Geachte heer X,

Bijgaand treft u mijn bovenvermelde beslissing aan.

Op basis van mijn onderzoek op eigen initiatief heb ik besloten de zaak af te sluiten met de volgende conclusies:

EU-agentschappen moeten een robuuste procedure vaststellen voor de beoordeling van kennisgevingen van (voormalig) hooggeplaatst personeel om functies in de particuliere sector op te nemen die nauw verband houden met hun vroegere taken.

EU-agentschappen die geen intern beleid hebben om belangenconflicten van leden van de raad van bestuur (niet-personeelsleden) te voorkomen, moeten hun bestuursorganen aanmoedigen om een dergelijk beleid vast te stellen.

Om EU-agentschappen te helpen hun praktijken met betrekking tot draaideurverplaatsingen te verbeteren, heeft de Ombudsman de bijgevoegde “richtsnoeren voor goede praktijken voor de behandeling van draaideursituaties” aangenomen.

Ik ben van plan de richtsnoeren voor goede praktijken toe te passen op zaken die in de toekomst onder mijn aandacht worden gebracht. U vindt de richtsnoeren in de bijlage bij deze brief.

Houd er rekening mee dat ik in het besluit heb verwezen naar voorbeelden van wat ik als goede administratieve praktijken beschouw, ook van uw agentschap. Indien u bezwaar wilt maken tegen de opname van deze verwijzingen in de gepubliceerde versie van het besluit, wordt u verzocht dit vóór 22 april 2026 (datum van publicatie) om 10.00 uur aan mijn bureau mee te delen.

Daarnaast voeg ik de definitieve versie van het verslag van de inspectievergadering bij, die samen met het besluit openbaar zal worden gemaakt. Ik wil uw betrokken medewerkers bedanken voor hun goede samenwerking.

Met vriendelijke groet,

Teresa Anjinho

Europese Ombudsman

Straatsburg, 20/04/2026

Bijlage - Richtsnoeren voor goede praktijken bij de omgang met draaideursituaties

1. Preventie

beschikken over een standaardprocedure voor de beoordeling van draaideursituaties die een duidelijke stapsgewijze handleiding bevat voor het agentschap, zijn personeel en leden van de raad van bestuur met betrekking tot kennisgevingen, beoordeling, risicobeperkende maatregelen, transparantie en naleving.

Personeel en bestuursleden voorzien van uitgebreide opleidings- en begeleidingsmaterialen en regelmatig bewustmakingscampagnes en communicatie-initiatieven voeren om de naleving van de toepasselijke ethische regels te bevorderen.

duidelijke criteria vast te stellen voor i) het verbieden van verhuizingen na de dienst of na het mandaat, of ii) het doen van aanbevelingen in gevallen waarbij bepaalde door de nationale autoriteiten benoemde deeltijdse leden van de raad van bestuur betrokken zijn, waarbij ervoor moet worden gezorgd dat potentiële personeelsleden of leden van de raad van bestuur deze beperkingen begrijpen voordat zij zich bij het agentschap aansluiten.

Zodra zij op de hoogte zijn van het voornemen van een personeelslid of een lid van de raad van bestuur om een nieuwe baan aan te nemen, onmiddellijk beoordelen of het omgangsrecht moet worden ingetrokken of, in het geval van personeelsleden, of zij van specifieke taken moeten worden ontheven.

Personeelsleden die van plan zijn een nieuwe positie in te nemen, moeten hun ethische en/of nalevingsteams informeren, wat kan helpen bij het beoordelen van potentiële risico's en advies kan geven over volgende stappen, waaronder het informeren van de lijnmanager.

2. Kennisgeving

Voor (voormalige) personeelsleden:

In geval van te late kennisgevingen het (voormalige) personeelslid opdragen de formele goedkeuring af te wachten alvorens met de nieuwe activiteit te beginnen (indien nog mogelijk) en hem uitdrukkelijk herinneren aan zijn verplichtingen om ervoor te zorgen dat de kennisgevingstermijnen in de toekomst worden nageleefd.

In geval van onvolledige of onduidelijke kennisgevingen onmiddellijk om ontbrekende informatie verzoeken en de termijn van 30 werkdagen voor het nemen van een besluit opschorten totdat de kennisgeving volledig is, of de termijn pas ingaan nadat alle noodzakelijke informatie is verstrekt.

Voor (voormalige) bestuursleden:

De (voormalige) leden van de raad van bestuur verzoeken om kennisgeving van activiteiten na afloop van het mandaat gedurende twee jaar na afloop van hun mandaat, en voorafgaand aan het begin van de beoogde activiteiten na afloop van het mandaat, naar analogie van de regels die van toepassing zijn op personeelsleden.

3. Beoordeling

Ervoor zorgen dat (voormalig) personeel of bestuursleden in de gelegenheid worden gesteld opmerkingen te maken over ontwerpbesluiten of ontwerpaanbevelingen waarin beperkingen of verboden worden voorgesteld.

Stel onmiddellijk een gemotiveerd besluit vast, waarin (voormalige) personeelsleden en leden van de raad van bestuur worden geïnformeerd over hun recht om het besluit aan te vechten.

Documenteer de beoordeling van kennisgevingen en de bijbehorende besluitvormingsprocessen om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie wordt vastgelegd en dat effectief toezicht mogelijk is.

Voor (voormalige) personeelsleden:

Raadpleeg in een vroeg stadium de lijnmanager van het (voormalige) personeelslid.

De gemengde comités consequent raadplegen over de beoogde post-serviceactiviteiten van (voormalige) personeelsleden in de particuliere sector of over andere functies die risico’s kunnen inhouden.

Verzoeken dat (voormalige) personeelsleden naast hun kennisgeving een formele beschrijving van hun nieuwe functie of de bijbehorende kennisgeving van vacature (indien beschikbaar) indienen.

Voor (voormalige) bestuursleden:

Bij gebrek aan juridisch bindende handhavingsmechanismen, de activiteiten na het mandaat beoordelen in termen van eventuele conflicten met betrekking tot de legitieme belangen van het agentschap en, indien van toepassing, overeenkomstige aanbevelingen formuleren aan de relevante nationale bevoegde autoriteit. Dit moet zo snel mogelijk gebeuren, en idealiter voordat het (voormalige) bestuurslid met de gemelde activiteit begint.

Om ervoor te zorgen dat aanbevelingen tijdig worden aangenomen, moeten schriftelijke goedkeuringsprocedures voor het desbetreffende bestuursorgaan worden toegepast, om mogelijke vertragingen als gevolg van niet-frequente fysieke vergaderingen te voorkomen.

4. Beperkende maatregelen

Het volledige scala aan beschikbare maatregelen onderzoeken bij het beoordelen van activiteiten na de dienst of na het mandaat, zoals afkoelingsperioden, contact- en/of lobbyverboden en mogelijke verbodsbepalingen voor bepaalde rollen in de particuliere sector.

Indien de risico’s niet voldoende kunnen worden beperkt, de betrokkene (tijdelijk) verbieden dergelijke activiteiten te verrichten. In het geval van een (voormalig) lid van de raad van bestuur dat een nationale autoriteit vertegenwoordigt, kan deze vaststelling de vorm aannemen van een aanbeveling aan hun nationale autoriteit.

Voor (voormalige) personeelsleden:

Wanneer beperkingen de behandeling van bepaalde zaken verbieden, vergemakkelijken zij de naleving door een lijst van die zaken op te stellen en te delen met het betrokken (voormalige) personeelslid.

5. Transparantie

Op de website van het agentschap, kort na de vaststelling van de relevante besluiten of aanbevelingen, informatie openbaar maken over toegestane activiteiten na afloop van de dienst van voormalige hogere personeelsleden en activiteiten na afloop van het mandaat van voormalige leden van de raad van bestuur.

Voor (voormalige) personeelsleden:

Deel voorwaardelijke beslissingen rechtstreeks met de nieuwe werkgever van het (voormalige) personeelslid.

Toepassen van een voldoende brede definitie van hoger personeel bij de uitvoering van de bepaling in artikel 16 van het Statuut van de ambtenaren van de EU, om alle belangrijke leidinggevende functies binnen het agentschap te omvatten.

Verstrek details over beperkingen die van toepassing zijn op voormalige personeelsleden van relevant personeel op een “need-to-know”-basis.

Voor (voormalige) bestuursleden:

Deel aanbevelingen over de activiteiten van (voormalige) leden van de raad van bestuur na het mandaat met betrekking tot beperkingen of verboden met de relevante nationale autoriteit en met de bestuursorganen van het agentschap.

6. Naleving en toezicht

Toezicht houden op de naleving van de toegepaste risicobeperkende maatregelen en van de vertrouwelijkheidsverplichting.

In geval van een vermeende niet-naleving, onverwijld de feiten vaststellen, de ernst van de niet-naleving beoordelen en, in de ernstigste gevallen, een (disciplinaire) follow-up initiëren.

Voor personeelsleden met onbetaald verlof:

Een geautomatiseerd waarschuwingssysteem invoeren om zowel de betrokken personeelsleden als het verantwoordelijke team in kennis te stellen van de komende verlengingstermijnen voor toegestane externe activiteiten.