L-isfond tal-inkjesta

1. Bil-għan li jiġu identifikati u mxerrda l-aħjar prattiki użati mill-aġenziji tal-UE fir-relazzjonijiet tagħhom maċ-ċittadini, f'Mejju 2011 l-Ombudsman nediet programm ta' żjarat lil dawn l-aġenziji. Iż-żjara f'din l-inkjesta fuq inizjattiva proprja saret fil-5 ta' Ottubru 2012. Fil-laqgħa tiegħu mad-Direttur tal-Affarijiet Regolatorji tal-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi (minn hawn 'il quddiem "ECHA"), l-Ombudsman iċċara li tali żjarat jitwettqu formalment abbażi tal-kompetenza tiegħu li jwettaq inkjesti fuq inizjattiva proprja. Inkjesta fuq inizjattiva proprja timplika, fost l-oħrajn, li japplikaw il-garanziji proċedurali tas-soltu li jikkonċernaw tali inkjesti. Dawn jinkludu d-dritt tal-aġenzija, kif previst fl-Artikoli 5.1, 5.2 u 14.2 tad-Dispożizzjonijiet ta' Implimentazzjoni tal-Ombudsman [1], li titlob lill-Ombudsman Ewropew jittratta l-informazzjoni u d-dokumenti fuq bażi kunfidenzjali.

2. L-ECHA ġiet stabbilita abbażi tar-Regolament (KE) Nru 1907/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2006 dwar ir-Reġistrazzjoni, il-Valutazzjoni, l-Awtorizzazzjoni u r-Restrizzjoni ta' Sustanzi Kimiċi (minn hawn 'il quddiem ir-"Regolament REACH")^[2]. Ir-Regolament REACH ġie adottat biex itejjeb il-protezzjoni tas-saħħa tal-bniedem u tal-ambjent mir-riskji li jistgħu jinħolqu mis-sustanzi kimiċi, filwaqt li jtejjeb il-kompetittività tal-industrija tas-sustanzi kimiċi tal-UE. Tippromwovi wkoll metodi alternattivi għall-valutazzjoni tal-periklu tas-sustanzi sabiex jiġi evitat ittestjar bla bżonn fuq annimali vertebrati. L-ECHA taġixxi bħala l-punt ċentrali fis-sistema REACH: (i) timmaniġġja l-bażijiet tad-data meħtieġa biex topera s-sistema; (ii) jikkoordina l-evalwazzjoni fil-fond ta’ sustanzi kimiċi suspettużi; u (iii) qed tibni bażi tad-data pubblika li fiha l-konsumaturi u l-professjonisti jistgħu jsibu informazzjoni dwar il-periklu. L-ECHA hija bbażata f'Ħelsinki, il-Finlandja.

3. L-Ombudsman kien partikolarment interessat li jiffamiljarizza ruħu mal-aħjar prattiki tal-ECHA u li jikseb għarfien li potenzjalment jista' jintuża fil-futur, b'ħarsa lejn il-kondiviżjoni tal-aħjar prattika fost id-diversi aġenziji tal-UE. Matul iż-żjara tal-Ombudsman, id-Direttur tal-Affarijiet Regolatorji u l-membri anzjani tal-persunal tal-ECHA preżenti fiż-żjara pprovdew lill-Ombudsman b'informazzjoni dettaljata dwar l-ECHA, il-missjoni u l-organizzazzjoni tagħha u għamlu preżentazzjonijiet, bil-ħsieb li jwieġbu l-mistoqsijiet magħmula mill-Ombudsman fl-ittra tiegħu li tiftaħ l-inkjesta fuq inizjattiva proprja tiegħu. Ġew ipprovduti wkoll dokumenti ta’ sostenn lill-Ombudsman.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

4. Il-laqgħa mad-Direttur tal-Affarijiet Regolatorji tal-ECHA u l-membri rilevanti tal-persunal tiegħu ffukat fuq is-suġġetti li ġejjin:

• Il-Prinċipji tas-Servizz Pubbliku;
• il-kuntatti inizjali tal-ECHA mal-pubbliku;
• It-trasparenza, id-djalogu u r-responsabbiltà;
• Reklutaġġ;
• Offerti u kuntratti;
• Kunflitti ta' interess; u
• Żvelar ta' informazzjoni protetta.

L-inkjesta

5. Iż-żjara saret fil-5 ta' Ottubru 2012. Abbażi tal-informazzjoni rċevuta f’dik l-okkażjoni, l-Ombudsman għamel numru ta’ konstatazzjonijiet li huma spjegati fid-dettall fir-rapport tiegħu wara ż-żjara tiegħu fl-ECHA. Dan ir-rapport huwa disponibbli fuq is-sit web tal-Ombudsman [3].

6. Fir-rapport tiegħu, l-Ombudsman ġabar fil-qosor is-suġġerimenti tiegħu kif ġej:

a) L-ECHA tista' tikkunsidra li żżid referenza espliċita għall-Ombudsman fl-Artikolu 19 tal-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba tagħha.

b) L-ECHA tista' tikkunsidra li tqiegħed għad-dispożizzjoni tal-pubbliku r-rapport annwali tagħha dwar it-trattament tagħha tat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.

c) L-ECHA tista' tikkunsidra mill-ġdid il-pożizzjoni tagħha fir-rigward tal-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla, sabiex tali informazzjoni tiġi pprovduta lill-kandidati kollha u mhux biss lil dawk li jitolbuha b'mod espliċitu.

d) Fil-qasam tal-offerti u l-kuntratti, l-ECHA tista' tikkunsidra li tinkludi referenza għall-Ombudsman fl-ittri u l-kuntratti ta' notifika tagħha.

e) L-ECHA tista' tirrapporta dwar il-miżuri konkreti li tkun adottat, sabiex tikkonforma mal-obbligi legali tagħha, dwar il-kwistjonijiet ta' kunflitt ta' interess identifikati mill-Qorti tal-Awdituri. F’dan ir-rigward, l-ECHA tista’ b’mod partikolari tirrapporta dwar l-azzjonijiet ta’ segwitu tagħha fir-rigward tas-sejbiet li (i) l-interessi ma jiġux rieżaminati qabel ma l-kompiti jiġu assenjati lill-persunal, u (ii) il-politiki u l-proċeduri għall-valutazzjoni u l-ġestjoni ta’ sitwazzjonijiet ta’ kunflitt ta’ interess fil-Bord tal-Appell tal-ECHA ma jkunux adegwati.

Is-segwitu mogħti mill-ECHA għas-suġġerimenti tal-Ombudsman

7. Fis-26 ta' April 2013, id-Direttur tal-ECHA ppreżenta t-tweġiba tiegħu għas-suġġerimenti tal-Ombudsman. Din l-ittra hija disponibbli wkoll fuq is-sit web tal-Ombudsman [4].

8. Huwa utli li jiġu kkwotati l-ewwel żewġ paragrafi tal-ittra sħiħa tad-Direttur:

"Grazzi taż-żjara tiegħek tal-5 ta' Ottubru 2012 u talli qsamt magħna l-ħsibijiet tiegħek dwar kif l-istituzzjonijiet u l-aġenziji jistgħu jtejbu r-relazzjonijiet tagħhom maċ-ċittadini. Napprezzaw id-diskussjoni miftuħa li saret dakinhar bejnek u s-servizzi tal-ECHA. Is-suġġerimenti tiegħek żgur li se jgħinuna nrawmu l-kultura amministrattiva tas-servizz tagħna. Nieħu din l-opportunità biex nassigurak li l-ECHA hija impenjata li tipprovdi servizz ta' kwalità għolja.

Wara ż-żjara tiegħek, inti bgħattli ittra fit-3 ta' April 2013, li kien fiha r-rapport tiegħek bis-sejbiet u s-suġġerimenti taż-żjara tiegħek. B'mod konkret għamilt ħames suġġerimenti lill-ECHA u llum għandi l-pjaċir ninfurmak li l-ECHA ddeċidiet li tirreaġixxi b'mod pożittiv għalihom kollha. Hawn taħt għandek issib il-passi u l-azzjonijiet konkreti li l-ECHA se tieħu jew li diġà ħadet f'dak ir-rigward."

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

Kumment preliminari

9. F'dan li ġej, l-Ombudsman se jeżamina t-tweġibiet tal-ECHA għas-suġġerimenti tiegħu wieħed wieħed.

A. Suġġeriment li l-ECHA tista' tikkunsidra li żżid referenza espliċita għall-Ombudsman fl-Artikolu 19 tal-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba tagħha

It-tweġiba tal-ECHA

10. L-ECHA spjegat li, attwalment, l-Artikolu 19 tal-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba [5] tagħha jaqra kif ġej:

"Fejn il-liġi Komunitarja tipprevedi hekk, deċiżjoni ta' l-Aġenzija li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet ta' persuna fiżika jew ġuridika għandu jkun fiha indikazzjoni tal-possibbiltajiet ta' appell disponibbli għall-kontestazzjoni tad-deċiżjoni. Għandha b'mod partikolari tindika n-natura tar-rimedji, il-korpi li quddiemhom jistgħu jiġu eżerċitati, kif ukoll il-limiti ta' żmien għall-eżerċizzju tagħhom."

11. L-ECHA mbagħad iddikjarat li l-Kodiċi ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba tagħha ġie adottat permezz ta’ Deċiżjoni tal-Bord tat-Tmexxija tagħha tal-14 ta’ Frar 2008. Għalhekk, kwalunkwe emenda għall-Kodiċi għandha ssegwi l-istess proċedura. Wara s-suġġeriment tal-Ombudsman li tiżdied referenza espliċita għall-Ombudsman fl-Artikolu 19 tal-Kodiċi tal-ECHA, id-Direttur tal-ECHA kien iddeċieda li jagħmel proposta korrispondenti lill-Bord tat-Tmexxija.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

12. L-Ombudsman jinnota u jfaħħar il-fatt li l-ECHA ddeċidiet li tagħmel proposta biex timplimenta s-suġġeriment tiegħu a). Għalhekk, huwa jtemm l-eżami tiegħu ta’ din il-kwistjoni.

B. Suġġeriment li l-ECHA tista' tikkunsidra li tqiegħed għad-dispożizzjoni tal-pubbliku r-rapport annwali tagħha dwar it-trattament tagħha tat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti

It-tweġiba tal-ECHA

13. Fit-tweġiba tagħha, l-ECHA spjegat li kienet iddeċidiet li tippubblika online fuq is-sit web tagħha [6] ir-rapport annwali dwar it-trattament tagħha tat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

14. L-Ombudsman jinnota u jilqa' l-fatt li l-ECHA ddeċidiet li timplimenta s-suġġeriment tiegħu b) billi tagħmel ir-rapport annwali tagħha dwar it-trattament tagħha ta' talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti disponibbli b'mod prominenti għall-pubbliku taħt l-intestatura "Aċċess għal dokumenti" tal-websajt tagħha.

C. Suġġeriment li l-ECHA tista' tikkunsidra li tiżvela l-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla lill-kandidati kollha u mhux biss lil dawk li jitolbuha b'mod espliċitu

It-tweġiba tal-ECHA

15. Kif indikat fir-rapport tal-Ombudsman, l-ECHA indikat li kienet diġà qed tiżvela l-ismijiet tal-membri tal-bordijiet tal-għażla fuq talba. Wara s-suġġeriment tal-Ombudsman, madankollu, l-ECHA kienet iddeċidiet li tbiddel il-pożizzjoni tagħha u tipprovdi l-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla lill-kandidati kollha. Hija żiedet li kellha l-intenzjoni li tiżvela dawn l-ismijiet fl-ittri li jistiednu lill-kandidati għal intervista (kandidati magħżula), u fl-ittri li jinfurmaw lill-kandidati li ma ntgħażlux għall-intervista (kandidati mhux magħżula).

16. L-ECHA spjegat ukoll li biħsiebha tinkludi sentenza fl-ittri ta’ stedina futuri tagħha fis-sens li kwalunkwe tentattiv biex jiġu kkuntattjati l-membri tal-bord tal-għażla se jirriżulta fl-esklużjoni awtomatika tal-kandidat mill-proċedura tal-għażla. Fir-rigward tal-iskeda ta' żmien, l-ECHA infurmat lill-Ombudsman li biħsiebha timplimenta s-suġġeriment tagħha fil-proċeduri tal-għażla li se jitnedew matul ir-raba' kwart tal-2013.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

17. Kif iddikjarat fil-punt 39 tar-rapport tiegħu [7], l-Ombudsman jinnota li l-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla huwa konformi mal-każistika tal-Qorti dwar il-kwistjoni. Huwa jilqa' l-politika l-ġdida tal-ECHA li tiżvela l-ismijiet lill-kandidati kollha mir-raba' kwart tal-2013, li timplimenta s-suġġeriment tiegħu c).

D. Suġġeriment li, fil-qasam tal-offerti u l-kuntratti, l-ECHA tista' tikkunsidra li tinkludi referenza għall-Ombudsman fl-ittri u l-kuntratti ta' notifika tagħha

It-tweġiba tal-ECHA

18. Kif imsemmi fir-rapport tal-Ombudsman, l-ECHA ddikjarat li hija diġà tinforma lill-offerenti u lill-kuntratturi bid-dritt tagħhom li jissottomettu lment lill-Ombudsman fl-avviż dwar kuntratt u fl-avviż dwar l-għoti ta' kuntratt ippubblikat f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-UE. Wara s-suġġeriment tal-Ombudsman, l-ECHA ddikjarat li se tibda tinkludi referenza għall-Ombudsman fl-ittri ta' notifika tagħha u l-ittri kollha skambjati fil-kuntest tas-soluzzjoni ta' tilwim kuntrattwali u l-applikazzjoni ta' rimedji kuntrattwali. Fir-rigward tal-iskeda ta' żmien għall-implimentazzjoni ta' dawn is-suġġerimenti, l-ECHA spjegat li biħsiebha tistabbilixxi dawn l-arranġamenti matul it-tielet kwart tal-2013.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

19. L-Ombudsman ifaħħar il-fatt li l-ECHA, minbarra li infurmat lill-offerenti li jistgħu jfittxu rimedju ġudizzjarju, iddeċidiet li timplimenta s-suġġeriment tiegħu d) billi bdiet, mit-tielet kwart tal-2013, tinkludi referenza għall-Ombudsman fl-ittri ta' notifika tagħha u l-ittri kollha skambjati fil-kuntest tas-soluzzjoni ta' tilwim kuntrattwali u l-applikazzjoni ta' rimedji kuntrattwali. Fil-fehma tal-Ombudsman, dan l-arranġament se jiżgura li l-offerenti li ma jintgħażlux jiġu infurmati b'mod adegwat li jistgħu jfittxu rimedju mill-Ombudsman.

E. Suġġeriment li l-ECHA tista' tirrapporta dwar il-miżuri konkreti li adottat dwar il-kwistjonijiet ta' kunflitt ta' interess identifikati mill-Qorti tal-Awdituri

It-tweġiba tal-ECHA

20. Kif innota l-Ombudsman fir-rapport tiegħu, l-ECHA spjegat li kienet ħadet azzjoni ta' segwitu fir-rigward ta' ħafna mis-sejbiet tal-Qorti Ewropea tal-Awdituri [8] u, b'mod partikolari, fir-rigward ta' dawk identifikati mill-Ombudsman, jiġifieri, dwar il-politiki u l-proċeduri għall-valutazzjoni u l-ġestjoni tal-kunflitti ta' interess tal-persunal tal-Aġenzija u tal-membri tal-Bord tal-Appell tagħha.

21. L-ECHA mbagħad spjegat li, sa mill-adozzjoni tal-politika l-ġdida tagħha dwar il-kunflitt ta’ interessi, il-membri kollha tal-persunal, irrispettivament mill-grad tagħhom, huma meħtieġa jagħmlu dikjarazzjoni annwali tal-interessi. Il-mudell il-ġdid użat għal dawn id-dikjarazzjonijiet jippermetti lill-persunal jinkludi sett aktar komprensiv ta’ informazzjoni fid-dikjarazzjoni. Id-dikjarazzjonijiet tal-maniġment tal-ECHA huma ppubblikati fuq is-sit web tal-ECHA sabiex jippermettu skrutinju pubbliku.

22. Barra minn hekk, l-ECHA indikat li ġiet stabbilita proċedura speċifika biex jiġi żgurat li l-interessi potenzjalment kunfliġġenti jiġu vverifikati qabel ma l-kompiti jiġu assenjati lill-persunal. Il-proċedura l-ġdida tinvolvi verifika attiva u sistematika tad-dikjarazzjoni annwali ta’ interess ta’ kull membru tal-persunal meta każ jiġi assenjat lilu. F’xi proċessi, dan il-kontroll attiv u sistematiku huwa kkombinat ma’ dikjarazzjoni ad hoc relatata mal-każ li fiha l-membru tal-persunal ikkonċernat jikkonferma li ma hemm l-ebda interess kunfliġġenti. Approċċ simili ġie implimentat fil-Bord tal-Appell tal-Aġenzija u fir-Reġistru tagħha, fejn kull membru tal-persunal involut huwa meħtieġ jagħmel awtodikjarazzjoni addizzjonali biex jikkonferma li ma hemm l-ebda interess konfliġġenti relatat mal-każ. Ir-Reġistratur iwettaq kontroll tal-interess proċedurali fuq kull uffiċjal responsabbli involut fil-kawża fl-appell, filwaqt li l-President tal-Bord iwettaq il-kontroll tal-interess fuq membri oħra tal-Bord u fuq ir-Reġistratur. Il-membru li jkun ilu l-aktar fil-kariga jwettaq il-kontroll fuq il-President.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

23. L-Ombudsman iddikjarat f'diversi okkażjonijiet li l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE għandhom jagħmlu l-almu tagħhom biex jevitaw mhux biss il-kunflitti ta' interess attwali, iżda wkoll il-kunflitti ta' interess apparenti, sabiex tinżamm il-fiduċja u l-kunfidenza tal-pubbliku fl-attivitajiet tiegħu u biex il-persunal tagħhom jiġi protett minn suspett mhux ġustifikat. Fir-rapport tiegħu lill-ECHA, huwa stieden lill-Aġenzija b'mod partikolari biex tirrapporta dwar l-azzjonijiet ta' segwitu tagħha fir-rigward tas-sejbiet tal-Qorti tal-Awdituri li (i) l-interessi ma jiġux rieżaminati qabel ma l-kompiti jiġu assenjati lill-persunal, u (ii) jeħtieġ li jittejbu l-politiki u l-proċeduri għall-valutazzjoni u l-ġestjoni ta' sitwazzjonijiet ta' kunflitt ta' interess fil-Bord tal-Appell tal-ECHA. F'dan ir-rigward, huwa jfaħħar il-fatt li l-ECHA adottat miżuri konkreti biex timplimenta s-sejbiet tal-Qorti tal-Awdituri, kif identifikati fir-Rapport Speċjali Nru 15/2012 [9] ta' din tal-aħħar, pereżempju, billi introduċiet proċeduri ġodda biex tiżgura li interessi potenzjalment kunfliġġenti jiġu vverifikati qabel ma l-kompiti jiġu assenjati lill-persunal. L-Ombudsman għalhekk iqis li l-ECHA implimentat is-suġġeriment tiegħu e) ukoll.

F. Konklużjoni

Abbażi tal-eżami tiegħu tat-tweġiba tal-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi, l-Ombudsman jikkonkludi li l-ECHA ħadet passi xierqa biex tadotta s-suġġerimenti kollha li għamel lill-Aġenzija fl-ittra tiegħu tat-3 ta' April 2013. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq din l-inkjesta.

L-ECHA se tiġi infurmata b'din id-deċiżjoni.

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fis-27.05.2013