Geachte mevrouw X,

De Ombudsman heeft een klacht ontvangen tegen het Asielagentschap van de Europese Unie (EUAA). De klacht betreft de weigering van het EUAA om het publiek toegang te verlenen tot verschillende documenten met informatie over de opvangvoorzieningen voor migranten in Griekenland.

Het verzoek van de klager van 11 oktober 2023 om toegang had betrekking op “alle documenten (...) met betrekking tot en/of vermelding van opvangvoorzieningen in kampen en/of detentiecentra op de Griekse eilanden Lesbos, Samos, Chios, Kos en Leros”, met inbegrip van aspecten van de grondrechten. Het verzoek had betrekking op de periode van 1 mei 2023 tot en met 9 oktober 2023. Op 19 december 2023 identificeerde het EUAA 133 documenten die onder het toepassingsgebied van het verzoek vielen en weigerde het toegang tot alle documenten op één na. Daarbij heeft het EUAA zich gebaseerd op drie uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake toegang tot documenten (Verordening (EG) nr. 1049/2001), namelijk de noodzaak om het openbaar belang op het gebied van openbare veiligheid, persoonsgegevens en zijn besluitvormingsproces te beschermen.

Op 4 januari 2024 heeft de klager het EUAA verzocht zijn oorspronkelijke besluit te herzien en (gedeeltelijke) toegang te verlenen tot de documenten, met uitzondering van persoonsgegevens. Bij die gelegenheid heeft hij het EUAA ook verzocht hem een gedetailleerde lijst van geïdentificeerde documenten te verstrekken. Op 20 februari 2024 heeft het EUAA een confirmatief besluit vastgesteld tot handhaving van het besluit om de toegang tot de overige 132 documenten te weigeren om de in zijn oorspronkelijke besluit uiteengezette redenen. In dat stadium heeft het EUAA klager een lijst van de door hem gevraagde documenten verstrekt. 

Klager is ontevreden over de weigering van het EUAA om (gedeeltelijke) toegang tot de documenten te verlenen. Hij maakt ook bezwaar tegen het ontbreken van een gedetailleerde lijst van documenten in het oorspronkelijke antwoord van het EUAA, dat volgens hem het confirmatief verzoek moeilijker maakte.

Wij hebben besloten een onderzoek in te stellen naar de klacht tegen het besluit van het EUAA om de toegang tot de 132 resterende documenten uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1049/2001 te weigeren.

In Verordening (EG) nr. 1049/2001 is bepaald dat verzoeken om toegang onverwijld moeten worden behandeld. Het is in overeenstemming met dit beginsel dat de Ombudsman ook probeert dit soort zaken zo snel mogelijk te behandelen.

Als eerste stap achten wij het noodzakelijk om de in de klacht aan de orde zijnde documenten en eventuele raadplegingen van derden [1] door het EUAA in verband met het verzoek om toegang te herzien. Wij zouden het op prijs stellen als het EUAA deze documenten, bij voorkeur in elektronische vorm via versleutelde e-mail [2], uiterlijk op 19 april 2024 zou kunnen verstrekken.

De documenten waarop het verzoek om toegang van het publiek betrekking heeft, zullen vertrouwelijk worden behandeld, samen met al het andere materiaal dat het EUAA met ons wil delen en dat als vertrouwelijk wordt aangemerkt. Dergelijke documenten worden behandeld en opgeslagen in overeenstemming met deze vertrouwelijke status en worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd.

Het standpunt van het EUAA is uiteengezet in zijn confirmatief besluit van 20 februari 2024. Mocht het EUAA echter aanvullende standpunten willen geven waarmee de Ombudsman tijdens dit onderzoek rekening moet houden, dan zouden wij het op prijs stellen indien deze ons binnen vijftien werkdagen na ontvangst van deze brief, d.w.z. 3 mei 2024, zouden kunnen worden verstrekt.

Als de grootte van de documenten een probleem vormt of voor een andere vraag, neem dan gerust contact op met de onderzoeksfunctionaris die verantwoordelijk is voor de zaak, Amandine Le Bellec.

Rosita Hickey
Directeur Onderzoeken

Straatsburg, 12.4.2024

[1] Uit het bevestigende besluit blijkt dat zowel de Griekse autoriteiten als de Europese Commissie zijn geraadpleegd.

[2] Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox.