DE TERUGGROND NAAR HET KLACHT

1. Klager nam deel aan een vergelijkend onderzoek dat werd georganiseerd door het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) om Europees ambtenaar te worden (Open vergelijkend onderzoek COM/A/2/02 - Milieu). Haar kandidatuur was niet succesvol.

2. Klager schreef EPSO in maart 2004 een brief met het verzoek om informatie over i) haar resultaten in de verschillende delen van de mondelinge toets en ii) het aantal Zweden dat aan de mondelinge toets had deelgenomen. EPSO antwoordde dat het haar de gevraagde informatie niet kon verstrekken omdat deze vertrouwelijk was. Klager achtte het argument van EPSO onredelijk en diende daarom een klacht in bij de Ombudsman (klacht 422/2005/TN)[1].

3. Overeenkomstig artikel 195 van het EG-Verdrag constateerde de Ombudsman dat er onvoldoende redenen waren om klacht 422/2005/TN te onderzoeken, aangezien klager niet voldoende bewijsmateriaal had verstrekt om haar bewering te staven dat EPSO een onredelijk antwoord had gegeven. De zaak werd derhalve afgesloten en klager werd geadviseerd de Ombudsman een kopie van het antwoord van EPSO te verstrekken indien zij de zaak wenste voort te zetten.

4. In februari 2005 diende klager een nieuwe klacht in bij de Ombudsman, waarin zij een kopie van een brief van EPSO aan haar toevoegde.

Het onderwerp van het onderzoek

5. In haar klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat EPSO een onredelijk antwoord had gegeven op haar verzoek om informatie over i) haar resultaten in de verschillende delen van de mondelinge toets en ii) het aantal Zweden dat aan de mondelinge toets heeft deelgenomen.

Het onderzoek

6. De klacht werd doorgestuurd naar EPSO, dat een advies heeft uitgebracht. Klager werd vervolgens verzocht opmerkingen over het advies in te dienen. Van klager zijn geen opmerkingen ontvangen.

7. Na zorgvuldige bestudering van de klacht en het advies was de Ombudsman er niet van overtuigd dat EPSO adequaat had gereageerd op beide aspecten van de bewering van klager. Hij deed daarom een voorstel voor een vriendschappelijke oplossing voor EPSO. Het antwoord van EPSO werd doorgestuurd naar klager met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Van klager zijn geen opmerkingen ontvangen.

8. Aangezien hij niet tevreden was met het antwoord van EPSO op zijn voorstel voor een minnelijke schikking, herhaalde de Ombudsman het voorstel in de vorm van een ontwerpaanbeveling. Het uitvoerig gemotiveerde advies van EPSO over de ontwerpaanbeveling is op 26 november 2008 telefonisch aan klager meegedeeld.

De analyse en conclusies van de OMBUDSMAN

A. Het beweerdelijk onredelijke antwoord op het verzoek om informatie over de resultaten van de klager in de verschillende delen van het mondeling examen.

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

9. Klager voerde aan dat het onredelijk was om voor de kandidaten geheim te houden wat hun sterke en zwakke punten in de test waren geweest.

10. In zijn advies voerde EPSO aan dat de jury, om de prestaties van de kandidaten tijdens het mondeling examen te beoordelen, vóór de examens een beoordelingsformulier had opgesteld overeenkomstig de aankondiging van vergelijkend onderzoek. Het beoordelingsformulier bevatte de in de aankondiging van vergelijkend onderzoek vastgestelde selectiecriteria. Om de objectiviteit en gelijkheid van het vergelijkend onderzoek te waarborgen, heeft de raad van bestuur deze criteria op uniforme en coherente wijze toegepast bij de beoordeling van alle kandidaten van het betrokken vergelijkend onderzoek. Het evaluatieformulier maakt echter deel uit van de werkzaamheden van de afwikkelingsraad, die overeenkomstig artikel 6 van bijlage III bij het Statuut geheim zijn. EPSO herinnerde eraan dat de Ombudsman deze benadering gegrond achtte in zijn besluit in zaak 481/2002/IP [2]. Daarom kan het beoordelingsformulier niet aan de kandidaat worden meegedeeld.

11. EPSO wees er verder op dat de jury tijdens de mondelinge toets niet alleen vaststelt of de antwoorden van de kandidaat op de vragen "juist" of "verkeerd" zijn, maar dat zij ook meer in het algemeen en onafhankelijk beoordeelt of de kandidaat in staat is de in de aankondiging van vergelijkend onderzoek gespecificeerde taken uit te voeren. De beoordeling van de kandidaten tijdens de mondelinge toets is niet alleen gebaseerd op de inhoud van de antwoorden, maar ook op hoe de antwoorden aantonen dat de kandidaten logisch kunnen redeneren en zich kunnen aanpassen aan een multiculturele werkomgeving. De raad is verplicht de kwalificaties van de kandidaten tijdens het mondeling examen te vergelijken om de kandidaten te selecteren die het meest geschikt zijn om de taken van de te vervullen functies uit te voeren. De rechtspraak van de gemeenschapsrechter heeft bevestigd dat de werkzaamheden van de kamer tijdens de mondelinge examens niet automatisch zijn, maar bestaan uit een beoordeling die in een beoordelingsmarge voorziet. Overeenkomstig de verplichting om bezwarende besluiten met redenen te omkleden, heeft EPSO klager in elk van de verschillende tests in kennis gesteld van haar resultaten. In de rechtspraak is benadrukt dat, aangezien de resultaten van een kandidaat in de verschillende examens van een vergelijkend onderzoek een voldoende verklaring vormen voor de beoordeling van de jury, de jury niet verplicht is aan te geven welke van de antwoorden van de kandidaat ontoereikend werden geacht en waarom, om uit te leggen waarom de kandidaat in kwestie niet op de reservelijst werd geplaatst [3].

Voorlopige beoordeling van de Ombudsman die tot een minnelijke schikking leidt

12. De Ombudsman merkte op dat, kort samengevat, de brief van EPSO van 2 april 2004 aan klager het volgende vermeldde: Vóór de mondelinge toets besprak de jury zorgvuldig de beoordeling en de verdeling van de punten over de verschillende in de aankondiging van vergelijkend onderzoek vermelde criteria. Na afloop van de mondelinge toetsen heeft de jury, na beraadslaging en rekening houdend met de beoordeling door elk jurylid van elk afzonderlijk criterium, unaniem het eindcijfer voor elke kandidaat vastgesteld. De aard van de vragen die tijdens de mondelinge toets werden gesteld, was over het algemeen breed. Om te bepalen of een kandidaat eenvoudigweg geslaagd was voor de mondelinge toets, of met onderscheiding, eiste de jury niet alleen 'juiste' antwoorden, maar ook dat kandidaten hun antwoorden op een logische en goed gestructureerde manier redeneerden. De jury benadrukte dat de mondelinge toets deel uitmaakt van een vergelijkend onderzoek - geen traditioneel examen - waarbij de prestaties van alle kandidaten vergelijkend worden beoordeeld. De evaluatie van het mondeling examen vormde een vertrouwelijk onderdeel van de werkzaamheden van de raad van bestuur en EPSO kon derhalve geen andere informatie verstrekken dan de resultaten die in zijn brief van 16 maart 2004 waren meegedeeld.

13. De Ombudsman vond de verklaring van EPSO redelijk dat de jury tijdens het mondeling examen niet alleen de juistheid van de antwoorden van de kandidaat onderzoekt, maar ook een meer algemene beoordeling maakt van het vermogen van de kandidaat om logisch te redeneren en zich aan te passen aan een multiculturele omgeving, alsook van de vraag of hij/zij in staat is de in de desbetreffende aankondiging van vergelijkend onderzoek gespecificeerde taken uit te voeren. De Ombudsman was ook van mening dat het redelijk is om het mondeling examen, zoals beschreven in deel B.3 van de aankondiging van vergelijkend onderzoek, te beschouwen als één enkel examen, zonder duidelijk omschreven en afzonderlijke onderdelen, en dat de jury inderdaad het recht zou hebben om een algemene beoordeling van de prestaties van de kandidaten te maken en hun slechts een eindcijfer te geven.

14. De Ombudsman merkte echter op dat EPSO in zijn brief van 2 april 2004 aan klager heeft verklaard dat de jury vóór het mondeling examen zorgvuldig de beoordeling en de verdeling van de punten over de verschillende in de aankondiging van vergelijkend onderzoek vermelde criteria heeft besproken [4]. Deze brief leidde de Ombudsman tot de conclusie dat de jury in feite een uitsplitsing van de punten van de kandidaten had gemaakt, waarbij een individueel cijfer werd toegekend voor elk van de aspecten die tijdens het mondeling examen aan bod kwamen en in de aankondiging van vergelijkend onderzoek werden genoemd, en zich niet beperkte tot het behalen van slechts één eindcijfer. De Ombudsman was niet overtuigd door het argument van EPSO dat een dergelijk evaluatieformulier van het mondeling examen, wanneer de jury besluit er een te gebruiken, een onderdeel van de werkzaamheden van de jury vormt dat onder de geheimhoudingsplicht valt, waardoor EPSO het niet aan de kandidaten kan meedelen. In deze omstandigheden kwam de Ombudsman tot de voorlopige conclusie dat de weigering van EPSO om klager haar resultaten in de verschillende delen van de mondelinge toets te verstrekken, op grond van het feit dat deze informatie vertrouwelijk is, een geval van wanbeheer zou kunnen vormen.

15. De Ombudsman deed daarom een voorstel voor een minnelijke schikking met EPSO, waarin hij EPSO aanbeval zijn besluit om klager haar resultaten in de verschillende delen van de mondelinge toets niet te verstrekken, te heroverwegen.

Argumenten van EPSO aan de Ombudsman na zijn voorstel voor een minnelijke schikking

16. In zijn antwoord op het voorstel van de Ombudsman wees EPSO erop dat de verplichting van de jury was vastgelegd in de aankondiging van vergelijkend onderzoek. Het bepaalde alleen dat de mondelinge toets moest worden gemarkeerd op een schaal van 0 tot 40 punten. In de aankondiging van vergelijkend onderzoek werd niet bepaald hoe de punten moesten worden verdeeld over de te testen kennisgebieden. Om de kandidaten echter op voet van gelijkheid te beoordelen, heeft de jury besloten de 40 punten te verdelen op basis van het belang dat zij aan de vier criteria hechtte. Het al dan niet verdelen van de punten over de criteria valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de jury, die handelt in overeenstemming met haar ruime beoordelingsmarge, zoals erkend in de relevante rechtspraak. Het feit dat dit in de onderhavige zaak is gebeurd en dat EPSO, als gebaar van transparantie, klager bij brief van 2 april 2004 vrijwillig in kennis heeft gesteld van het besluit van de jury ter zake, verplicht hem niet om aanvullende informatie te verstrekken.

17. EPSO wees erop dat de Ombudsman in zijn besluit in zaak 481/2001/IP heeft verklaard dat het door de jury voor het mondeling examen opgestelde evaluatieformulier een geheim document is. EPSO verklaarde verder dat het beoordelingsformulier onder meer het aantal punten bevat dat wordt toegekend bij de beoordeling van de kennis en bekwaamheid van een kandidaat. Door toegang te geven tot deze gegevens over de behaalde resultaten, zou ook de inhoud van het door de jury opgestelde beoordelingsformulier gedeeltelijk worden onthuld. Dit kon niet worden toegestaan omdat het beoordelingsformulier in zijn geheel als geheim wordt beschouwd. De documenten die de jury besluit op te stellen om haar te helpen het eindresultaat vast te stellen, zijn interne documenten die het resultaat van haar beraadslagingen aangeven. Zij kunnen dus aan geen enkele kandidaat worden meegedeeld. Het feit dat het document in kwestie, waarin de beraadslagingen van de raad van bestuur worden beschreven, geheim is, alsook het feit dat de gevraagde informatie aan geen enkele kandidaat is meegedeeld, betekende dat EPSO niet gunstig kon reageren op het verzoek van de Ombudsman.

18. Ondanks het bovenstaande stemde EPSO ermee in om de kandidaten in toekomstige vergelijkende onderzoeken in kennis te stellen van de uitsplitsing van hun punten in gevallen waarin het tot aanstelling bevoegde gezag een strenger rechtskader vaststelt dat door de jury in de aankondiging van vergelijkend onderzoek moet worden gevolgd.

Beoordeling van de Ombudsman na zijn voorstel voor een minnelijke schikking

19. De reden waarom EPSO weigerde klager in kennis te stellen van haar resultaten in de verschillende delen van het mondeling examen, was omdat het van mening was dat deze informatie onder artikel 6 van bijlage III bij het Statuut viel, waarin is bepaald dat "[d]e werkzaamheden van de jury geheim [zijn]". EPSO voerde aan dat in de aankondiging van vergelijkend onderzoek in kwestie was bepaald dat maximaal 40 punten zouden worden gegeven voor het mondeling examen. Er werd echter niet bepaald hoe deze punten over de te analyseren criteria moesten worden verdeeld. Wanneer in toekomstige aankondigingen van vergelijkende onderzoeken echter een strikter rechtskader wordt vastgesteld dat door de jury moet worden gevolgd, stelt EPSO de kandidaten in kennis van de verdeling van hun punten tijdens de mondelinge tests. EPSO leek dus aan te voeren dat de uitsplitsing van de punten niet langer onder artikel 6 van bijlage III bij het Statuut zou vallen in gevallen waarin de aankondiging van vergelijkend onderzoek in een dergelijke uitsplitsing voorziet.

20. Bij de opstelling van aankondigingen van vergelijkende onderzoeken zijn de gemeenschapsinstellingen echter gebonden door het Statuut, zoals artikel 6 van bijlage III. Volgens de rechtspraak van het Hof weerspiegelen de aan de kandidaten toegekende punten de vergelijkende beoordeling van de jury. Deze vergelijkende beoordeling van de afwikkelingsraad valt dus onder de geheimhoudingsbepaling van artikel 6 van bijlage III bij het Statuut. Strikt genomen valt het eindcijfer van een mondeling examen dus ook onder artikel 6 van bijlage III bij het Statuut. Desalniettemin wordt het eindcijfer aan de kandidaat meegedeeld, zodat de instelling haar motiveringsplicht kan nakomen [5].

21. Het is dus niet het feit dat het "juridische kader" voor de markering is vastgelegd in een aankondiging van vergelijkend onderzoek die het mogelijk maakt om de kandidaten een score mee te delen. Indien EPSO van mening is dat de uitsplitsing van de punten in de toekomst aan de kandidaten kan worden meegedeeld, is het dus niet duidelijk waarom de uitsplitsing van de punten, wanneer een dergelijke uitsplitsing van de punten reeds bestaat, op dit moment niet aan de kandidaten kon worden meegedeeld. Het feit dat de verdeling van de punten aan geen enkele andere kandidaat is meegedeeld, vormt in dit verband geen probleem, aangezien het beginsel van gelijke behandeling alleen zou worden geschonden indien verzoeken van andere kandidaten om toegang tot deze punten zouden worden afgewezen.

Ontwerpaanbeveling van de Ombudsman aan EPSO

22. Op basis van het bovenstaande was de Ombudsman van oordeel dat de in zijn voorstel voor een minnelijke schikking voorgestelde aanpak nog steeds een passende manier was om de kwestie op te lossen. Hij herhaalde daarom zijn voorstel voor een minnelijke schikking in de vorm van een ontwerpaanbeveling.

Argumenten die na zijn ontwerpaanbeveling aan de Ombudsman zijn voorgelegd

23. Met het oog op een goed bestuur heeft EPSO klager, een kandidaat van wie de naam niet op de reservelijst van vergelijkend onderzoek COM/A/2/02 was geplaatst, in zijn uitvoerig gemotiveerde mening de door de raad van bestuur voor de verschillende onderdelen van haar mondeling examen toegekende punten verstrekt.

24. Tijdens een telefoongesprek van 26 november 2008 deelde klager de diensten van de Ombudsman mee dat zij tevreden was met de uitkomst van het onderzoek van de Ombudsman.

B. Het beweerdelijk onredelijke antwoord op het verzoek om informatie over het aantal Zweden dat aan de mondelinge toets heeft deelgenomen.

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

25. In antwoord op de bewering voerde EPSO aan dat het doel van de door haar bijgehouden statistieken is te voorzien in haar eigen behoeften als organisator van vergelijkende onderzoeken. Tijdens een vergelijkend onderzoek kan van EPSO niet worden verlangd dat het "op verzoek" en overeenkomstig de specifieke wensen van een kandidaat statistieken of informatie verstrekt die geen deel uitmaken van de normale procedure voor vergelijkend onderzoek. Het zou in strijd zijn met het beginsel van goed beheer van de middelen en zou afbreuk kunnen doen aan de specifieke taken van het personeel om verder te gaan dan wat de kandidaten tijdens de procedure van het vergelijkend onderzoek wordt geboden. Het zou ook in strijd zijn met het doel van het vergelijkend onderzoek, namelijk de instellingen in staat te stellen ambtenaren aan te werven die voldoen aan de hoogste bekwaamheidseisen van het Statuut.

26. Aangezien vergelijkend onderzoek COM/A/2/02 echter was afgerond, kon EPSO de vraag in zijn advies over de klacht beantwoorden en klager meedelen dat slechts één van de twee Zweden die voor de mondelinge toets waren uitgenodigd, op de reservelijst was geplaatst.

Beoordeling door de Ombudsman

27. De beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat ambtenaren van de communautaire instellingen servicegericht en zo behulpzaam mogelijk zijn en dat zij zo volledig en nauwkeurig mogelijk antwoorden op vragen die door het publiek worden gesteld [6]. Wat de argumenten van EPSO betreft om de gevraagde informatie niet te verstrekken, is niet aangetoond hoe het verstrekken van de gevraagde informatie in strijd zou zijn met het beginsel van goed beheer van de middelen, zodat dit beginsel voorrang zou kunnen krijgen op de beginselen van behoorlijk bestuur. Bovendien heeft EPSO niet uitgelegd hoe het van mening is dat het verstrekken van de gevraagde informatie in strijd zou zijn met het doel van het vergelijkend onderzoek, dat wil zeggen hoe het verstrekken van de informatie nadelig zou zijn voor de aanwerving van ambtenaren met de hoogste bekwaamheid. Op basis van de redenering van EPSO dat de gevraagde informatie kon worden verstrekt nadat het vergelijkend onderzoek was afgerond, ziet de Ombudsman niet in waarom dezelfde informatie niet kon worden verstrekt op het moment van het verzoek, aangezien het verzoek lijkt te zijn gedaan nadat de reservelijst voor het betrokken vergelijkend onderzoek was opgesteld.

28. Gezien het bovenstaande lijkt EPSO ten onrechte te hebben gehandeld door op het moment van het verzoek te weigeren de betrokken informatie te verstrekken. Aangezien de informatie over het aantal Zweden dat aan de mondelinge toets heeft deelgenomen echter werd verstrekt in het advies van EPSO, dat aan klager werd toegezonden, acht de Ombudsman geen redenen om verder te gaan met de vraag of het antwoord van EPSO op het verzoek van klager als zodanig onredelijk was.

C. Conclusies

De Ombudsman is ingenomen met de aanvaarding door EPSO van zijn ontwerpaanbeveling en is van mening dat de mededeling van de resultaten van de klager in de verschillende delen van de mondelinge toets een bevredigende maatregel vormt voor de uitvoering ervan.

De Ombudsman is van oordeel dat er geen redenen zijn om verder te gaan met de vraag of het antwoord van EPSO op het verzoek van klager om informatie over het aantal Zweden dat aan de mondelinge toets heeft deelgenomen, als zodanig onredelijk was.

De Ombudsman sluit daarom de zaak.

Klager en EPSO zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Gedaan te Straatsburg op 19 december 2008

[1] In klacht 422/2005/TN heeft klager ook een aantal andere beweringen gedaan die niet-ontvankelijk werden verklaard. Aangezien deze beweringen niet aan bod komen in het onderzoek naar de onderhavige klacht, worden zij in dit besluit niet uitdrukkelijk vermeld.

[2] De Ombudsman merkt op dat het juiste zaaknummer 481/2001/IP lijkt te zijn. Het besluit is te vinden op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).

[3] Zaak T-153/95, Kaps/Hof van Justitie, JurAmbt. 1996, blz. I-A-233 en II-663.

[4] Onderstreping van de Ombudsman. De Ombudsman merkt op dat EPSO in zijn brief van 2 april 2004 heeft verklaard dat de verdeling van de punten over de verschillende in de aankondiging van vergelijkend onderzoek genoemde "criteria" vóór het mondeling examen is besproken. De Ombudsman is van mening dat in deze discussie de "gebieden" of "aspecten" worden opgesomd die tijdens de mondelinge examens moeten worden besproken en geëvalueerd in plaats van de "selectiecriteria".

[5] Zie bijvoorbeeld zaak C-254/95, Parlement/Innamorati, Jurispr. 1996, blz. I-3423, punten 24 en 28-31. De Ombudsman herinnert eraan dat de zaak Innamorati betrekking had op de motiveringsplicht en op de wijze waarop deze verplichting kan worden verzoend met artikel 6 van bijlage III bij het Statuut. De Ombudsman merkt echter op dat latere rechtspraak suggereert dat het absolute karakter van artikel 6 van bijlage III bij het Statuut verder kan worden ingeperkt door, bijvoorbeeld, het transparantiebeginsel (zie bijvoorbeeld arrest Gerecht van 15 september 2003, Pyres/Commissie, T-72/01, JurAmbt. blz. IA-169 en II-861, punt 70).

[6] Zie bijvoorbeeld artikel 12 van de Europese code van goed administratief gedrag, beschikbaar op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).