Klager werkte als deskundige voor een externe EU-contractant aan een door de EU gefinancierd project in Tanzania dat werd beheerd door de delegatie van de Europese Unie in Tanzania en de Oost-Afrikaanse Gemeenschap. Klager beweerde dat de contractant de Tanzaniaanse wetgeving had geschonden door zich niet in Tanzania te registreren, waardoor hij geen geldige werkvergunning kon verkrijgen. Vervolgens heeft de contractant klager in kennis gesteld van zijn besluit om zijn contract op te zeggen, rekening houdend met de door de EU-delegatie geuite bezorgdheid over het werk van klager.

De Ombudsman opende een onderzoek naar de bezorgdheid van klager over de wijze waarop de delegatie beide zaken heeft behandeld. In dit verband verwees de Ombudsman naar haar vaste standpunt dat wanneer EU-instellingen op zoek zijn naar de vervanging van deskundigen die aan EU-projecten werken, deze personen moeten worden gehoord voordat zij worden vervangen. Hoewel de Commissie betoogde dat zij niet om vervanging van de deskundige had gevraagd, stelde de Ombudsman vast dat de Commissie betrokken was geweest bij het vervangingsbesluit. De Ombudsman stelde derhalve vast dat de Commissie er niet voor heeft gezorgd dat het recht van klager om te worden gehoord vóór zijn vervanging werd geëerbiedigd, hetgeen neerkwam op wanbeheer.  Ze deed een suggestie voor verbetering om te voorkomen dat het probleem zich in de toekomst voordoet. 

Bovendien stelde de Ombudsman vast dat, aangezien het contract van klager was beëindigd, geen verder onderzoek naar de kwestie van de werkvergunning gerechtvaardigd was. Desalniettemin deed zij een suggestie voor verbetering aan de Commissie, waarin zij haar verzocht de zaak te verifiëren, aangezien dit gevolgen kan hebben voor andere deskundigen die aan het EU-project werken. 

 

De EU-agentschappen spelen een centrale rol door het EU-beleid uit te voeren en technische, wetenschappelijke en juridische expertise te verstrekken in belangrijke sectoren. Elke perceptie dat hun ambtenaren particuliere belangen nastreven die in strijd zijn met hun taken, kan het vertrouwen van het publiek in hun werk ondermijnen. De Europese Ombudsman heeft consequent gewezen op de risico’s van het fenomeen “draaideur” – waarbij personeel overgaat naar externe rollen, met name in de particuliere sector. Zelfs een klein aantal spraakmakende zaken kan publieke onrust en reputatieschade veroorzaken, zoals blijkt uit recente onderzoeken.

Tegelijkertijd moet de EU-administratie gekwalificeerde professionals aantrekken om prioriteiten als duurzaamheid, digitalisering en veiligheid aan te pakken. Maatregelen zoals afkoelingsperioden en functiebeperkingen kunnen van invloed zijn op de loopbaanflexibiliteit, met name op gebieden als recht, financiën of technologie.

Tegen deze achtergrond werd in dit onderzoek vanuit een systemisch oogpunt onderzocht hoe EU-agentschappen draaideurzaken behandelen. Het doel was om goede praktijken en mogelijke tekortkomingen in het bestaande beleid en de bestaande praktijken in kaart te brengen. Daartoe heeft de Ombudsman een gedetailleerde evaluatie uitgevoerd van het beleid van 15 EU-agentschappen en 54 dossiers geïnspecteerd over individuele zaken die door negen EU-agentschappen zijn behandeld. Het onderzoeksteam van de Ombudsman had een ontmoeting met vertegenwoordigers van vijf EU-agentschappen om openstaande kwesties op te helderen.

Bijna alle EU-agentschappen die documentatie bij de Ombudsman hebben ingediend, zeiden dat zij de aanpak van de Europese Commissie hadden gevolgd bij de uitvoering van de wettelijke verplichtingen van personeelsleden die overstappen naar functies in de particuliere sector, hetzij bij vertrek, hetzij tijdens onbetaald verlof. De Ombudsman constateerde echter dat sommige EU-agentschappen gedetailleerdere en uitgebreidere richtsnoeren hebben voor de uitvoering van deze wettelijke verplichtingen dan andere. De door de Ombudsman vastgestelde verschillen betreffen de wijze waarop agentschappen omgaan met laattijdige of onvolledige kennisgevingen van activiteiten na de dienst, de wijze waarop agentschappen dergelijke kennisgevingen beoordelen, de aard van de opgelegde risicobeperkende maatregelen, de transparantie van besluiten over aangemelde activiteiten na de dienst en de wijze waarop eventuele daaruit voortvloeiende verplichtingen worden gemonitord, alsook de wijze waarop agentschappen personeel opleiden met betrekking tot hun ethische verplichtingen.

Voorts constateerde de Ombudsman dat de regels en het beleid met betrekking tot de activiteiten na afloop van het mandaat van niet-personeelsleden, dat wil zeggen leden van de raden van bestuur of de raden van toezichthouders van de agentschappen, aanzienlijk verschillen. De meeste leden van de raad van bestuur van agentschappen worden benoemd door nationale autoriteiten en vertegenwoordigen hun respectieve lidstaten, wat betekent dat zij onderworpen blijven aan nationale ethische regels, die van lidstaat tot lidstaat verschillen. Om mogelijke belangenconflicten en reputatieschade als gevolg van draaideurverhuizingen aan te pakken, hebben slechts enkele van de bestuursorganen van de EU-agentschappen die in dit onderzoek zijn onderzocht, beleid vastgesteld dat de activiteiten na het mandaat van (voormalige) leden van de raad van bestuur regelt.

Om de EU-agentschappen te helpen hun regels inzake draaideurverplaatsingen verder aan te scherpen, heeft de Ombudsman een reeks richtsnoeren voor goede praktijken opgesteld:

• Een sterk integriteitskader begint met preventie: Het is van essentieel belang dat het personeel en de leden van de raad van bestuur worden voorzien van duidelijke richtsnoeren, regelmatige opleiding en doorlopende bewustmakingsinitiatieven om een volledig begrip van ethische verplichtingen te waarborgen.
• Dit wordt versterkt door robuuste standaardwerkprocedures voor de omgang met draaideursituaties, die zorgen voor een duidelijke, stapsgewijze aanpak van kennisgevingen, beoordelingen en naleving.
• Transparante criteria voor het beperken van post-service of post-mandaat rollen moeten vooraf worden vastgesteld, zodat individuen zich volledig bewust zijn van de beperkingen voordat ze toetreden.
• Wanneer een overstap naar de particuliere sector wordt gesignaleerd, moeten agentschappen snel handelen - door grondige risicobeoordelingen uit te voeren, potentiële belangenconflicten in kaart te brengen en onmiddellijke voorzorgsmaatregelen te nemen, zoals het intrekken van toegangsrechten of het waar nodig opnieuw toewijzen van verantwoordelijkheden.
• De besluitvorming moet eerlijk, transparant en goed gedocumenteerd zijn, zodat personen opmerkingen kunnen maken over voorgestelde beperkingen en er tegelijkertijd voor kunnen zorgen dat risico’s doeltreffend worden beheerd door middel van evenredige maatregelen zoals afkoelingsperioden, lobbyverboden of, waar nodig, regelrechte verbodsbepalingen.
• Tijdige, met redenen omklede besluiten moeten het recht op beroep duidelijk omschrijven.
• Afgezien van een grondige besluitvorming is de verantwoordingsplicht afhankelijk van een sterke handhaving. Dit omvat het publiceren van samenvattingen van toegestane activiteiten, het actief monitoren van de naleving van opgelegde voorwaarden en het naleven van vertrouwelijkheidsverplichtingen.
• Wanneer inbreuken worden vermoed, moeten agentschappen onmiddellijk reageren - de feiten vaststellen en disciplinaire maatregelen nemen in ernstige gevallen - om het vertrouwen te behouden en de institutionele integriteit te waarborgen.

De Ombudsman concludeert dat EU-agentschappen veel van elkaars praktijken kunnen leren. De Ombudsman is voornemens deze richtsnoeren inzake goede praktijken toe te passen op zaken die in de toekomst onder haar aandacht kunnen worden gebracht.