Straatsburg, 20-11-2007

De heer Nicholas David BEARFIELD
Directeur
Europees Bureau voor personeelsselectie
Avenue de Cortenbergh/Kortenberglaan 80
1049 Brussel
BELGIË

Geachte heer Bearfield,

In mijn besluit over klacht 370/2007/MHZ heb ik aangegeven dat ik serieus zou overwegen een onderzoek op eigen initiatief in te stellen met betrekking tot de computergebaseerde tests van EPSO ("CBT"). Met deze brief stel ik een dergelijk onderzoek in.

Ten eerste wil ik opmerken dat dit nieuwe systeem voor het testen van kandidaten onlangs door EPSO is ingevoerd. Ik heb begrepen dat EPSO momenteel het CGT-systeem evalueert met het oog op het benutten van de ervaring die is opgedaan na de eerste periode van het regelmatige gebruik ervan in het kader van algemene vergelijkende onderzoeken en andere selectieprocedures. Ik hoop dat mijn huidige onderzoek een positieve bijdrage zal leveren aan en nuttig zal zijn voor EPSO bij het uitvoeren van een dergelijke exercitie. Ik hoop ook dat mijn onderzoek EPSO in de gelegenheid zal stellen de Ombudsman zijn evaluatie van de voordelen van het huidige CGT-systeem voor te leggen, zowel voor het efficiënte beheer van de vergelijkende onderzoeken als mogelijk ook voor de kandidaten zelf.

In dit verband, en rekening houdend met een aantal klachten die ik heb ontvangen in verband met de CGT en de adviezen van EPSO over deze klachten, wil ik u vanaf het begin van dit initiatiefonderzoek de volgende bezorgdheid uiten over bepaalde aspecten van de CGT:

a) In zaak 130/75, Prais/Raad, oordeelde het Hof van Justitie als volgt: "Wanneer het vergelijkend onderzoek op basis van examens plaatsvindt, vereist het gelijkheidsbeginsel dat de examens voor alle kandidaten onder dezelfde voorwaarden worden afgelegd, en in het geval van schriftelijke examens vereisen de praktische vergelijkingsmoeilijkheden dat de schriftelijke examens voor alle kandidaten dezelfde zijn. Het is daarom van groot belang dat de datum van de schriftelijke tests voor alle kandidaten dezelfde is."(1) EPSO heeft verklaard dat het voordeel van zijn CGT-systeem is dat elke kandidaat kan deelnemen aan een individuele test die willekeurig wordt gegenereerd uit de vragen in de databank, op de dag die hij kiest binnen de door EPSO vastgestelde termijn (2). In dit verband heeft EPSO opgemerkt dat kandidaten per definitie niet hetzelfde examen afleggen (3). Daarom kan het huidige CGT-systeem niet verenigbaar worden geacht met het beginsel van gelijke behandeling van kandidaten, zoals blijkt uit de bovenstaande overwegingen in Prais. EPSO wordt verzocht hierover zijn standpunt kenbaar te maken.

b) Zelfs indien wordt aangenomen dat het huidige CGT-systeem verenigbaar is met Prais, kan het beginsel van eerlijke en gelijke behandeling van kandidaten redelijkerwijs worden geacht te impliceren dat de vragen in de databank passend moeten zijn, gelet op het doel van de tests, en dat de (reeks) vragen die aan elke kandidaat worden gesteld van vergelijkbare aard en moeilijkheidsgraad moeten zijn. EPSO heeft verklaard dat i) de relevante databank is opgezet in samenwerking met verschillende Europese instellingen en met de hulp van een contractant (4); ii) deze databank bevat een reeks vragen inzake verbaal en numeriek redeneervermogen en vragen ter beoordeling van de kennis van de Europese Unie (5); iii) dezelfde databank regelmatig wordt "gevoed", gewijzigd en bijgewerkt (6); en iv) de algemene moeilijkheidsgraad van de vragen die een kandidaat ontvangt, is gelijk aan de moeilijkheidsgraad van de vragen die alle andere kandidaten ontvangen (7). EPSO heeft in zijn adviezen over de relevante (afgesloten of hangende) klachten echter geen informatie verstrekt over de vraag of en hoe het de naleving van de bovengenoemde vereisten van het beginsel van gelijke behandeling heeft gewaarborgd en blijft waarborgen (8). Het ontbreken van voldoende relevante garanties kan een geval van wanbeheer zijn. Bovendien heeft EPSO in dit verband niet verwezen naar de rol van de betrokken jury, met name gezien het beginsel dat de jury de controle over de procedures van het vergelijkend onderzoek moet behouden (9). EPSO wordt verzocht zijn standpunt over deze kwesties kenbaar te maken.

c) Ik herinner eraan dat, naar aanleiding van het speciaal verslag van de Ombudsman van 18 oktober 1999 aan het Europees Parlement (betreffende de geheimhouding die deel uitmaakte van de aanwervingsprocedure van de Commissie), zowel de Commissie als EPSO hebben aanvaard dat kandidaten op verzoek een kopie van hun (niet-gemarkeerde) testdocumenten kunnen ontvangen. In dit verband heb ik geoordeeld dat het beginsel van gelijke behandeling van kandidaten impliceert dat de werkzaamheden van de jury voldoende transparant moeten zijn, zodat kan worden nagegaan of dit beginsel al dan niet in acht is genomen(10). Evenzo kan redelijkerwijs worden aangenomen dat de noodzaak om een passend niveau van transparantie te waarborgen zich ook voordoet met betrekking tot de vragen die in de CBT-databank zijn opgenomen. In mijn besluiten over klachten 2244/2006/MHZ en 370/2007/MHZ kwam ik tot de conclusie dat de weigering van EPSO om de klagers de CGT-vragen/antwoorden op hun tests te verstrekken, een geval van wanbeheer vormt, aangezien EPSO zijn aangevochten besluiten niet naar behoren had gemotiveerd. Bovendien lijkt deze weigering afbreuk te doen aan het vaste recht van de kandidaten om op verzoek een kopie te verkrijgen van hun (niet-gemarkeerde) examenstukken en aan de vaste praktijk van EPSO om de vragen die hun tijdens de voorselectietests en de schriftelijke tests worden gesteld, ter beschikking te stellen van de kandidaten. EPSO wordt derhalve verzocht zijn standpunt ter zake kenbaar te maken, na terdege rekening te hebben gehouden met met met name de redenering en de conclusies in mijn bovengenoemde besluiten.

EPSO wordt verzocht mij een kopie te bezorgen van de documentatie waarover het beschikt met betrekking tot de oprichting en de werking van de CBT-databank, met name de desbetreffende aankondiging van de aanbesteding (of een soortgelijk document) en het contract, en de correspondentie met andere Europese instellingen of organen in het kader van de samenwerking die het met hen heeft verklaard te hebben bij het opzetten van de database.

EPSO wordt verzocht advies uit te brengen tot en met 29 februari 2008.

Mijn juridisch adviseur, de heer Ioannis Dimitrakopoulos (+33 388 17 37 68), zal verantwoordelijk zijn voor deze zaak.

Tot slot wil ik u meedelen dat ik, aangezien ik het huidige onderzoek op eigen initiatief naar het CGT-systeem inleid, heb besloten dat er geen verdere onderzoeken gerechtvaardigd zijn in verband met mijn lopende onderzoeken naar klachten over de weigering van EPSO om kandidaten een kopie van hun CGT-vragen/antwoorden te verstrekken. EPSO zal van elk specifiek besluit in kennis worden gesteld. De Ombudsman zal de respectieve klagers echter in kennis stellen van de resultaten van dit onderzoek op eigen initiatief. De Ombudsman vertrouwt er ook op dat EPSO, indien nodig, bereid is deze zaken (evenals zaak 370/2007/MHZ, die ik met een relevante kritische opmerking heb afgesloten) te heroverwegen in het licht van de resultaten van dit onderzoek.

Bij voorbaat dank voor uw medewerking.

Met vriendelijke groet,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

(1) Zaak 130/75, Prais/Raad, Jurispr. 1976, blz. 1589, punten 13-14. Zie ook zaak T-132/89, Gallone/Raad, Jurispr. 1990, blz. II-549, r.o. 36.

(2) Zie het advies van EPSO over klacht 3819/2006/DK.

(3) Zie het advies van EPSO over klacht 370/2007/MHZ.

(4) Zie het advies van EPSO over klacht 3819/2006/DK.

(5) Zie het advies van EPSO over klacht 3819/2006/DK.

(6) Zie het advies van EPSO over klacht 7/2007/PB.

(7) Zie het advies van EPSO over klacht 370/2007/MHZ.

(8) Dit ondanks het feit dat ik EPSO heb verzocht adequate informatie te verstrekken over de wijze waarop de databank is opgezet en wordt gebruikt in het kader van door EPSO georganiseerde vergelijkende onderzoeken (zie de brieven van de Ombudsman waarin een onderzoek wordt geopend naar klachten 3819/2006/DK en 7/2007/PB).

(9) Zie bijvoorbeeld zaak T-94/96, Hagleitner/Commissie, Jurispr. 1998, blz.

(10) Zie de punten 3.2-3.3 van mijn brief met nadere inlichtingen in het kader van mijn initiatiefonderzoek OI/5/2005/PB.