De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot een sms-bericht dat de president van de Franse Republiek in januari 2024 aan de voorzitter van de Europese Commissie had gestuurd over de handelsbesprekingen tussen de EU en Mercosur.

In juli 2025 antwoordde de Commissie dat, hoewel een dergelijke uitwisseling inderdaad had plaatsgevonden, zij het gevraagde bericht niet kon lokaliseren. De Commissie merkte op dat het bericht was ontvangen via de instant messaging-applicatie “Signal”, waarbij de functie “verdwijnende berichten” was geactiveerd. De Commissie concludeerde derhalve dat zij geen documenten bezat die binnen het toepassingsgebied van het verzoek vielen.

De Ombudsman opende een onderzoek naar de behandeling van het verzoek door de Commissie. Haar onderzoeksteam heeft het dossier van de Commissie over het verzoek om toegang van het publiek geïnspecteerd en een bijeenkomst gehouden met vertegenwoordigers van de Commissie.

Op basis van de inspectie en de vergadering kon de Ombudsman niet uitsluiten dat het bericht na ontvangst van het verzoek automatisch van de telefoon van de Voorzitter werd verwijderd. Uit het onderzoek is ook gebleken dat het kabinet van de voorzitter van de Commissie gedurende 15 maanden geen gehoor heeft gegeven aan het verzoek van klager, terwijl het secretariaat-generaal geen follow-up of herinnering heeft gegeven om toezicht te houden op de verwerking ervan. De Ombudsman concludeerde dat de behandeling van dit verzoek door de Commissie neerkwam op wanbeheer.

Om dit probleem aan te pakken, heeft de Ombudsman de Commissie aanbevolen de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek waarbij het kabinet van de voorzitter of een commissaris betrokken is, te evalueren en te verbeteren en actief toezicht te houden op de voortgang van dergelijke verzoeken om onnodige vertragingen te voorkomen.

Daarnaast deed de Ombudsman twee suggesties voor verbeteringen. Ten eerste moet de Commissie haar interne regels aanpassen om ervoor te zorgen dat elk document waarvoor een verzoek om toegang van het publiek is ingediend, wordt bewaard zodra een dergelijk verzoek tot dat document is ontvangen en totdat een proces van betwisting van een weigering om toegang te verlenen is voltooid, ongeacht of het document voldoet aan de criteria voor documentregistratie van de Commissie. Ten tweede moet de Commissie alle tekst- en chatberichten die worden uitgewisseld tussen staatshoofden en regeringsleiders, of ministers, en leden van de Commissie, met inbegrip van die welke na een bepaalde periode automatisch worden gewist, gedurende een redelijke periode naar behoren bewaren, gezien het waarschijnlijke belang van dergelijke berichten.

 

Klager, die een niet-gouvernementele organisatie vertegenwoordigde, verzocht om toegang van het publiek tot door de Europese Commissie verzonden en ontvangen documenten over de voorgestelde verordening artificiële intelligentie. De Commissie heeft bepaalde documenten openbaar gemaakt, maar (volledige) toegang tot vier documenten geweigerd, met een beroep op de uitzonderingen voor de bescherming van het openbaar belang wat betreft internationale betrekkingen en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft de betrokken documenten geïnspecteerd en een ontmoeting gehad met relevante vertegenwoordigers van de Commissie. Tijdens de vergadering deelde de Commissie het onderzoeksteam van de Ombudsman mee dat zij had besloten ruimere toegang tot de litigieuze documenten te verlenen, gezien het verstrijken van de tijd.

De Ombudsman was ingenomen met het besluit van de Commissie om ruimere toegang te verlenen en sloot het onderzoek als afgehandeld af.

De zaak betrof de weigering van de Europese Commissie om het publiek toegang te verlenen tot documenten betreffende de Handels- en Technologieraad EU-VS (EU-VS TTC). Klager, een journalist, verzocht om toegang van het publiek tot documenten van en naar het directoraat-generaal Concurrentie (DG COMP), waarin melding werd gemaakt van de TTC tussen de EU en de VS, alsook tot vergaderingen en notulen van vertegenwoordigers van DG COMP, waaronder de commissaris voor Concurrentie.

In de loop van het onderzoek heeft het onderzoeksteam van de Ombudsman 50 documenten geïnspecteerd die volgens de Commissie binnen het toepassingsgebied van het verzoek vielen. Op basis van de inspectie deed de Ombudsman een voorstel voor een oplossing en verzocht hij de Commissie haar standpunt te heroverwegen met het oog op een ruime toegang van het publiek tot de betrokken documenten. De Commissie heeft vervolgens volledige toegang verleend tot negen documenten en ruime toegang tot 41 documenten, onder voorbehoud van redactionele maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens. Wat één document betreft, handhaafde de Commissie haar standpunt dat de openbaarmaking ervan het openbaar belang op het gebied van internationale betrekkingen zou kunnen ondermijnen.

Hoewel de Ombudsman verheugd was dat de Commissie haar standpunt heroverwoog en ruime toegang verleende, merkte zij op dat klager de gevraagde documenten ontving na een jaar te hebben gewacht. Zij herinnerde de Commissie daarom aan haar eerdere bevindingen, met name in haar initiatiefonderzoek naar systemische vertragingen door de Commissie bij de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek, waarin zij de Commissie een aanbeveling en suggesties deed om deze systemische vertragingen aan te pakken.