Achtergrond van de klacht

1. In april 2021 heeft de Commissie de verordening artificiële intelligentie (AI-verordening)[1] voorgesteld, het eerste alomvattende rechtskader inzake AI wereldwijd.

2. In april 2023 heeft de klager, die een niet-gouvernementele organisatie vertegenwoordigt, de Commissie verzocht om toegang van het publiek [2] tot alle documenten die sinds april 2021 door het directoraat-generaal Handel (DG TRADE)[3] zijn verzonden en ontvangen in verband met de voorgestelde AI-verordening.

3. In juni 2023 heeft de klager, bij gebrek aan een antwoord op zijn verzoek, de Commissie verzocht haar impliciete weigering om de documenten openbaar te maken te herzien door een “bevestigend verzoek” in te dienen.

4. Toen klager in augustus 2023 nog steeds geen antwoord had ontvangen, wendden zij zich tot de Ombudsman [4].

5. Later in augustus 2023 nam de Commissie een eerste besluit met 14 documenten. [5] De Commissie heeft volledige toegang verleend tot drie documenten en ruime gedeeltelijke toegang tot zeven documenten waarop persoonsgegevens zijn weggelaten [6].

6. De Commissie weigerde de toegang tot twee documenten in hun geheel (4.a en 9.a) en tot delen van twee documenten (10 en 10.a), met het argument dat openbaarmaking de bescherming van het openbaar belang wat betreft internationale betrekkingen [7] en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu zou ondermijnen.[8] De Commissie zei ook dat delen van documenten 10 en 10.a buiten het toepassingsgebied van het verzoek vielen en dus onleesbaar werden gemaakt. De Commissie was van mening dat er geen zinvolle gedeeltelijke toegang tot de documenten 4.a en 9.a mogelijk was.

7. De Commissie deelde klager ook mee dat zij hun confirmatief verzoek had afgesloten.

8. In februari 2024, ontevreden over dit resultaat, wendde klager zich opnieuw tot de Ombudsman.

Het onderzoek

9. De Ombudsman heeft een onderzoek ingesteld naar de weigering van de Commissie om het publiek (volledige) toegang te verlenen tot de vier litigieuze documenten.

10. In de loop van het onderzoek heeft het onderzoeksteam van de Ombudsman de litigieuze documenten geïnspecteerd en een ontmoeting gehad met relevante vertegenwoordigers van de Commissie om de zaak te bespreken. Tijdens de vergadering deelde de Commissie het onderzoeksteam van de Ombudsman mee dat zij, gezien het verstrijken van de tijd en de vooruitgang die bij gevoelige internationale onderhandelingen was geboekt, had besloten ruimere toegang tot de betrokken documenten te verlenen. Een verslag van deze bijeenkomst [9] werd met klager gedeeld.

11. In september 2024 heeft de Commissie een nieuw initieel besluit vastgesteld en ruimere gedeeltelijke toegang tot de vier documenten verleend. Klager uitte zijn algemene tevredenheid over dit resultaat. 

Argumenten

12. In haar eerste antwoord op het verzoek om toegang van het publiek zei de Commissie dat “indien de in deze documenten vervatte informatie openbaar wordt gemaakt, dit waarschijnlijk van invloed zal zijn op de positie van de Unie in de internationale betrekkingen, met name haar internationale handelsbetrekkingen met de leden van de Wereldhandelsorganisatie (WTO) waarmee de Unie momenteel onderhandelt over de plurilaterale WTO-regels voor elektronische handel en partners waarmee de Unie onderhandelt over digitale handelsregels in bilaterale handelsovereenkomsten”.

13. De Commissie benadrukte dat de openbaarmaking van de relevante informatie overwegingen in het publieke domein zou plaatsen met betrekking tot een gevoelige kwestie in de context van de internationale handel die de onderhandelingspartners van de EU ten goede zouden kunnen komen om hun belangen te ondersteunen. Er bestond dus een reëel risico dat het vermogen van de EU om haar specifieke beleidsdoelstellingen en haar standpunt in de WTO en in de bilaterale handel na te streven, zou worden ondermijnd.

14. De Commissie heeft ook uitgelegd dat het niet mogelijk was om meer gedetailleerde redenen op te geven ter rechtvaardiging van haar weigering om toegang te verlenen zonder de inhoud en de inhoud van de documenten daadwerkelijk openbaar te maken.

15. In hun klacht bij de Ombudsman betwistte klager het standpunt van de Commissie en voerde hij in wezen aan dat zij onvoldoende argumenten had aangevoerd om haar standpunt te rechtvaardigen.

16. De klager was van mening dat de documenten openbaar moeten worden gemaakt, aangezien het publiek moet weten of en in welke mate de EU handelsbesprekingen voorrang geeft boven haar interne wetgeving, en of en hoe handelsbesprekingen nadelige gevolgen hebben voor de bescherming van EU-burgers en hun rechten.

17. Tijdens de vergadering [10] hebben de vertegenwoordigers van de Commissie het standpunt van de Commissie ten tijde van het verzoek nader toegelicht. De Commissie heeft met name de mogelijkheid van openbaarmaking beoordeeld en daarbij negatieve gevolgen voor de positie van de EU in en het resultaat van zeer gevoelige internationale onderhandelingen, zoals die over de gegevensstroom met Japan en over e-handel binnen de Wereldhandelsorganisatie (WTO), vermeden. Aangezien de AI-verordening inmiddels is vastgesteld en een deel van de onderhandelingen is afgerond, heeft de Commissie haar standpunt opnieuw beoordeeld en besloten ruimere toegang tot de litigieuze documenten te verlenen. De vertegenwoordigers van de Commissie legden ook in detail uit hoe het verlenen van volledige toegang tot de vier documenten de onderhandelingspositie van de EU in handelsaangelegenheden nog steeds zou kunnen schaden [11].

Beoordeling door de Ombudsman

18. Het verheugt de Ombudsman dat de Commissie na de inleiding van haar onderzoek haar standpunt opnieuw heeft beoordeeld en klager ruime gedeeltelijke toegang tot de betrokken documenten heeft verleend. Door enkele beperkte delen van de documenten achter te houden, heeft de Commissie zich gebaseerd op de noodzaak om het openbaar belang in de internationale betrekkingen te beschermen.

19. De instellingen van de Unie beschikken over een ruime beoordelingsmarge om te bepalen of openbaarmaking van een document afbreuk zou doen aan een van de door artikel 4, lid 1, onder a), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 beschermde openbare belangen, zoals de bescherming van de internationale betrekkingen [12].

20. Op basis van de inzage in de documenten en de tijdens de vergadering verstrekte toelichtingen [13] stelt de Ombudsman vast dat er geen sprake was van een kennelijke fout bij de toepassing door de Commissie van de uitzondering om schade aan de onderhandelingspositie van de EU in handelszaken te voorkomen. Zij heeft de zaak dan ook als afgehandeld afgesloten.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

De Ombudsman is ingenomen met het besluit van de Europese Commissie om tijdens haar onderzoek een breed publiek toegang te verlenen tot de litigieuze documenten. De zaak wordt derhalve als afgehandeld afgesloten. 

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld. [14]

Rosita Hickey
Directeur Onderzoeken

Straatsburg, 05/11/2024

[1] Voorstel voor een verordening tot vaststelling van geharmoniseerde regels inzake artificiële intelligentie: https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/library/proposal-regulation-laying-down-harmonised-rules-artificial-intelligence

[2] Krachtens Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[3] DG TRADE was niet het belangrijkste DG dat verantwoordelijk was voor het dossier, maar leverde input over de aangelegenheden die onder zijn bevoegdheid vielen. 

[4] Klacht 1505/2023/OAM

[5] Naar aanleiding van de interventie van de Ombudsman in zaak 1505/2023/OAM.

[6] Artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[7] Artikel 4, lid 1, onder a), derde streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[8] Artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[9] Zie het verslag van de vergadering op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/194375.

[10] Zie voetnoot 9.

[11] De Commissie acht deze informatie vertrouwelijk. Dit betekent dat het niet kan worden gedeeld in overeenstemming met het statuut en de uitvoeringsbepalingen van de Ombudsman.

[12] Zie bijvoorbeeld het arrest van het Gerecht van 11 juli 2018 in zaak T-644/16, ClientEarth/Commissie, punten 63-44; beschikbaar op https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=203913&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=46943.

[13] Zie voetnoot 9 en 11.

[14] Deze klacht is behandeld in het kader van gedelegeerde behandeling van zaken, overeenkomstig het besluit van de Europese Ombudsman tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen.