Wilt u een klacht indienen tegen een instelling of orgaan van de EU?
- NL Nederlands
Machinevertalingen kunnen fouten bevatten die de duidelijkheid en nauwkeurigheid van de informatie kunnen schaden; de Ombudsman kan niet aansprakelijk worden gehouden voor eventuele afwijkingen. Voor de grootste mate van betrouwbaarheid en rechtszekerheid wordt verwezen naar de bronversie in het Engels (klik op de link hierboven).
Meer informatie vindt u in ons taal- en vertaalbeleid.
Besluit over kwesties in verband met de wijze waarop het Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex) met burgers communiceert in verband met zijn portaal voor toegang tot documenten (gevoegde zaken 1261/2020 en 1361/2020)
Besluiten
Zaak 1261/2020/PB - Geopend op Donderdag | 01 oktober 2020 - Aanbeveling omtrent Dinsdag | 21 juni 2022 - Besluit over Donderdag | 15 december 2022 - Betrokken instelling Europees Grens- en kustwachtagentschap ( Wanbeheer vastgesteld ) - Land Duitsland
Zaak 1361/2020/PB - Geopend op Donderdag | 01 oktober 2020 - Aanbeveling omtrent Dinsdag | 21 juni 2022 - Besluit over Donderdag | 15 december 2022 - Betrokken instelling Europees Grens- en kustwachtagentschap ( Wanbeheer vastgesteld ) - Land Verenigd Koninkrijk
De zaak betrof in de eerste plaats het besluit van Frontex om niet meer per e-mail te communiceren met personen die om toegang van het publiek tot documenten verzoeken. Frontex verplicht verzoekers gebruik te maken van zijn onlinetoegangsportaal. Dit levert problemen op voor aanvragers, die gemakkelijk kunnen worden vermeden, en voor onlinetransparantieplatforms die maatschappelijke organisaties hebben opgezet om de doelstelling van de EU om zo open mogelijk te werken, te helpen bevorderen.
De Ombudsman kon geen rechtvaardiging vinden voor het besluit van Frontex. Zij deed een aanbeveling dat Frontex aanvragers in staat moet stellen met Frontex te communiceren via e-mail, zonder gebruik te maken van het huidige portaal voor toegang tot documenten. Daarnaast heeft zij Frontex verzocht zich te informeren over de beste praktijken die de Europese Commissie in dit verband heeft vastgesteld voor haar nieuwe portaal voor openbare toegang, en deze beste praktijken zo spoedig mogelijk toe te passen.
De Ombudsman stelde voorts voor dat Frontex de middelen zou besteden die nodig zijn voor de behandeling van het grote aantal verzoeken om toegang dat het waarschijnlijk in de toekomst regelmatig zal ontvangen. Zij stelde ook voor dat Frontex een gedetailleerde handleiding opstelt over de wijze waarop het omgaat met verzoeken om toegang van het publiek, en die handleiding publiceert.
Frontex verwierp de aanbeveling van de Ombudsman om verzoekers in staat te stellen per e-mail met de Ombudsman te communiceren. Frontex heeft ook niet inhoudelijk gereageerd op het voorstel om zich te informeren over de desbetreffende beste praktijken van de Europese Commissie en deze toe te passen.
De Ombudsman sluit het onderzoek af met een bevinding van wanbeheer.
Wat de andere suggesties van de Ombudsman betreft, verklaarde Frontex dat het onlangs een extra halftijdse post had toegewezen aan de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten, en kondigde het aan dat het een handleiding zal opstellen zoals voorgesteld door de Ombudsman. Eerder in het onderzoek heeft Frontex uitvoering gegeven aan de voorstellen van de Ombudsman om zijn auteursrechtverklaring te herzien en documenten in zijn rekeningen voor openbare toegang gedurende twee jaar beschikbaar te stellen. Zij kwam ook overeen een specifiek e-mailadres in te voeren voor het indienen van beroepen.
Achtergrond van de klachten
1. In januari 2020 heeft Frontex een nieuw systeem ingevoerd voor de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten [1]. Het nieuwe systeem vereist dat een aanvrager zich aanmeldt bij een account / spatie die voor de aanvraag is gemaakt.
2. De klagers in deze zaak waren bezorgd over verschillende aspecten van het nieuwe systeem en de daarmee verband houdende praktijken. Zij waren van mening dat het nieuwe portaal van Frontex functies invoerde die het een omslachtig en complex proces maakten om documenten van Frontex op te vragen. Samenvattend waren deze kenmerken niet in overeenstemming met de vereisten van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten om de “gemakkelijkst mogelijke uitoefening” van het recht van toegang te waarborgen (artikel 1, punt b)), om “goede administratieve praktijken inzake toegang tot documenten te bevorderen”(artikel 1, punt c)) en om ervoor te zorgen dat verzoeken om toegang tot documenten “onverwijld worden behandeld”(artikel 7, lid 1, en artikel 8, lid 1).
3. Een kernpunt was het besluit van Frontex om verzoekers te verplichten gebruik te maken van zijn nieuwe toegangsportaal en niet meer per e-mail met hen te communiceren [2]. Hoewel zij niet aanvoerden dat het openbaar bestuur van de EU over het algemeen verplicht is om e-mails te gebruiken in alle administratieve procedures waarbij burgers betrokken zijn, waren zij van mening dat de keuze van Frontex niet in overeenstemming was met de hier geldende normen. Zij vestigden bijzondere aandacht op een specifiek gevolg van die keuze, namelijk dat de mededelingen en documenten die Frontex aan verzoekers stuurt, niet langer automatisch kunnen worden gepubliceerd op onlineportalen die Europese maatschappelijke organisaties hebben opgezet om de openheid van het EU-bestuur te bevorderen [3]. Dit komt omdat hun automatische publicatie technisch afhankelijk is van de communicatie die per e-mail wordt gedaan. De klagers voerden aan dat het besluit van Frontex niet in overeenstemming is met de bevinding van de Europese Ombudsman in zaak 104/2020/EWM:
"Het invullen van verzoeken via onlineportalen is een doeltreffend middel om te voldoen aan [de] verplichting [om het recht van toegang zo volledig mogelijk uit te oefenen en rekening te houden met het algemeen belang bij een ruimere openbaarmaking van de gevraagde documenten]. Wanneer [een verzoeker] specifiek heeft verklaard dat dit zijn voorkeursmedium is voor het ontvangen van het antwoord op zijn verzoek en van documenten waartoe toegang van het publiek wordt verleend, moeten de instellingen aan dat verzoek voldoen, tenzij er een zeer goede reden (die moet worden toegelicht) is om dit niet te doen. Dit is zowel een kwestie van behoorlijk bestuur als een middel om te voldoen aan de wettelijke verplichting om het publiek een zo ruim mogelijke toegang te verlenen." (§ 11 [4].[5])
4. De klagers wezen er ook op dat het ongebruikelijk is om te weigeren per e-mail met verzoekers te communiceren. De EU-administratie, en met name de oorspronkelijke adressaten van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten (Parlement, Raad en Commissie), communiceert per e-mail met aanvragers.
5. Klager wees voorts op de volgende punten:
1) Toen Frontex documenten openbaar maakte, verwees het systematisch naar „auteursrecht” en verklaarde het de verzoeker te verbieden de documenten zonder zijn toestemming ter beschikking van derden te stellen [6].
2) Frontex blokkeerde de toegang tot de rekening die was aangemaakt voor verzoeken 15 dagen nadat het zijn eerste antwoord had verzonden.
6. De klagers uitten hun bezorgdheid over de vraag of Frontex opzettelijk praktijken heeft ingevoerd die de uitoefening van het grondrecht op toegang van het publiek tot documenten in gevaar brengen.
Hoe Frontex met burgers communiceert in verband met zijn portaal voor toegang tot documenten
Voorstel van de Ombudsman voor een oplossing
7. In haar oplossingsvoorstel van mei 2021 heeft de Ombudsman de volgende bevindingen gedaan met betrekking tot de belangrijkste kwestie, namelijk het besluit van Frontex om niet meer per e-mail te communiceren (onderstreping toegevoegd):
“Het nieuwe portaal voor openbare toegang van [Frontex] lijkt niet te voorzien in de mogelijkheid om het antwoord en de documenten van Frontex rechtstreeks per e-mail te ontvangen. Dit vormt niet alleen een nieuwe hindernis voor individuen, maar vermindert ook de naadloze technische communicatie met sommige onlinetransparantieplatforms die in Europa actief zijn.”
“Frontex moet, wanneer het verzoeken om toegang van het publiek tot documenten ontvangt via platforms van het maatschappelijk middenveld of wanneer het anderszins de uitdrukkelijke wens van [een aanvrager] is, zijn antwoorden per e-mail toezenden en niet via zijn portaal voor openbare toegang. Dit betekent dat het daadwerkelijke antwoord op een verzoek om toegang tot documenten of een confirmatief verzoek – en niet alleen een kennisgeving om toegang te krijgen tot het portaal voor openbare toegang van Frontex – per e-mail naar [een verzoeker] moet worden gestuurd, tenzij er een zeer goede reden (die moet worden toegelicht) is waarom Frontex dit niet doet.”
8. Daarnaast stelde de Ombudsman voor dat Frontex de auteursrechtverklaring die het toen gebruikte, niet langer zou gebruiken en ervoor zou zorgen dat documenten in zijn openbare-toegangsaccounts gedurende ten minste twee jaar beschikbaar zijn. De Ombudsman wees bovendien op de volgende mogelijkheid tot verbetering: Frontex zou in zijn antwoorden een specifiek e-mailadres kunnen vermelden waarmee aanvragers beroep kunnen instellen tegen niet-openbaarmaking (“bevestigend verzoek”).
9. Frontex heeft uitvoering gegeven aan de voorstellen van de Ombudsman om zijn auteursrechtverklaring [7] te herzien en documenten in zijn rekeningen voor openbare toegang gedurende twee jaar beschikbaar te stellen. Zij kwam ook overeen een specifiek e-mailadres in te voeren voor het indienen van beroepen.
10. Frontex blijft echter niet inhoudelijk per e-mail communiceren met verzoekers. Zij gebruikt e-mails louter om de aandacht van de verzoekers te vestigen op nieuwe inhoud op het toegangsportaal, waarop zij vervolgens moeten inloggen.
11. Samenvattend stelde Frontex voor dat het problemen zou hebben met het beheer van verzoeken om toegang van het publiek (verwerking, termijnen, enz.) als het zijn antwoorden moest verzenden en documenten per e-mail openbaar moest maken.
12. In antwoord op de opmerking van de Ombudsman dat andere EU-instellingen anders lijken te werken, beschreef de Ombudsman zijn nieuwe systeem als een “oplossing op maat” die bijdraagt tot “administratieve rechtvaardigheid voor zowel [verzoekers] als Frontex”.
Aanbeveling van de Ombudsman
13. De Ombudsman was ingenomen met de uitvoering door Frontex [8] van haar in de punten 8 en 9 hierboven genoemde voorstellen.
14. De Ombudsman betreurde het dat Frontex haar voorstel niet ten uitvoer heeft gelegd dat Frontex - wanneer dit uitdrukkelijk of impliciet wordt gevraagd - inhoudelijk en rechtstreeks per e-mail met verzoekers moet communiceren, d.w.z. dat het verzoekers zijn inhoudelijke berichten en documenten per e-mail moet sturen.
15. De Ombudsman heeft geen overtuigende verklaringen voor deze keuze gekregen. Integendeel, de Ombudsman was zeer bezorgd over de vaagheid van het antwoord van Frontex.
16. De Ombudsman is zich ervan bewust dat Frontex veel verzoeken om toegang tot documenten ontvangt en dat sommige verzoeken betrekking hebben op veel documenten.
17. De grote belangstelling voor het werk van Frontex is echter inherent aan de aard van zijn kernactiviteiten. Frontex is rechtstreeks betrokken bij zeer gevoelige activiteiten die gevolgen hebben voor de grondrechten van mensen die zich vaak in een precaire situatie bevinden. Naar verwachting zal Frontex veel verzoeken om toegang van het publiek tot zijn documenten ontvangen. Het is aan Frontex om de nodige middelen uit te trekken om deze taak te vervullen.
18. De EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten is een instrument met democratische doelstellingen, ingevoerd vanuit de overtuiging dat openheid het openbaar bestuur helpt “meer legitimiteit te genieten en doeltreffender is en meer verantwoording aflegt aan de burger in een democratisch systeem”[9]. Het legt de EU-administratie de verplichting op om een zo breed mogelijk publiek toegang te verlenen tot haar documenten en dit te doen in overeenstemming met de beginselen van goed bestuur, bijvoorbeeld door een zo servicegericht mogelijke omgeving te bieden.
19. Wanneer de EU-instellingen maatregelen nemen om hun verplichtingen uit hoofde van de EU-wetgeving inzake toegang van het publiek na te komen, zijn de beste praktijken die al in de hele EU-administratie worden toegepast [10] een belangrijk uitgangspunt.
20. De klagers in deze zaak hebben er terecht op gewezen dat een besluit om niet meer per e-mail met verzoekers te communiceren geen algemene of beste praktijk in de EU-administratie weerspiegelt.
21. In de loop der jaren hebben de EU-instellingen zowel administratieve als technische maatregelen genomen om een zo soepel mogelijke communicatie met de bovengenoemde onlineplatforms mogelijk te maken. Met name de drie belangrijkste instellingen volgen een duidelijk beleid om ervoor te zorgen dat deze platforms naar behoren kunnen functioneren. Zij hebben aanvaard dat, door dit te doen, elk lid van het publiek zijn verwerking van toegangsverzoeken online kan volgen.
22. E-mails blijven een van de belangrijkste elektronische communicatiemiddelen. Frontex heeft een besluit van groot belang genomen door te besluiten niet meer per e-mail met verzoekers te communiceren. Zij deed dit terwijl zij zich bewust was van de negatieve gevolgen die dit zou hebben voor de burgers die de bovengenoemde platforms gebruiken.
23. In het licht van bovenstaande overwegingen concludeerde de Ombudsman dat het wanbeheer van Frontex is om personen niet de mogelijkheid te bieden om met Frontex te communiceren via e-mail in verband met hun verzoeken om toegang van het publiek tot documenten. De Ombudsman deed daarom deze aanbeveling:
Frontex moet zorgen voor naadloze technische communicatie met [verzoekers] voor toegang van het publiek tot documenten, zodat zij volledig per e-mail met het agentschap kunnen communiceren zonder gebruik te maken van zijn huidige portaal voor toegang tot documenten.
Bij de bestudering van deze aanbeveling moet Frontex zich informeren over de beste praktijken die de Europese Commissie in haar huidige project voor de invoering van een portaalsite voor openbare toegang [11] heeft vastgesteld, en deze beste praktijken zo spoedig mogelijk toepassen.
Daarnaast deed de Ombudsman de volgende suggesties voor verbetering:
Frontex moet de middelen inzetten die nodig zijn voor de behandeling van het voorspelbaar grote aantal verzoeken om toegang dat het in de toekomst waarschijnlijk regelmatig zal ontvangen.
Frontex moet een gedetailleerde handleiding opstellen over de wijze waarop het omgaat met verzoeken om toegang van het publiek, en die handleiding publiceren.
Advies van Frontex over de aanbeveling van de Ombudsman
24. In zijn advies over deze zaak [12] verwierp Frontex de aanbeveling van de Ombudsman om aanvragers toe te staan per e-mail met de Ombudsman te communiceren. Frontex heeft zich er bovendien niet toe verbonden of inhoudelijk commentaar geleverd op de aanbeveling om het recente voorbeeld van de Europese Commissie te volgen om burgers de keuze te geven om hun verzoeken zowel per e-mail als via een account op zijn nieuwe onlineportaal in te dienen.
25. Frontex heeft een aantal opmerkingen gemaakt.
26. Het verklaarde dat e-mails niet langer “een belangrijk gemeenschappelijk communicatiemiddel” zijn.
27. Zij herhaalde haar standpunt dat zij niet verplicht kan zijn maatregelen te nemen om het automatisch uploaden van haar antwoorden op externe platforms, zoals de in dit onderzoek bedoelde gevestigde platforms, mogelijk te maken.
28. Zij stelde voor dat de huidige manier waarop zij verzoeken om toegang behandelt, met name helpt om de gelijke behandeling van verzoekers te waarborgen.
29. Zij herhaalde dat zij ernstige administratieve problemen zou ondervinden bij het beheer van verzoeken om toegang tot documenten indien zij per e-mail met verzoekers zou communiceren.
30. Zij verklaarde dat zij het vereiste van het gebruik van een captcha voor aanvragers om in te loggen op een bestaand account van hun verzoek om toegang van het publiek zou schrappen. Dit zou de automatische overdracht van zijn antwoorden aan onlineplatforms mogelijk maken. Desalniettemin handhaaft zij de captcha-eis voor de eerste aanmaak van dergelijke rekeningen. Dit zal echter handicapvriendelijk worden gemaakt.
31. Zij zal samenwerken met andere EU-instellingen om de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten voortdurend te verbeteren. (Het heeft niet gezegd hoe.)
32. Wat betreft de toewijzing van middelen voor de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten, heeft het onlangs een extra halftijdse post toegewezen aan zijn Transparantiebureau.
33. Ten slotte zal zij een handleiding opstellen voor de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten en deze op haar website publiceren.
Beoordeling van de Ombudsman na de aanbeveling
34. De Ombudsman vindt het zeer betreurenswaardig dat Frontex heeft besloten haar aanbeveling af te wijzen. Frontex heeft in zijn advies over de aanbeveling geen nieuwe argumenten naar voren gebracht. De Ombudsman zal dit onderzoek derhalve afsluiten met een bevinding van wanbeheer.
35. Er zijn verschillende redenen waarom het besluit van Frontex om de aanbeveling af te wijzen betreurenswaardig en verontrustend is.
36. In de eerste plaats kan de Ombudsman niet inzien dat voldoende rekening is gehouden met de specifieke doelstellingen en verplichtingen die hier aan de orde zijn. In tegenstelling tot andere administratieve procedures die naar hun aard vrij lang duren en betrekking hebben op personen die beroepshalve handelen, is het grondrecht op toegang tot documenten een recht dat op de gemakkelijkste en, indien de verzoeker dat verkiest, meest transparante wijze moet kunnen worden uitgeoefend. Verwante administratieve en technische kenmerken moeten in overeenstemming zijn met de beginselen van behoorlijk bestuur en de vereisten van de EU-wetgeving inzake toegang van het publiek om de “gemakkelijkst mogelijke uitoefening” van het recht van toegang te waarborgen (artikel 1, punt b)), om “goede administratieve praktijken inzake toegang tot documenten te bevorderen”(artikel 1, punt c)) en om ervoor te zorgen dat verzoeken om toegang tot documenten “onverwijld worden behandeld”(artikel 7, lid 1, en artikel 8, lid 1).
37. De Ombudsman concludeerde dat het besluit van Frontex om niet meer per e-mail te communiceren met personen die dit grondrecht uitoefenen, niet in overeenstemming was met die beginselen en vereisten.
38. De aanhoudende weigering van Frontex om personen toe te staan om op hun verzoek per e-mail met Frontex te communiceren met het oog op het aanvragen van toegang tot documenten, is niet gebaseerd op geloofwaardige administratief-technische argumenten. Het moet bijvoorbeeld heel goed mogelijk zijn om toegangsverzoeken efficiënt af te handelen en er tegelijkertijd mee in te stemmen alle correspondentie en documenten per e-mail uit te wisselen. De Ombudsman heeft dit reeds uitgelegd [13]. Frontex heeft alleen in algemene termen gereageerd.
39. Frontex blijft niet erkennen dat het gebruik van zijn onlineportaal wordt gekenmerkt door onnodig complexe technische kenmerken. Zoals aangegeven in de bijlage bij de aanbeveling van de Ombudsman lijken de inlogvereisten voor gebruikers van het Frontex-portaal buitensporig. In zijn advies zei Frontex dat het nu de “captcha”-vereiste voor “bestaande” toegang tot documentenzaken zal schrappen, maar lijkt het voornemens te zijn een captcha-vereiste “voor het eerst op de bestemmingspagina [verzoekers]” te blijven opnemen. Hoewel dit een betere technische communicatie met sommige onlineplatforms mogelijk kan maken [14], blijven de vereisten (initiële captcha, “token”, e-mail en “case ID”) onnodig complex. Gebruikers loggen immers normaal gesproken in met een gebruikersnaam en een wachtwoord om toegang te krijgen tot openbare websites die veel gevoeligere informatie bevatten dan wat logischerwijs het portaal van Frontex inzake de toegang van het publiek tot documenten zal bevatten [15].
40. In het advies van Frontex wordt gesuggereerd dat Frontex niet veel belang hecht aan de beste praktijken van andere instellingen, ondanks het feit dat de EU-wetgeving inzake toegang van het publiek in dergelijke gemeenschappelijke inspanningen op het gebied van beste praktijken voorziet [16]. Frontex heeft niet gereageerd op de suggestie van de Ombudsman om zich te informeren over de desbetreffende beste praktijken van de Europese Commissie en deze toe te passen. Zij heeft alleen geantwoord dat zij zal blijven samenwerken met andere EU-instellingen (wat dit in de praktijk betekent, is onduidelijk). In haar nieuwe portaal voor toegang tot documenten stelt de Commissie burgers in staat per e-mail met haar te communiceren om toegang tot documenten te vragen [17]. Frontex had deze keuze moeten onderzoeken en in zijn advies aan de orde moeten stellen.
41. Het advies van Frontex wekt, net als zijn eerdere antwoorden, niet de indruk dat Frontex de erkenning door de EU van het belang van het maatschappelijk middenveld voor de democratische cultuur en het democratisch bestuur van de Unie daadwerkelijk heeft geïnternaliseerd [18]. Het lijkt geen belang te hechten aan het feit dat de werking van zijn portaal ernstige negatieve gevolgen heeft gehad voor de werking van gevestigde onlineplatforms die zijn opgezet door het maatschappelijk middenveld, platforms die Frontex kende voordat het zijn portaal oprichtte. Dit is anders dan de aanpak van bijvoorbeeld de Europese Commissie, die al vele jaren dergelijke platforms goed heeft geaccepteerd en ermee heeft samengewerkt.
42. Volgens de ervaring van de Ombudsman zijn de burgers bereid te begrijpen dat de instellingen en organen van de EU soms aarzelen om een bepaald document openbaar te maken. Een regelmatige dialoog tussen burgers en overheidsinstanties in dit verband is normaal en zal waarschijnlijk worden voortgezet. Naast de correcte en oprechte behandeling van individuele verzoeken om toegang is het echter goed bestuur om ervoor te zorgen dat het publiek over het algemeen geen reden heeft om de indruk te koesteren - terecht of onterecht - dat er actieve maatregelen worden genomen om de doelstellingen van de EU-wetgeving inzake toegang van het publiek tegen te gaan om te zorgen voor “de gemakkelijkst mogelijke uitoefening” van het recht op toegang tot documenten en “de bevordering van goede administratieve praktijken inzake toegang tot documenten”. [19] De Ombudsman betreurt dat zij in het licht van dit onderzoek niet in staat is om een dergelijke indruk met betrekking tot het portaal voor toegang tot documenten van Frontex als onredelijk te weerleggen.
Conclusie
Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:
Het besluit van Frontex om personen niet de mogelijkheid te bieden om per e-mail met Frontex te communiceren over hun verzoeken om toegang van het publiek tot documenten, is wanbeheer.
De klagers en Frontex zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.
Emily O'Reilly
Europese Ombudsman
Straatsburg, 15.12.2022
[1] Frontex is onderworpen aan Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang tot documenten bij de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten die in zijn bezit zijn, op grond van artikel 114, lid 1, van de Frontex-verordening, die ten uitvoer is gelegd bij Besluit nr. 25/2016 van de raad van bestuur van Frontex van 21 september 2016. (Verordening 1049/2001: Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX:32001R1049; Frontex-verordening:
Verordening (EU) 2019/1896 van het Europees Parlement en de Raad van 13 november 2019 betreffende de Europese grens- en kustwacht en tot intrekking van Verordeningen (EU) nr. 1052/2013 en (EU) 2016/1624, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32019R1896; Besluit van de raad van bestuur van Frontex: https://prd.frontex.europa.eu/wp-content/uploads/mb_decision_25_2016_on_adopting_practical_arrangements_regarding_pad.pdf).
[2] Frontex gebruikt e-mailcommunicatie alleen om verzoekers in kennis te stellen wanneer er nieuwe inhoud op het toegangsaccount staat. Wanneer dit gebeurt, ontvangt de aanvrager een link naar het toegangsaccount met een hyperlink en moet hij vervolgens een omslachtig proces doorlopen om toegang te krijgen tot de inhoud in kwestie.
[3] vraagtheeu.org: https://www.asktheeu.org/en, opgericht in 2011. Voor een voorbeeld van hoe het werkt, zie: https://www.asktheeu.org/en/request/letters_to_commission_and_counci#outgoing-21623
Het is gebaseerd op een systeem dat nu wordt gebruikt in 25 rechtsgebieden over de hele wereld: http://alaveteli.org/deployments/
FragDenStaat, https://fragdenstaat.de, eveneens opgericht in 2011. Voor een voorbeeld van hoe het werkt, zie:
https://fragdenstaat.de/anfrage/klimawandel-5/
[4] https://www.ombudsman.europa.eu/nl/decision/nl/124793
[5] Om te zien hoe de praktijk van Frontex resulteert in een bericht waarin de aanvrager wordt gevraagd in te loggen op de toegangsaccount, in plaats van het document als zodanig te verstrekken (“Nieuwe informatie over uw [verzoek] is beschikbaar via deze link”), zie: https://www.asktheeu.org/en/request/correspondence_between_frontex_r#incoming-36989
Om te zien hoe het personeel op een transparantiesite de documenten die Frontex alleen in de toegangsaccount beschikbaar heeft gesteld, handmatig heeft moeten uploaden, zie:
https://fragdenstaat.de/anfrage/frontex-social-media-guidelines/#nachricht-574618
[6] Wat het auteursrecht betreft, bepaalt het interne besluit van Frontex inzake de toegang van het publiek tot documenten alleen dat “dit besluit geen afbreuk doet aan bestaande regels inzake auteursrecht die het recht van derden om openbaar gemaakte documenten te reproduceren of te exploiteren kunnen beperken”(artikel 16). In haar antwoorden aan burgers die om toegang van het publiek verzoeken, heeft zij systematisch de volgende boodschap opgenomen: “Er zij aan herinnerd dat het auteursrecht op het (de) document(en) berust bij Frontex en dat het verboden is dit (deze) werk(en) in deze of een andere vorm aan derden ter beschikking te stellen zonder voorafgaande toestemming van Frontex.”
[7] De auteursrechtelijke mededeling, die de Ombudsman heeft aanvaard, luidt nu als volgt: “Onder voorbehoud van eventuele intellectuele-eigendomsrechten van derden mag het document/de documenten worden hergebruikt op voorwaarde dat de bron wordt erkend en dat de oorspronkelijke betekenis of boodschap van het document/de documenten niet wordt vervormd. Frontex is niet aansprakelijk voor eventuele gevolgen die voortvloeien uit het hergebruik van dit/deze document(en).
[8] Dit werd niet als zodanig vermeld in het antwoord van Frontex op het voorstel voor een oplossing, maar kwam tot stand na latere gedachtewisselingen met het onderzoeksteam van de Ombudsman.
[9] Overweging 2.
[10] Artikel 15 van de verordening:
“Administratieve praktijk in de instellingen
1. De instellingen ontwikkelen goede administratieve praktijken om de uitoefening van het door deze verordening gewaarborgde recht op toegang te vergemakkelijken.
2. De instellingen richten een interinstitutioneel comité op om beste praktijken te onderzoeken, mogelijke conflicten aan te pakken en toekomstige ontwikkelingen op het gebied van de toegang van het publiek tot documenten te bespreken."
[11] Het portaal van de Commissie werd gelanceerd nadat de Ombudsman haar aanbeveling aan Frontex had gedaan: https://ec.europa.eu/transparantie/verzoek om documenten/thuis
[12] Het advies van Frontex wordt gepubliceerd op de website van de Ombudsman: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/164109
[13] Zie bijlage, punt 2, van de aanbeveling van de Ombudsman https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/157393
[14] Klager FragDenStaat (1261/2020/PB) deelde de Ombudsman mee dat het zonder de captcha mogelijk zou zijn hun software te herconfigureren om geautomatiseerde communicatie mogelijk te maken.
[15] Het portaal van Frontex geeft geen eerdere bevindingen of richtsnoeren van de Ombudsman weer en lijkt bovendien niet te zijn voorafgegaan door besprekingen met ervaren gebruikers.
[16] Artikel 15 van Verordening 1049/2001 (zie voetnoot 10 hierboven).
[17] https://ec.europa.eu/transparency/documents-request/guidance#how_can_i_submit_request
[18] "De instellingen onderhouden een open, transparante en regelmatige dialoog met representatieve verenigingen en het maatschappelijk middenveld" (artikel 11, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie) en "Het maatschappelijk middenveld is een essentieel onderdeel van de Europese architectuur voor de grondrechten. (...) het draagt bij tot een gezonde cultuur van de rechtsstaat”, EUROPE’S CIVIL SOCIETY: ― UPDATE 2022, het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten: https://fra.europa.eu/sites/default/files/fra_uploads/fra-2022-protecting-civic-space_en.pdf
[19] “Artikel 1
Doel
Deze verordening heeft tot doel:
a) de beginselen, voorwaarden en beperkingen op grond van openbare of particuliere belangen betreffende het in artikel 255 van het EG-Verdrag bedoelde recht van toegang tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (hierna "de instellingen" genoemd) zodanig vast te stellen dat een zo ruim mogelijke toegang tot documenten wordt gewaarborgd,
b) regels vast te stellen om de gemakkelijkst mogelijke uitoefening van dit recht te waarborgen, en
c) het bevorderen van goede administratieve praktijken met betrekking tot de toegang tot documenten.