Achtergrond van de klacht

1. De klacht werd ingediend door de European University Association (EUA), een niet-gouvernementele organisatie die meer dan 800 universiteiten in Europa vertegenwoordigt ^[1].

2. De EUA was coördinator van een consortium van 22 Latijns-Amerikaanse en Europese universitaire verenigingen voor het project ALFA-PUENTES: capaciteitsopbouw van universitaire verenigingen ter bevordering van de Latijns-Amerikaanse regionale integratie (ALFA III)”. Het ALFA-PUENTES-project ontving financiering van de EU in het kader van een subsidieovereenkomst en werd uitgevoerd van 28 maart 2011 tot en met 27 maart 2014.

3. Nadat het project was afgerond, wisselden klager en de Commissie correspondentie uit over de door de Commissie te verrichten eindbetaling, maar waren zij het niet eens over het exacte bedrag.

4. In februari 2015 heeft de Commissie verzocht om een externe audit van verschillende ALFA-projecten, waaronder de projecten in kwestie. Na de audit van het project, het eindverslag over de financiële audit van 3 november 2015 (hierna: “Auditverslag”) werd het volgende vastgesteld:

• "Het financieel verslag geeft op alle materiële punten een getrouw beeld van de werkelijke uitgaven en ontvangsten die voor het project zijn gedaan voor de periode van 28 maart 2011 tot en met 27 maart 2014, in overeenstemming met de toepasselijke contractvoorwaarden; en
• De door de Europese Commissie verstrekte projectmiddelen zijn in alle materiële opzichten gebruikt in overeenstemming met de toepasselijke contractvoorwaarden.”

5. Aangezien in het auditverslag werd geconcludeerd dat het “saldo van de door de Commissie te betalen financiering” 84 472,43 EUR bedroeg, verzocht klager de Commissie dit saldo te betalen. De Commissie weigerde dit te doen ^[2] omdat de in het kader van het project gemaakte kostenoverschrijdingen uitgaven inhielden die niet noodzakelijk, redelijk, gerechtvaardigd of in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer waren.

6. Klager wendde zich derhalve tot de Ombudsman, die een onderzoek instelde naar de weigering van de Commissie om een betaling van 83 289,89 EUR aan klager te verrichten ^[3].

Voorlopige conclusie van de Ombudsman

7. De Ombudsman kwam tot de voorlopige bevinding dat de Commissie geen toereikende grondslag had gegeven voor haar besluit om het auditverslag buiten beschouwing te laten en te weigeren een betaling van 83 289,89 EUR aan klager te verrichten.

8. Hoewel de Commissie niet verplicht was gevolg te geven aan het controleverslag, was de Ombudsman van mening dat een besluit dat afwijkt van de controlebevindingen naar behoren en op overtuigende wijze moet worden onderbouwd met relevante feiten en argumenten. Het standpunt van de Ombudsman was dat de Commissie dit niet had gedaan. In dit verband merkte de Ombudsman ook op dat het project in kwestie, dat complex was en waarbij veel partners uit verschillende Latijns-Amerikaanse landen betrokken waren, met succes en binnen de begroting werd uitgevoerd. Meer in het algemeen was zij van mening dat het ALFA-PUENTES-programma van groot belang was voor de EU ^[4].

9. Op basis van deze voorlopige bevinding heeft de Ombudsman de Commissie verzocht haar besluit om de betrokken betaling te weigeren vollediger te motiveren. Bij gebreke van een antwoord van de Commissie op haar voorlopige bevinding heeft de Ombudsman haar onderzoek voortgezet op basis van de reeds beschikbare informatie.

Aanbeveling van de Ombudsman

10. De Ombudsman bleef niet overtuigd door de uitleg van de Commissie waarom zij van mening was dat de kostenoverschrijdingen uitgaven inhielden die niet noodzakelijk, redelijk, gerechtvaardigd of in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer waren. De Ombudsman merkte in dit verband op dat de Commissie had bevestigd dat klager de algemene projectdoelstellingen had gehaald en de belangrijkste activiteiten had uitgevoerd, en dat klager weliswaar te veel had uitgegeven aan bepaalde begrotingsonderdelen, maar de uitgaven binnen de algemene begroting van het project had gehouden.

11. Voorts begreep de Ombudsman uit het controleverslag dat het project grotendeels op bevredigende wijze en in overeenstemming met de beginselen van goed financieel beheer was uitgevoerd. Daarom was de Ombudsman het niet eens met de verklaring van de Commissie dat in het auditverslag ernstige problemen met de financiële en interne controle bij het beheer van het project waren vastgesteld.

12. De Ombudsman concludeerde dat de Commissie haar besluit om af te wijken van de bevinding van de externe controleur dat klager een eindbetaling van 84 472,43 EUR moest ontvangen (nadien gecorrigeerd tot 83 289,89 EUR), niet had gerechtvaardigd. Zij doet daarom de volgende aanbeveling:

De Europese Commissie moet een bedrag van 83 289,89 EUR aan klager betalen.

13. In haar advies over de aanbeveling verklaarde de Commissie dat zij de zaak in detail had onderzocht en contact had opgenomen met de klager voor opmerkingen en verduidelijkingen. Op basis van de aanbeveling van de Ombudsman en de antwoorden van klager heeft de Commissie besloten over te gaan tot de betaling van 83 289,89 EUR. De Commissie heeft verklaard dat zij klager daarvan op 4 januari 2019 in kennis heeft gesteld en de betaling op 8 februari 2019 heeft verricht.

14. Klager sprak zijn tevredenheid uit over de uitkomst.

Beoordeling door de Ombudsman na de aanbeveling

15. De Ombudsman is ingenomen met de aanvaarding door de Commissie van haar aanbeveling. Zij prijst de Commissie voor het feit dat zij in deze zaak de nodige corrigerende maatregelen heeft genomen en is ingenomen met het feit dat het litigieuze bedrag nu is betaald.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

Door ermee in te stemmen klager 83 289,89 EUR te betalen, heeft de Commissie de aanbeveling van de Ombudsman aanvaard.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 18/03/2019

[1] www.eua.be

[2] De Commissie heeft een extra betaling van 1 182,54 EUR verricht om een fout te corrigeren. Het litigieuze bedrag bedroeg thans dus 83 289,89 EUR.

[3] Meer gedetailleerde informatie is te vinden in de aanbeveling van de Ombudsman: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/105277.

[4] In de Verklaring van San Salvador van 2017 van de Europese Unie, Latijns-Amerika en het Caribisch gebied (EULAC) staat bijvoorbeeld het volgende: “De EU moet, als representatieve instelling van Europese universiteiten, naast de belangrijkste Latijns-Amerikaanse en Caribische rector- en universitaire verenigingen, een permanent platform voor samenwerking vormen, dat als precedent dient en gebruikmaakt van structurele projecten, zoals ALFA-PUENTES.”

https://ec.europa.eu/research/iscp/pdf/declaracion_de_san-salvador_en.pdf