Achtergrond van de klacht

1. In oktober 2023 nam de klager deel aan een door het Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex) georganiseerde aanwervingsprocedure voor tijdelijke functionarissen van zijn permanente korps.[1] In het kader van de aanwervingsprocedure moest de klager een online meerkeuzetoets afleggen.

2. In december 2023 heeft Frontex klager meegedeeld dat hij de meerkeuzetoets niet had doorstaan. Klager scoorde 15/30 (50%) in de algemene test, maar had gefaald in sectie IV van de meerkeuzetoets (IT Skills), waar hij 1/6 (16,6%) scoorde, terwijl de drempel om de meerkeuzetoets te halen was vastgesteld op 50% in de algemene test en 50% in elk van de afzonderlijke secties.

3. Klager wees Frontex er vervolgens op dat op geen enkel moment in de aanwervingsprocedure de bovengenoemde vereiste (minimumscore van 50 % in elk onderdeel van de test) met hem was gedeeld. Hij vroeg om zijn score in elk deel van de test.

4. Frontex deelde klager mee dat hij in drie van de vier delen van de test de drempel had overschreden (en een score van 50 % had behaald in de algemene test). Frontex voegde daaraan toe dat de drempels in de beginfase van de aanwervingsprocedure door het selectiecomité [2] waren vastgesteld.

5. In januari 2024 diende de klager een administratieve klacht in bij Frontex op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut van de ambtenaren van de EU [3]. Hij betoogde in de eerste plaats [4] dat zijn uitsluiting van de aanwervingsprocedure oneerlijk was omdat in de aankondiging van aanwerving niet was vermeld dat de vereiste om te slagen voor de meerkeuzetoets in elk afzonderlijk onderdeel een score van 50 % opleverde, en evenmin andere mededelingen van Frontex voorafgaand aan de meerkeuzetoets. Klager voerde aan dat het besluit van Frontex om hem uit te sluiten van verdere deelname aan de aanwervingsprocedure neerkwam op wanbeheer, aangezien hij de minimale algemene score voor de test had behaald en ook was geslaagd voor de online Engelse taaltest [5].

6. In mei 2024 antwoordde Frontex dat volgens vaste rechtspraak [6] de drempel om in aanmerking te worden genomen voor de volgende stappen van de procedure niet vooraf hoeft te worden vastgesteld en in de aankondiging van aanwerving hoeft te worden vastgelegd. Een dergelijke drempel maakt geen deel uit van de voorwaarden om in aanmerking te komen voor de functie, noch van de presentatie van de verschillende fasen van de aanwervingsprocedure die voldoende zijn beschreven in de aankondiging van aanwerving.

7. Frontex voegde daaraan toe dat de vaststelling van de drempel voor het slagen voor een toets tot de ruime beoordelingsvrijheid van het selectiecomité behoort. Het maakt het ook mogelijk om doeltreffend om te gaan met aanwervingsprocedures waarvoor een groot aantal sollicitaties is ingediend, aangezien het helpt om het aantal kandidaten dat tot de laatste fase van de aanwervingsprocedure wordt toegelaten, te beperken.

8. Frontex bevestigde zijn besluit om klager uit te sluiten van verdere deelname aan de aanwervingsprocedure.

9.  Ontevreden over het antwoord van Frontex wendde klager zich in juni 2024 tot de Ombudsman.

Het onderzoek

10. De Ombudsman opende een onderzoek naar de klacht om opheldering te verkrijgen over de meerkeuzetoets en met name over het vereiste van een minimumscore van 50 % in elk van de afzonderlijke afdelingen.

11.  In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het antwoord van Frontex op bepaalde vragen. Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft ook het dossier van Frontex over deze zaak geïnspecteerd. Na het antwoord van Frontex op de eerste reeks vragen en de inspectie van de eerste reeks documenten heeft het onderzoeksteam van de Ombudsman Frontex aanvullende vragen gesteld en aanvullende documenten geïnspecteerd [7].

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

12. Klager herhaalde de argumenten die hij in zijn administratieve klacht bij Frontex had aangevoerd.[8] Hij voerde aan dat Frontex willekeurig een aanvullende belangrijke eis (een drempel voor elk van de afzonderlijke onderdelen van de meerkeuzetoets) heeft ingevoerd die nooit aan kandidaten is meegedeeld. Klager achtte zichzelf ten onrechte uitgesloten van de aanwervingsprocedure, aangezien hij de algemene drempel voor de meerkeuzetoets had bereikt. Hij stelde dat hij moest worden toegelaten tot de volgende stap van de aanwervingsprocedure.

13. Klager voegde daaraan toe dat het niet nodig was een dergelijk discriminerend criterium in te voeren om het aantal kandidaten te verminderen: de aanwervingsprocedure bestond uit verschillende opeenvolgende fasen die uiteindelijk toch het aantal kandidaten aanzienlijk zouden verminderen. Klager wilde weten hoe het besluit tot invoering van deze eis werd genomen.

14. Frontex verklaarde dat het selectiecomité de drempels (50 % in de algemene meerkeuzetoets en 50 % in elk van zijn afzonderlijke afdelingen) tijdens een vergadering op 28 september 2023 heeft besproken. Het desbetreffende besluit is opgenomen in de notulen van die vergadering, die de dag erna zonder bezwaar zijn gevalideerd.

15. Frontex heeft daaraan toegevoegd dat volgens de rechtspraak van de Unie [9] wanneer een aankondiging van aanwerving zowel het profiel van de vacante post, de essentiële en gunstige criteria voor het vervullen van die post als de verschillende stappen van de aanwervingsprocedure gedetailleerd beschrijft, maar de methode voor de beoordeling van de tests niet definieert, dit betekent dat het tot aanstelling bevoegd gezag binnen het door de aankondiging van aanwerving vastgestelde rechtskader het selectiecomité een zekere beoordelingsmarge heeft willen verlenen. Bij de uitoefening van deze beoordelingsvrijheid heeft het selectiecomité vóór de beoordeling van de ontvangen sollicitaties op objectieve wijze de drempelwaarde voor elk onderdeel van de meerkeuzetoets vastgesteld.

Beoordeling door de Ombudsman

16. De Ombudsman merkt op dat de aankondiging van aanwerving geen informatie bevatte over de structuur en markering van de meerkeuzetoets, zoals wat nodig zou zijn om de toets te "doorstaan". Hetzelfde geldt voor de instructies die vóór de toets aan de kandidaten werden gegeven, alsook voor de individuele uitnodiging voor de toets, die beide alleen informatie bevatten over de technische aspecten van de toets.

17. Volgens de rechtspraak van de EU beschikt een selectiecomité over een ruime beoordelingsmarge bij de vaststelling van de regels en voorwaarden voor de organisatie van een aanwervingsprocedure.[10] Dergelijke voorwaarden moeten in het algemeen duidelijk worden vermeld in de aankondiging van aanwerving.

18. Volgens de rechtspraak van de Unie heeft de aankondiging van aanwerving met name ten eerste tot doel om zo nauwkeurig mogelijke informatie te verstrekken over de aard van de voorwaarden om in aanmerking te komen voor het te vervullen ambt, en ten tweede om het rechtskader vast te stellen waarbinnen de vergelijkende beoordeling van de verdiensten van de kandidaten zal worden uitgevoerd. Dit laatste impliceert dat er voldoende nauwkeurige eisen moeten worden gesteld om die vergelijking mogelijk te maken en de gemaakte keuzes te rechtvaardigen.[11] De drempel (hierna: „passmark”) om in aanmerking te worden genomen voor de volgende stappen van een aanwervingsprocedure hoeft niet vooraf te worden vastgesteld en in de aankondiging van aanwerving te worden vastgelegd. Integendeel, dit valt onder de ruime beoordelingsbevoegdheid van het selectiecomité, die het onder meer mogelijk maakt om bij een groot aantal sollicitaties het aantal kandidaten dat tot de volgende fase van de procedure wordt toegelaten, te beperken [12].

19. De Ombudsman is derhalve van mening dat in dit geval in de aankondiging van aanwerving niet de drempel hoefde te worden vastgesteld om te slagen voor de meerkeuzetoets. Het selectiecomité had veeleer de discretionaire bevoegdheid om dit in een later stadium te doen.

20. De Ombudsman merkt echter op dat de discretionaire bevoegdheid van een selectiecomité in dergelijke gevallen niet onbeperkt is. Het is van essentieel belang dat het selectiecomité drempels vaststelt voordat het kennis heeft van de individuele prestaties van de kandidaten. Dit is bedoeld om een eerlijke en objectieve aanwervingsprocedure te waarborgen en elke zorg weg te nemen dat de procedure is toegesneden op het bevoordelen of benadelen van bepaalde kandidaten.

21. Zoals hierboven vermeld [13] heeft Frontex verklaard dat het selectiecomité de drempels voor de meerkeuzetoets op 29 september 2023 had vastgesteld. Dit was vóór de meerkeuzetoets op 10 oktober 2023.

22. De controle van de documenten bevestigde dat het selectiecomité inderdaad had besloten een minimumscore van 50 % op te leggen voor elk van de afzonderlijke onderdelen van de meerkeuzetoets voordat de toets plaatsvond. Dit betekent dat het selectiecomité op het moment dat het over de vereiste minimumscore besliste, niet kon weten welke van de kandidaten aan die vereiste zou voldoen. Als zodanig vindt de Ombudsman geen wanbeheer in de wijze waarop Frontex de drempel voor de meerkeuzetoets heeft vastgesteld.

23. De Ombudsman merkt echter op dat het selectiecomité weliswaar na de bekendmaking van de aankondiging van aanwerving over de drempels heeft beslist, maar dat het dit ruim vóór de meerkeuzetoets heeft gedaan. Zoals hierboven vermeld, heeft het selectiecomité deze drempels op 29 september 2023 vastgesteld en vond de test plaats op 10 oktober 2023. Dit betekent dat Frontex voldoende tijd had om kandidaten vooraf te informeren over de vereisten om te slagen voor de meerkeuzetoets.

24. Hoewel dit geen wettelijke vereiste is, zou het vooraf meedelen van kandidaten dat voor elke afdeling een bepaald minimumscore vereist is, de transparantie vergroten, zodat kandidaten vooraf kunnen weten welk prestatieniveau op elk gebied vereist was en kunnen begrijpen hoe het succes of falen van de meerkeuzetoets werd bepaald. Het zou hen ook in staat stellen hun strategie tijdens de test beter voor te bereiden (bijvoorbeeld hoe tijd en moeite kunnen worden verdeeld over de verschillende secties van de meerkeuzetoets). De Ombudsman zal Frontex op dit punt dan ook een voorstel tot verbetering doen.

25.  De Ombudsman merkt voorts op dat uit de inspectie van het dossier van Frontex bleek dat de manier waarop Frontex de werkzaamheden van het selectiecomité in deze aanwervingsprocedure bijhield, problematisch was. In het bijzonder werden de notulen van de vergaderingen van het selectiecomité bijgehouden in de vorm van PowerPoint-dia's, die vaak niet de juiste mate van duidelijkheid, nauwkeurigheid en volledigheid hadden.

26. De Ombudsman herinnert eraan dat het belangrijkste doel van het bijhouden van gegevens in aanwervingsprocedures is om een duidelijk overzicht te geven van het gevolgde proces en de door het selectiecomité genomen besluiten. Dit dient ter wille van de transparantie en de verantwoordingsplicht, aangezien het selectiecomité zijn werkzaamheden kan rechtvaardigen en het resultaat van de aanwervingsprocedure kan verdedigen indien het later wordt ondervraagd of aangevochten.

27. De Ombudsman merkt op dat de registratie van Frontex in dit geval niet van dien aard was dat een extern toetsingsorgaan - zoals de Ombudsman - gemakkelijk een duidelijk beeld kon krijgen van het werk van het selectiecomité. Dit maakte de inzage in het dossier moeizaam en verlengde de duur van het onderzoek van de Ombudsman. Hoewel Frontex bij de opening van het onderzoek werd verzocht alle documenten met betrekking tot de werkzaamheden van het selectiecomité met betrekking tot de meerkeuzetoets te inspecteren, werden de relevante documenten bovendien verspreid verstrekt en alleen na verdere verzoeken en vertragingen.

28. Het is niet de eerste keer dat de vraag rijst hoe Frontex bij zijn aanwervingsprocedures de interne werkzaamheden van de selectiecomités registreert. In het kader van een eerder onderzoek tegen Frontex met betrekking tot twee aanwervingsprocedures had de Ombudsman tekortkomingen vastgesteld in het bijhouden van gegevens op andere gebieden van de werkzaamheden van het selectiecomité [14] en had hij een relevante suggestie gedaan, waarbij hij benadrukte dat “het bijhouden van adequate gegevens belangrijk is voor de transparantie en ook het werk vergemakkelijkt van externe toetsingsinstanties die later betrokken zouden kunnen worden (de Ombudsman of de rechterlijke instanties van de EU)”. [15]

29. Hoewel de Ombudsman erkent dat Frontex de afgelopen jaren verbeteringen heeft aangebracht in de wijze waarop het zijn aanwervingsprocedures beheert, is hij van mening dat deze zaak aantoont dat er op het gebied van het bijhouden van gegevens nog ruimte voor verbetering is. In de toekomst moet Frontex ervoor zorgen dat de selectiecomités in hun aanwervingsprocedures voor personeel hun interne werkzaamheden op voldoende duidelijke en toegankelijke wijze registreren, zodat externe toetsingsinstanties gemakkelijk en snel conclusies kunnen trekken over belangrijke aspecten van het selectieproces. De Ombudsman zal Frontex derhalve een relevant voorstel voor verbetering doen.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

Er was geen sprake van wanbeheer bij de vaststelling door Frontex van de drempels voor de eliminerende online meerkeuzetoets.

Suggesties voor verbetering

1. Waar mogelijk moet Frontex overwegen om kandidaten in zijn aanwervingsprocedures in kennis te stellen van de drempel(s) voor een eventuele uitsluitingstest voorafgaand aan de test, om de transparantie te vergroten en kandidaten in staat te stellen zich beter voor te bereiden op de test.

2. Frontex moet ervoor zorgen dat de selectiecomités in hun aanwervingsprocedures voor personeel hun interne werkzaamheden op voldoende duidelijke en toegankelijke wijze registreren, zodat externe toetsingsinstanties gemakkelijk en snel conclusies kunnen trekken over belangrijke aspecten van het selectieproces.

Frontex moet de Ombudsman binnen drie maanden na dit besluit in kennis stellen van de maatregelen die het heeft genomen naar aanleiding van deze suggesties.

Klager en Frontex zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

Teresa Anjinho

Europese Ombudsman

Straatsburg, 24/02/2026

 

 

[1] Kennisgeving van aanwerving RCT-2023-00021, beschikbaar op: https://microsite.frontex.europa.eu/en/recruitments/RCT-2023-00021

[2] Elke selectieprocedure heeft een jury of selectiecomité, dat verantwoordelijk is voor de selectie van kandidaten in elke fase, op basis van vooraf vastgestelde criteria, en voor het opstellen van de definitieve lijst van geslaagde kandidaten.

[3] Verordening nr. 31 (EEG), 11 (EGA), tot vaststelling van het statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20260101

[4] Klager stelde ook andere kwesties aan de orde, die echter geen deel uitmaken van het onderzoek van de Ombudsman in deze zaak.

[5] Deze Engelse taaltest, die klager de dag na de meerkeuzetoets aflegde, maakte ook deel uit van de aanwervingsprocedure.

[6] Frontex verwees naar het arrest van het Gerecht van 8 mei 2019, T-99/18, Stamatopoulos/Enisa.

^[7] De bezorgdheid die in de klacht in deze zaak werd geuit, werd ook bij de Ombudsman geuit door een andere kandidaat in dezelfde aanwervingsprocedure in het kader van een andere zaak (232/2024/KT). In de loop van het onderzoek in die zaak had de Ombudsman Frontex verzocht een gedetailleerd schriftelijk antwoord te geven op bepaalde vragen en een aantal interne documenten ter inzage te geven. Hoewel de Ombudsman het onderzoek naar die zaak uiteindelijk heeft afgesloten omdat de klager vervolgens zijn klacht had ingetrokken, werd Frontex meegedeeld dat alle informatie en documenten die het in het kader van zaak 232/2024/KT had verstrekt, in aanmerking zouden worden genomen en in het kader van deze zaak zouden worden beoordeeld. Het onderzoek van de Ombudsman naar deze zaak houdt dus ook rekening met de documenten die zijn ontvangen in het kader van de afgesloten zaak 232/2024/KT en met name met het antwoord van Frontex aan de Ombudsman in het kader van die zaak. 

[8] Zie punt 5 hierboven.

[9] Frontex verwees naar het arrest van het Gerecht voor ambtenarenzaken van 11 december 2012, Trentea/FRA, F-112/10, en naar het arrest van het Gerecht van 1 juni 2022, OG/EDA, T-632/20.

[10] Arrest van het Gerecht voor ambtenarenzaken van 24 april 2013, CB/Commissie, F-73/11, punt 81, beschikbaar op https://infocuria.curia.europa.eu/tabs/document/F/2011/F-0073-11-00000000RF-01-P-01/ARRET/136722-EN-1-html

[11] Arrest van het Gerecht van 8 mei 2019, T-99/18, Stamatopoulos/Enisa, punt 48, beschikbaar op https://infocuria.curia.europa.eu/tabs/document/T/2018/T-0099-18-00000000RF-01-P-01/ARRET_NP/213849-EN-1-html

[12] Arrest in zaak T-99/18, reeds aangehaald, punt 49.

[13] Zie punt 14.

[14] Zie het eindbesluit van de Ombudsman in zaak 174/2021/KT, beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/163564

[15] Punt 26 van voornoemd besluit van de Ombudsman.