-mail dat het klager een afzonderlijk antwoord zou sturen. Hoewel EPSO erop wees dat een dergelijk antwoord de termijnen niet verlengde, vormde de inhoud ervan vermoedelijk een essentieel onderdeel van het beroep bij het Gerecht. Bovendien heeft EPSO, door klager pas na het verstrijken van de termijn voor het instellen van een beroep in rechte te antwoorden, de kans gemist om de gevolgen van de onjuiste behandeling van zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, te verzachten.

32. Voorts hanteert EPSO " een formalistische en legalistische benadering" van de zaak en" verschuilt zich achter een kalenderbeperking", namelijk dat de registratie van de klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, op 15 [MONTH+6] 2010 deze niet-ontvankelijk zou hebben gemaakt. EPSO noch DG Personele Middelen heeft echter enig voorstel gedaan om de gevolgen van hun onjuiste behandeling van zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, te verzachten.

Beoordeling door de Ombudsman

Opmerkingen vooraf

33. Na de inwerkingtreding van het Verdrag van Lissabon bevat het VWEU een specifieke verwijzing naar het "Europese bestuur", waarmee wordt aangegeven dat het naar verwachting niet alleen onafhankelijk, maar ook open en efficiënt zal zijn [11]. Bovendien is het institutionele kader van de Europese Unie uitdrukkelijk belast met het dienen van onder meer de belangen van de burgers van de Unie [12]. In sommige gevallen impliceert het dienen van burgers aanzienlijke inspanningen, onderhandelingen op hoog niveau of politieke keuzes. In andere gevallen komt het eenvoudigweg neer op het naleven van duidelijke procedureregels die zorgen voor een soepele interactie tussen de burgers en de instellingen die hen ten dienste staan.

34. Twee van deze duidelijke, maar fundamentele procedureregels zijn verankerd in de artikelen 15 [13] en 24 [14] van de Europese code van goed administratief gedrag (de "ECGAB"), die op EU-niveau, zij het niet met bindende kracht, de soortgelijke bepalingen in de nationale administratieve wetgeving codificeren. Artikel 15 van de ECGAB schrijft voor dat een brief die is ontvangen door een dienst die niet bevoegd is om deze te behandelen, onverwijld aan de bevoegde dienst moet worden toegezonden, waarbij de auteur van deze overplaatsing en de verantwoordelijke ambtenaar daarvan in kennis worden gesteld. Het artikel maakt geen onderscheid of de betrokken diensten tot dezelfde instelling of tot verschillende instellingen behoren, aangezien de bepaling hoe dan ook, zelfs in het laatste geval, wordt gerechtvaardigd door het bestaan van interinstitutionele samenwerking. Artikel 24 van de ECGAB vereist dat de instellingen een adequate administratie bijhouden van inkomende en uitgaande post, van de ontvangen documenten en van de genomen maatregelen.

35. De Ombudsman merkt op dat deze regels in casu niet in acht zijn genomen. Zelfs indien de Commissie in haar toelichtingen aanvoert dat zij de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, aan EPSO heeft overgedragen, aangezien zij niet bevoegd was om deze klacht te behandelen, is er geen bewijs om dit te bewijzen. Zowel EPSO als de Commissie zijn het er immers over eens dat er, naar eigen zeggen van de Commissie, geen registratie van deze verzending is, dat wil zeggen geen registratie van uitgaande post, geen informatie hierover aan klager en geen bewijs dat deze door EPSO is ontvangen. Kortom, in de eigen woorden van de Commissie geen "spoor".

36. In casu ging het niet alleen om een eenvoudige administratieve controle met beperkte gevolgen, die door oprechte verontschuldigingen kan worden verzacht. Integendeel, dankzij het hierboven genoemde administratieve toezicht kon de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, ergens tussen de Commissie en EPSO "verloren" raken, van 12 [MONTH] tot 15 [MONTH+6] 2010. Objectief gezien is deze situatie geen goede administratieve praktijk. Als gevolg van dit verzuim bereikte de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, pas zes maanden later EPSO, het bevoegde orgaan voor de behandeling ervan. Dit feit, naast het besluit van EPSO om de klacht te beschouwen als ontvangen op een datum waarop het deze in werkelijkheid niet heeft ontvangen, heeft het recht van klager om het voor hem bezwarende besluit daadwerkelijk aan te vechten aanzienlijk belemmerd, aangezien het de tijd waarover hij beschikte om zijn eventuele verzoek bij het Gerecht voor ambtenarenzaken voor te bereiden, heeft teruggebracht van drie maanden tot minder dan één maand.

37. Wat betreft het verlies van de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, tussen 12 [MONTH] en 15 [MONTH+6] 2010, ligt de schuld voor dat verlies, anders dan aanvankelijk uit de klacht bleek, niet bij EPSO, maar bij de Commissie. Laatstgenoemde heeft dit in zijn toelichtingen toegegeven. De Ombudsman kan het gedrag van de Commissie in het kader van dit onderzoek echter niet toetsen, aangezien het, overeenkomstig de wensen van klager, niet tegen die instelling, maar tegen EPSO is geopend. De Ombudsman zal zijn beoordeling dus concentreren op het gedrag van EPSO nadat het de klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, van de Commissie van klager heeft ontvangen.

Het gedrag van EPSO vanaf 15 [MONTH+6] 2010

38. Vaststaat dat de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, EPSO op 15 [MONTH+6] 2010 heeft bereikt. Vanaf die datum werd de klacht een 'administratief afgehandeld' document, terwijl deze voorheen 'administratief onbestaand' was. Tussen 12 [MONTH] en 15 [MONTH+6] 2010 hebben noch de Commissie, noch EPSO zich er daadwerkelijk mee beziggehouden: de Commissie, omdat zij daartoe niet bevoegd was, en van mening was dat zij deze naar EPSO en EPSO had gestuurd, omdat zij niet eens op de hoogte was van het bestaan ervan. Hieruit volgt dat de enige datum waarop de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, het voorwerp is geworden van een relevante administratieve procedure, 15 [MONTH+6] 2010 is.

39. Onder deze omstandigheden kan de Ombudsman het niet eens zijn met EPSO dat de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, vanaf 13 [MONTH+4] 2010 stilzwijgend is afgewezen. Het is in feite moeilijk voor de Ombudsman om te begrijpen hoe en door wie de klacht had kunnen worden afgewezen, zij het stilzwijgend, als niemand ermee te maken had gehad. Het in artikel 90, lid 2, laatste alinea, bedoelde "stilzwijgende besluit" heeft tot doel het personeel te beschermen tegen buitensporige vertragingen bij de behandeling van hun klacht door EU-organen, aangezien het hen in staat stelt zich tot de rechterlijke instanties van de Unie te wenden zodra de door de wetgever redelijk geachte termijn is overschreden. Dit veronderstelt echter het bestaan van een orgaan dat verplicht is een besluit te nemen en dat dit om welke reden dan ook niet kan of niet nodig acht. Het is duidelijk dat een dergelijk orgaan in casu pas op 15 [MONTH+6] 2010 daadwerkelijk bestond.

40. Deze conclusie vindt ook steun in de vaste rechtspraak van het Hof van Justitie van de EU, dat heeft geoordeeld dat een klacht niet wordt "ingediend" wanneer zij aan de instelling wordt toegezonden, maar wanneer zij door haar wordt ontvangen [15]. Bovendien heeft het Hof in het arrest Lacroix/Commissie [16] duidelijk geoordeeld dat "de datum waarop de administratie in kennis kan worden gesteld van de klacht, de enige datum is die in aanmerking kan worden genomen"[17], juist omdat een instelling niet kan worden verzocht een klacht te behandelen en de termijn van vier maanden om een besluit te nemen niet tegen haar kan ingaan totdat de klacht haar daadwerkelijk bereikt. Dit blijkt ook duidelijk uit de recente rechtspraak van het Gerecht voor ambtenarenzaken [18], dat heeft geoordeeld dat deze uitlegging moet prevaleren, "aangezien het de enige manier is waarop de administratie het tijdstip kan kennen waarop de termijn loopt waarbinnen zij haar met redenen omklede besluit in antwoord op de klacht moet meedelen."

41. Hieruit volgt dat de klacht in casu moet worden geacht formeel te zijn ingediend op 15 [MONTH+6] 2010, en dat de termijn van vier maanden waarbinnen EPSO een besluit moest nemen, op die datum is ingegaan.

42. Een andere opvatting zou leiden tot twee absurde en onaanvaardbare conclusies. Enerzijds zou een instelling die niet bevoegd is om een klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, te behandelen, in feite over de uitkomst ervan kunnen beslissen door deze niet tijdig aan de bevoegde instelling toe te zenden [19]. Anderzijds kan het administratieve wangedrag van een instelling van de Unie personeelsleden alle rechtsmiddelen ontnemen tegen het besluit dat zij willen aanvechten. Indien klager zich tegen het vermeende "stilzwijgende besluit"van 13 [MONTH+4] 2010 tot het Gerecht voor ambtenarenzaken had gewend, zoals EPSO voorstelde, had zijn beroep inderdaad kunnen worden verworpen op grond dat hij geen precontentieuze klacht bij de bevoegde instantie had ingediend.

43. Bovendien is de Ombudsman het ten zeerste oneens met het standpunt van EPSO dat de klacht niet-ontvankelijk zou worden verklaard indien zij op 15 [MONTH+6] 2010 zou worden geacht te zijn ingediend, omdat zij buiten de toepasselijke termijnen was ingediend. Niet alleen is deze conclusie niet gegrond: het is volstrekt oneerlijk ten opzichte van de klager.

44. Ten eerste is EPSO weliswaar pas op die datum op de hoogte van de klacht, maar het valt niet te ontkennen dat klager zijn verplichtingen is nagekomen en deze binnen de daarvoor gestelde termijn bij de administratie van de Unie heeft ingediend, namelijk op 12 [MONTH] 2010 (terwijl de termijn op 16 [MONTH] 2010 is verstreken). Klager had geen reden om eraan te twijfelen dat zijn klacht de administratie met succes had bereikt, aangezien hij dezelfde dag nog een leesbevestiging van de Commissie ontving.

45. Ten tweede kan weliswaar worden gesteld dat klager zijn klacht had moeten indienen bij EPSO en niet bij de Commissie, maar zijn gedrag is begrijpelijk. Enerzijds werkte hij destijds voor de Commissie en was het deze instelling die hem heeft geselecteerd om deel te nemen aan de certificeringsprocedure, volgens de in punt 1 van dit besluit beschreven procedure. Het was ook binnen die instelling dat hij naar een AD-post zou hebben gezocht indien hij succesvol was geweest in die certificeringsexercitie. Anderzijds blijkt uit de verduidelijkingen van de Commissie dat EPSO ten tijde van de indiening van zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, slechts [...] maanden onafhankelijk van de Commissie was geweest bij de behandeling van deze klachten. De eerdere administratieve praktijk had dus kunnen bijdragen tot het gedrag van klager.

46. Wat de redenen voor dat gedrag ook mogen zijn, het valt niet te ontkennen dat i) de Commissie klager nooit heeft meegedeeld dat hij niet bevoegd was om zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, te behandelen, en ii) zijn klacht niet bij de bevoegde instantie kon worden ingediend omdat de Commissie deze niet had overgedragen. Zoals het Gerecht in het arrest Lacroix/Commissie heeft geoordeeld, zou het volstrekt onbillijk zijn om de klager te laten lijden "vanwege factoren waarop hij geen invloed heeft en die de toezending van zijn klacht kunnen vertragen. In het bijzonder kan hij niet verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele tekortkomingen of vertragingen in de verzending van communicatie van de ene afdeling naar de andere ..."[20]

47. De Ombudsman is derhalve van mening dat EPSO in zijn brief van 27 [MONTH+6] 2010 ten onrechte heeft geoordeeld dat: i) de termijn om een besluit te nemen over de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, is ingegaan op 12 [MONTH] 2010; ii) de klacht op 13 [MONTH+4] 2010 stilzwijgend was afgewezen; en iii) de beroepstermijn voor het Gerecht voor ambtenarenzaken is ingegaan op de datum van die stilzwijgende beslissing.

48. Bovendien merkt de Ombudsman op dat EPSO, zelfs als het bovenvermelde standpunt zou hebben ingenomen, de schade die de administratieve mishandeling de klager had berokkend, nog steeds had kunnen beperken door eenvoudigweg een uitdrukkelijk besluit te nemen over zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, binnen de gestelde resterende termijn voor het instellen van beroep bij de rechter. In een dergelijk geval zou de klager volledig zijn hersteld in zijn legitieme recht om het voor hem negatieve besluit aan te vechten, aangezien artikel 91, lid 3, van het Statuut bepaalt dat een te laat genomen uitdrukkelijk besluit binnen de termijn om zich tot de rechter te wenden, de beroepstermijn opnieuw doet ingaan. De Ombudsman erkent dat de termijn waarbinnen EPSO in dit scenario een besluit moet nemen, krap zou zijn geweest. Het was echter net zo krap voor klager als hij had besloten een gerechtelijke procedure in te stellen tegen de vermeende stilzwijgende afwijzing, en de kans op succes van een dergelijke vordering, met name wat de ontvankelijkheid betreft, was onzeker.

49. Door te handelen op de wijze die in de punten 47 en 48 is samengevat, heeft EPSO niet eerlijk gehandeld ten aanzien van klager en heeft het geen enkele inspanning geleverd om de schade te beperken die klager reeds had geleden als gevolg van de administratieve mishandeling van zijn klacht. Dit was een geval van wanbeheer.

50. EPSO heeft niet langer de mogelijkheid om de in de vorige alinea vastgestelde tekortkomingen te verhelpen en tegemoet te komen aan de bezwaren van de klager, aangezien de termijn voor de klager om zich tot het Gerecht voor ambtenarenzaken te wenden in elk geval grotendeels is verstreken. Daarom is het niet passend dat de Ombudsman een minnelijke schikking voorstelt overeenkomstig artikel 3, lid 5, van het Statuut van de Europese Ombudsman.

51. De in de onderhavige zaak beschreven situatie zou echter in toekomstige zaken kunnen worden herhaald, aangezien EPSO als interinstitutioneel orgaan vergelijkende onderzoeken en certificeringsexamens organiseert voor andere organen van de Unie. De situatie heeft dus algemene gevolgen. Bijgevolg zal de Ombudsman de onderstaande ontwerpaanbevelingen doen, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van zijn statuut.

52. De Ombudsman wenst er echter op te wijzen dat EPSO, door klager een uitdrukkelijk besluit over zijn klacht te geven, hoewel het van mening was dat deze al stilzwijgend was afgewezen, zich heeft gedragen in overeenstemming met het herhaalde standpunt van de Ombudsman dat stilzwijgende besluiten, hoewel legaal, geen goede administratieve praktijk vormen.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht doet de Ombudsman de volgende ontwerpaanbevelingen:

1. In gevallen als de onderhavige, waarin een klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, die materieel bestemd is voor EPSO in zijn hoedanigheid van tot aanstelling bevoegd gezag (i) binnen de in artikel 90, lid 2, van het Statuut gestelde termijn wordt ingediend (ii) bij een instelling, orgaan of instantie die niet bevoegd is om de zaak te behandelen, (iii) niet daadwerkelijk onverwijld door het ontvangende orgaan aan EPSO wordt overgedragen overeenkomstig artikel 14 van de Europese code van goed administratief gedrag, en (iv) het ontvangende orgaan de klager niet onmiddellijk meedeelt dat het niet bevoegd is om de klacht te behandelen, moet EPSO oordelen dat de klacht is ingediend op de datum waarop het deze daadwerkelijk heeft ontvangen, terwijl het de ontvankelijkheid ervan beoordeelt in termen van de inachtneming van termijnen op basis van de datum van indiening bij het niet-bevoegde orgaan.

2. EPSO moet ernaar streven de EU-instellingen, -organen, -bureaus en -agentschappen bewust te maken van het belang om klachten uit hoofde van artikel 90, lid 2, onmiddellijk aan EPSO door te geven, de traceerbaarheid van dergelijke doorzendingen te waarborgen en klagers dienovereenkomstig te informeren. De inspanningen van EPSO moeten met name gericht zijn op de instellingen waarvoor het certificeringsprocedures organiseert, waarbij het risico van verwarring tussen de tot aanstelling bevoegde autoriteiten groter is.

EPSO en klager zullen van deze ontwerpaanbevelingen in kennis worden gesteld. Vanwege het nauwe verband met de zaak zal de Commissie ook op de hoogte worden gebracht. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het statuut van de Europese Ombudsman brengt EPSO uiterlijk op 31 maart 2012 een uitvoerig gemotiveerd advies uit. Het uitvoerig gemotiveerde advies kan bestaan uit de aanvaarding van de ontwerpaanbevelingen en een beschrijving van de wijze waarop deze zijn uitgevoerd.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 14 december 2011

---

[1] Besluit van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (94/262/EGKS, EG, Euratom), PB L 113, blz. 15.

[2] Artikel 45 bis van het Statuut bepaalt:

"1. In afwijking van artikel 5, lid 3, onder b) en c), kan een ambtenaar in functiegroep AST uit rang 5 worden aangesteld in een functie in functiegroep AD, op voorwaarde dat:

a) hij volgens de procedure van lid 2 van dit artikel is geselecteerd om deel te nemen aan een verplicht opleidingsprogramma als bedoeld in punt b) van dit lid,

b) hij een door het tot aanstelling bevoegde gezag vastgesteld opleidingsprogramma heeft voltooid dat bestaat uit een reeks verplichte opleidingsmodules, en

c) hij staat op de door het tot aanstelling bevoegde gezag opgestelde lijst van kandidaten die zijn geslaagd voor een mondeling en schriftelijk examen waaruit blijkt dat hij met succes heeft deelgenomen aan het onder b) van dit lid bedoelde opleidingsprogramma. De inhoud van dit onderzoek wordt bepaald overeenkomstig artikel 7, lid 2, onder c), van bijlage III.

2. Het tot aanstelling bevoegde gezag stelt op basis van zijn in artikel 43 bedoelde periodieke verslagen en zijn onderwijs- en opleidingsniveau en rekening houdend met de behoeften van de diensten een ontwerplijst op van de AST-ambtenaren die zijn geselecteerd om aan bovengenoemd opleidingsprogramma deel te nemen. Dit ontwerp wordt ter advies voorgelegd aan een gemengd comité.

Dit comité kan ambtenaren horen die zich hebben aangemeld om deel te nemen aan voornoemd opleidingsprogramma, alsmede vertegenwoordigers van het tot aanstelling bevoegde gezag. Zij brengt met meerderheid van stemmen een met redenen omkleed advies uit over de door het tot aanstelling bevoegde gezag voorgestelde ontwerplijst. Het tot aanstelling bevoegde gezag stelt de lijst vast van de ambtenaren die aan voornoemd opleidingsprogramma mogen deelnemen.

3. De aanstelling in een ambt in functiegroep AD heeft geen gevolgen voor de rang en de salaristrap van de ambtenaar op het ogenblik van zijn aanstelling.

4. Het in de leden 1 tot en met 3 van dit artikel vastgestelde aantal benoemingen in functies in functiegroep AD mag niet meer bedragen dan 20 % van het totale aantal benoemingen per jaar overeenkomstig artikel 30, tweede alinea.

5. De instellingen stellen de algemene bepalingen ter uitvoering van dit artikel vast overeenkomstig artikel 110."

[3] Het EAS is administratief verbonden aan het Europees Bureau voor personeelsselectie. Besluit van de secretarissen-generaal van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's en de vertegenwoordiger van de Europese Ombudsman van 26 januari 2005 betreffende de organisatie en de werking van de Europese Bestuursschool (PB L 37 van 2005, blz. 17).

[4] Dit was de tweede klacht van klager bij de Ombudsman. Op 13 oktober 2010 wendde hij zich voor het eerst tot de Ombudsman en diende hij een klacht in, geregistreerd onder nummer 2224/2010/AN. Op 29 november 2010 heeft de Ombudsman deze klacht afgesloten, omdat hij van mening was dat er voor hem geen redenen waren om een onderzoek in te stellen naar een kwestie die door de personeelsbemiddelaar van de Commissie werd behandeld. Op 21 januari 2011 heeft de personeelsbemiddelaar van de Europese Commissie de EO schriftelijk meegedeeld dat zij de zaak van klager had afgesloten.

[5] In zijn klacht voerde klager ook aan dat de examencommissie zijn examens ten onrechte had beoordeeld [...] en [...] en stelde hij dat a) hem in die examens een behoorlijke motivering van zijn resultaten moest worden verstrekt, b) de examencommissie zijn beoordeling moest herzien en c) hem in die examens een "PASS"-keurmerk moest toekennen. De Ombudsman heeft geen redenen gevonden om een onderzoek in te stellen naar de bovengenoemde beweringen en beweringen en heeft klager en EPSO daarvan in kennis gesteld. Hij benadrukte dat de uitkomst van zijn onderzoek deze conclusie niet in twijfel kon trekken, noch de termijn voor de klager om beroep in te stellen bij de rechter kon heropenen.

[6] Zie voetnoot 5.

[7] EU-ambtenaren in functiegroep AST mogen tijdens hun hele loopbaan slechts drie keer elk examen van de certificeringsprocedure afleggen. Elke keer hoeven ze alleen die examens af te leggen waarin ze in eerdere vergaderingen niet succesvol waren.

[8] "2. Eenieder op wie dit Statuut van toepassing is, kan bij het tot aanstelling bevoegde gezag een klacht indienen tegen een voor hem bezwarend besluit, hetzij wanneer dit gezag een besluit heeft genomen, hetzij wanneer het heeft nagelaten een statutaire maatregel vast te stellen. De klacht moet binnen drie maanden worden ingediend. De termijn begint te lopen:

— op de datum van bekendmaking van het besluit indien het een maatregel van algemene aard betreft;

— op de datum van kennisgeving van het besluit aan de betrokkene, maar in geen geval later dan de datum waarop de betrokkene een dergelijke kennisgeving heeft ontvangen, indien de maatregel een bepaalde persoon treft; indien evenwel een handeling waardoor een bepaalde persoon wordt getroffen, van dien aard is dat zij nadelig is voor een andere persoon, begint de termijn voor die andere persoon te lopen op de datum waarop hij daarvan in kennis wordt gesteld, doch in geen geval later dan de datum van bekendmaking;

— op de datum waarop de antwoordtermijn verstrijkt, wanneer de klacht betrekking heeft op een stilzwijgend besluit tot afwijzing van een verzoek als bedoeld in lid 1. De autoriteit stelt de betrokkene binnen vier maanden na de datum van indiening van de klacht in kennis van haar met redenen omklede besluit. Indien aan het einde van die termijn geen antwoord op de klacht is ontvangen, wordt dit beschouwd als een stilzwijgend besluit tot afwijzing van de klacht, waartegen overeenkomstig artikel 91 beroep kan worden ingesteld."

[9] Zaak F-13/09, arrest van 12 mei 2010, Peláez Jimeno/Parlement, punt 18.

[10] Zaak F-18/07, arrest van 4 november 2008, Marcuccio/Commissie, punten 24-28.

[11] Artikel 298, lid 1, VWEU: "Bij de uitvoering van hun taken worden de instellingen, organen en instanties van de Unie ondersteund door een open, efficiënt en onafhankelijk Europees bestuur."

[12] Artikel 13, lid 1, VEU: "De Unie beschikt over een institutioneel kader dat gericht is op de bevordering van haar waarden, de bevordering van haar doelstellingen, de behartiging van haar belangen, die van haar burgers en die van de lidstaten ..."

[13] Artikel 15, met als opschrift "Verplichting tot overplaatsing naar de bevoegde dienst van de instelling": "1. Indien een brief of klacht aan de instelling wordt gericht of toegezonden aan een directoraat-generaal, een directoraat of een eenheid die niet bevoegd is om deze te behandelen, zorgen haar diensten ervoor dat het dossier onverwijld wordt overgedragen aan de bevoegde dienst van de instelling. 2. De dienst die de brief of klacht oorspronkelijk heeft ontvangen, stelt de auteur van deze overplaatsing in kennis en vermeldt de naam en het telefoonnummer van de ambtenaar aan wie het dossier is doorgegeven. 3. De ambtenaar waarschuwt het lid van het publiek of de organisatie voor fouten of weglatingen in documenten en biedt de gelegenheid deze te corrigeren."

[14] Artikel 24, met als opschrift "Het bijhouden van een adequate administratie", bepaalt dat "De diensten van de instelling een adequate administratie bijhouden van hun inkomende en uitgaande post, van de documenten die zij ontvangen en van de maatregelen die zij nemen."

[15] Arrest van 13 december 2007, Van Neyghem/Commissie (F-73/06, nog niet gepubliceerd in de Jurisprudentie, punt 43); Arrest van 15 maart 2011, Ifemy’s Holding GmbH/BHIM (T-50/09, nog niet gepubliceerd in de Jurisprudentie, punt 68).

[16] Zaak T-54/90, Max Lacroix/Commissie, Jurispr. 1991, blz. II-749.

[17] Punt 29.

[18] Beschikking van het Gerecht voor ambtenarenzaken van 24 mei 2007, Alessandro Lofaro/Commissie, F-27/06 en F-75/06, punt 38.

[19] Opgemerkt zij, dat indien het Hof in het arrest Lacroix/Commissie van oordeel was, dat de klacht was ingediend op het tijdstip waarop zij de dienst bereikte die niet bevoegd was om haar te behandelen, dit ook te wijten was aan het feit, dat deze dienst tot dezelfde instelling behoorde als de bevoegde. Bijgevolg zou een eventuele stilzwijgende afwijzing hoe dan ook afkomstig zijn van de bevoegde instelling, hetgeen de reden is waarom het standpunt van het Hof over deze kwestie volgens de Ombudsman niet van toepassing is op de onderhavige zaak. Bovendien berust de hierboven uiteengezette vaststelling van het Hof in ieder geval op de premisse dat een niet-bevoegde dienst de klachtbrief aan de bevoegde dienst zal overdragen.

[20] Punt 30.