Opmerkingen van de Commissie bij een verzoek om informatie van de Europese Ombudsman - Onderzoek op eigen initiatief, ref. OI/5/99/IJH

De Commissie stelt de Europese ombudsman graag op de hoogte van de laatste maatregelen die zij heeft genomen in verband met betalingstermijnen.

De Commissie kan de ombudsman de volgende informatie verstrekken, die evenwel slechts een voorlopig antwoord is.

Tevens wijst de Commissie de ombudsman op de terzake uitgevoerde studies. Er is een externe studie besteld en Grant Thornton heeft in september 1998 een verslag ingediend.

In december 1999 werd binnen het netwerk van financiële eenheden een groep ad hoc opgericht met de volgende opdracht:

Gelet op de aanbevelingen in de studie van Grant Thornton over de betalingstermijnen van de Commissie, zal de groep tot doel hebben:

• een typologie op te stellen van de betalingen van de Commissie om vast te stellen op welke categorieën van verrichtingen de 60-dagenregel van toepassing moet zijn;
• te bepalen welke specifieke bevoegdheden de operationele en financiële eenheden binnen de betaalopdrachten gevende directoraten-generaal hebben bij de behandeling van dossiers in verband met betalingen, en alle wijzigingen aan de contractuele bepalingen voor te stellen die eventueel nodig zijn om deze opsplitsing van bevoegdheden duidelijk te weerspiegelen;
• voor alle categorieën van betalingen waarvan de uiterste termijn moet worden gecontroleerd, een duidelijke en onbetwistbare datum te bepalen vanaf wanneer de betalingstermijn zal lopen;
• alle maatregelen inzake administratieve organisatie of elektronische middelen voor te stellen waarmee de feitelijke betalingsachterstanden kunnen worden ingelopen of die het toezicht kunnen vergemakkelijken;
• een memorandum voor de Commissie op te stellen, waarin de conclusies van de werkzaamheden van de groep worden opgesomd en aanbevelingen aan de afdelingen worden gedaan.

De tegen einde maart verwachte conclusies van de groep zouden, samen met de aanbevelingen van de studie van Grant Thornton, een stimulans moeten vormen voor een interne reorganisatie op grond van een samenhangend geheel van richtsnoeren. Een van de maatregelen zal de aanstelling van een met het toezicht op de betalingstermijnen belaste ambtenaar in elk directoraat-generaal zijn; deze zal regelmatig verslag uitbrengen bij de directeur-generaal over de toestand terzake. Hij zou ook bevoegd zijn voor de behandeling in eerste instantie van eventuele klachten over buitensporige betalingsachterstanden.

In verband met deze werkzaamheden zouden wij tevens samen met de diensten van de Ombudsman de individuele gevallen willen onderzoeken die hij aan de Commissie heeft gemeld.

De Commissie zal de Ombudsman op de hoogte stellen van de inhoud van de conclusies van de groep nadat zij deze heeft bestudeerd.