Geachte mevrouw C.,

Op 19 december 2001 heeft u namens ACTED een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman over de afwijzing door de Commissie van ACTED-aanvraag AD 21367-084 "Steun voor voedselzekerheid via kleinschalige bakkerijen en kleinschalige boeren in Tadzjikistan" naar aanleiding van de oproep tot het indienen van voorstellen SCRE/111402/C/G "Food Security Programme NGO 2000".

Op 23 januari 2002 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft haar advies op 26 februari 2002 toegezonden en ik heb u verzocht desgewenst opmerkingen te maken. Er lijken geen opmerkingen van u te zijn ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager waren de relevante feiten als volgt:

"ACTED" (hierna "de klager" genoemd) is een hulporganisatie voor technische samenwerking en ontwikkeling. In januari 2001 diende klager een aanvraag in naar aanleiding van de oproep van de Commissie tot het indienen van voorstellen SCRE/111402/C/G "Food Security Programme NGO 2000", die werd beheerd door de Dienst voor samenwerking EuropeAid. Het project AD 21367-084 van klager heette "Ondersteuning van de voedselzekerheid via kleinschalige bakkerijen en kleinschalige boeren in Tadzjikistan".

Op 2 augustus 2001 ontving klager de brief van de Commissie van 24 juli 2001 waarin zij hem ervan in kennis stelde dat de aanvraag niet voor steun in aanmerking kwam wegens "onsamenhangende begroting". Uitsplitsing van de uitgaven is alleen vermeld voor de van de Commissie gevraagde bijdrage". In zijn afwijzingsbrief verklaarde het eenheidshoofd: "Wij betreuren het dat wij geen discussie kunnen aangaan over de gronden voor dit besluit, noch per e-mail, brief, fax of telefoon".

Op 3 augustus 2001 heeft klager de Commissie schriftelijk verzocht haar verzoek te heroverwegen. Klager is van mening dat de Commissie de administratieve procedures van de oproep tot het indienen van voorstellen niet naar behoren heeft gevolgd. In zijn brief van 3 augustus 2001 merkte klager op dat het door de Commissie op haar website gepubliceerde standaardbegrotingsformulier niet aangaf of de begroting betrekking moest hebben op de gehele begroting, met inbegrip van alle medefinanciering uit andere bronnen, dan wel alleen op de aan de Commissie gevraagde begroting. Er waren geen andere kolommen of regels voor het identificeren van andere financiële bijdragen aan het programma.

Op 6 en 7 augustus 2001 en op 16 november 2001 schreef klager opnieuw aan de Commissie. In zijn brief van 7 augustus 2001 merkte klager op dat de Commissie volgens de procedure bezig was de "administratieve naleving" van het project te beoordelen en niet de subsidiabiliteit. Klager merkte ook op dat hij het standaardbegrotingsformulier van de Commissie had gebruikt. De Commissie heeft echter op geen van de brieven van klager geantwoord.

Op 19 december 2001 diende klager deze klacht in bij de Ombudsman met de volgende twee beweringen:

1. De Commissie heeft de administratieve procedures van de oproep tot het indienen van voorstellen SCRE/111402/C/G "Food Security Programme NGO 2000" niet naar behoren gevolgd, wat heeft geleid tot de afwijzing van de aanvraag van klager AD 21367-084 "Steun voor voedselzekerheid via kleinschalige bakkerijen en kleinschalige boeren in Tadzjikistan".

2. De Commissie heeft niet geantwoord op de brieven van klager van 3, 6 en 7 augustus 2001 en van 16 november 2001.

Het onderzoek

De Commissie herinnerde eerst aan de feiten van de klacht:

In januari 2001 diende klager een project in voor financiering in het kader van de oproep tot het indienen van voorstellen SCRE/111402/C/G. Tijdens zijn vergadering van 17 juli 2001 onderzocht het selectiecomité alle voorstellen die door een externe contractant, TRANSTEC, waren geëvalueerd om ze te beoordelen op basis van het administratieve nalevings- en subsidiabiliteitsschema. De voorstellen die in overeenstemming zijn, gaan dan over naar de volgende fase van de evaluatieprocedure, de technische evaluatie van het project zelf.

Een van de belangrijkste criteria voor het bepalen van de subsidiabiliteit van een voorstel is een gezonde en evenwichtige begroting die alle in de teksten van de oproep tot het indienen van voorstellen gevraagde elementen bevat. De opmerkingen van klager bleken tekort te schieten op het gebied van zijn begroting, aangezien de indiener van het verzoek kosten had ingediend die alleen de van de Commissie gevraagde bijdrage dekten. De richtsnoeren van de oproep tot het indienen van voorstellen waren duidelijk, evenals het bijgevoegde begrotingsformulier, waarin werd aangegeven dat 100 % van de subsidiabele kosten in de begroting moest worden opgenomen.

Het is gebruikelijk dat wanneer de ontwerpbegroting fouten bevat, de aanvraag moet worden afgewezen, aangezien deze eis meer is dan een eenvoudige administratieve formaliteit. Het selectiecomité verwierp dus de aanvraag van ACTED, samen met negen andere zaken die tot dezelfde categorie behoorden. De afwijzingsbrieven zijn vervolgens op 24 juli 2001 aan de afgewezen verzoekers toegezonden.

Klager reageerde onmiddellijk telefonisch en drong erop aan dat hij deze fout wenste te corrigeren door opnieuw een nieuwe begroting in te dienen. Na een uitvoerig en beleefd gesprek kreeg klager te horen dat hij natuurlijk de nieuwe begroting kon opsturen, maar dat was de commissie die moest beslissen over de ontvankelijkheid ervan.

Het Comité kwam op 27 september 2001 bijeen en bevestigde zijn standpunt dat begrotingsfouten inderdaad eerder een kwestie van subsidiabiliteit dan van administratieve formaliteit waren. Dit werd de klager telefonisch uitgelegd.

Met betrekking tot de klacht heeft de Commissie de volgende opmerkingen gemaakt:

De Commissie benadrukte dat de "Practical Guide to EC external aid contract procedures" in januari 2001 na de lancering van deze oproep tot het indienen van voorstellen is gepubliceerd. In punt 6.3.8.3 wordt echter ontegenzeglijk bepaald dat "deze beoordeling moet worden uitgevoerd aan de hand van het administratieve nalevings- en subsidiabiliteitsschema (zie bijlage E7) aan de hand van de criteria van de richtsnoeren voor aanvragers. In geen geval mogen beoordelaars of leden van het evaluatiecomité het administratieve nalevings- en subsidiabiliteitsschema wijzigen dat in de richtsnoeren voor aanvragers aan de aanvragers is meegedeeld. Administratieve naleving: is het dossier compleet ? Indien een document ontbreekt of een deel van het aanvraagformulier niet is ingevuld, moet de aanvrager dit binnen 48 uur invullen.

Na het dossier te hebben onderzocht, zijn de diensten van de Commissie het erover eens dat bij zorgvuldige lezing van de bovenstaande formulering op geloofwaardige wijze kan worden gesteld dat de begroting wel degelijk deel uitmaakt van het "aanvraagformulier" en derhalve als een administratieve formaliteit kan worden beschouwd. Bijgevolg moet de aanvrager gebruik kunnen maken van de termijn van 48 uur om fouten te herstellen.

In het licht hiervan zal de voorzitter van het Comité, na afloop van de procedure, de leden van het Comité tijdens hun volgende vergadering, die voor eind februari 2002 is gepland, aanbevelen hun besluit hierover en over de andere soortgelijke gevallen ongedaan te maken. In deze andere negen gevallen moet de aanvrager ook worden verzocht zijn begroting binnen de toegewezen periode van 48 uur opnieuw in te dienen. ACTED zal dan officieel op de hoogte worden gebracht van de uitkomst van haar aanvraag.

Wat het uitblijven van een antwoord betreft, betreurt de Commissie het dat haar diensten geen schriftelijk antwoord hebben gegeven op de op 3, 6 en 7 augustus en 16 november 2001 ontvangen mededelingen van klager. Niettemin hebben de diensten van de Commissie de klager via verschillende telefoongesprekken op de hoogte gebracht van de status van de zaak. De Commissie is van mening dat de diensten bij de behandeling van deze zaak niet kunnen worden bekritiseerd wegens een gebrek aan communicatie, ook al had deze communicatie meer geformaliseerd moeten worden.

Concluderend verklaarde de Commissie dat het comité tijdens zijn volgende vergadering de aanvraag van klager formeel zal toelaten tot de volgende fase van de selectieprocedure, die bestaat uit een technische evaluatie, door twee afzonderlijke entiteiten, om het project volgens de gepubliceerde evaluatieformulieren te beoordelen. Als de negen andere vergelijkbare zaken hun begroting op bevredigende wijze corrigeren, volgen zij dezelfde procedures. Deze technische evaluatie en de daaruit voortvloeiende scores worden vervolgens onderzocht door het selectiecomité, dat de kwaliteit van het project zal vergelijken met die van alle andere voorstellen die in het kader van deze oproep tot het indienen van voorstellen worden geëvalueerd, om te bepalen of het project voldoet aan de vereiste norm om een communautaire subsidie te rechtvaardigen.

De diensten van de Commissie wilden alle partijen verzekeren dat deze eindevaluatie volgens de normale praktijk op de meest objectieve en feitelijke wijze zal worden uitgevoerd.

Klager heeft geen opmerkingen ingediend.

BESLUIT

1.1 Klager beweerde dat de Commissie de administratieve procedures van de oproep tot het indienen van voorstellen SCRE/111402/C/G "Food Security Programme NGO 2000" niet naar behoren heeft gevolgd, wat heeft geleid tot de afwijzing van de aanvraag van klager AD 21367-084 "Steun voor voedselzekerheid via kleinschalige bakkerijen en kleinschalige boeren in Tadzjikistan".

1.2 De Commissie merkte op dat bij het lezen van de praktische gids kan worden gesteld dat de begroting wel degelijk deel uitmaakt van het aanvraagformulier en derhalve als een administratieve formaliteit kan worden beschouwd. In het licht hiervan heeft de Commissie verklaard dat de voorzitter van het Comité de leden van het Comité zal aanbevelen hun besluit over deze en andere gevallen ongedaan te maken. Het comité zal de aanvraag van de klager formeel toelaten tot de volgende fase van de selectieprocedure, die bestaat uit de technische evaluatie. De Commissie wees er ook op dat de eindevaluatie op de meest objectieve en feitelijke wijze zal worden uitgevoerd volgens de normale praktijk. Klager heeft geen opmerkingen over het standpunt van de Commissie ingediend.

1.3 De Ombudsman merkt op dat de Commissie uiteindelijk heeft aanvaard dat de begroting van de aanvraag volgens de praktische gids kan worden beschouwd als onderdeel van de administratieve naleving. Als gevolg hiervan werd de aanvraag van klager toegelaten tot de volgende fase van de evaluatie. Het lijkt er dan ook op dat de Commissie passende maatregelen heeft genomen om de zaak op te lossen. Verder onderzoek is derhalve niet gerechtvaardigd.

2.1 Klager beweerde dat de Commissie haar brieven van 3, 6 en 7 augustus 2001 en 16 november 2001 niet had beantwoord. De Commissie betreurde het dat haar diensten de mededelingen van klager niet hadden beantwoord. Zij hadden klager echter via verschillende telefoongesprekken op de hoogte gebracht van de status van de zaak en de Commissie was daarom van mening dat haar diensten niet kunnen worden bekritiseerd wegens gebrek aan communicatie.

2.2 De Ombudsman merkt op dat het uitblijven van een antwoord van de Commissie op de brieven van klager in overeenstemming is met het feit dat de Commissie in haar korte afwijzingsbrief van 24 juli 2001 verklaarde: "Wij betreuren het dat wij geen discussie kunnen aangaan over de gronden voor dit besluit, noch per e-mail, brief, fax of telefoon".

2.3 In dit verband herinnert de Ombudsman eraan dat de beginselen van goed administratief gedrag vereisen dat de communautaire instellingen en organen hun besluiten motiveren (1). In de code van goed administratief gedrag van de Commissie is bepaald dat "wanneer het, bijvoorbeeld vanwege het grote aantal personen dat bij soortgelijke besluiten betrokken is, niet mogelijk is de gronden van individuele besluiten in detail mee te delen, standaardantwoorden kunnen worden gegeven. Deze standaardantwoorden moeten de belangrijkste redenen bevatten die het genomen besluit rechtvaardigen. Bovendien wordt een belanghebbende die uitdrukkelijk om een gedetailleerde motivering verzoekt, daarvan in kennis gesteld."

2.4 In het onderhavige geval lijkt klager slechts een kort standaardantwoord te hebben ontvangen. Door de bewoordingen van de brief van de Commissie van 24 juli 2001 werd klager uitdrukkelijk uitgesloten van het recht op een gedetailleerde motivering van de afwijzingsbeschikking. Dit is een geval van wanbeheer en de Ombudsman maakt hieronder de kritische opmerking.

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deel 2 van deze klacht moet de volgende kritische opmerking worden gemaakt:

Aangezien dit aspect van de zaak betrekking heeft op procedures met betrekking tot specifieke gebeurtenissen in het verleden, is het niet passend om een minnelijke schikking van de zaak na te streven. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

Jacob SÖDERMAN

(1) Zie het deel "plicht om besluiten te rechtvaardigen" in de Code van goed administratief gedrag van de Commissie en artikel 18 van de Code van goed administratief gedrag van de Ombudsman. Zie ook artikel 41 van het Handvest van de grondrechten.