Geachte heer D.,

Op 6 juli 1999 dienden u en de stichting Salamon Alapitvany bij de Europese Ombudsman een klacht in waarin u beweerde dat de Europese Commissie u had mishandeld in het kader van contract #PE-00017/97.

Op 27 juli 1999 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft op 11 november 1999 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 30 januari en 14 februari 2000 hebt toegezonden. Op 29 augustus 2000 heb ik de Commissie om een tweede advies verzocht, dat zij op 14 november 2000 heeft toegezonden. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 26 december 2000 hebt toegezonden. Ik heb verdere brieven en e-mails van u ontvangen op 2 augustus, 10 en 26 november 1999, 3, 9, 10 en 22 januari, 9, 16 en 29 februari, 6 en 22 maart, 25 mei, 14 juni, 8 en 28 juli, 22 september, 16 en 27 november 2000, 11 januari en 1 februari 2001.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

In juli 1999 ontving de Europese Ombudsman een klacht over een medefinancieringsovereenkomst tussen de Hongaarse stichting Salamon Alapitvany en de Europese Commissie (contract #PE-00017/97) in het kader van het Phare-LIEN-programma. De klacht werd gezamenlijk ingediend door Salamon Alapitvany en de projectleider.

Salamon Alapitvany ontving in maart 1997 een Phare-LIEN-subsidie van de Europese Commissie, DG1a, voor het verlenen van niet-schadelijke diensten aan sekswerkers langs de weg in Zuid-Hongarije. Het project werd uitgevoerd met twee Nederlandse partners, het Prostitutie Informatie Centrum van Amsterdam en de Boaz Stichting van Dokkum.

Tijdens het project deden zich problemen voor met de vertegenwoordiger van het Europees vrijwilligerscentrum, een bureau voor technische bijstand dat de Commissie bijstaat bij het beheer van LIEN-programma’s. Volgens klager heeft de vertegenwoordiger verschillende aantijgingen en geruchten tegen de stichting naar voren gebracht die erop wezen dat de projectmanager financiering verduisterde, vrouwen voor prostitutie verhandelde, personeel terroriseerde, dat het project een religieuze sekte was, dat haar handtekening en rapporten op frauduleuze wijze waren misbruikt en dat ze bijna was vergiftigd met verontreinigd water. De pogingen van Salamon Alapitvany om deze problemen op te lossen werden afgewezen. De vertegenwoordiger nam ook contact op met de Nederlandse partners van het project en het Europees Vrijwilligerscentrum om informatie te geven over het wangedrag van de projectmanager en negatieve berichtgeving in de pers over het eerdere werk van de projectmanager.

Uit bezorgdheid hield Salamon Alapitvany daarom voortdurend contact met het Europees vrijwilligerscentrum om hen te adviseren over hun bezorgdheid over de beschuldigingen en de acties van hun vertegenwoordiger. Het Europees vrijwilligerscentrum heeft geen inhoudelijk antwoord gegeven op een van de vele boodschappen en heeft de problemen evenmin aan de orde gesteld bij de stichting of de projectmanager.

De klagers verklaarden dat het Europees vrijwilligerscentrum in december 1997 met een opzegtermijn van slechts tien minuten een controlebezoek aan het project heeft gebracht. Hoewel dit plotselinge bezoek niet in overeenstemming was met de overeengekomen procedures voor controlebezoeken, werkte Salamon Alapitvany volledig mee. Het evaluatieverslag dat na dit bezoek werd opgesteld, is nooit voor commentaar naar Salamon Alapitvany gestuurd, hoewel het veel ernstige beschuldigingen tegen het project en in het bijzonder tegen de projectmanager bevatte. De vertegenwoordiger van het Europees Vrijwilligerscentrum en een van de Nederlandse partners ontvingen het rapport echter op voorwaarde dat het niet werd doorgestuurd naar Salamon Alapitvany. De andere Nederlandse partner bleek het rapport op dezelfde voorwaarde te hebben ontvangen. Kort daarna trokken beide Nederlandse partners zich terug uit het project. Salamon Alapitvany heeft herhaaldelijk gevraagd om een kopie van het verslag of om een ontmoeting met het Europees vrijwilligerscentrum om een punt van zorg te bespreken. Deze voorstellen werden afgewezen en in maart 1998 werd Salamon Alapitvany door de Commissie ervan in kennis gesteld dat het project officieel was afgesloten. Er werden geen redenen gegeven, maar na een dergelijk verzoek werd meegedeeld dat de beslissing te wijten was aan de terugtrekking van de Nederlandse partners. Dit ondanks het feit dat Salamon Alapitvany al een ander meer gekwalificeerd bureau had gevonden dat bereid was om het te helpen bij het voltooien van het project. Bovendien verklaarden de klagers dat als zij het rapport hadden gezien, zij hoogstwaarschijnlijk elke ernstige bewering hadden kunnen weerleggen.

Later in 1998 zond Salamon Alapitvany zijn definitieve rekeningen en verzocht om betaling van het saldo. De volledige rekeningen waren onafhankelijk gecontroleerd door een accountantskantoor in het Verenigd Koninkrijk, dat vond dat ze in orde waren.

In februari 1999 ontvingen de klagers een kopie van het verslag van een journalist. Artikelen op basis van het verslag en de contacten met de vertegenwoordiger van het Europees Vrijwilligerscentrum waren toen al in de pers verschenen. Het rapport werd doorgestuurd naar sekswerkprojectspecialisten, die verklaarden dat het rapport enkele zeer ernstige ethische en methodologische fouten bevatte. De klagers hebben herhaaldelijk verzocht de Commissie te ontmoeten om het verslag en de algemene behandeling van Salamon Alapitvany te bespreken. Dit verzoek werd afgewezen en bovendien weigerde de Commissie een volledige kopie van het verslag toe te zenden en elke kwestie te specificeren die rechtvaardigde dat Salamon Alapitvany haar contractuele verplichtingen niet nakwam. Ondanks de weigering van de Commissie om de klagers te ontmoeten, waren ambtenaren van de Commissie beschikbaar voor commentaar aan de pers over het project. Er ging met name een gerucht dat de projectmanager had verzocht om financiering op zijn persoonlijke bankrekening te storten.

De klagers waren van mening dat een redelijk proces hen in staat zou hebben gesteld eventuele echte problemen aan te pakken en onthulden dat het verslag ernstige tekortkomingen vertoonde en gebaseerd was op ongefundeerde geruchten van de vertegenwoordiger van het Europees Vrijwilligerscentrum. De door de Commissie gevolgde administratieve procedure heeft hen echter belet een billijke behandeling te krijgen en zich tegen de beschuldigingen te verdedigen.

Tegen deze achtergrond voerden de klagers de volgende aantijgingen aan:

1. De klagers werden niet in de gelegenheid gesteld om op enig moment opmerkingen te maken over het verslag of de aantijgingen, ondanks verschillende verzoeken. De klagers verklaarden dat deze procedure over het algemeen oneerlijk was en dat de projectmanager en de stichting hun recht om zich te verdedigen werd ontnomen. Bovendien was er onnodige vertraging en gebrek aan en weigering van informatie namens de Commissie omdat het verslag niet tijdig aan de klagers was verstrekt.

2. De klagers waren van mening dat zij werden gediscrimineerd omdat de stichting een Hongaarse stichting is en er binnen de Commissie, DG 1a, en het Europees Vrijwilligerscentrum sprake is van een negatieve houding ten opzichte van Oost-Europese organisaties.

3. Er was sprake van een gebrek aan en weigering van informatie omdat de werkelijke redenen voor de afsluiting van het project nooit aan de klagers zijn meegedeeld.

4. Door niet over een adequate procedure te beschikken waarmee de klagers hun zorgen konden wegnemen, kon de Commissie zich schuldig maken aan machtsmisbruik.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies verklaarde de Commissie aanvankelijk dat de klagers in het kader van het Phare-LIEN-programma van de Europese Gemeenschap een subsidie hadden ontvangen voor een project dat bedoeld was om gezondheids- en sociale steun te verlenen aan prostituees in Czongrad, Hongarije. Op basis van een zorgvuldig ontworpen en professioneel ontworpen projectvoorstel, dat Salamon Alapitvany in samenwerking met de Roemeense Salomonsstichting en twee Nederlandse NGO's zou uitvoeren, had de Commissie ingestemd met medefinanciering van maximaal 200 000 ecu.

De Commissie legde uit dat zij bij het beheer van het Phare-LIEN-programma wordt bijgestaan door een Bureau voor technische bijstand, dat wordt aangeboden door het Europees Vrijwilligerscentrum in Brussel.

De Commissie verklaarde dat Salamon Alapitvany haar eerste verslag in november 1997 had ingediend, vergezeld van een overeenkomstig betalingsverzoek. In december 1997 had het Europees vrijwilligerscentrum om opheldering verzocht omdat niet alle activiteiten gedocumenteerd bleken te zijn en overeen bleken te stemmen met de ingediende financiële gegevens en betalingsverzoeken. Het Europees vrijwilligerscentrum organiseerde een korte monitoringmissie naar Czongrad en Salamon Alapitvany om de voortgang van het project op de site te controleren. Volgens de Commissie werd in het verslag niet bevestigd dat het project daadwerkelijk werd uitgevoerd zoals bepaald, gerapporteerd en gefactureerd. De Nederlandse NGO's hebben de Commissie in januari 1998 in kennis gesteld van hun terugtrekking uit het project en in maart 1998 heeft de Commissie besloten het project te beëindigen.

De Commissie had Salamon Alapitvany verzocht haar definitieve factuur voor alle projectgerelateerde activiteiten in te dienen. De definitieve factuur werd in november 1998 ingediend. Aangezien het project reeds 80.000 ecu vooraf had ontvangen, had de stichting een te hoge betaling van € 47 351,54 ontvangen. Bijgevolg had de Commissie een debetnota opgesteld. Tot dusver zijn geen terugbetalingen aan de Commissie verricht. Bovendien was de fraudebestrijdingsafdeling van de Commissie, de UCLAF (nu OLAF), op de hoogte gebracht en zou zij ingrijpen als er bewijs van fraude zou worden gevonden.

Wat de specifieke beweringen van de klagers betreft, heeft de Commissie de volgende opmerkingen gemaakt:

1 Wat de eerste grief betreft, heeft de Commissie enkel verklaard dat zij had besloten het project in maart 1998 overeenkomstig artikel 12, lid 1, van de medefinancieringsovereenkomst te beëindigen en dat zij geen besprekingen met Salamon Alapitvany over individuele activiteiten had aangeknoopt om uiteindelijk haar besluit om haar steun in te trekken, ongedaan te maken.

2 De Commissie heeft niet specifiek commentaar geleverd op de vermeende negatieve houding van de Commissie, DG1 bis en het Europees vrijwilligerscentrum, maar heeft alleen de ontwikkelingen in de zaak toegelicht om de genomen maatregelen te rechtvaardigen.

3 Wat de redenen voor de beëindiging van het project betreft, heeft de Commissie verklaard dat het project was afgesloten overeenkomstig artikel 12, lid 1, van de medefinancieringsovereenkomst. Bovendien staat artikel 12 vanuit een puur juridisch oogpunt elke partij toe om vrijwillig de overeenkomst op te zeggen door simpelweg een opzegtermijn in acht te nemen, zonder verplicht te zijn om vooraf een discussie over de redenen ervan aan te gaan. Indien de begunstigde zijn verplichtingen echter niet nakomt door het project niet uit te voeren zoals bepaald, kan de Commissie het project met onmiddellijke ingang beëindigen. De Commissie was van mening dat er in dit geval niets te bespreken viel, dat het project duidelijk niet was uitgevoerd en zoals verwacht was gevorderd en dat de Nederlandse partners zich hadden teruggetrokken. In Hongarije werd een perscampagne gevoerd rond het project en het strafblad en de activiteiten uit het verleden van de projectmanager. Deze elementen samen maakten het simpelweg onmogelijk om het project te blijven financieren.

4 De Commissie heeft geen specifieke opmerkingen gemaakt over de bewering dat zij misbruik had kunnen maken van haar bevoegdheden, omdat er geen adequate procedure was om de klagers in staat te stellen hun bezwaren weg te nemen.

Opmerkingen van klagers

De klagers handhaafden voornamelijk de beweringen van de klacht. De klagers wezen erop dat het verslag, waarin alle positieve informatie volledig werd genegeerd, op een beledigende en onprofessionele manier was gebruikt om de afsluiting van het project te bewerkstelligen door de Nederlandse partners ertoe aan te zetten zich uit het project terug te trekken. Aangezien de klagers het verslag niet hadden mogen inzien, konden zij het niet aanvechten, wat zij als een oneerlijke procedure beschouwden. Het verslag was nog steeds niet door de Commissie of het Europees vrijwilligerscentrum aan de klagers verstrekt, wat zij uitzonderlijk vonden. Het controlebezoek had geen normale procedure gevolgd, was onjuist en was veroordeeld door elke consultant die was gevraagd het te herzien.

Wat het mogelijke OLAF-onderzoek betreft, verklaarde klager dat een dergelijk onderzoek met betrekking tot het project niet was ingeleid en benadrukte hij nogmaals dat een onafhankelijk accountantskantoor in het Verenigd Koninkrijk geen problemen aan het licht had gebracht.

Klager voerde ook twee nieuwe aantijgingen aan.

Wat in de eerste plaats de geruchten in de pers betreft, hebben de klagers aangevoerd dat de Commissie valse beschuldigingen heeft geuit tegen het project en de projectmanager. In het bijzonder had de Commissie nooit een publieke correctie aangebracht op de verklaring van een ambtenaar van de Commissie in een interview op de Hongaarse televisie dat de projectmanager had verzocht om projectfinanciering te crediteren op de persoonlijke rekeningen van de manager.

In de tweede plaats voerden de klagers aan dat de Commissie al in 1998 op de hoogte was van alle grote betwiste uitgaven, maar dat de klagers pas eind 1999 een lijst van deze uitgaven ontvingen. De klagers waren niet in de gelegenheid gesteld om aanvullende informatie te verstrekken of een betwist item toe te lichten.

Meer informatie

In een andere e-mail van maart 2000 hebben de klagers de nieuwe bewering in hun opmerkingen over de betwiste uitgaven nader uitgewerkt. Wat de betwiste facturen voor de betaling aan sekswerkers betreft, had het project de vrouwen in staat gesteld om alleen met hun initialen te ondertekenen en deze uitgaven waren door de Commissie geweigerd op grond van het feit dat de volledige namen niet waren vermeld. De klagers verwezen naar het handboek van EuroPAP genaamd "hustling for health", dat door de Commissie werd gefinancierd en een bronboek van beste praktijken zou moeten zijn voor agentschappen die met sekswerkers werken. Het handboek stelt dat "de peer-educator de laatste overweging voor zijn / haar diensten moet ontvangen. Er moet echter rekening mee worden gehouden dat de betaling op een niet-officiële manier kan worden uitgevoerd. In dit verband voerden de klagers aan dat de Commissie de betalingen voor sekswerkers niet had mogen weigeren.

Andere onderzoeken

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was. De Ombudsman verzocht de Commissie derhalve (1) opnieuw opmerkingen te maken over de vier beweringen van de oorspronkelijke klacht, (2) opmerkingen te maken over de bewering van valse beschuldigingen van de Commissie, met name dat de projectmanager had gevraagd om betalingen op zijn persoonlijke rekening te crediteren, en (3) de Ombudsman verzocht de Commissie haar standpunt met betrekking tot betwiste betalingsaanvragen toe te lichten. In verband hiermee werd de Commissie verzocht informatie te verstrekken over het soort informatie dat aan de klagers was verstrekt over de subsidiabiliteit van de kosten, opmerkingen te maken over de vermeende onnodige vertraging bij het informeren van de klagers over afgewezen betalingsaanvragen en tot slot opmerkingen te maken over de betaling aan sekswerkers die alleen met hun initialen hadden ondertekend. De opmerkingen van de klagers en verdere correspondentie per e-mail werden ook voor opmerkingen naar de Commissie gestuurd.

Aanvullend advies van de Commissie

Met betrekking tot de verschillende aantijgingen heeft de Commissie samenvattend het volgende aangevoerd:

1 De Commissie heeft erop gewezen dat toen de moeilijkheden met het project aan het licht kwamen, een deskundige het project in gezelschap van de projectmanager had bezocht, waarna hij een intern verslag van zijn bevindingen had toegezonden, waarin hij concludeerde dat het project onder het uitsluitende bestuur van de projectmanager niet zoals verwacht vorderde. Het verslag werd niet meegedeeld aan de projectmanager en evenmin in detail besproken toen het contract werd geannuleerd. De Commissie legde uit dat de intrekking van de subsidie was ingegeven door een reeks problemen die zich hadden voorgedaan in het kader van het project en de uitvoering ervan onder leiding van de projectbeheerder. Onder deze omstandigheden zou een langdurige bespreking van kleine punten in het monitoringverslag de situatie en het besluit van de Commissie om het project te beëindigen, niet hebben veranderd. De Commissie had dus afgezien van het verzamelen van de verdere opmerkingen van de projectbeheerder over deze specifieke kwestie. In ieder geval had de opsteller van het verslag tijdens het bezoek de opmerkingen van de projectmanager verzameld en waren na afloop afzonderlijke punten met de projectmanager besproken in het kader van de afwikkeling van zijn betalingsaanvragen.

2 De Commissie heeft verklaard dat er geen bewijs was voor de bewering dat er sprake was van een negatieve houding ten opzichte van Oost-Europese stichtingen. In de periode 1993-1996 had de Commissie 160 projecten gefinancierd via het LIEN-programma met € 20,9 miljoen om partnerschappen op te zetten tussen NGO's uit Midden-Europa en NGO's uit de lidstaten.

3 Wat de redenen voor de sluiting van het project betreft, heeft de Commissie uiteengezet dat de intrekking van de subsidie was ingegeven door een reeks problemen die zich hadden voorgedaan in het kader van het project en de uitvoering ervan onder leiding van de projectbeheerder. De Nederlandse deelnemers, op wier ervaring de subsidie was toegekend, hadden zich teruggetrokken uit het project, een smerige mediacampagne over de activiteiten uit het verleden en het strafregister van de projectmanager had de goede reputatie en doeltreffendheid van het LIEN-programma van de Commissie aangetast en het project vorderde niet zoals verwacht, uitsluitend onder leiding van de projectmanager. Dit laatste bleek niet alleen uit het monitoringverslag, maar ook uit de tussentijdse en financiële verslagen van het project.

4 De Commissie wees erop dat volgens artikel 13 van de medefinancieringsovereenkomst elk geschil dat voortvloeit uit de overeenkomst en dat niet is beslecht, onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel valt.

5 Met betrekking tot de beweringen van de klagers dat de Commissie valse beschuldigingen jegens de klagers had geuit, verklaarde de Commissie dat de mediacampagne die de bedrijfsmethoden en het criminele verleden van de projectmanager onder de aandacht van het publiek bracht, niet was geïnitieerd door de Commissie of een van haar vertegenwoordigers. De Commissie heeft e-mails bijgevoegd om aan te tonen dat de projectmanager dit had bevestigd. De Commissie wees alle aantijgingen van journalisten of de vertegenwoordiger van het Europees Vrijwilligerscentrum van de hand. Bovendien heeft het feit dat de vertegenwoordiger in het verleden voor een contractant aan een door de Gemeenschap gefinancierd project had gewerkt, haar niet tot een werknemer van de Commissie gemaakt voor de verklaringen waarvoor de Commissie aansprakelijk kon worden gesteld. De bewering dat vertegenwoordigers van de Commissie informatie over het LIEN-programma aan de media zouden hebben doorgegeven, was volledig ongegrond en werd door de projectmanager aanvaard. Het interview met Sunday Times werd gegeven door de vertegenwoordiger van het Europees Vrijwilligerscentrum en niet door een vertegenwoordiger van de Commissie, zoals de klagers beweren. Wat betreft het interview met de Hongaarse televisie door een ambtenaar van de Commissie waarin werd verklaard dat de projectmanager om subsidiebetalingen op zijn "persoonlijke bankrekening" had verzocht, was dit onjuist. Het interview in kwestie werd gevoerd in het Duits, waarin onderscheid wordt gemaakt tussen twee soorten rekeningen "Firmenkonten" (bedrijfsrekeningen) en "Privatkonten" (rekeningen waartoe particulieren toegang hebben, zoals bijvoorbeeld particulieren, advocaten en trustees van stichtingen). De Commissie heeft kopieën bijgevoegd van e-mails die zijn verzonden naar en beantwoord door de projectmanager, waarin wordt uitgelegd dat de vertaler de fout heeft gemaakt.

6 Wat de betalingsaanvragen betreft, heeft de Commissie er in eerste instantie op gewezen dat artikel 12 van de medefinancieringsovereenkomst bepaalt dat de Commissie de contractant alleen betaalt voor daadwerkelijk geleverde of aangekochte diensten, uitrusting en leveringen. Overeenkomstig artikel 10 van de overeenkomst moet de begunstigde alle bewijsstukken bewaren die nodig zijn om alle uitgaven in verband met het project aan te tonen. In bijlage B bij de medefinancieringsovereenkomst zijn de subsidiabele uitgaven per definitie duidelijk aangegeven. De projectmanager was dus volledig op de hoogte van het bewijsmateriaal dat moest worden ingediend. De Commissie legde verder uit dat zij naar aanleiding van de debetnota van 23 juni 1999 op 12 november 1999 een brief aan de werknemer van de projectmanager had gestuurd met de redenen waarom de geclaimde posten niet in aanmerking kwamen. Na een e-mail van de projectmanager bevestigde de Commissie haar standpunt met betrekking tot personeelsuitgaven, reiskosten, verblijfkosten, dagvergoedingen, seminars, publicaties en uitrusting. De vertraging tussen het eindbetalingsverzoek van 4 november 1998 en de debetnota van 23 juni 1999 en tussen de debetnota en de brief van de Commissie van 12 november 1999 was het gevolg van een herstructurering van de diensten voor externe betrekkingen van de Commissie en een gebrek aan personeel van de Commissie. Wat de betaling aan sekswerkers betreft, verklaarde de Commissie dat anonieme urenstaten die door de projectmanager zijn opgesteld en waarin de betrokken werknemers niet voldoende zijn geïdentificeerd - alleen de voornamen van de personen werden vermeld - in geen geval aanvaardbaar zijn als bewijs van uitgaven. Ten slotte heeft de Commissie verklaard dat zij haar argumenten met betrekking tot de klacht had onderzocht en dat zij haar standpunt handhaafde om geen elementen te betalen waarvoor geen bewijsstukken waren verstrekt. Zij zal dus overgaan tot terugvordering van de niet-terugbetaalde betaling van € 47 351,54.

Verdere opmerkingen van klagers

In hun verdere opmerkingen handhaafden de klagers hun beweringen en verklaarden zij ook het volgende:

De klagers verklaarden aanvankelijk dat het verdere oordeel van de Commissie misleidend, onnauwkeurig en grof onbeschaamd was. Het rapport was methodologisch ondeugdelijk en diep gebrekkig en werd in het geheim gebruikt om het partnerschap te verstoren. Aangezien het verslag aan andere partners werd verstrekt en werd gebruikt om het project af te sluiten, hadden de klagers een kopie moeten ontvangen en hadden zij hierover opmerkingen moeten kunnen maken.

De klagers aanvaardden dat de Commissie een belangrijke bijdrage levert aan projecten in Oost-Europa, maar waren van mening dat er institutionele attitudes zijn die een vooroordeel ten opzichte van Oost-Europese organisaties weerspiegelen. De klagers wezen erop dat in het verdere advies van de Commissie werd verwezen naar de Nederlandse stichtingen als "gereputeerd", hetgeen duidelijk impliceerde dat Salamon Alapitvany op de een of andere manier minder gerenommeerd was.

Wat betreft adequate procedures om problemen aan te pakken, vonden de klagers het onredelijk om te verwachten dat kleine ngo’s met beperkte middelen een conflict voor de rechter zouden brengen. In plaats daarvan moet er een onafhankelijk arbitrageproces komen en moet de Commissie overwegen informatie te verstrekken over de rol van de Ombudsman bij toekomstige contracten.

Er was geen negatieve mediacampagne op het moment van het project of de afsluiting ervan. Pas in januari 1999 slaagde de vertegenwoordiger van het Europees vrijwilligerscentrum erin negatieve media-aandacht te wekken. De klagers verklaarden verder dat de vertegenwoordiger journalisten had doorverwezen naar de Commissie, DG 1a, die vervolgens dammende of dubbelzinnige verklaringen had afgegeven en hun kopieën van correspondentie van de klagers had verstrekt. Aanvankelijk waren de klagers niet op de hoogte van de rol van de Commissie en aanvaardden zij haar acties te goeder trouw. De klagers waren later echter verbaasd over het feit dat zij de Commissie nooit telefonisch konden bereiken, hoewel de Hongaarse media onmiddellijk en dagelijks toegang hadden tot hoge ambtenaren van de Commissie voor opmerkingen en voorts dat Hongaarse journalisten regels begonnen te lezen uit kopieën van hun correspondentie met de Commissie die hen telefonisch om opmerkingen vroegen. Het televisie-interview van een ambtenaar van de Commissie in Hongarije was zeer schadelijk geweest voor Salamon Alapitvany en de Commissie had de media nooit opheldering gegeven over de "fout". Ook de geruchten over een fraudeonderzoek werden nooit opgehelderd, hoewel OLAF bevestigde dat het project nooit aan een dergelijk onderzoek werd onderworpen.

Met betrekking tot de betwiste betalingsaanvragen uitten de klagers aanvankelijk hun bezorgdheid over het feit dat de Commissie de door het project gebruikte boekhoudmethode niet aanvaardde, ook al hadden zij de aanbevolen beste praktijken van EU-projecten zoals EuroPAP en TAMPEP gevolgd. Sommige claims waren eenvoudigweg ongerechtvaardigd, met name met betrekking tot voertuigen en huisvestingstoelagen. Andere hadden op bevredigende wijze kunnen worden opgelost als binnen een redelijke termijn om advies en verduidelijking was verzocht. De vertraging van meer dan 18 maanden namens de Commissie bij het vaststellen van de procedurefouten en het verstrekken van een gespecificeerde lijst van betwiste betalingen was echter oneerlijk en beperkte de mogelijkheid van de klagers om bepaalde soorten ontvangsten te verstrekken in plaats van de reeds verstrekte. De klagers waren van mening dat discrepanties eerder verband hielden met fouten in de procedurele verslaglegging dan met feitelijke inhoudelijke kwesties. Bovendien werd het project onafhankelijk gecontroleerd door Britse accountants volgens internationale boekhoudnormen en er is nooit enig bewijs geweest van ongepaste financiële acties door een van de medewerkers van Salamon Alapitvany.

Tot slot wezen de klagers erop dat de projectmanager volgens de Britse wetgeving geen strafblad heeft. Bovendien heeft Salamon Alapitvany met succes diensten geleverd en samengewerkt met andere internationale donoren om complexe contracten af te ronden. De stichting is ook geprezen in een rapport van de speciale rapporteur van de VN over het voorkomen van geweld tegen vrouwen en werd uitgenodigd om presentaties te geven over haar werk op prestigieuze conferenties zoals AIDS2000. De door Salamon Alapitvany-projecten vastgestelde betrokkenheidsmethode werd nu ook gebruikt door projecten in Frankrijk en Albanië en zal in andere landen worden gebruikt. De klagers concludeerden dat geen van deze ontwikkelingen erop wijst dat Salamon Alapitvany een falend project had beheerd.

BESLUIT

1 Inleidende opmerkingen

1.1 Ten eerste merkt de Ombudsman op dat de meeste beschuldigingen verband houden met verschillende aspecten van het contract. De Ombudsman wenst derhalve te verklaren dat de Europese Ombudsman overeenkomstig artikel 195 van het EG-Verdrag bevoegd is klachten te ontvangen "betreffende gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen of organen". De Ombudsman is van mening dat er sprake is van wanbeheer wanneer een overheidsinstantie niet handelt overeenkomstig een voor haar bindende regel of beginsel. Er kan dus ook sprake zijn van wanbeheer wanneer het gaat om de nakoming van verplichtingen die voortvloeien uit door de instellingen of organen van de Gemeenschap gesloten overeenkomsten.

1.2 De Ombudsman is echter van mening dat de reikwijdte van de toetsing die hij in dergelijke gevallen kan uitvoeren, noodzakelijkerwijs beperkt is. De Ombudsman is met name van mening dat hij niet moet proberen vast te stellen of er sprake is van contractbreuk door een van de partijen, indien de zaak in geschil is. Deze vraag zou alleen effectief kunnen worden behandeld door een bevoegde rechter, die de mogelijkheid zou hebben om de argumenten van de partijen met betrekking tot het relevante nationale recht te horen en om tegenstrijdig bewijsmateriaal over feitelijke kwesties te beoordelen.

1.3 De Ombudsman is derhalve van mening dat het in zaken betreffende contractuele geschillen gerechtvaardigd is zijn onderzoek te beperken tot de vraag of de communautaire instelling of het communautaire orgaan hem een coherente en verantwoordelijke beschrijving van de rechtsgrondslag voor zijn optreden heeft verstrekt en waarom hij zijn standpunt over de contractuele positie gerechtvaardigd acht. Als dat het geval is, zal de Ombudsman concluderen dat dit onderzoek geen geval van wanbeheer aan het licht heeft gebracht. Deze conclusie doet geen afbreuk aan het recht van de partijen om hun contractuele geschil te laten onderzoeken en op gezaghebbende wijze te laten beslechten door een bevoegde rechtbank.

1.4 Ten tweede merkt de Ombudsman op dat de Commissie bij het beheer van het Phare-LIEN-programma wordt bijgestaan door een Bureau voor technische bijstand, dat wordt aangeboden door het Europees Vrijwilligerscentrum. De Ombudsman concludeert dat als de Commissie ervoor zorgt dat externe bureaus namens de Commissie werkzaamheden verrichten in het kader van het beheer van een project, zij verantwoordelijk moet worden gehouden voor de acties van dat bureau, d.w.z. in dit geval het Europees vrijwilligerscentrum. Het lijkt erop dat de Commissie de verantwoordelijkheid voor de acties van het Centrum niet heeft betwist.

2 Het recht om opmerkingen te maken over het monitoringverslag

2.1 Klagers beklaagden zich over het feit dat zij, ondanks meerdere verzoeken, op geen enkel moment in de gelegenheid werden gesteld opmerkingen te maken over het verslag of de aantijgingen. De klagers verklaarden dat deze procedure over het algemeen oneerlijk was en dat de projectmanager en de stichting hun recht om zich te verdedigen werd ontnomen. Bovendien was er onnodige vertraging en gebrek aan en weigering van informatie namens de Commissie omdat het verslag niet tijdig aan de klagers was verstrekt.

2.2 De Commissie verklaarde dat het verslag niet aan de projectleider was meegedeeld en evenmin uitvoerig was besproken omdat het contract was opgezegd. De Commissie legde uit dat de intrekking van de subsidie was ingegeven door een reeks problemen die zich hadden voorgedaan in het kader van het project en de uitvoering ervan onder leiding van de projectbeheerder. Onder deze omstandigheden zou een langdurige bespreking van kleine punten in het monitoringverslag de situatie en het besluit van de Commissie om het project te beëindigen, niet hebben veranderd. De Commissie had dus afgezien van het verzamelen van de verdere opmerkingen van de projectbeheerder over deze specifieke kwestie. In ieder geval had de opsteller van het verslag tijdens het bezoek de opmerkingen van de projectmanager verzameld en waren na afloop afzonderlijke punten met de projectmanager besproken in het kader van de afwikkeling van zijn betalingsaanvragen.

2.3 Volgens vaste rechtspraak vormt de eerbiediging van het recht om te worden gehoord een grondbeginsel van het gemeenschapsrecht en moet deze in acht worden genomen voordat een bezwarend besluit wordt genomen, ook al is de betrokken procedure niet geregeld (1). Om dit beginsel te eerbiedigen, moet de persoon tegen wie een administratieve procedure is ingeleid, in de loop van die procedure in de gelegenheid zijn gesteld zijn standpunt kenbaar te maken over de waarheid en de relevantie van de gestelde feiten en omstandigheden (2). Dit beginsel is ook bevestigd in artikel 41, lid 2, van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, dat tijdens de Europese Raad van Nice in december 2000 is afgekondigd. Bovendien heeft punt 3 van de code van goed administratief gedrag van de Commissie (3), die sinds 1 november 2000 van kracht is, betrekking op dezelfde kwestie.

2.4 In het onderhavige geval was het besluit van de Commissie om de overeenkomst op te zeggen een bezwarend besluit voor de klagers, zodat zij het recht hadden om te worden gehoord. De Commissie legde uit dat de annulering van het project was ingegeven door een reeks problemen. In haar brief van 24 maart 1998 tot opzegging van de overeenkomst heeft de Commissie het volgende verklaard:

"Na een grondige analyse van het tussentijds verslag, het financieel verslag en het monitoringverslag met betrekking tot uw project blijkt dat de in bijlage A bij de medefinancieringsovereenkomst beschreven activiteiten niet worden uitgevoerd zoals gepland en volgens het oorspronkelijke tijdschema.

De Europese Commissie heeft daarom besloten de overeenkomst op grond van artikel 12 van de cofinancieringsovereenkomst – "Beëindiging" te beëindigen."

Dit betekent dat het monitoringverslag deel uitmaakte van de basis voor het besluit van de Commissie om het contract op te zeggen.

2.5 Overeenkomstig de hierboven uiteengezette beginselen en jurisprudentie is het goed administratief gedrag om het recht om te worden gehoord te eerbiedigen. In het onderhavige geval heeft de Commissie een controleverslag over de ontwikkeling van het project van de klagers opgesteld, dat ernstige beschuldigingen tegen de stichting en de projectleider bevatte. Het verslag vormde de basis voor het besluit van de Commissie om het project later te beëindigen. De Ombudsman is van oordeel dat het verslag onder deze omstandigheden aan de klagers had moeten worden meegedeeld voor hun opmerkingen. Het verslag is nooit meegedeeld aan de klagers, die hun recht om te worden gehoord is ontnomen. Dit is een geval van wanbeheer. De Ombudsman zal daarom een kritische opmerking aan de Commissie richten.

3 Discriminatie

3.1 De klagers beweerden dat zij werden gediscrimineerd omdat de stichting een Hongaarse stichting is en er binnen de Commissie, DG 1a, en het Europees Vrijwilligerscentrum sprake is van een negatieve houding ten opzichte van de Oost-Europese organisaties.

3.2 De Commissie verklaarde dat er geen bewijs was voor de bewering dat er sprake was van een negatieve houding ten opzichte van Oost-Europese stichtingen en verwees naar het aantal gefinancierde projecten en het bedrag dat aan dergelijke projecten werd toegekend.

3.3 De Ombudsman merkt op dat het non-discriminatiebeginsel in acht moet worden genomen. In de onderhavige zaak is de Ombudsman van oordeel dat de klagers onvoldoende ondersteunend bewijsmateriaal hebben aangedragen om hun bewering van discriminatie binnen de Commissie te bewijzen. Er is derhalve geen geval van wanbeheer vastgesteld met betrekking tot dit deel van de klacht.

4 Redenen voor beëindiging van het project

4.1 De klagers beweerden dat de Commissie informatie ontbrak en weigerde omdat de werkelijke redenen voor de afsluiting van het project nooit aan de klagers werden meegedeeld.

4.2 De Commissie legde uit dat het project werd afgesloten overeenkomstig artikel 12, lid 1, van de medefinancieringsovereenkomst en dat beide partijen op grond van artikel 12 uit zuiver juridisch oogpunt de overeenkomst vrijwillig kunnen opzeggen door de overeenkomst slechts tijdig op te zeggen, zonder verplicht te zijn vooraf de redenen ervan te bespreken. De Commissie was van mening dat het project duidelijk niet was uitgevoerd en vorderde zoals verwacht en dat de Nederlandse partners zich uit het project hadden teruggetrokken. In Hongarije werd een perscampagne gevoerd rond het project en het strafblad en de activiteiten uit het verleden van de projectmanager. Deze elementen samen maakten het simpelweg onmogelijk om het project te blijven financieren.

4.3 Tussen 13 en 17 december 1997 heeft het Europees vrijwilligerscentrum een controlebezoek aan het project gebracht en op 28 december 1997 is een verslag opgesteld. De Commissie gaf toe dat het verslag niet aan de klagers was verstrekt, maar gaf geen commentaar op de bewering dat de Nederlandse partners kopieën van het verslag zouden hebben ontvangen en zich vervolgens uit het project zouden hebben teruggetrokken. Op 24 maart 1998 zond de Commissie de stichting een brief tot opzegging van het contract, waarin zij verklaarde dat uit een analyse van het tussentijds verslag, het financieel verslag en het toezichtverslag bleek dat de in bijlage A bij de medefinancieringsovereenkomst beschreven activiteiten niet werden uitgevoerd zoals gepland en volgens het oorspronkelijke tijdschema. Wat meer specifieke redenen voor de sluiting betreft, verklaarden de klagers dat hun later werd meegedeeld dat het project was afgesloten vanwege de terugtrekking van de partners. Dit ondanks het feit dat Salamon Alapitvany een ander meer gekwalificeerd bureau had gevonden dat bereid was om samen te werken bij het voltooien van het project. In haar adviezen aan de Ombudsman verwees de Commissie naar artikel 12 van de medefinancieringsovereenkomst en voorts naar een reeks problemen die tot de annulering hadden geleid, zoals de terugtrekking van de Nederlandse deelnemers, een smerige mediacampagne rond het project en het feit dat het project niet zoals verwacht vorderde.

4.4 Het is goed administratief gedrag om een besluit met redenen te omkleden (4). De motivering moet toereikend, duidelijk en toereikend zijn, en zal normaliter ook de belangrijkste feiten, argumenten en bewijzen vermelden. In casu leek de Commissie op verzoek de redenen voor de sluiting niet schriftelijk aan te geven. Het lijkt er ook op dat de Commissie haar besluit heeft gebaseerd op informatie in het monitoringverslag die nooit aan de klagers is meegedeeld. Het lijkt er dus op dat de Commissie haar beschikking niet duidelijk heeft gemotiveerd. De Commissie heeft derhalve niet gehandeld in overeenstemming met de beginselen van goed administratief gedrag. De Ombudsman zal daarom een kritische opmerking aan de Commissie richten.

5 Adequate klachtenprocedure

5.1 De klagers voerden aan dat de Commissie, door niet over een adequate procedure te beschikken waarmee zij hun zorgen konden wegnemen, machtsmisbruik kon plegen.

5.2 De Commissie wees erop dat volgens artikel 13 van de medefinancieringsovereenkomst elk geschil dat voortvloeit uit de overeenkomst en dat niet is beslecht, onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel valt.

5.3 Volgens artikel 13 van de Medefinancieringsovereenkomst is de Overeenkomst onderworpen aan het Belgische recht en worden alle geschillen die voortvloeien uit de uitvoering ervan en die niet in onderling overleg kunnen worden beslecht, verwezen naar de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel. Voorts wordt in artikel 14 van de overeenkomst een contactpersoon bij de Commissie genoemd en worden twee andere contactadressen gegeven met betrekking tot betalingen en verslagen. Hoewel het de Commissie vrij staat om verdere klachtenprocedures op te zetten en informatie te verstrekken over de rol van de Ombudsman, lijkt de Commissie niet verplicht om verdere stappen te ondernemen naast de in de overeenkomst vermelde stappen. Bovendien vindt de Ombudsman geen bewijs van machtsmisbruik namens de Commissie. Er is dus geen sprake van wanbeheer met betrekking tot dit deel van de klacht.

6 Valse beschuldigingen

6.1 De klagers beweerden dat de Commissie valse beschuldigingen had geuit tegen het project en de projectmanager. In het bijzonder had de Commissie nooit een publieke correctie aangebracht op de verklaring van een ambtenaar van de Commissie in een interview op de Hongaarse televisie dat de projectmanager had verzocht om projectfinanciering te crediteren op de persoonlijke rekeningen van de manager.

6.2 De Commissie verklaarde dat de mediacampagne niet door de Commissie of een van haar vertegenwoordigers was geïnitieerd. De Commissie wees alle aantijgingen van journalisten of de vertegenwoordiger van het Europees Vrijwilligerscentrum van de hand. De bewering dat vertegenwoordigers van de Commissie informatie over het LIEN-programma aan de media zouden hebben doorgegeven, was volledig ongegrond en werd door de projectmanager aanvaard. Het interview met de Hongaarse televisie door een ambtenaar van de Commissie waarin werd verklaard dat de projectmanager om subsidiebetalingen op zijn "persoonlijke bankrekening" had verzocht, was een vertaalfout.

6.3 In zijn besluit in klacht 960/98/PB (5) behandelde de Ombudsman beschuldigingen met betrekking tot verklaringen aan kranten over vermoedens van fraude door klager en zijn organisatie. In zijn besluit verwees de Ombudsman naar de jurisprudentie van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (6), waarin is bepaald dat het vermoeden van onschuld niet alleen door een rechter of rechtbank, maar ook door andere overheidsinstanties kan worden geschonden. Het Hof heeft voorts verklaard dat de autoriteiten het publiek met het oog op de eerbiediging van de vrijheid van meningsuiting kunnen informeren over lopende strafrechtelijke onderzoeken, maar dat zij dit met alle beoordelingsvrijheid en omzichtigheid moeten doen die nodig zijn om het vermoeden van onschuld te eerbiedigen.

6.4 Wat het interview op de Hongaarse televisie betreft, heeft de Commissie uitgelegd dat het om een vertaalfout ging. Deze uitleg lijkt redelijk.

6.5 Wat de beschuldigingen van valse beschuldigingen in het algemeen betreft, was het enige bewijs dat klager bij de Ombudsman indiende het artikel dat op 31 januari 1999 in de Sunday Times werd gepubliceerd. Het artikel verwijst naar verklaringen van de deskundige die het project heeft bezocht, maar ook naar "ambtenaren in Brussel". De Ombudsman merkt op dat bij het verstrekken van informatie en het afleggen van verklaringen met betrekking tot een aangelegenheid die wordt onderzocht, terughoudendheid in acht moet worden genomen. Hoewel het artikel in de Sunday Times, in zijn geheel genomen, een negatief beeld geeft van klager, zijn de verklaringen die kunnen worden toegeschreven aan de deskundige die het project bezoekt en aan "ambtenaren in Brussel" niet geformuleerd als definitieve beschuldigingen, maar eerder als aannames. Bovendien is het met betrekking tot de andere informatie in het artikel niet duidelijk wie het heeft ingediend. Gezien het gebrek aan verder bewijs om de bewering van valse beschuldigingen te bewijzen, is de Ombudsman van oordeel dat er geen sprake is van wanbeheer met betrekking tot dit deel van de klacht.

7 Betalingsaanvragen

7.1 De klagers voerden aan dat er sprake was van onnodige vertraging omdat de Commissie al in 1998 op de hoogte was van alle grote betwiste uitgaven, maar de klagers pas eind 1999 een lijst van deze uitgaven ontvingen. De klagers waren niet in de gelegenheid gesteld om aanvullende informatie te verstrekken of een betwist item toe te lichten. De Commissie had de betaling van facturen voor sekswerkers geweigerd omdat de klagers de vrouwen hadden toegestaan te ondertekenen met alleen hun initialen.

7.2 De Commissie verwees naar de medefinancieringsovereenkomst, waarin is bepaald dat de Commissie de contractant alleen betaalt voor daadwerkelijk geleverde of aangekochte diensten, uitrusting en benodigdheden en dat de begunstigde verplicht is alle bewijsstukken te bewaren die nodig zijn om alle uitgaven in verband met het project aan te tonen. De projectmanager was dus volledig op de hoogte van het bewijsmateriaal dat moest worden ingediend. De Commissie legde verder uit dat zij contact had gehad met de klagers om uit te leggen waarom sommige posten niet in aanmerking kwamen. De vertraging was het gevolg van een herstructurering van de diensten voor externe betrekkingen van de Commissie en een gebrek aan personeel van de Commissie. Wat de betaling aan sekswerkers betreft, verklaarde de Commissie dat anonieme urenstaten waarin alleen de voornamen van de personen worden vermeld, onaanvaardbaar zijn als bewijs van uitgaven.

7.3 In artikel 10 van de medefinancieringsovereenkomst is bepaald dat de begunstigde alle bewijsstukken bijhoudt die nodig zijn om alle uitgaven in verband met het project toe te lichten. Zij omvatten onder meer: bankafschriften; ontvangsten van de partnerorganisatie of ngo in het begunstigde land voor in het kader van het project verworven uitrusting; facturen; urenstaten of soortgelijke documenten ter staving van het aantal door deskundigen en andere personeelsleden gewerkte dagen. Artikel 8 van de overeenkomst bepaalt dat de verrichte betalingen naar beneden worden bijgesteld indien de totale door de begunstigde te verrichten uitgaven lager zijn dan het in bijlage B begrote bedrag.

7.4 In een andere gids voor Phare & Tacis LIEN-programma's genaamd "Informatie voor contractanten" (met algemene, technische en financiële informatie) die aan Salamon Alapitvany is verstrekt, staat dat betalingen worden gedaan tegen de werkelijk gedane uitgaven. Indien niet al het begrote geld wordt besteed, wordt dit in mindering gebracht op de eindbetaling of moet het saldo worden terugbetaald indien de begunstigde op de vervaldatum van de overeenkomst nog geen 85 % van de bijdrage van de Commissie heeft besteed. De "Informatie voor contractanten" bevat nadere informatie over financiële kwesties in verband met het voortgangsverslag, het eindverslag, de overlegging van facturen, de toewijzing van kosten en begroting, betalingen, kosten van expats en lokaal personeel, verblijfsvergoedingen, reiskosten, kosten van opleiding, vergaderingen en publicaties, uitrusting, benodigdheden en verbruiksgoederen, andere kosten en tot slot administratieve kosten.

7.5 Hoewel het opmerkelijk is dat het project door Britse accountants werd gecontroleerd volgens internationale boekhoudnormen en de Commissie nog steeds een aantal betalingsaanvragen niet-subsidiabel achtte, lijkt het erop dat de klagers voldoende informatie hebben gekregen over de kosten die als subsidiabel worden beschouwd en de bewijsstukken die moeten worden verstrekt. De Commissie heeft haar standpunt toegelicht dat zij van mening was dat sommige punten niet voor steun in het kader van de overeenkomst in aanmerking kwamen wegens het ontbreken van bewijsstukken. Wat betreft de geweigerde betalingen aan sekswerkers waarvoor de klagers de vrouwen hadden toegestaan om alleen met hun initialen te ondertekenen (volgens de Commissie met hun voornaam), legde de Commissie uit dat zij deze urenstaten niet accepteerde omdat zij de betrokken werknemers niet voldoende identificeerden. De Ombudsman is van oordeel dat de uitleg van de Commissie redelijk lijkt.

7.6 Wat betreft de vermeende vertraging namens de Commissie bij het informeren van klagers over de betwiste uitgaven, merkt de Ombudsman op dat het verzoek om betaling van het saldo op 4 november 1998 lijkt te zijn gedaan. Op 7 juni 1999 deelde de Commissie het project mee dat op 23 juni 1999 een invorderingsopdracht zou worden gegeven en publiceerde zij de debetnota van € 47.351,54. De debetnota bevatte geen uitleg over het terug te vorderen bedrag. De Commissie heeft op 11 oktober 1999 een toelichting toegezonden (de Commissie verwijst naar een nota van 12 november 1999, maar het exemplaar waarover de Ombudsman beschikt, dateert van 11 oktober 1999). De projectmanager gaf in januari 2000 commentaar op deze nota en ontving in april 2000 nadere uitleg van de Commissie.

7.7 De Ombudsman merkt op dat het contract geen bepalingen bevat die betalingstermijnen vaststellen naar aanleiding van het verzoek van de begunstigde. De Ombudsman is echter op de hoogte van de algemene termijn bij de Commissie van 60 dagen voor betalingen na ontvangst van een factuur. Bovendien hebben de ordonnateurs instructies om de begunstigde binnen 25 dagen op de hoogte te stellen als er een risico bestaat dat de termijn van 60 dagen om welke reden dan ook wordt overschreden. In casu heeft de overlegging van de eindfactuur niet tot enige betaling geleid, maar tot de afgifte van een debetnota. De termijnen moeten desalniettemin van toepassing zijn of als leidraad dienen.

7.8 De Ombudsman merkt op dat de Commissie in het onderhavige geval meer dan zeven maanden nodig had om de debetnota uit te geven naar aanleiding van het verzoek om betaling van het saldo, en nog eens vier maanden om de eerste toelichting te verstrekken. De Ombudsman merkt ook op dat het een goed administratief gedrag is om binnen een redelijke termijn een besluit te nemen naar aanleiding van een verzoek. De Commissie legde uit dat de vertraging het gevolg was van een herstructurering van de diensten voor externe betrekkingen van de Commissie en een gebrek aan personeel van de Commissie. De Ombudsman erkent dat de zaak van zeer complexe aard was en dat de Commissie noodzakelijkerwijs wat extra tijd nodig had om de zaak te behandelen. Voorts heeft de Commissie de redenen voor de vertraging toegelicht. De Ombudsman is derhalve van oordeel dat er geen sprake is van wanbeheer met betrekking tot dit deel van de klacht.

8 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht moeten de volgende kritische opmerkingen worden gemaakt:

Overeenkomstig de hierboven uiteengezette beginselen en rechtspraak is het een goed administratief gedrag om het recht om te worden gehoord te eerbiedigen. In het onderhavige geval heeft de Commissie een controleverslag over de ontwikkeling van het project van de klagers opgesteld, dat ernstige beschuldigingen tegen de stichting en de projectleider bevatte. Het verslag vormde de basis voor het besluit van de Commissie om het project later te beëindigen. De Ombudsman is van oordeel dat het verslag onder deze omstandigheden aan de klagers had moeten worden meegedeeld voor hun opmerkingen. Het verslag is nooit meegedeeld aan de klagers, die hun recht om te worden gehoord is ontnomen. Dit is een geval van wanbeheer.

Het is goed administratief gedrag om een besluit met redenen te omkleden (7). De motivering moet toereikend, duidelijk en toereikend zijn, en zal normaliter ook de belangrijkste feiten, argumenten en bewijzen vermelden. In casu leek de Commissie op verzoek de redenen voor de sluiting niet schriftelijk aan te geven. Het lijkt er ook op dat de Commissie haar besluit heeft gebaseerd op informatie in het monitoringverslag die nooit aan de klagers is meegedeeld. Het lijkt er dus op dat de Commissie haar beschikking niet duidelijk heeft gemotiveerd. De Commissie heeft derhalve niet gehandeld in overeenstemming met de beginselen van goed administratief gedrag.

Aangezien deze aspecten van de zaak betrekking hebben op procedures in verband met specifieke gebeurtenissen in het verleden, is het niet passend te streven naar een minnelijke schikking van de zaak. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

Jacob Söderman

---

(1) Zie bv. gevallen: C-85/76, Hoffmann-La Roche/Commissie, Jurispr. 1979, blz. 461, punten 9-11, C-234/84, België/Commissie, Jurispr. 1986, blz. 2263, punt 27, C-40/85, België/Commissie, Jurispr. 1986, blz. 2321, punt 28, en C-301/87, Frankrijk/Commissie, Jurispr. 1990, blz. I-0307, punt 29.

(2) Zaak C-234/84, België tegen Commissie, Jurispr. 1986, blz. 2263, punt 27.

(3) Code van goed administratief gedrag voor het personeel van de Europese Commissie in hun betrekkingen met het publiek, in werking getreden op 1 november 2000: http://ec.europa.eu/secretariat_general/code/index_en.htm

(4) Dit beginsel is ook bevestigd in artikel 41, lid 2, van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, dat tijdens de Europese Raad van Nice in december 2000 is afgekondigd. Bovendien bepaalt punt 3 van de code van goed administratief gedrag van de Commissie, die sinds 1 november 2000 van kracht is, dat de beschikkingen van de Commissie duidelijk met redenen moeten worden omkleed.

(5) Besluit inzake klacht 960/98/PB van 30 januari 2001, gepubliceerd op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu)

(6) Zaak Allenet de Ribemont tegen Frankrijk, arrest van 10 februari 1995, serie A nr. 308.

(7) Dit beginsel is ook bevestigd in artikel 41, lid 2, van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, dat tijdens de Europese Raad van Nice in december 2000 is afgekondigd. Bovendien bepaalt punt 3 van de code van goed administratief gedrag van de Commissie, die sinds 1 november 2000 van kracht is, dat de beschikkingen van de Commissie duidelijk met redenen moeten worden omkleed.