Geachte heer X,

Ik heb besloten een breed opgezet initiatiefonderzoek in te stellen naar de wijze waarop sommige EU-agentschappen, waaronder de uwe, draaideurzaken behandelen met betrekking tot hun personeelsleden. Hiertoe behoren hogere en leidinggevende personeelsleden, en kunnen ook leden van de raad van bestuur [1] behoren. Bij het uitvoeren van dit onderzoek zal ik mij baseren op relevante ontwikkelingen op dit gebied, zoals de nuttige maatregelen die de Europese Bankautoriteit heeft genomen naar aanleiding van een verwant onderzoek van de Ombudsman ^[2].

Het beheer van draaideurzaken wordt omschreven als "de grootste uitdaging van alle kwesties in verband met belangenconflicten". ^[3] Hoewel het recht om te werken een grondrecht is en elk geval afzonderlijk moet worden onderzocht, moet het publiek er zeker van zijn dat het personeel van EU-agentschappen, en met name degenen die hogere managementfuncties hebben bekleed of lid van de raad van bestuur zijn geweest, uitsluitend in het algemeen belang werken en niet om persoonlijke of andere belangen te bevorderen.

Als eerste stap nodig ik uw agentschap uit om mijn bureau te voorzien van:

1. Een lijst van door uw agentschap behandelde zaken voor de periode van 2023 tot eind juni 2025 met betrekking tot verleende vergunningen, afgegeven weigeringen en/of opgelegde beperkingen, met betrekking tot:

• activiteiten na het mandaat van (voormalige) leden van de raad van bestuur;
• activiteiten na de dienst van (voormalige) leidinggevenden en andere personeelsleden [4];
• externe beroepsactiviteiten van personeelsleden tijdens onbetaald verlof om redenen van persoonlijke aard ^[5].

2. Kopieën van toepasselijke polissen die van kracht zijn, bijvoorbeeld:

• eventuele regels of besluiten die richtsnoeren geven voor de toepassing van het EU-personeelsstatuut met betrekking tot voorgenomen activiteiten na de dienst van (voormalige) personeelsleden, alsook met betrekking tot externe beroepsactiviteiten tijdens onbetaald verlof;
• regels voor voorgenomen activiteiten van (voormalige) leden van de raad van bestuur na afloop van het mandaat (zoals gedragscodes), indien van toepassing;
• criteria voor en richtsnoeren voor de beoordeling van eventuele beperkingen en verboden na uitdiensttreding; en
• regels met betrekking tot risicobeperkende maatregelen voor personeelsleden die kennis hebben gegeven van hun voornemen om in de particuliere sector aan de slag te gaan, maar die nog steeds een openbaar ambt bekleden, zoals het intrekken van de toegangsrechten tot niet-openbare informatie.

Ik zou het op prijs stellen indien u mijn bureau binnen een maand na ontvangst van deze brief de lijst en kopieën van de hierboven gevraagde documenten zou kunnen verstrekken.

Coördinator EUAN

Enisa is momenteel voorzitter van het netwerk van EU-agentschappen (EUAN). Kunt u, in uw hoedanigheid van EUAN-voorzitter, met uw mede-EUAN-leden delen dat elk agentschap dat niet rechtstreeks door de Ombudsman wordt aangesproken, zich vrij moet voelen om informatie die van belang is in het kader van dit onderzoek proactief aan de Europese Ombudsman te verstrekken?

Als uw personeel vragen heeft, kunnen zij contact opnemen met de verantwoordelijke onderzoeksfunctionarissen in mijn kantoor, mevrouw Ludovica Aquino of de heer Koen Roovers.

Dank u voor uw medewerking.

Met vriendelijke groet,

Teresa Anjinho
Europese Ombudsman

Straatsburg, 10/07/2025

Dezelfde openingsbrief is verzonden naar de volgende agentschappen:

• Europese Bankautoriteit (EBA)
• Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen (EIOPA)
• Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad (GAR)
• Europees Geneesmiddelenbureau (EMA)
• Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (EFSA)
• Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA)
• Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (EASA)
• Europees Defensieagentschap (EDA)
• Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators (ACER)
• Bureau voor ondersteuning van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec-Bureau)
• Agentschap voor cyberbeveiliging (Enisa)
• Europees Instituut voor innovatie & amp; Technologie (EIT)
• Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (EUIPO)
• Bureau voor de grondrechten (FRA).

[1] Voor zover het Agentschap de activiteiten na afloop van het mandaat van de leden van de raad van bestuur beoordeelt die zijn aangemeld.

[2] Zie: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/135141.

[3] “The Effectiveness of Conflict of Interest Policies in the EU- Member States”, studie in opdracht van de JURI-commissie van het EP, zie: https://www.europarl.europa.eu/thinktank/en/document.html?reference=IPOL_STU%282020%29651697.

[4] Bijvoorbeeld uitvoerend directeuren/chief executives, directeuren, senior adviseurs, afdelingshoofden en eenheidshoofden.

[5] Zie, overeenkomstig de artikelen 11 en 17 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)/2014-05-01/eng.