Straatsburg, 2 juli 2008

Geachte heer X,

Op 2 maart 2006 heeft u namens de heer P. bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen het Europees Parlement over de vermeende ongepaste behandeling van de heer P. door die instelling.

Op 31 maart 2006 heb ik de klacht doorgestuurd naar de Voorzitter van het Parlement. Het Parlement heeft op 6 juni 2006 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 7 juni 2006 hebt toegezonden.

Op 22 november 2006 heb ik het Parlement een brief met nader onderzoek gestuurd en u daarvan op de hoogte gebracht in een brief van dezelfde dag. Het Parlement heeft op 30 januari 2007 een aanvullend advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om aanvullende opmerkingen te maken, die u op 2 mei 2007 hebt toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan. Mijn excuses voor de vertraging bij het afsluiten van deze zaak.

Het KLACHT

Achtergrond

P. was ambtenaar van het Europees Parlement van 16 november 1989 tot 1 juni 1999. Bij e-mail van 31 mei 2002 heeft M. namens P. een verzoek om toekenning van een hervestigingsvergoeding ingediend op grond dat P. zijn nieuwe woonplaats in het Verenigd Koninkrijk had gevestigd en niet langer op zijn voormalige adres in Luxemburg woonde. In zijn besluit van 3 juni 2002 deelde het Parlement P. mee dat zijn aanvraag voor een hervestigingstoelage was afgewezen.

Op 4 september 2002 heeft P. een formele klacht ingediend (in de zin van artikel 90, lid 2, van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen) over de afwijzing door het Parlement van zijn verzoek om toekenning van de hervestigingsvergoeding. In zijn antwoord van 19 november 2002 heeft het Parlement uiteengezet dat zijn aanvraag voor de hervestigingstoelage was afgewezen omdat i) hij onder wettelijke voogdij stond en zijn voogd niet in kennis was gesteld van zijn vermeende installatie in het Verenigd Koninkrijk, zodat zijn aanvraag niet geldig was; ii) uit de huurovereenkomst die hij aan het Parlement had voorgelegd, bleek dat de betaling van de huur twee dagen na het verstrijken van de termijn voor de vaststelling van een nieuwe woning, te weten 31 mei 2002, zou beginnen; en iii) uit de bij zijn aanvraag overgelegde vervoerbewijzen niet bleek dat hij daadwerkelijk van woonplaats was veranderd. Desalniettemin verzoekt het Parlement de heer P. alle nodige documenten over te leggen waaruit blijkt dat hij inderdaad niet langer in zijn huis in Luxemburg woont en vóór 31 mei 2002 een nieuw adres in het Verenigd Koninkrijk heeft gevestigd.

Op 19 en 20 oktober 2002 heeft de heer D. (hierna "klager" genoemd) namens de heer P. twee brieven aan de secretaris-generaal van het Parlement geschreven. Klager beweerde dat de heer K., een ambtenaar van het Parlement, herhaaldelijk had gelogen of valse verklaringen had afgelegd over de heer P.. Deze incidenten zouden zich hebben voorgedaan toen P. probeerde documenten over te leggen aan K. om aan te tonen dat hij inderdaad van Luxemburg naar het Verenigd Koninkrijk was verhuisd. Klager verzocht derhalve om disciplinaire maatregelen tegen de heer K. wegens zijn vermeende ongepaste gedrag.

Op 25 oktober 2002 schreef klager een brief aan de heer Cox, toenmalig voorzitter van het Europees Parlement, over hetzelfde onderwerp.

In zijn antwoord van 21 november 2002 deelde de secretaris-generaal klager mee dat het eerdere agressieve gedrag van de heer P. ten opzichte van andere ambtenaren in strijd was met de verplichtingen van ambtenaren en gepensioneerde ambtenaren en dat de reeds opgelegde beperkingen met betrekking tot de toegang van de heer P. tot de gebouwen van het Parlement derhalve niet zouden worden opgeheven.

Op 29 november 2002 zond klager in antwoord op zijn brief van 21 november 2002 een nieuwe brief aan de secretaris-generaal, waarin hij verklaarde dat P. K. nooit fysiek had aangevallen en dat de beschuldiging dat hij agressief was derhalve onjuist was.

Op 28 februari 2003 heeft P. bij het Gerecht beroep ingesteld tegen het besluit van het Parlement om hem de hervestigingstoelage niet toe te kennen. In zijn arrest van 25 mei 2004 heeft het Hof het beroep echter verworpen, aangezien de door P. overgelegde bewijzen niet volstonden om aan te tonen dat hij zijn woonplaats daadwerkelijk naar het Verenigd Koninkrijk had verplaatst.

Op 7 december 2005 zond klager een brief aan de secretaris-generaal (1) waarin hij verklaarde dat het Parlement zijn verplichtingen niet was nagekomen en geen hulp had geboden aan de heer P., een gepensioneerde ambtenaar in nood. Hij herhaalde zijn verzoek om tuchtmaatregelen tegen K. en de andere bij de zaak betrokken ambtenaren.

Op 27 december 2005 zond klager een andere brief aan de secretaris-generaal, waarin hij zijn beweringen en beweringen zoals die in zijn eerdere brieven aan hem naar voren waren gebracht, herhaalde. Klager beweerde dat de heer K. ten onrechte had geweigerd een afspraak met de heer P. te houden, die was gepland om de heer P. in staat te stellen documenten over te leggen om te bewijzen dat hij zijn woning in het Verenigd Koninkrijk had gevestigd. Klager voerde verder aan dat de heer K. de heer P. er ten onrechte van had beschuldigd een agressieve houding aan te nemen en fysiek geweld tegen hem te gebruiken. Klager herhaalde zijn verzoek om tuchtmaatregelen tegen de heer K. en de andere bij de zaak betrokken ambtenaren.

Op 2 maart 2006 diende klager deze klacht in bij de Ombudsman met het argument dat de redelijke termijn voor het Parlement om op zijn brief van 27 december 2005 te antwoorden, was verstreken. Hij verzocht de Ombudsman derhalve een onderzoek in te stellen (2).

In zijn klacht voerde klager aan dat:

1. het Europees Parlement ten onrechte heeft geweigerd een afspraak met de heer P. te houden en hem aldus heeft belet de documenten over te leggen waaruit zou kunnen blijken dat hij een nieuw tehuis in het Verenigd Koninkrijk had gevestigd;
2. de heer P. ten onrechte is beschuldigd van een agressieve houding en fysiek geweld jegens een ambtenaar van het Europees Parlement;
3. het Europees Parlement heeft zijn brief van 27 december 2005 over deze kwestie niet beantwoord.

Klager voerde aan dat:

1. De heer P. moet volledig worden gerehabiliteerd;
2. De heer P. zou een verontschuldiging moeten krijgen;
3. het Europees Parlement moet de heer P. een bedrag van 7 110 EUR, vermeerderd met rente, betalen.

Het onderzoek

Advies van het Parlement

In zijn advies heeft het Parlement kort samengevat de volgende opmerkingen gemaakt:

Het Parlement herinnert er eerst aan dat de heer P. een gepensioneerd ambtenaar is. Hij ontving met ingang van 1 juni 1999 een invaliditeitsuitkering en stond onder wettelijke voogdij. Op 1 augustus 2002 zond het hoofd van de afdeling Personeelszaken van het Parlement, waaronder de dienst Individuele Rechten, een nota aan de directeur Veiligheid van het directoraat-generaal ("DG") voor het voorzitterschap waarin het incident dat aan de basis lag van de herhaalde klachten van klager als volgt werd beschreven:

Op 31 juli 2002 ging P. naar het kantoor van K., toenmalig hoofd van de dienst Individuele Rechten, om zich te informeren over de voortgang van zijn dossier betreffende zijn hervestiging in het Verenigd Koninkrijk. Klager, die de heer P. vergezelde, bleef buiten het kantoor van de heer K., terwijl de heer P. alleen met hem en zonder getuigen een half uur in het kantoor van de heer K. verbleef. De heer K. verklaarde dat hij zich bedreigd had gevoeld door het agressieve gedrag van de heer P., die hem met bijzonder grove taal had misbruikt en bedreigende gebaren had gemaakt met een tas die hij op zijn schoot had, waarvan de inhoud aan de heer K. onbekend was. Toen de heer P. zijn kantoor verliet, bracht de heer K. de veiligheidsdienst onmiddellijk op de hoogte en werd de heer P. bijgevolg op verzoek van het hoofd van de afdeling Personeelszaken de toegang tot het gebouw geweigerd. Naar aanleiding van dit incident in zijn kantoor verzocht de heer K. om psychologische bijstand in het Centre Hospitalier de Luxembourg ("CHL"). Het rapport van een arts van het CHL is opgenomen in het persoonlijk medisch dossier van de heer K.

Op 4 september 2002 heeft P. krachtens artikel 90, lid 2, van het Statuut een klacht ingediend tegen het besluit van 3 juni 2002 van het hoofd van de afdeling Personeelszaken, waarbij hij zijn verzoek om betaling van de inrichtingsvergoeding en om verlenging van de wettelijke termijn voor zijn verhuizing naar het Verenigd Koninkrijk heeft afgewezen. Deze klacht werd bij brief van 19 november 2002 afgewezen.

Op 28 februari 2003 heeft P. een procedure bij het Gerecht van eerste aanleg ingeleid, die hoofdzakelijk betrekking had op een verzoek aan het Parlement om bovengenoemd besluit van 3 juni 2002 in te trekken. In zijn arrest van 25 mei 2004 heeft het Hof de zaak afgewezen en P. verwezen in zijn eigen kosten.

In oktober 2005 ontvingen de heer K., mevrouw K., voormalig medewerker bij de afdeling Individuele Rechten, en mevrouw N., het toenmalige hoofd van de afdeling Personeelszaken, brieven van klager naar hun thuisadres. Op 8 november 2005 heeft het hoofd van de afdeling Personeelszaken de secretaris-generaal schriftelijk verzocht zich over deze brieven te beklagen.

Op verzoek van de betrokken directeur van DG Personeelszaken had haar assistent, mevrouw F., op 23 januari 2006 een ontmoeting met klager. Klager vertelde mevrouw F. dat hij op 15 januari 2006 een klacht had ingediend bij de Ombudsman en in afwachting was van een antwoord met betrekking tot de ontvankelijkheid van zijn klacht.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn klacht en maakte hij samenvattend de volgende opmerkingen:

Hoewel de heer P. niet zonder gebreken is, is hij zeker niet agressief, in tegenstelling tot de beschuldigingen van de heer K., het hoofd van de afdeling Personeelszaken of de secretaris-generaal van het Parlement.

Het feit dat K. van mening was dat hij na het incident met P. psychologische bijstand nodig had in het Centre Hospitalier de Luxembourg, bewijst dat hij zijn werkelijke rol in de betrokken situatie niet kon begrijpen en nog steeds niet kan waarderen. In feite stond klager slechts één meter van de open kantoordeur van de heer K. en hij hoorde geen bijzonder grof taalgebruik, bedreigingen of beledigingen.

Met betrekking tot de brieven aan de heer K., mevrouw K. en mevrouw M., het toenmalige hoofd van de afdeling Personeelszaken op hun woonplaatsen, vroeg klager zich af of er in het Statuut een bepaling was opgenomen die een dergelijke handelwijze verbood.

Klager wees erop dat de secretaris-generaal hem in een van zijn brieven (3) schreef dat er verschillende getuigen waren van het incident tussen de heer P. en de heer K. die de beschuldigingen tegen de heer P. hebben bevestigd. Het Parlement verklaarde echter naar zijn mening dat er geen getuigen waren.

Nadere inlichtingen

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van het Parlement en de opmerkingen van klager daarover, bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was, aangezien het Parlement geen advies had uitgebracht over de eerste en de derde bewering van klager en zijn drie beweringen. Bovendien heeft klager in zijn opmerkingen twee nieuwe beweringen gedaan, namelijk i) dat het beveiligingspersoneel van het Parlement zijn bevoegdheden heeft overschreden door de heer P. niet toe te staan fotokopieën te maken van de documenten in zijn persoonsdossier; en ii) twee documenten uit het persoonsdossier van de heer P. ontbraken.

Verzoek van de Ombudsman om nadere informatie van het Parlement

Op 27 november 2006 heeft de Ombudsman het Parlement schriftelijk verzocht een advies uit te brengen over de eerste en de derde bewering van klager en zijn drie beweringen. De Ombudsman verzocht het Parlement voorts een aanvullend advies uit te brengen over de nieuwe aantijgingen van klager.

Antwoord van het Parlement

In zijn antwoord van 30 januari 2007 heeft het Parlement samengevat de volgende opmerkingen gemaakt:

Met betrekking tot de eerste bewering van klager, namelijk dat het Parlement weigerde een afspraak met de heer P. te houden en hem dus belette de documenten over te leggen die konden bewijzen dat hij een nieuw huis in het Verenigd Koninkrijk had gevestigd, wees het Parlement op het volgende. Het wist niet dat een aanstelling met de heer P. was gepland, maar hij had niettemin de mogelijkheid om de bevoegde diensten van het Parlement te allen tijde de documenten te verstrekken waaruit zijn hervestiging in het Verenigd Koninkrijk bleek. In feite is het Parlement altijd bereid geweest om de relevante bewijsstukken in dit verband te ontvangen. Deze coöperatieve houding was door de bevoegde diensten aangetoond vanaf het begin van de procedure betreffende de hervestigingstoelage van P., dat wil zeggen vanaf zijn telefoongesprek van 7 maart 2002 met het verzoek om inlichtingen tot de openbare terechtzitting van 12 maart 2004 voor het Gerecht. Zelfs tijdens deze hoorzitting hebben de ambtenaren van het Parlement zich bereid verklaard om met terugwerkende kracht rekening te houden met mogelijke bewijsstukken die na de hoorzitting zijn overgelegd. Anderzijds moet er ook op worden gewezen, dat de advocaat van P. noch tijdens de terechtzitting voor het Hof, noch bij enige andere gelegenheid naar de vermeend geplande benoeming heeft verwezen. Ten slotte heeft het Parlement er ook op gewezen dat de secretaris-generaal van het Parlement, de heer Priestly, hem in zijn brief van 19 november 2002 tot afwijzing van de klacht van P. op grond van artikel 90 had verzocht alle bewijsstukken te verstrekken die in zijn bezit waren en waaruit bleek dat hij zich in het Verenigd Koninkrijk had gevestigd. Het Parlement voegt hieraan toe dat het Parlement, ondanks de uitnodiging van de secretaris-generaal, nog steeds geen dergelijk bewijs heeft ontvangen.

Met betrekking tot de derde bewering van klager, namelijk dat het Parlement zijn brief van 27 december 2005 niet heeft beantwoord, heeft het Parlement erop gewezen dat mevrouw P., haar assistent, mevrouw F., als reactie op die brief en op het verzoek van de directeur van DG Personeelszaken, op 23 januari 2006 een ontmoeting had met klager, als blijk van de voorzichtige benadering van de instelling. Klager deelde mevrouw P. vervolgens mee dat hij op 15 januari 2006 een klacht bij de Ombudsman had ingediend.

Met betrekking tot de vorderingen van klager, namelijk dat de heer P. moet worden gerehabiliteerd, een verontschuldiging moet krijgen en dat hem een bedrag van 7 110 EUR moet worden betaald, was het Parlement van mening dat deze, gelet op het bovenstaande en het besluit van het Gerecht van eerste aanleg van 25 mei 2004, niet gegrond waren.

Met betrekking tot de eerste nieuwe bewering van klager, namelijk dat het beveiligingspersoneel van het Parlement zijn bevoegdheden heeft overschreden door de heer P. niet toe te staan fotokopieën te maken van de documenten in zijn persoonsdossier, wees het Parlement erop dat de directeur-generaal van DG Personeelszaken, de heer Wilson, de kwestie reeds bij brief van 28 juli 2006 (4) had behandeld. Op basis van de informatie die is verkregen van de eenheid Veiligheid van DG Presidium, hebben de veiligheidsdiensten de heer P. op geen enkele wijze onderbroken tijdens het fotokopiëren van zijn administratieve documenten of verhinderd. P. heeft deze documenten gefotokopieerd in voortdurende aanwezigheid van de bevoegde ambtenaar, H.

Met betrekking tot de tweede nieuwe bewering van klager, namelijk dat twee documenten uit het persoonsdossier van de heer P. ontbraken, wees het Parlement op het volgende. Het incident tussen de heer P. en de heer K. op 31 juli 2002 heeft geleid tot i) een nota van 1 augustus 2002 van het toenmalige hoofd van de afdeling Personeelszaken ,, mevrouw N., aan de directeur van het voormalige DG I, directoraat A, mevrouw R., en ii) een nota van 3 september 2002 van het toenmalige hoofd van de dienst Individuele Rechten, de heer K., aan de secretaris-generaal, de heer Priestly. Deze twee nota's, samen met een dagrapport ("rapport journalier") van de veiligheidsdiensten over het incident van 31 juli 2002, hebben nooit deel uitgemaakt van het persoonsdossier van de heer P., aangezien het interne nota's zijn en geen besluiten van het tot aanstelling bevoegde gezag, die normaliter in het persoonsdossier van de betrokkene worden opgenomen.

Aanvullende opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen van 28 april 2007 over het aanvullende advies van het Parlement handhaafde klager zijn klacht.

BESLUIT (5)

1 Vermeend verzuim van het Parlement om een afspraak met de heer P. te houden, waardoor hij bepaalde documenten niet kan overleggen

1.1 In zijn klacht beweerde klager dat het Europees Parlement ten onrechte had geweigerd een afspraak met de heer P. te houden en hem aldus had belet documenten over te leggen die konden bewijzen dat hij een nieuw huis in het Verenigd Koninkrijk had gevestigd.

1.2 In zijn aanvullende advies wees het Parlement erop dat het niet op de hoogte was van een afspraak met de heer P. Het Parlement heeft echter altijd blijk gegeven van zijn coöperatieve houding ten opzichte van de heer P. door zijn bereidheid om van hem de relevante bewijsstukken te ontvangen waaruit zou blijken dat hij zich in het Verenigd Koninkrijk heeft gevestigd. In zijn brief van 19 november 2002 waarbij de klacht van P. op grond van artikel 90 werd afgewezen, heeft de secretaris-generaal van het Parlement hem immers opnieuw verzocht dit te doen. Bovendien hebben de ambtenaren van het Parlement zich tijdens de openbare terechtzitting van 12 maart 2004 voor het Gerecht bereid verklaard om met terugwerkende kracht rekening te houden met eventuele bewijsstukken die P. na de terechtzitting heeft overgelegd. Anderzijds merkt het Parlement op dat de advocaat van de heer P. tijdens de terechtzitting voor het Hof niet heeft verwezen naar de vermeend geplande benoeming, en dat hij dit bij geen enkele andere gelegenheid heeft gedaan. Bovendien heeft het Parlement tot op heden nog steeds geen dergelijke bewijsstukken ontvangen.

1.3 De Ombudsman merkt in de eerste plaats op dat klager geen specifiek bewijsmateriaal heeft overgelegd waaruit blijkt dat een benoeming tussen de heer P. en de ambtenaar van het Parlement, de heer K., was gepland voor een specifieke datum en niet werd nageleefd door de heer K. Gezien de opmerking van het Parlement dat het geen kennis had van een dergelijke benoeming en het ontbreken van relevant bewijsmateriaal ter ondersteuning van de bewering van klager, is de Ombudsman van mening dat het eerste aspect van de bewering van klager niet is onderbouwd.

1.4 Wat het tweede aspect van de bewering van klager betreft, moet worden opgemerkt dat de overlegging aan het Parlement van documenten waaruit de vestiging van een nieuwe woonplaats blijkt, uiteraard op een andere manier kan geschieden dan door een afspraak met een bevoegde ambtenaar (bijvoorbeeld per post). In dit verband neemt de Ombudsman nota van het argument van het Parlement dat het altijd bereid is geweest deze documenten van de heer P. te ontvangen, en dat het deze bereidheid heeft herhaald in het kader van de hoorzitting van het Hof over de desbetreffende zaak. Klager lijkt het bovenstaande standpunt van het Parlement niet te hebben betwist. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat het tweede aspect van de bewering van klager niet is onderbouwd.

1.5 De Ombudsman stelt derhalve vast dat er geen sprake is van wanbeheer dat overeenstemt met de eerste bewering van klager.

2 De bewering dat de heer P. ten onrechte is beschuldigd van het aannemen van een agressieve houding en het gebruik van fysiek geweld tegen een ambtenaar van het Parlement

2.1 In zijn klacht beweerde klager dat de heer P. er ten onrechte van is beschuldigd een agressieve houding aan te nemen en fysiek geweld te gebruiken tegen een ambtenaar van het Parlement, namelijk de heer K.

2.2 In zijn advies verklaarde het Parlement dat de heer P. zich op 31 juli 2002 in het bedrijf van klager naar het kantoor van de heer K., toenmalig hoofd van de Dienst Individuele Rechten, begaf om te informeren naar de voortgang van zijn dossier met betrekking tot zijn hervestiging in het Verenigd Koninkrijk. Klager bleef buiten het kantoor van de heer K., terwijl de heer P. een half uur alleen met hem was, zonder getuigen. Na het vertrek van de heer P. uit zijn kantoor bracht de heer K. de veiligheidsdienst onmiddellijk op de hoogte omdat hij zich bedreigd voelde door het gedrag van de heer P.. Volgens K. zou P. hem met bijzonder grove taal hebben misbruikt en bedreigende gebaren hebben gemaakt. P. werd bijgevolg de toegang tot het gebouw geweigerd op verzoek van het hoofd van de afdeling Personeelszaken. Na dit incident in zijn kantoor moest K. psychologische bijstand vragen in het Centre Hospitalier de Luxembourg. In zijn opmerkingen was klager niet tevreden met de bovenstaande uitleg en drong hij aan op zijn bewering.

2.3 De Ombudsman merkt in de eerste plaats op dat de heer K. de heer P. niet lijkt te hebben beschuldigd van fysiek geweld tegen hem; Hij heeft eerder verwezen naar bepaalde gebaren die hij als bedreigend beschouwde. Ten tweede merkt de Ombudsman ook op dat het Parlement evenmin een dergelijke beschuldiging lijkt te hebben geuit. De aantijging is derhalve voor een deel ongegrond.

2.4 Wat betreft het deel van de bewering dat de heer P. tijdens zijn ontmoeting met de heer K. een agressieve houding had aangenomen, herinnert de Ombudsman eraan dat deze bijeenkomst niet werd bijgewoond door andere personen die betrouwbare informatie konden verstrekken over wat er is gebeurd. Het is dus een geval van het woord van de heer P. tegen dat van de heer K. Hij merkt ook op dat de heer P. ten tijde van deze bijeenkomst blijkbaar onder wettelijke voogdij stond. Rekening houdend met het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat de bewering voor een relevant deel niet is onderbouwd.

2.5 De Ombudsman is derhalve van mening dat er geen sprake is van wanbeheer in verband met de tweede bewering.

3 Bewering dat het Parlement niet heeft geantwoord op de brief van klager van 27 december 2005

3.1 Klager beweerde dat het Parlement zijn brief van 27 december 2005 niet heeft beantwoord.

3.2 In zijn advies verklaarde het Parlement dat, als reactie op de brief van klager en op verzoek van de directeur van het directoraat-generaal Personeelszaken, mevrouw P., op 23 januari 2006, haar assistent, mevrouw F., klager had ontmoet om aan te tonen dat het Parlement een voorzichtige aanpak had gevolgd. Klager heeft de feitelijke juistheid van deze verklaring niet betwist.

3.3 Aangezien het Parlement de brief van klager van 27 december 2005 in het kader van bovengenoemde vergadering lijkt te hebben behandeld, constateert de Ombudsman geen wanbeheer met betrekking tot bovengenoemd aspect van de zaak.

4 Bewering dat het veiligheidspersoneel van het Parlement zijn bevoegdheden heeft overschreden door P. niet toe te staan fotokopieën te maken van de documenten in zijn persoonsdossier

4.1 In zijn opmerkingen over het standpunt van het Parlement beweerde klager dat het veiligheidspersoneel van het Parlement zijn bevoegdheden had overschreden door de heer P. niet toe te staan fotokopieën te maken van de documenten in zijn persoonsdossier.

4.2 In zijn aanvullend advies legt het Parlement uit dat de veiligheidsdiensten de heer P. geenszins beletten fotokopieën van zijn administratieve documenten te maken. Integendeel, zij stonden hem toe, in voortdurende aanwezigheid van de bevoegde ambtenaar, de heer H., om dit te doen en vervolgens werd hij eenvoudigweg naar de uitgang begeleid.

4.3 De Ombudsman merkt op dat de verklaring van het Parlement, dat zijn veiligheidsdiensten de heer P. niet hebben onderbroken bij het maken van fotokopieën van bepaalde documenten, in overeenstemming is met zijn verklaring in zijn brief van 28 juli 2006 aan klager. De Ombudsman merkt op dat het Parlement schreef:

"De veiligheidsdiensten hebben P. op geen enkel moment onderbroken toen hij fotokopieën van zijn administratieve documenten maakte, noch heeft het hem anderszins belet die fotokopieën te maken. Na raadpleging van de betrokken diensten blijkt immers dat P. op basis van een geplande afspraak op 22 mei 2006 om 15.30 uur eerst bij de receptie van het KAD-gebouw is aangekomen en vervolgens op het kantoor van A., een ambtenaar van de eenheid Personeelsbeheer en Loopbanen, om zijn persoonsdossier te raadplegen. Om 15.40 uur deelt de heer A. de receptie mee dat de heer P., die niet zonder begeleiding toegang heeft tot de gebouwen van het Parlement of zich daar mag verplaatsen, uit haar kantoor is verdwenen terwijl zij naar zijn persoonsdossier was gegaan. Om 16.30 uur vonden de veiligheidsdiensten de heer P. op de derde verdieping van het gebouw fotokopieën maken, in aanwezigheid van de heer H., een ambtenaar van de Pensioendienst. Er zij op gewezen dat de heer P. altijd vergezeld was geweest van de heer H. bij het maken van de fotokopieën. P. werd vervolgens door een beveiligingsagent naar de receptie begeleid. Hij verliet het gebouw om 16:50."(6)

4.4 De Ombudsman merkt ook op dat klager geen specifieke argumenten of bewijsstukken heeft aangevoerd die de feitelijke basis van zijn bewering naar behoren staven. In het licht van het bovenstaande stelt de Ombudsman vast dat er geen sprake is van wanbeheer dat overeenstemt met de vierde bewering.

5 Bewering dat bepaalde documenten uit het persoonsdossier van P. ontbraken

5.1 In zijn opmerkingen beweerde klager dat bepaalde lasterlijke documenten ontbraken in het persoonsdossier van de heer P.. Klager heeft de betrokken documenten niet geïdentificeerd.

5.2 In het desbetreffende deel van zijn aanvullend advies verwees het Parlement naar de volgende documenten: i) een nota van 1 augustus 2002 van het toenmalige hoofd van de afdeling Personeelszaken, mevrouw N., aan de directeur van het voormalige DG I - directie A, mevrouw R., en ii) een nota van 3 september 2002 van het toenmalige hoofd van de dienst Individuele Rechten, de heer K., aan de secretaris-generaal, de heer Priestly. Bovendien heeft het Parlement de volgende opmerkingen gemaakt. Bovenstaande documenten hebben betrekking op het incident tussen P. en K. in het kantoor van laatstgenoemde op 31 juli 2002. Deze twee nota's, samen met een dagrapport ("rapport journalier") van de veiligheidsdiensten betreffende het incident van 31 juli 2002, zijn nooit opgenomen in het persoonsdossier van P., aangezien het interne nota's betreft en geen besluiten van het tot aanstelling bevoegde gezag die normaliter in het persoonsdossier van de betrokkene worden opgenomen. In zijn opmerkingen over het aanvullend advies van het Parlement vatte klager de laatste verklaring van het Parlement samen, zonder specifieke opmerkingen te maken over dit deel van het aanvullend advies van de instelling.

5.3 De Ombudsman herinnert er in de eerste plaats aan dat volgens artikel 26 van het van kracht zijnde Statuut "het persoonsdossier van een ambtenaar (...) alle documenten [bevat] betreffende zijn administratieve status en alle verslagen betreffende zijn bekwaamheid, prestaties en gedrag." Anders dan het Parlement lijkt te hebben gesuggereerd, dient het persoonsdossier van een ambtenaar derhalve niet alleen de besluiten van het tot aanstelling bevoegde gezag over de ambtenaar te omvatten, maar ook andere documenten, die "verslagen" vormen die onder meer betrekking hebben op het gedrag van de ambtenaar. Dit wordt bevestigd door de rechtspraak van de gemeenschapsrechter met betrekking tot de identieke bepaling van artikel 26 van het oude Statuut. Volgens deze rechtspraak moet elk document dat van invloed kan zijn op de administratieve status van de ambtenaar, in zijn persoonsdossier worden opgenomen (7). De uitdrukking "administratieve status" heeft niet alleen betrekking op de belangrijkste gebeurtenissen in de loopbaan van de ambtenaar, maar ook op andere gebeurtenissen die verband houden met de rechten die hij als ambtenaar geniet (8).

De bovengenoemde door het Parlement genoemde documenten lijken betrekking te hebben op het gedrag van de heer P. in het kader van zijn ontmoeting met de heer K. Gezien het onderwerp van deze documenten (die in het kader van dit onderzoek niet aan de Ombudsman zijn meegedeeld), kan niet worden uitgesloten dat zij de administratieve status van de heer P. kunnen beïnvloeden (of hebben beïnvloed), met name zijn recht op toegang tot de gebouwen van het Parlement als (gepensioneerde) ambtenaar.

5.4 In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat de uitleg van het Parlement over de redenen waarom bovengenoemde documenten niet in het persoonsdossier van de heer P. zijn opgenomen, niet bevredigend is. Er zij echter ook op gewezen dat de heer P. de mogelijkheden van interne verzoeken en klachten met betrekking tot deze kwestie blijkbaar niet heeft uitgeput, zoals vereist door artikel 2, lid 8, van het Statuut van de Ombudsman. Om deze reden acht de Ombudsman het niet gerechtvaardigd om de zaak nader te onderzoeken. Hieronder zal echter nog een relevante opmerking worden gemaakt.

6 Vorderingen van klager

6.1 Klager verzocht het Parlement de heer P. volledig te rehabiliteren, zijn excuses aan te bieden en hem een bedrag van 7 110 EUR, vermeerderd met rente, te betalen.

6.2 In zijn advies verklaarde het Parlement dat het, gezien het bovenstaande en de beslissing van het Gerecht van eerste aanleg in de desbetreffende zaak, van mening was dat de beweringen van klager ongegrond waren.

6.3 De Ombudsman is van mening dat er, gezien zijn conclusies in de punten 1.5, 2.5, 3.3 en 4.4 hierboven, onvoldoende redenen zijn om de desbetreffende beweringen van klager te aanvaarden.

7 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht heeft de Ombudsman geen wanbeheer vastgesteld dat overeenkomt met de eerste, tweede, derde en vierde beweringen van klager. Bovendien acht hij het niet gerechtvaardigd om verder onderzoek te doen naar de vijfde bewering van klager. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De Voorzitter van het Parlement zal eveneens van dit besluit in kennis worden gesteld.

BIJZONDERE OPMERKING

Volgens artikel 26 van het van kracht zijnde Statuut "[bevat] het persoonsdossier van een ambtenaar (...) alle documenten betreffende zijn administratieve status en alle rapporten betreffende zijn bekwaamheid, prestaties en gedrag." In zijn aanvullend advies over de onderhavige klacht heeft het Parlement in dit verband een onderscheid gemaakt tussen interne nota's en besluiten van het tot aanstelling bevoegde gezag, hetgeen erop wijst dat eerstgenoemde nota's geen deel uitmaken van het persoonsdossier van een ambtenaar, terwijl laatstgenoemde dat normaliter wel doen. Het Parlement wordt verzocht de juistheid van dit onderscheid en de daaruit voortvloeiende aanpak te heroverwegen, in het licht van de opmerkingen van de Ombudsman in punt 5.3 hierboven.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) De Ombudsman merkt op dat er geen informatie beschikbaar is over wat er tussen 2002 en 2005 met betrekking tot deze kwestie is gebeurd.

(2) Er zij op gewezen dat sommige van de oorspronkelijke aantijgingen en beweringen van klager gericht waren tegen een ambtenaar van het Parlement. Aangezien de Ombudsman klagers echter niet tegen individuele ambtenaren als zodanig kan behandelen, was hij van mening dat de klacht tegen het Parlement was gericht.

(3) De Ombudsman merkt op dat klager verwijst naar de brief van de secretaris-generaal van 21 november 2002.

(4) Een kopie waarvan het Parlement bij zijn aanvullend advies is gevoegd.

(5) Om te beginnen merkt de Ombudsman het volgende op: de onderhavige klacht is ingediend namens P. Op basis van bepaalde gegevens in de stukken die deel uitmaken van het dossier van de zaak, blijkt dat P., althans gedurende een periode in het verleden, onder wettelijke voogdij stond. Een dergelijke juridische status zou, indien zij ten tijde van de indiening van de onderhavige klacht nog bestond en afhankelijk van de bijzonderheden ervan, van invloed kunnen zijn op de ontvankelijke uitoefening van het recht om een klacht in te dienen bij de Ombudsman. Rekening houdend met het feit dat het Parlement een dergelijke kwestie niet in zijn adviezen aan de orde heeft gesteld, acht de Ombudsman het niet gerechtvaardigd om hierover speciale onderzoeken in te stellen.

(6) "Á aucun moment, les services de sécurité n'ont interrompu ou empêché de quelque façon que ce soit M. P. de faire des copies de documents administratifs le concernant. En effet, renseignements pris auprès des services compétents, il s'avère que, le 22 mai 2006 à 15h30, M. P., suite au rendez-vous pris, s'est présenté d'abord à la réception du bâtiment KAD et ensuite au bureau de M. [A.], fonctionnaire auprès de l'Unité de la Gestion du staff et des carrières, [(...)], afin de consulter son dossierpersoneel. Een 15u40, M. [A.] prévient la réception que M. P. - qui n'est pas autorisé à accéder ou à se déplacer dans les bâtiments du Parlement sans être accompagné - a disparu de son bureau pendent qu'il s'est absenté pour aller chercher le dossier staff de l'intéressé. A 16u30, les agents de sécurité localisent M. P. au troisième étage du bâtiment, occupé à copier des documents, en compagnie de M. [H.], fonctionnaire du service des pensions. Il y a lieu de préciser que M. P. pendant son activité de prise de copies a toujours été accompagné par M. [H.]. Leur travail terminé, M. P. est raccompagné par un gardien à la réception. Il quitte le bâtiment à 16h50." (Vertaling van het Franse origineel door de diensten van de Ombudsman.)

(7) Zie zaak 140/86, Strack/Commissie, Jurispr. 1987, blz. I-3939, punt 8; Zaak T-77/99, Ojha/Commissie, Jurispr. 2001, blz. SC-I-A-61 en II-293, punt 57.

(8) Zie zaak T-77/99, Ojha/Commissie, reeds aangehaald, punt 58.