Geachte heer X,

Hierbij stuur ik u mijn bovenvermelde beslissing.

Op basis van mijn onderzoek op eigen initiatief heb ik besloten de zaak af te sluiten met de volgende conclusies:

De EU-agentschappen moeten een robuuste procedure vaststellen voor de beoordeling van kennisgevingen van (voormalig) hooggeplaatste personeelsleden om functies in de particuliere sector op te nemen die nauw verband houden met hun eerdere taken.

EU-agentschappen die geen intern beleid hebben om belangenconflicten van leden van de raad van bestuur (niet-personeelsleden) te voorkomen, moeten hun bestuursorganen aanmoedigen om een dergelijk beleid vast te stellen.

Om EU-agentschappen te helpen hun praktijken met betrekking tot draaideurbewegingen te verbeteren, heeft de Ombudsman de bijgevoegde richtsnoeren voor goede praktijken voor de behandeling van draaideursituaties aangenomen.

Ik ben van plan de richtsnoeren voor goede praktijken toe te passen op zaken die in de toekomst onder mijn aandacht worden gebracht. De richtsnoeren zijn als bijlage bij deze brief gevoegd.

In het besluit heb ik voorbeelden genoemd van wat ik als een goede administratieve praktijk beschouw, ook van uw agentschap. Indien u er bezwaar tegen wilt maken dat deze referenties in de gepubliceerde versie van het besluit worden opgenomen, wordt u verzocht mijn Bureau daarvan vóór 22 april 2026 (datum van publicatie) om 10.00 uur in kennis te stellen.

Daarnaast voeg ik de definitieve versie van het verslag van de inspectievergadering bij, die samen met het besluit openbaar zal worden gemaakt. Ik wil uw betrokken medewerkers bedanken voor hun goede samenwerking.

De jouwe oprecht,

Teresa Anjinho

Europese Ombudsman

Straatsburg, 20/04/2026

Bijlage - Richtsnoeren voor goede praktijken bij de behandeling van draaideursituaties

1. Preventie

beschikken over een standaardprocedure voor de beoordeling van draaideursituaties, met inbegrip van een duidelijke stapsgewijze handleiding voor het agentschap, zijn personeel en de leden van de raad van bestuur met betrekking tot kennisgevingen, beoordelingen, risicobeperkende maatregelen, transparantie en naleving.

Personeel en bestuursleden voorzien van uitgebreid opleidings- en begeleidingsmateriaal en regelmatig bewustmakingscampagnes en communicatie-initiatieven uitvoeren om de naleving van de toepasselijke ethische regels te bevorderen.

duidelijke criteria vast te stellen voor i) het verbieden van verhuizingen na de dienst of na het mandaat, of ii) het doen van aanbevelingen in gevallen waarbij bepaalde door de nationale autoriteiten benoemde deeltijdse leden van de raad van bestuur betrokken zijn, om ervoor te zorgen dat toekomstige personeelsleden of leden van de raad van bestuur deze beperkingen begrijpen voordat zij zich bij het agentschap aansluiten.

Zodra een personeelslid of een lid van de raad van bestuur op de hoogte is van het voornemen om een nieuwe baan aan te nemen, onmiddellijk beoordelen of het omgangsrecht moet worden ingetrokken of, in het geval van personeelsleden, moet worden afgezien van specifieke taken.

Personeelsleden die van plan zijn een nieuwe functie aan te nemen, verplichten hun ethische en/of nalevingsteams te informeren, wat kan helpen bij het beoordelen van potentiële risico’s en advies kan geven over de volgende stappen, waaronder het informeren van de lijnmanager.

2. Kennisgeving

Voor (voormalige) personeelsleden:

In geval van te late kennisgevingen, het (voormalige) personeelslid opdragen de formele goedkeuring af te wachten alvorens met de nieuwe activiteit te beginnen (indien nog mogelijk), en hen uitdrukkelijk herinneren aan hun verplichtingen om ervoor te zorgen dat de kennisgevingstermijnen in de toekomst worden nageleefd.

In geval van onvolledige of onduidelijke kennisgevingen onmiddellijk om ontbrekende informatie verzoeken en de termijn van 30 werkdagen voor het nemen van een besluit opschorten totdat de kennisgeving is voltooid, of de termijn pas ingaan nadat alle nodige informatie is verstrekt.

Voor (voormalige) bestuursleden:

(voormalige) bestuursleden verzoeken om kennisgeving te doen van activiteiten na afloop van hun mandaat gedurende twee jaar na afloop van hun mandaat, en voorafgaand aan het begin van de beoogde activiteiten na afloop van het mandaat, naar analogie van de regels die van toepassing zijn op personeelsleden.

3. Beoordeling

Ervoor zorgen dat (voormalig) personeel of bestuursleden in de gelegenheid worden gesteld opmerkingen te maken over ontwerpbesluiten of ontwerpaanbevelingen waarin beperkingen of verboden worden voorgesteld.

Neem snel een met redenen omkleed besluit, dat (voormalig) personeel en bestuursleden informeert over hun recht om het besluit aan te vechten.

Documenteer de beoordeling van kennisgevingen en de bijbehorende besluitvormingsprocessen om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie wordt vastgelegd en dat effectief toezicht mogelijk is.

Voor (voormalige) personeelsleden:

Raadpleeg in een vroeg stadium de lijnmanager van het (voormalige) personeelslid.

De gemengde comités consequent raadplegen over de voorgenomen activiteiten van (voormalige) personeelsleden na afloop van de dienst in de particuliere sector, of over andere functies die risico’s met zich mee kunnen brengen.

(voormalige) personeelsleden verzoeken om naast hun kennisgeving een formele beschrijving van hun nieuwe functie of de bijbehorende kennisgeving van vacature (indien beschikbaar) in te dienen.

Voor (voormalige) bestuursleden:

Bij ontstentenis van juridisch bindende handhavingsmechanismen, de activiteiten na het mandaat beoordelen in termen van eventuele conflicten die zich kunnen voordoen met betrekking tot de legitieme belangen van het agentschap en, indien van toepassing, overeenkomstige aanbevelingen doen aan de relevante nationale bevoegde autoriteit. Dit moet zo snel mogelijk gebeuren, en idealiter voordat het (voormalige) bestuurslid met de aangemelde activiteit begint.

Om ervoor te zorgen dat aanbevelingen tijdig worden aangenomen, moeten schriftelijke goedkeuringsprocedures voor het desbetreffende bestuursorgaan worden ingevoerd, zodat mogelijke vertragingen als gevolg van onregelmatige fysieke vergaderingen worden vermeden.

4. Verzachtende maatregelen

Verken het volledige scala aan beschikbare maatregelen bij de beoordeling van activiteiten na de dienst of na afloop van het mandaat, zoals afkoelingsperioden, contact- en/of lobbyverboden en mogelijke verboden op bepaalde functies in de particuliere sector.

Wanneer risico’s niet voldoende kunnen worden beperkt, de betrokkene (tijdelijk) verbieden dergelijke activiteiten uit te oefenen. In het geval van een (voormalig) lid van de raad van bestuur dat een nationale autoriteit vertegenwoordigt, kan deze vaststelling de vorm aannemen van een aanbeveling aan hun nationale autoriteit.

Voor (voormalige) personeelsleden:

Wanneer beperkingen de behandeling van bepaalde aangelegenheden verbieden, de naleving vergemakkelijken door een lijst van die aangelegenheden samen te stellen en te delen met het betrokken (voormalige) personeelslid.

5. Transparantie

Op de website van het agentschap, kort na de vaststelling van de relevante besluiten of aanbevelingen, informatie openbaar maken over toegestane activiteiten na de dienst van voormalige hooggeplaatste personeelsleden en activiteiten na het mandaat van voormalige leden van de raad van bestuur.

Voor (voormalige) personeelsleden:

Deel voorwaardelijke beslissingen rechtstreeks met de nieuwe werkgever van het (voormalige) personeelslid.

Bij de uitvoering van de bepaling in artikel 16 van het EU-personeelsstatuut een voldoende brede definitie van hoger personeel toepassen om alle belangrijke leidinggevende functies binnen het agentschap te omvatten.

Verstrek op “need-to-know”-basis nadere informatie over de beperkingen die gelden voor voormalige personeelsleden ten aanzien van relevante personeelsleden.

Voor (voormalige) bestuursleden:

Aanbevelingen over de activiteiten van (voormalige) bestuursleden na het mandaat met betrekking tot beperkingen of verboden delen met de relevante nationale autoriteit en met de bestuursorganen van het agentschap.

6. Naleving en toezicht

Toezicht houden op de naleving van eventuele toegepaste risicobeperkende maatregelen en van de vertrouwelijkheidsverplichting.

In geval van een vermeende niet-naleving, onmiddellijk de feiten vaststellen, de ernst van de niet-naleving beoordelen en, in de ernstigste gevallen, (disciplinaire) follow-up initiëren.

Voor personeelsleden met onbetaald verlof:

Een geautomatiseerd waarschuwingssysteem invoeren om zowel de betrokken personeelsleden als het verantwoordelijke team in kennis te stellen van komende verlengingstermijnen voor toegestane externe activiteiten.