Klager, een ngo, verzocht om toegang van het publiek tot documenten met betrekking tot een contract over de beoordeling van de rol en het optreden van de EU bij de hervorming van het stelsel voor kinderbescherming in Roemenië en de geleerde lessen. De Commissie stelde vast dat drie documenten binnen het toepassingsgebied van het verzoek om toegang van het publiek van klager vielen en verleende gedeeltelijke toegang tot alle drie de documenten. Klager was van mening dat de Commissie niet alle relevante documenten had geïdentificeerd. Klager voerde met name aan dat de Commissie het eindverslag, waarover klager beschikte en waarnaar ook in een gepubliceerd boek werd verwezen, niet had geïdentificeerd.

De Ombudsman opende een onderzoek naar het vermeende verzuim van de Commissie om alle relevante documenten te identificeren en verzocht de Commissie aanvullende uitleg te geven waarom het eindverslag niet was geïdentificeerd. In haar antwoord aan de Ombudsman deelde de Commissie haar opvatting dat het eindverslag was vernietigd overeenkomstig haar gemeenschappelijke bewaarlijst, waarin staat dat dossiers met betrekking tot de financieringsactiviteiten van de EU een bewaartermijn van tien jaar hebben.

De Ombudsman vond de aanvullende uitleg die de Commissie redelijk had verstrekt en sloot de zaak af met de bevinding dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd was, waarbij hij opmerkte dat de Commissie bijna een jaar de tijd had genomen om het confirmatieve besluit uit te vaardigen. Zij stelde echter voor dat de Commissie dergelijke toelichtingen in een vroeg stadium verstrekt in haar antwoorden op verzoeken om toegang van het publiek, in plaats van haar antwoorden te beperken tot het uitleggen waar zij heeft gezocht.

De zaak betrof de weigering van de Europese Commissie om gedeeltelijke of ruimere toegang te verlenen tot twee documenten in verband met een in partnerschap met Unicef gefinancierd project. Bij de weigering van toegang heeft de Commissie zich gebaseerd op vijf uitzonderingen die zijn opgenomen in de Uniewetgeving inzake toegang tot documenten, namelijk de noodzaak om het openbaar belang te beschermen wat betreft de internationale betrekkingen en het financiële, monetaire of economische beleid van de Unie of een lidstaat, alsook de bescherming van haar besluitvormingsproces, het commerciële belang van een derde en de persoonlijke levenssfeer en integriteit van natuurlijke personen, met inbegrip van hun persoonsgegevens.

Op basis van de inzage van de litigieuze documenten was de Ombudsman niet overtuigd door de argumenten van de Commissie dat gedeeltelijke of ruimere openbaarmaking de bescherming van de aangevoerde belangen (ernstig) zou ondermijnen. De Ombudsman heeft een voorstel voor een oplossing ingediend waarin de Commissie wordt verzocht haar standpunt ten aanzien van het verzoek te heroverwegen, zodat zij een zo ruim mogelijke toegang tot de betrokken documenten kan verlenen. Zij herinnerde de Commissie ook aan haar verplichting om binnen een redelijke termijn besluiten te nemen en haar besluiten te motiveren.

De Commissie heeft het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing aanvaard en klager gedeeltelijke en ruimere toegang tot de documenten verleend. De Ombudsman was ingenomen met het positieve antwoord van de Commissie op haar voorstel voor een oplossing, waarmee de klacht werd opgelost.