De EU-agentschappen spelen een centrale rol door het EU-beleid uit te voeren en technische, wetenschappelijke en juridische expertise te verstrekken in belangrijke sectoren. Elke perceptie dat hun ambtenaren particuliere belangen nastreven die in strijd zijn met hun taken, kan het vertrouwen van het publiek in hun werk ondermijnen. De Europese Ombudsman heeft consequent gewezen op de risico’s van het fenomeen “draaideur” – waarbij personeel overgaat naar externe rollen, met name in de particuliere sector. Zelfs een klein aantal spraakmakende zaken kan publieke onrust en reputatieschade veroorzaken, zoals blijkt uit recente onderzoeken.

Tegelijkertijd moet de EU-administratie gekwalificeerde professionals aantrekken om prioriteiten als duurzaamheid, digitalisering en veiligheid aan te pakken. Maatregelen zoals afkoelingsperioden en functiebeperkingen kunnen van invloed zijn op de loopbaanflexibiliteit, met name op gebieden als recht, financiën of technologie.

Tegen deze achtergrond werd in dit onderzoek vanuit een systemisch oogpunt onderzocht hoe EU-agentschappen draaideurzaken behandelen. Het doel was om goede praktijken en mogelijke tekortkomingen in het bestaande beleid en de bestaande praktijken in kaart te brengen. Daartoe heeft de Ombudsman een gedetailleerde evaluatie uitgevoerd van het beleid van 15 EU-agentschappen en 54 dossiers geïnspecteerd over individuele zaken die door negen EU-agentschappen zijn behandeld. Het onderzoeksteam van de Ombudsman had een ontmoeting met vertegenwoordigers van vijf EU-agentschappen om openstaande kwesties op te helderen.

Bijna alle EU-agentschappen die documentatie bij de Ombudsman hebben ingediend, zeiden dat zij de aanpak van de Europese Commissie hadden gevolgd bij de uitvoering van de wettelijke verplichtingen van personeelsleden die overstappen naar functies in de particuliere sector, hetzij bij vertrek, hetzij tijdens onbetaald verlof. De Ombudsman constateerde echter dat sommige EU-agentschappen gedetailleerdere en uitgebreidere richtsnoeren hebben voor de uitvoering van deze wettelijke verplichtingen dan andere. De door de Ombudsman vastgestelde verschillen betreffen de wijze waarop agentschappen omgaan met laattijdige of onvolledige kennisgevingen van activiteiten na de dienst, de wijze waarop agentschappen dergelijke kennisgevingen beoordelen, de aard van de opgelegde risicobeperkende maatregelen, de transparantie van besluiten over aangemelde activiteiten na de dienst en de wijze waarop eventuele daaruit voortvloeiende verplichtingen worden gemonitord, alsook de wijze waarop agentschappen personeel opleiden met betrekking tot hun ethische verplichtingen.

Voorts constateerde de Ombudsman dat de regels en het beleid met betrekking tot de activiteiten na afloop van het mandaat van niet-personeelsleden, dat wil zeggen leden van de raden van bestuur of de raden van toezichthouders van de agentschappen, aanzienlijk verschillen. De meeste leden van de raad van bestuur van agentschappen worden benoemd door nationale autoriteiten en vertegenwoordigen hun respectieve lidstaten, wat betekent dat zij onderworpen blijven aan nationale ethische regels, die van lidstaat tot lidstaat verschillen. Om mogelijke belangenconflicten en reputatieschade als gevolg van draaideurverhuizingen aan te pakken, hebben slechts enkele van de bestuursorganen van de EU-agentschappen die in dit onderzoek zijn onderzocht, beleid vastgesteld dat de activiteiten na het mandaat van (voormalige) leden van de raad van bestuur regelt.

Om de EU-agentschappen te helpen hun regels inzake draaideurverplaatsingen verder aan te scherpen, heeft de Ombudsman een reeks richtsnoeren voor goede praktijken opgesteld:

• Een sterk integriteitskader begint met preventie: Het is van essentieel belang dat het personeel en de leden van de raad van bestuur worden voorzien van duidelijke richtsnoeren, regelmatige opleiding en doorlopende bewustmakingsinitiatieven om een volledig begrip van ethische verplichtingen te waarborgen.
• Dit wordt versterkt door robuuste standaardwerkprocedures voor de omgang met draaideursituaties, die zorgen voor een duidelijke, stapsgewijze aanpak van kennisgevingen, beoordelingen en naleving.
• Transparante criteria voor het beperken van post-service of post-mandaat rollen moeten vooraf worden vastgesteld, zodat individuen zich volledig bewust zijn van de beperkingen voordat ze toetreden.
• Wanneer een overstap naar de particuliere sector wordt gesignaleerd, moeten agentschappen snel handelen - door grondige risicobeoordelingen uit te voeren, potentiële belangenconflicten in kaart te brengen en onmiddellijke voorzorgsmaatregelen te nemen, zoals het intrekken van toegangsrechten of het waar nodig opnieuw toewijzen van verantwoordelijkheden.
• De besluitvorming moet eerlijk, transparant en goed gedocumenteerd zijn, zodat personen opmerkingen kunnen maken over voorgestelde beperkingen en er tegelijkertijd voor kunnen zorgen dat risico’s doeltreffend worden beheerd door middel van evenredige maatregelen zoals afkoelingsperioden, lobbyverboden of, waar nodig, regelrechte verbodsbepalingen.
• Tijdige, met redenen omklede besluiten moeten het recht op beroep duidelijk omschrijven.
• Afgezien van een grondige besluitvorming is de verantwoordingsplicht afhankelijk van een sterke handhaving. Dit omvat het publiceren van samenvattingen van toegestane activiteiten, het actief monitoren van de naleving van opgelegde voorwaarden en het naleven van vertrouwelijkheidsverplichtingen.
• Wanneer inbreuken worden vermoed, moeten agentschappen onmiddellijk reageren - de feiten vaststellen en disciplinaire maatregelen nemen in ernstige gevallen - om het vertrouwen te behouden en de institutionele integriteit te waarborgen.

De Ombudsman concludeert dat EU-agentschappen veel van elkaars praktijken kunnen leren. De Ombudsman is voornemens deze richtsnoeren inzake goede praktijken toe te passen op zaken die in de toekomst onder haar aandacht kunnen worden gebracht.

De zaak betrof de wijze waarop de Europese Commissie (EU-delegatie bij de Afrikaanse Unie) een subsidieaanvraag heeft behandeld en bezorgdheid over een mogelijk belangenconflict.

Klager nam deel aan een oproep tot het indienen van voorstellen voor een project ter ondersteuning van pan-Afrikaanse verkiezingscapaciteiten. De delegatie heeft het verzoek van klager afgewezen omdat zij om EU-financiering had verzocht boven het in het kader van de oproep toegestane maximumpercentage. Klager voerde aan dat dit een typografische fout was en dat de delegatie om verduidelijking had moeten vragen in plaats van haar aanvraag af te wijzen. De klager voerde ook aan dat een deskundige die betrokken was geweest bij de ontwikkeling van het in het kader van deze oproep gefinancierde project, werkte voor een entiteit die een aanvraag in het kader van de oproep had ingediend.

De Ombudsman stelde vast dat de Commissie, op basis van haar eigen interne richtsnoeren, de fout van klager had moeten beschouwen als een “kennelijke schrijffout” en vroeg klager om verduidelijking en/of corrigeerde de fout van klager. Zij stelde ook vast dat de Commissie de beweringen van klager over een mogelijk belangenconflict niet naar behoren heeft beoordeeld. Deze twee tekortkomingen vormden wanbeheer. Voor beide bevindingen was de Ombudsman van mening dat het niet passend zou zijn om overeenkomstige aanbevelingen te doen, aangezien de subsidie inmiddels al is toegekend. Desalniettemin heeft zij drie suggesties gedaan om dergelijke problemen in toekomstige soortgelijke gevallen te voorkomen.

De zaak ging over de wijze waarop de Europese Commissie de risico’s van belangenconflicten in verband met een baan in de particuliere sector die door een voormalige manager werd aangenomen, heeft beperkt. Het personeelslid, dat in het verleden werkzaam was geweest bij de dienst Mededinging van de Commissie, verhuisde naar een transnationale onderneming als senior manager die verantwoordelijk was voor mededingings- en regelgevingskwesties, ook voor Europa. Voordat hij bij het [geredigeerde] bedrijf in dienst trad, had het voormalige personeelslid de Commissie verlaten en zich bij een wereldwijd advocatenkantoor aangesloten. De Commissie had toestemming gegeven voor de overplaatsing naar het advocatenkantoor, nadat het voormalige personeelslid haar in kennis had gesteld van het voornemen om die functie te aanvaarden.

De Ombudsman constateerde dat de Commissie, in het kader van de goedkeuring van de verhuizing naar het advocatenkantoor, maatregelen had genomen om het risico te beperken dat het voormalige personeelslid vormt dat werkt aan dossiers of zaken die relevant zouden zijn voor de baan bij het advocatenkantoor. Het besluit van de Commissie om toestemming te verlenen voor de verhuizing naar het advocatenkantoor bevatte ook verschillende beperkingen. Zo was het het voormalige personeelslid verboden om direct of indirect te werken in zaken die tijdens zijn dienst onder de verantwoordelijkheid van het voormalige personeelslid vielen, of in zaken die rechtstreeks met hem verband hielden. Om het voormalige personeelslid te helpen bij het identificeren van de gevallen die op enig moment na het verlaten van de dienst aanleiding kunnen geven tot belangenconflicten, heeft de Commissie een lijst van gevallen opgenomen, die zij heeft bijgewerkt nadat het personeelslid daadwerkelijk was vertrokken.

Het onderzoek van de Ombudsman bevestigde dat de Commissie een robuuste aanpak heeft gevolgd om in het kader van de latere rol van het voormalige personeelslid bij de [geredigeerde] onderneming te beoordelen of mededingingszaken die niet op bovengenoemde lijst staan, niettemin tot een belangenconflict kunnen leiden omdat zij verband houden met zaken waarvoor het voormalige personeelslid verantwoordelijk was. De Ombudsman was ingenomen met deze aanpak.

De Ombudsman sloot het onderzoek af en concludeerde dat er geen sprake was van wanbeheer in de wijze waarop de Commissie omging met de risico’s van belangenconflicten in verband met de baan in kwestie.

De zaak had betrekking op het systeem van deskundigengroepen van de Europese Commissie, dat een belangrijke rol speelt bij het onderbouwen van de besluiten van de Commissie. In het kader van een eerder onderzoek van de Ombudsman heeft de Commissie nieuwe regels voor deze deskundigengroepen vastgesteld. In dit vervolgonderzoek beoordeelde de Ombudsman hoe de Commissie deze regels toepaste, met name met betrekking tot de transparantie van het lidmaatschap en de beraadslagingen van deskundigengroepen.

Uit het onderzoek is gebleken dat de Commissie beschikt over interne richtsnoeren voor de uitvoering van de regels van de deskundigengroep en dat zij opleiding biedt aan relevant personeel. De Commissie heeft ook een speciaal intern netwerk van coördinatoren opgezet om de correcte uitvoering van de regels van de deskundigengroep te monitoren en te bevorderen, hetgeen de Ombudsman toejuichte.

De Ombudsman stelde echter een aantal gebieden vast waarop de Commissie de transparantie van deskundigengroepen verder zou kunnen verbeteren. Ten eerste moet de Commissie haar interne richtsnoeren openbaar maken om te verduidelijken wat het publiek kan verwachten van de uitvoering door de Commissie. Ten tweede moet de Commissie, wanneer bepaalde documenten van de deskundigengroep niet proactief worden bekendgemaakt, deze documenten opnemen in de notulen van de vergadering van de betrokken deskundigengroep, zodat het publiek indien nodig om toegang kan verzoeken. Ten derde moet de Commissie termijnen vaststellen voor de publicatie van documenten vóór en na de vergaderingen van de deskundigengroep. Tot slot moet de Commissie de zoekfuncties in de documentenregisters verbeteren die relevant zijn voor deskundigengroepen.

De Ombudsman concludeerde dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd was en sloot het onderzoek af.