Klager, een journalist, heeft de Europese Commissie verzocht het publiek toegang te verlenen tot een sms-bericht van een EU-staatshoofd aan de voorzitter van de Commissie over de handelsbesprekingen tussen de EU en Mercosur. De Commissie bevestigde dat haar voorzitter het sms-bericht had ontvangen, maar merkte op dat het bericht was ontvangen via de instant messaging-applicatie “Signal”, waarbij de functie “verdwijnende berichten” was geactiveerd. Bijgevolg concludeerde de Commissie dat zij geen documenten bezat die binnen het toepassingsgebied van het verzoek vielen.

Na een vergadering met vertegenwoordigers van de Commissie en een inspectie van documenten in verband met het verzoek om toegang kon de Ombudsman niet uitsluiten dat het bericht automatisch was verwijderd nadat het verzoek reeds was ontvangen. Zij stelde ook vast dat het kabinet van de voorzitter van de Commissie gedurende 15 maanden geen gevolg had gegeven aan het verzoek van klager. Dientengevolge concludeerde de Ombudsman dat de wijze waarop de Commissie dit verzoek had behandeld, neerkwam op wanbeheer.

Om deze tekortkoming aan te pakken, heeft de Ombudsman de Commissie aanbevolen haar behandeling van verzoeken om toegang van het publiek waarbij het kabinet van de voorzitter of een commissaris betrokken is, te herzien en te verbeteren. Daarnaast stelde zij voor dat de Commissie haar interne regels aanpast om ervoor te zorgen dat documenten waarvoor om toegang van het publiek wordt verzocht, worden bewaard en dat de Commissie alle tekst- en chatberichten die worden uitgewisseld tussen staatshoofden en regeringsleiders, of ministers, en leden van de Commissie, gedurende een redelijke periode naar behoren bewaart.