Straatsburg, 24 april 2007

Geachte heer B.,

Op 16 mei 2006 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie. De klacht betrof de organisatie van een selectieprocedure voor het vervullen van een vacature bij het directoraat-generaal Ondernemingen en Industrie (DG ENTR/F/2).

Op 3 juli 2006 heb ik de voorzitter van de Commissie in kennis gesteld van uw klacht en hem verzocht hierover vóór 30 september 2006 advies uit te brengen.

Op 22 september 2006 heeft de Commissie haar advies in het Engels uitgebracht. Op 3 oktober 2006 heeft de Commissie u een vertaling van dit advies in het Frans toegezonden, die u op 4 oktober 2006 is toegezonden, met het verzoek desgewenst opmerkingen te maken. Er zijn geen schriftelijke opmerkingen van u ontvangen. Op 1 februari 2007 hebben mijn diensten telefonisch contact met u opgenomen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de feiten van de zaak, samengevat, als volgt:

Op 24 november 2005 diende klager een vacature in bij het directoraat-generaal Ondernemingen en industrie van de Commissie (DG ENTR), eenheid F/2 (Farmaceutische producten), ter vervanging van een EU-ambtenaar die met zwangerschapsverlof was. Zijn sollicitatie werd geselecteerd en de interviews waren gepland voor maandag 28 november 2005. Als gevolg van een controle vergat de verantwoordelijke ambtenaar van de eenheid Personeelszaken van DG ENTR echter contact op te nemen met de klager om hem uit te nodigen voor een gesprek met het selectiecomité ("het comité"). Klager kon het gesprek dus niet bijwonen. Vervolgens kreeg hij een telefoontje van de verantwoordelijke ambtenaar, die hem op de hoogte bracht van de fout en aangaf dat het te laat was om de selectieprocedure opnieuw te starten.

De Commissie deelde klager mee dat zijn cv in aanmerking zou worden genomen voor toekomstige selectieprocedures. Klager merkte op dat meer dan vijf maanden na zijn telefoongesprek met de verantwoordelijke ambtenaar geen contact met hem was opgenomen in verband met andere selectieprocedures.

Aangezien klager niet tevreden was met de uitleg van de Commissie, stuurde hij op 1 december 2005 een e-mail naar het verantwoordelijke eenheidshoofd van DG ENTR, waarin hij zijn teleurstelling en verbazing uitte over het feit dat hij in een later stadium niet door het Comité was geïnterviewd, zoals hij had gevraagd. Hij voerde ook aan dat de Commissie moet voorzien in een alternatieve oplossing.

In zijn antwoord van 5 december 2005 bevestigde het verantwoordelijke eenheidshoofd dat het profiel van klager van belang leek voor DG ENTR en dat hij in aanmerking zou worden genomen bij toekomstige selectieprocedures voor externe kandidaten. Hij benadrukte dat, zelfs als de aanvraag van klager net de dag voor de gesprekken was ontvangen, deze bij wijze van uitzondering was aanvaard, hetgeen aantoonde dat de Commissie te goeder trouw handelde. Het verantwoordelijke eenheidshoofd erkende dat klager, als gevolg van een materiële fout waarvoor hij zich verontschuldigde, de uitnodiging voor een gesprek niet had ontvangen. Hij deelde klager echter mee dat tijdens de gesprekken al een geschikte kandidaat voor de specifieke functie was geïdentificeerd.

Klager schreef de Commissie op 9 december 2005 opnieuw een brief. Hij legde uit dat hij zijn sollicitatie op 24 november 2005 had ingediend, namelijk vier kalenderdagen of twee werkdagen vóór de geplande datum van de gesprekken, en niet alleen de dag ervoor. Hij bedankte de Commissie voor haar belofte om zijn sollicitatie te handhaven, maar was van mening dat dergelijke inspanningen hem op geen enkele manier konden compenseren voor zijn uitsluiting van het onderhoud. Klager stond erop dat hij recht had op een gesprek, zoals aanvankelijk gepland, en wees erop dat hij geen enkele verklaring had gekregen voor de weigering van de Commissie om dit te doen. Als alternatieve oplossing stelt hij voor dat de Commissie zijn cv toezendt aan andere directoraten-generaal waarin geschikte selectieprocedures kunnen ontstaan. Een dergelijke handelwijze zou zijn fout corrigeren en hem een reële kans bieden om aan een selectieprocedure deel te nemen.

Bij gebrek aan een antwoord op zijn e-mail van 9 december 2005 heeft klager de Commissie op 10 januari en 9 februari 2006 opnieuw een brief gestuurd om na te gaan of zijn e-mail van 9 december 2005 was ontvangen. Hij kreeg echter geen antwoord.

In zijn klacht bij de Europese Ombudsman stelde klager kort samengevat dat de Commissie had verzuimd:

1. passende maatregelen te nemen om de negatieve gevolgen van de fout te corrigeren door hem niet mee te delen dat hij voor een gesprek was geselecteerd; en
2. antwoord op zijn e-mails van 9 december 2005, 10 januari en 9 februari 2006 ter zake.

Het onderzoek

Het advies van de Commissie

In haar advies erkende de Commissie dat klager een van de kandidaten was voor een functie als arbeidscontractant bij eenheid F/2 van DG ENTR, en merkte zij op dat de procedure voor de aanwerving van arbeidscontractanten niet voorziet in de bekendmaking van een vacature of in termijnen voor de indiening van sollicitaties. De Commissie verduidelijkte dat de verantwoordelijke eenheid Personeelszaken van DG ENTR weliswaar verantwoordelijk was voor het beheer en de organisatie van de aanwervingsprocedure, maar dat de verantwoordelijke eenheid verschillende cv’s had geëvalueerd om een lijst op te stellen van kandidaten die voor een gesprek met het Comité moesten worden uitgenodigd. De resultaten van de preselectiefase werden normaal gesproken binnen een redelijke termijn (tien dagen) aan de verantwoordelijke eenheid Personeelszaken meegedeeld, zodat de gesprekken adequaat konden worden georganiseerd.

Wat de eerste bewering van klager betreft, heeft de Commissie verduidelijkt dat klager niet alleen zijn cv naar een andere eenheid van DG ENTR had gestuurd nadat de resultaten van de preselectiefase aan de eenheid Personeelszaken waren meegedeeld, maar dat hij ook zijn cv op de donderdag voorafgaand aan de gesprekken had verzonden. Het cv van klager werd pas op vrijdag 25 november 2005 overgedragen aan de verantwoordelijke eenheid Personeelszaken, d.w.z. één werkdag voordat de gesprekken waren gepland.

De Commissie benadrukte echter dat, gezien het feit dat de sollicitatie van klager van potentieel belang was voor de vacante positie, zowel de verantwoordelijke eenheid als de verantwoordelijke eenheid Personeelszaken uitzonderlijke inspanningen hadden geleverd om zijn naam op te nemen in de lijst van kandidaten die voor een gesprek waren geselecteerd. De Commissie herinnerde eraan dat zij het recht zou hebben gehad om het verzoek van klager niet in behandeling te nemen.

De Commissie erkende dat de eenheid Personeelszaken in haar haast en als gevolg van een fout had nagelaten klager een uitnodiging voor het gesprek te sturen, dat de volgende maandag zou plaatsvinden. Toen klager niet voor het gesprek verscheen, werd zijn sollicitatie geacht te zijn ingetrokken. De Commissie erkende dat haar fout duidelijk ongelukkig was en betreurde dit ten zeerste.

Volgens de Commissie had het Comité tijdens de gesprekken een ideale kandidaat geïdentificeerd die overeenkwam met het door de verantwoordelijke eenheid gewenste profiel. Zij voegde daaraan toe dat klager in antwoord op zijn klacht van 1 december 2005 bij het verantwoordelijke hoofd Personeelszaken per e-mail van 5 december 2005 op de hoogte was gebracht van dit resultaat. Bijgevolg was het comité niet opnieuw bijeengeroepen, zoals klager had gevraagd. Om de negatieve gevolgen van het verzuim van de Commissie te corrigeren, verzekerde het verantwoordelijke hoofd Personeelszaken klager dat zijn cv in aanmerking zou worden genomen voor toekomstige selectieprocedures bij DG ENTR, op voorwaarde dat zijn profiel van belang was voor de betrokken dienst. De Commissie legde uit dat kortetermijnvacatures die een juridische achtergrond vereisen, zoals die van klager, weinig en ver van elkaar verwijderd waren en onmogelijk te voorzien waren, aangezien zij normaal gesproken betrekking hadden op afwezigheid van personeel met zwangerschapsverlof. Daarom was de verantwoordelijke eenheid Personeelszaken voorzichtig met haar advies over de verwachtingen van klager. De Commissie bevestigde in haar advies dat er in de daaropvolgende maanden geen nieuwe vacatures waren gevonden waarvoor het profiel van de kandidaat geschikt zou zijn geweest.

De Commissie merkte op dat vacatures voor extern personeel niet overal in de Commissie worden gepubliceerd. Daarom was de verantwoordelijke eenheid Personeelszaken niet in staat gunstig te reageren op het verzoek van klager om zijn cv te verspreiden onder andere directoraten-generaal die passende mogelijkheden boden.

De Commissie erkende dat, aangezien klager op het moment van zijn aanvraag werkloos was, zijn verwachtingen van het verkrijgen van de positie hoog hadden moeten zijn. Zij merkte echter op dat klager niet kon aannemen dat hem een contract was ontnomen dat absoluut van hem was. Zelfs indien klager wegens een betreurenswaardige menselijke fout niet had kunnen deelnemen aan een mededingingsprocedure voor een contract, was de Commissie van mening dat de geldigheid van de selectieprocedure niet in twijfel kon worden getrokken.

Wat betreft de tweede bewering van klager dat de Commissie zijn e-mails van 9 december 2005, 10 januari en 9 februari 2006 niet heeft beantwoord, heeft de Commissie erkend dat er geen gevolg was gegeven aan de e-mail van klager van 9 december 2005, ondanks zijn twee daaropvolgende herinneringen. De Commissie verontschuldigde zich voor deze omissie en erkende dat klager recht had op een antwoord. De Commissie wees erop dat de verantwoordelijke dienst vervolgens zijn werkmethoden had gewijzigd en zijn praktijk van registratie van e-mails van externe correspondenten had verbeterd om ervoor te zorgen dat de termijnen voor verplichte antwoorden beter werden gecontroleerd.

Opmerkingen van klager

Klager heeft geen schriftelijke opmerkingen ingediend.

Op 1 februari 2007 hebben de diensten van de Ombudsman telefonisch contact opgenomen met klager om na te gaan of hij tevreden was met het antwoord van de Commissie in haar advies.

Klager deelde de diensten van de Ombudsman mee dat hij kennis had genomen van het standpunt van de Commissie met betrekking tot zijn beweringen en dat hij de zaak niet verder wenste te behandelen.

BESLUIT

1 Het niet oproepen van de klager voor een sollicitatiegesprek

1.1 Klager beweert dat de Commissie heeft nagelaten passende maatregelen te nemen om de negatieve gevolgen van haar fout te corrigeren door hem niet mee te delen dat hij was geselecteerd voor een sollicitatiegesprek in het kader van een selectieprocedure voor een vacature bij het directoraat-generaal Ondernemingen en industrie ("DG ENTR"), eenheid F/2, Farmaceutische producten.

Klager legt uit dat de verantwoordelijke EU-ambtenaar, hoewel zijn sollicitatie was ingewilligd en gesprekken gepland waren voor maandag 28 november 2005, vergat hem uit te nodigen voor een gesprek met het selectiecomité ("het comité"). Ondanks zijn verzoek om het gesprek te verplaatsen, heeft de Commissie zijn voorstel niet in overweging genomen, maar hem meegedeeld dat zij in de toekomst rekening zou houden met zijn cv voor geschikte selectieprocedures. Klager was echter van mening dat de Commissie zijn cv naar andere diensten van de Commissie had moeten sturen.

1.2 De Commissie erkent dat zij, als gevolg van een vergissing, heeft nagelaten klager een uitnodiging te sturen voor de gesprekken die voor de desbetreffende post waren gepland, en betreurt deze fout ten zeerste. Zij herinnert er hoe dan ook aan dat zij, hoewel zij niet verplicht was om de sollicitatie van klager te onderzoeken, een uitzonderlijke inspanning heeft geleverd om hem op te nemen in de lijst van kandidaten die voor een gesprek waren geselecteerd, aangezien zijn profiel mogelijk overeenkwam met de vereisten van de vacante functie.

De Commissie voert aan dat zij het comité niet opnieuw kon bijeenroepen omdat tijdens de gesprekken een ideale kandidaat was geïdentificeerd die aan het vereiste profiel voldeed. Niettemin merkt de Commissie op dat zij zich ertoe heeft verbonden het cv van klager voor toekomstige selectieprocedures voor te leggen, op voorwaarde dat zijn profiel van belang zou kunnen zijn voor de betrokken dienst. De Commissie legt ook uit dat zij niet in staat was het cv van klager te verspreiden onder andere directoraten-generaal die passende mogelijkheden boden, zoals klager had gevraagd, aangezien openingen van extern personeel niet overal in de Commissie werden gepubliceerd.

1.3 Het lijkt erop dat klager als gevolg van een menselijke fout niet werd opgeroepen voor een gesprek dat gepland was voor 28 november 2005. Dit interview had betrekking op een post die tijdelijk moest worden ingevuld. De fout van de Commissie heeft klager de mogelijkheid ontnomen om deel te nemen aan de selectieprocedure om bij deze instelling te werken.

1.4 De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie deze fout bij e-mail van 5 december 2005 heeft erkend en zich bij klager heeft verontschuldigd. In haar advies heeft de Commissie zich opnieuw verontschuldigd voor deze omissie. De Ombudsman merkt ook op dat de Commissie zich in antwoord op het verzoek van klager ertoe heeft verbonden zijn cv voor andere functies bij DG ENTR in overweging te nemen, op voorwaarde dat zijn profiel interessant zou zijn voor de betrokken dienst, zelfs als vacatures die overeenkomen met het profiel van de kandidaat niet erg vaak voorkomen.

1.5 Klager heeft geen schriftelijke opmerkingen over het standpunt van de Commissie ingediend. In een telefoongesprek met de diensten van de Ombudsman op 1 februari 2007 wees klager er echter op dat hij kennis had genomen van het standpunt van de Commissie en dat hij de zaak niet verder wenste te behandelen.

1.6 Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat er geen verder onderzoek naar deze bewering nodig is.

2 Geen antwoord op de correspondentie van klager

2.1 Klager beweert dat de Commissie zijn e-mails van 9 december 2005, 10 januari en 9 februari 2006 niet heeft beantwoord.

In zijn e-mail van 9 december 2005 stelde klager zich op het standpunt dat de inspanningen van de Commissie om zijn verzoek te handhaven hem niet konden compenseren voor het feit dat hij niet was uitgenodigd voor de gesprekken op 28 november 2005 en verzocht hij om een nieuw gesprek. Klager heeft de Commissie op 10 januari en 9 februari 2006 nog twee e-mails gestuurd met de vraag of de Commissie zijn e-mail van 9 december 2005 had ontvangen.

2.2 De Commissie erkent dat geen gevolg is gegeven aan de e-mail van klager van 9 december 2005 en de twee daaropvolgende herinneringen, en verontschuldigt zich voor dit verzuim. De Commissie erkent ook dat klager recht had op een antwoord. De Commissie wijst erop dat de verantwoordelijke eenheid vervolgens haar werkmethoden heeft gewijzigd om haar praktijk van registratie van e-mails van externe correspondenten te verbeteren en ervoor te zorgen dat de termijnen voor verplichte antwoorden beter worden gemonitord.

2.3 De Ombudsman herinnert eraan dat de Code van de Commissie inzake goed administratief gedrag, in afdeling 4 ("Omgaan met onderzoeken"), het volgende bepaalt:

"(...) Een antwoord op een aan de Commissie gerichte brief moet worden verzonden binnen 15 werkdagen na de datum van ontvangst van de brief door de verantwoordelijke dienst van de Commissie.(...)(1)."

De Ombudsman is zich ervan bewust dat, zoals uiteengezet in punt 4 ("Elektronische post"), de code van goed administratief gedrag van de Commissie ook van toepassing is op het antwoord op e-mails.

2.4 De Ombudsman merkt op dat de Commissie naar haar mening heeft toegegeven geen antwoord te hebben gegeven op de e-mails van klager. De Ombudsman wijst er echter op dat de Commissie het recht van klager op een antwoord heeft erkend en zich heeft verontschuldigd voor het feit dat hij de e-mail van klager van 9 december 2005 niet tijdig heeft beantwoord, ondanks zijn latere herinneringen. Er zij ook op gewezen dat de Commissie in haar standpunt tegemoet is gekomen aan de wezenlijke bezwaren die klager in zijn e-mail van 9 december 2005 heeft geuit.

De Ombudsman is voorts ingenomen met het feit dat de verantwoordelijke diensten van de Commissie naar aanleiding van zijn onderzoek stappen hebben ondernomen om hun werkmethoden te verbeteren teneinde te voorkomen dat in de toekomst geen antwoord wordt gegeven op externe correspondentie.

2.5 Gezien deze omstandigheden en rekening houdend met het feit dat klager de Ombudsman in kennis heeft gesteld van zijn voornemen om deze bewering niet voort te zetten, is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek naar deze bewering niet nodig is.

3 Conclusie

Gezien de resultaten van zijn onderzoek van deze zaak is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek niet nodig is. Daarom sluit hij de zaak af.

De voorzitter van de Commissie zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Dit recht wordt ook erkend in artikel 14, lid 1, van de Europese code van goed administratief gedrag, waarin het volgende is bepaald: "[e]lke brief of klacht aan de instelling ontvangt binnen een termijn van twee weken een ontvangstbevestiging, tenzij binnen die termijn een inhoudelijk antwoord kan worden verzonden."